Hinweisgebersystem
Hinweisgebersystem, ausgerichtet auf die Richtlinie (EU) 2019/1937
HR Hero gibt Ihrem Unternehmen einen vertraulichen Kanal zum Melden von Missständen: eine öffentliche Seite, auf der jeder anonym melden kann, einen Fall-Posteingang für Ihre benannten Bearbeiter und ein Protokoll jeder Einreichung, Zuweisung, Statusänderung und Eingangsbestätigung, in dem nachträgliche Änderungen erkennbar sind. Die 7-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung einer Meldung wird im Posteingang verfolgt.
Das Hinweisgebersystem ist Teil von HR Hero Professional, für 4,90 € pro Mitarbeiter und Monat.
01So funktioniert es
Von der ersten Meldung bis zum verifizierten Fallprotokoll
Öffentliche Meldeseite
Eine Meldeseite, die kein Konto braucht
Ihr Unternehmen erhält einen eigenen Meldelink in Office Hero Connect. Jeder kann ihn nutzen, standardmäßig anonym: Die hinweisgebende Person wählt eine Kategorie, beschreibt das Geschehene in bis zu 1.000 Zeichen und erhält eine Referenznummer. Anschließend kann sie eine Passphrase aus vier Wörtern erzeugen, die nur einmal angezeigt wird, um den Status ihrer Meldung zu prüfen.
- Fünf Kategorien: Belästigung, Betrug, Arbeitsschutz, Diskriminierung und Sonstiges
- Mitarbeiter können ihre Mitarbeiter-ID angeben, alle anderen melden anonym
- Höchstens drei angenommene Meldungen pro Stunde von einer Netzwerkadresse, um Missbrauch zu verhindern
Fallbearbeitung
Fallbearbeitung vom Eingang bis zum Abschluss
Benannte Bearbeiter sehen jede Meldung in HR Hero, weisen ihr Kollegen zu und bestätigen den Eingang. Ein Fall durchläuft die Status „Eingegangen“, „In Prüfung“, „Wird untersucht“ und „Geschlossen“, und der Bearbeiter kann einer anonymen hinweisgebenden Person in einer privaten Folgekommunikation schreiben.
- Eine hinweisgebende Person, die mit Namen meldet und einen Zugang hat, erhält die Eingangsbestätigung per E-Mail
- Bei einer anonymen Meldung erzeugt die Eingangsbestätigung ein einmaliges Folge-Token, das der Bearbeiter an einen Kontakt sendet, den die hinweisgebende Person in der Meldung hinterlassen hat
- Nur die hinweisgebende Person mit dem Token und Personen mit Berechtigungen für das Hinweisgebersystem können den Verlauf lesen
Fristen
Die 7-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung, verfolgt im Posteingang
Die Richtlinie verlangt, den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Jede Meldung im Posteingang trägt ein Badge: innerhalb der 7 Tage, darüber hinaus, 30 Tage oder älter oder verspätet bestätigt. Bleibt eine Meldung länger als 7 Tage unbestätigt, erhalten die ihr zugewiesenen Bearbeiter eine Erinnerung in der App.
- Posteingang nach Status, Kategorie und Alter filtern
- Das Datum der Eingangsbestätigung wird am Fall gespeichert
- Eine nach den 7 Tagen bestätigte Meldung wird als verspätet bestätigt markiert
Prüfpfad
Ein Protokoll mit Hash-Kette, das Sie verifizieren können
Jede Meldung hat ein eigenes Protokoll der Einreichung, jeder Bearbeiterzuweisung, jeder Statusänderung und der Eingangsbestätigung. Jeder Eintrag trägt einen Fingerabdruck des vorherigen, sodass ein geänderter oder gelöschter Eintrag die Kette unterbricht. Bearbeiter können eine Kette mit einem Klick verifizieren, und jede Kette wird jede Nacht geprüft.
- Jeder Eintrag zeigt, wann es geschah, wer gehandelt hat und was getan wurde
- Das Lesen des Protokolls ist eine eigene Berechtigung
02Ebenfalls enthalten
Gemacht für vertrauliche Fallarbeit
Internes Meldeformular
Wer bei HR Hero angemeldet ist, kann auch direkt in der App melden, anonym oder mit Namen, den nur Personen mit Berechtigungen für das Hinweisgebersystem sehen.
Verschlüsselte Meldungen
Meldungsinhalte sind im Ruhezustand mit dem eigenen Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt, der durch einen in HashiCorp Vault verwahrten Hauptschlüssel geschützt ist.
Getrennte Berechtigungen
Fälle lesen, Fälle bearbeiten und das Fallprotokoll lesen sind drei Berechtigungen, sodass Sie genau festlegen, wer was tut.
