HR Hero · Personalakten
Personalakten mit einem Profil für jede Person
HR Hero führt Profil, Verträge, Dokumente und Führungskraft jedes Mitarbeiters in einer Akte. Dieselbe Akte macht jemanden zum Fahrer in Fleet Hero und gibt ihm einen Zugang zu Office Hero Connect, und ihre sensibelsten Felder sind mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt.
Teil von HR Hero Essentials, ab 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat, zzgl. MwSt.
01So funktioniert es
Was eine Personalakte enthält
Profil
Eine Profilseite für jeden Mitarbeiter
Die Seite jeder Person zeigt Eintrittsdatum, Abteilung, Arbeitsland, Führungskraft, Status und persönliche Angaben, mit Schnellaktionen für E-Mail und Anruf. Verträge und Dokumente liegen auf Registerkarten derselben Seite.
- Status: aktiv, abwesend, gekündigt und im Ruhestand
- Beschäftigung in Vollzeit, Teilzeit, befristet oder als Praktikum
Verträge
Eine Vertragshistorie mit allen Konditionen
Erfassen Sie jeden Vertrag mit Vertragsart, Gehalt und Gehaltszeitraum, Währung, Daten und Wochenstunden, dazu Probezeit, Kündigungsfrist und Tarifvertrag. Ein neuer Vertrag beendet den offenen Vertrag am Tag vor seinem Beginn.
- Unbefristete und befristete Verträge, Ausbildungs- und Projektverträge
- Gehälter pro Monat, Jahr oder Stunde
- Gehälter nur für Rollen sichtbar, die sie sehen dürfen
Organisation
Abteilungen, Stellen und das Organigramm
Bauen Sie Ihre Abteilungsstruktur mit Codes, übergeordneter Abteilung, Leitung und Mitarbeiterzahl auf. Stellen haben einen Code, eine Ebene und ein Gehaltsband. Das Organigramm zeigt die Berichtslinien, und Sie können dort Führungskräfte neu zuweisen; HR Hero lehnt eine Änderung ab, durch die jemand an eine Person berichten würde, die ihm selbst unterstellt ist.
- Stellen, die Sie aktivieren und deaktivieren
- Stellenbezeichnungen im Organigramm
Datenschutz
Personaldaten nur für die richtigen Personen
Neun personenbezogene Felder, vom Vor- und Nachnamen bis zu Ausweisnummer und Bankverbindung, sind im Ruhezustand mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt; der vollständige Name in Listen bleibt für die Suche lesbar. Rollen legen fest, wer was sieht, und Regeln auf Datensatzebene können einen Benutzer auf bestimmte Mitarbeiter beschränken.
- Fertige Rollen wie „HR Manager“, „HR Generalist“ und „Employee“
- Eine Rolle „HR Generalist“ ohne Zugriff auf Vergütung, Verträge und Leistungsbeurteilung
- Kündigungen und Änderungen des Fahrerstatus im Prüfprotokoll
02Schritt für Schritt
Einen neuen Mitarbeiter anlegen
-
Schritt 1 Akte anlegen
Geben Sie Name, Kontaktdaten, Stelle, Abteilung, Führungskraft, Eintrittsdatum und Arbeitsland ein.
-
Schritt 2 Zugang einrichten
Laden Sie die Person im selben Formular zu Office Hero Connect ein oder legen Sie ein vorläufiges Passwort fest.
-
Schritt 3 Vertrag hinzufügen
Erfassen Sie Vertragsart, Gehalt, Wochenstunden, Probezeit und Kündigungsfrist.
-
Schritt 4 Organigramm prüfen
Die Person erscheint unter ihrer Führungskraft und, wenn Sie sie als Fahrer kennzeichnen, auch in Fleet Hero.
03Ebenfalls enthalten
Ebenfalls Teil der Personalakten
Erweiterte und gespeicherte Filter
Filtern Sie nach Abteilung, Führungskraft, Stelle, Eintrittsdatum, Status oder Beschäftigungsart und speichern Sie den Filter.
Schnellaktionen in Listen
Löschen Sie mehrere ausgewählte Mitarbeiter auf einmal oder ändern Sie den Status einer Person direkt in ihrer Zeile.
CSV-Export
Wählen Sie Zeilen in Listen wie Abteilungen, Stellen oder Richtlinien aus und laden Sie sie als CSV herunter.
Mehrere Unternehmen
Wechseln Sie zwischen Ihren Unternehmen, ohne sich abzumelden; jedes behält seine eigenen Mitarbeiter.
Richtlinienhandbuch
Richtlinien in sieben Kategorien, mit nummerierten Versionen, Gültigkeitsdaten und einem Vergleich mit der vorherigen Version.
Austritte dokumentiert
Beenden Sie eine Beschäftigung mit Datum und Grund, und behalten Sie die Akte samt Verlauf.
Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und Frankreich noch nicht verfügbar, da der Freigabeschritt durch den Betriebsrat noch nicht fertig ist.
Personaldokumente
Dokumentkategorien, Pflichtdokumente nach Land, Beschäftigungsart und Stelle sowie die Dokumente jedes Mitarbeiters in seiner Akte.
Dateien werden in der App Office Hero Manager hochgeladen, die demnächst in den App-Stores erscheint.
Unterschriften-Warteschlange
Unterschreiben Sie ein wartendes Dokument per Klick oder lehnen Sie es mit Begründung ab; Zeitpunkt und IP-Adresse werden erfasst.
Nur Unterschrift per Klick, keine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur nach eIDAS; Anfragen werden aus der App Office Hero Manager versendet.
Benutzerdefinierte Felder
Zusätzliche Felder wie Text, Datum oder Auswahllisten im Mitarbeiterformular, in Spalten und in Filtern.
Unser Team richtet die Felder für Sie ein; HR Hero hat keinen Editor dafür.
Dokumente und Unterschriften heute
In der Web-App richten Sie Dokumentkategorien und Regeln ein, sehen die Dokumente jedes Mitarbeiters und unterschreiben, was auf Sie wartet. Dateien hochladen, Unterschriften anfordern und Kenntnisnahmen von Richtlinien einholen erfolgt in der App Office Hero Manager, die sich in der Testphase befindet.
05Fragen
Fragen zu Personalakten
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Wer sieht Gehälter und persönliche Angaben?
Nur Personen, deren Rolle es erlaubt. Für Verträge und Gehälter ist eine eigene Berechtigung nötig, und Regeln auf Datensatzebene können einen Benutzer auf bestimmte Mitarbeiter beschränken.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Sie beenden die Beschäftigung mit Wirksamkeitsdatum und Grund. HR Hero schreibt dies ins Prüfprotokoll, entfernt den Zugang der Person zu Office Hero Connect und zieht ausstehende Einladungen zurück. Die Akte und ihr Verlauf bleiben erhalten. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und Frankreich ist das noch nicht möglich, weil der Freigabeschritt durch den Betriebsrat noch nicht fertig ist.
Können wir unsere bestehende Mitarbeiterliste importieren?
In HR Hero gibt es keinen Import, den Sie selbst ausführen können: Mitarbeiter werden einzeln angelegt, jeweils optional mit Zugang. Bei einer langen Liste können Sie uns mit der Datenübernahme als Individualentwicklung beauftragen.
Welche Art von elektronischer Signatur verwendet HR Hero?
Eine einfache: Die Person unterschreibt per Klick, und Zeitpunkt und IP-Adresse werden mit dem Dokument gespeichert. Es handelt sich nicht um eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur nach eIDAS; nutzen Sie für Dokumente, die eine solche erfordern, einen qualifizierten Anbieter.
Können Mitarbeiter ihre Angaben selbst aktualisieren?
Teilweise. In Office Hero Connect ändern Mitarbeiter Name, Telefonnummer, Sprache und Zeitzone ihres Kontos und hinterlegen oder ändern ihr Gehaltskonto, nachdem sie ihr Passwort erneut eingegeben haben. Den Rest der Akte hält die Personalabteilung in HR Hero aktuell.
Welches Paket enthält die Personalakten?
Personalakten, Organigramm und Personaldokumente sind in HR Hero Essentials enthalten, ab 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., und in HR Hero Professional.
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