Aufbewahrungsfrist
Geschlossene Meldungen verschwinden aus dem Posteingang, sobald die Aufbewahrungsfrist ab dem Eingangstag der Meldung abgelaufen ist: standardmäßig 60 Monate oder 12 bis 120 Monate, wie von Office Hero für Sie eingestellt. Das erledigt ein wöchentlicher automatischer Lauf.
Abgelaufene Meldungen werden als gelöscht markiert, nicht endgültig entfernt: Der verschlüsselte Datensatz und sein Protokoll bleiben in der Datenbank.
Schulungskalender für Bearbeiter
Sehen Sie, wann jeder Bearbeiter zuletzt geschult wurde, mit Markierungen für „Bald fällig“ und „Überfällig“, gemessen an einer Auffrischung alle 90 Tage.
Office Hero pflegt die Liste der Bearbeiter für Sie; der Kalender ist in HR Hero daher schreibgeschützt.
15 Sprachen
Die öffentliche Meldeseite und HR Hero sind in 15 Sprachen verfügbar.
Was der Meldekanal nicht kann
Meldungen erfolgen schriftlich: HR Hero hat keine Telefonleitung und keine Sprachaufzeichnung, und hinweisgebende Personen können keine Dateien anhängen. Niemand wird benachrichtigt, wenn eine neue Meldung eingeht, und eine Meldung ohne zugewiesenen Bearbeiter erhält keine Erinnerung; prüfen Sie den Posteingang deshalb regelmäßig und weisen Sie jeder neuen Meldung einen Bearbeiter zu. Nur die 7-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung wird automatisch verfolgt; die Dreimonatsfrist für die Rückmeldung behalten Sie über die Alters-Badges und den Filter im Blick. Ob Ihre Einrichtung Ihrem nationalen Recht entspricht, klären Sie selbst mit Ihrer Rechtsberatung.
04Fragen
Fragen zum Hinweisgebersystem
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Kann anonym gemeldet werden?
Ja. Die öffentliche Meldeseite ist standardmäßig anonym und erfasst keine Identität. Hinweisgebende Personen erhalten eine Referenznummer und können eine Passphrase aus vier Wörtern erstellen, um den Status zu prüfen. Das Formular hat kein Kontaktfeld; wer einen Austausch in beide Richtungen wünscht, hinterlässt in der Meldung einen Kontakt, etwa eine anonyme E-Mail-Adresse, und der Bearbeiter sendet dorthin ein privates Folge-Token.
Wer kann den Meldekanal nutzen?
Jeder, der den Meldelink Ihres Unternehmens hat, auch ohne Konto – darunter Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Bewerber, Auftragnehmer und Beschäftigte von Lieferanten. Namentliche Meldungen verwenden eine Mitarbeiter-ID; Personen außerhalb Ihres Unternehmens melden daher anonym.
Wie hilft HR Hero bei der 7-Tage- und der 3-Monats-Frist?
Jede Meldung trägt ein Badge für das 7-Tage-Fenster, und die ihr zugewiesenen Bearbeiter erhalten eine Erinnerung in der App, sobald sie länger als 7 Tage unbestätigt ist. Über neue Meldungen wird niemand informiert; prüfen Sie den Posteingang deshalb regelmäßig. Für die Dreimonatsfrist zur Rückmeldung gibt es keine Erinnerung: Behalten Sie sie über die Spalte „Alter“ und den Filter „30 Tage oder älter“ im Blick.
Erfüllen wir mit HR Hero die Richtlinie?
HR Hero bietet Ihnen einen schriftlichen Meldekanal, die Verfolgung der 7-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung und ein Protokoll jedes Falls. Informationen zur Meldung an Behörden, einen mündlichen Meldekanal, wo Ihr nationales Recht ihn verlangt, und die Rückmeldung innerhalb von drei Monaten organisieren Sie selbst. Ihre Pflichten ergeben sich aus dem nationalen Recht; lassen Sie Ihre Einrichtung daher von einer Rechtsberatung bestätigen. Mehr dazu in unserem Leitfaden zur Richtlinie.
Wie fangen wir an?
Office Hero gibt Ihnen bei der Einrichtung von HR Hero den Meldelink Ihres Unternehmens. Veröffentlichen Sie ihn dort, wo Ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner ihn finden, etwa im Intranet und auf Ihrer Website, und erteilen Sie Ihren Bearbeitern die Berechtigungen für das Hinweisgebersystem.
Welches Paket enthält das Hinweisgebersystem?
HR Hero Professional für 4,90 € pro Mitarbeiter und Monat enthält das Hinweisgebersystem. Den vollen Paketumfang finden Sie unter Preise.
Eine Meldung von der öffentlichen Seite bis zum Abschluss verfolgen
Buchen Sie eine Demo, und wir reichen mit Ihnen eine Testmeldung ein und bearbeiten sie gemeinsam in HR Hero.