Kanał zgłoszeń
System dla sygnalistów oparty na dyrektywie (UE) 2019/1937
HR Hero daje Państwa firmie poufny kanał zgłaszania nieprawidłowości: publiczną stronę, na której każdy może dokonać zgłoszenia anonimowo, skrzynkę zgłoszeń dla wyznaczonych osób prowadzących sprawy oraz dziennik każdego zgłoszenia, przypisania, zmiany statusu i potwierdzenia, w którym każdą zmianę wpisu da się wykryć. W skrzynce zgłoszeń pilnowany jest 7-dniowy termin na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
Kanał zgłoszeń wchodzi w skład pakietu HR Hero Professional w cenie 4,90 € za pracownika miesięcznie.
01Jak to działa
Od pierwszego zgłoszenia do zweryfikowanego dziennika sprawy
Publiczna strona zgłoszeń
Strona zgłoszeń, która nie wymaga konta
Państwa firma otrzymuje własny link do zgłoszeń w Office Hero Connect. Może z niego skorzystać każdy, domyślnie anonimowo: wybiera kategorię, opisuje, co się stało, w maksymalnie 1000 znakach i otrzymuje numer referencyjny. Następnie może wygenerować czterowyrazową frazę dostępu, wyświetlaną tylko raz, aby sprawdzać status zgłoszenia.
- Pięć kategorii: nękanie, oszustwo, bezpieczeństwo i higiena pracy, dyskryminacja oraz inne
- Pracownicy mogą podać swój identyfikator pracownika, a wszyscy pozostali zgłaszają anonimowo
- Najwyżej trzy przyjęte zgłoszenia na godzinę z jednego adresu sieciowego, aby zapobiec nadużyciom
Prowadzenie spraw
Prowadzenie sprawy od przyjęcia do zamknięcia
Wyznaczone osoby prowadzące sprawy widzą każde zgłoszenie w HR Hero, przypisują do niego współpracowników i potwierdzają jego przyjęcie. Sprawa przechodzi ze stanu „przyjęte” przez „w trakcie weryfikacji” i „w trakcie wyjaśniania” do stanu „zamknięte”, a osoba prowadząca sprawę może pisać do anonimowej osoby zgłaszającej w prywatnym wątku dalszej korespondencji.
- Osoba zgłaszająca, która podała swoje dane i ma konto, otrzymuje potwierdzenie e-mailem
- Przy zgłoszeniu anonimowym potwierdzenie generuje jednorazowy token do dalszej korespondencji, który osoba prowadząca sprawę wysyła na kontakt pozostawiony przez osobę zgłaszającą w zgłoszeniu
- Wątek mogą czytać tylko osoba zgłaszająca, która ma token, i osoby z uprawnieniami do kanału zgłoszeń
Terminy
7-dniowy termin potwierdzenia pilnowany w skrzynce zgłoszeń
Dyrektywa wymaga potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w ciągu siedmiu dni i przekazania informacji zwrotnej w ciągu trzech miesięcy. Każde zgłoszenie w skrzynce ma oznaczenie: w terminie 7 dni, po jego upływie, 30 dni lub starsze albo potwierdzone po terminie. Gdy zgłoszenie pozostaje niepotwierdzone dłużej niż 7 dni, przypisane do niego osoby prowadzące sprawę otrzymują przypomnienie w aplikacji.
- Filtrowanie skrzynki według statusu, kategorii i wieku
- Data potwierdzenia jest zapisywana w sprawie
- Zgłoszenie potwierdzone po upływie 7 dni jest oznaczane jako potwierdzone po terminie
Ślad audytowy
Dziennik z łańcuchem skrótów, który można zweryfikować
Każde zgłoszenie ma własny dziennik obejmujący złożenie zgłoszenia, każde przypisanie osoby prowadzącej sprawę, każdą zmianę statusu i potwierdzenie. Każdy wpis zawiera skrót kryptograficzny poprzedniego wpisu, więc zmiana lub usunięcie wpisu przerywa łańcuch. Osoby prowadzące sprawy mogą zweryfikować łańcuch jednym kliknięciem, a każdy łańcuch jest sprawdzany co noc.
- Każdy wpis pokazuje, kiedy coś się wydarzyło, kto działał i co zrobiono
- Odczyt dziennika wymaga osobnego uprawnienia
02Także w zestawie
Stworzony do poufnego prowadzenia spraw
Wewnętrzny formularz zgłoszeń
Każda osoba zalogowana do HR Hero może też dokonać zgłoszenia z poziomu aplikacji, anonimowo lub pod własnym nazwiskiem, które widzą wyłącznie osoby z uprawnieniami do kanału zgłoszeń.
Szyfrowane zgłoszenia
Treść zgłoszeń jest szyfrowana w spoczynku własnym kluczem Państwa firmy, chronionym kluczem głównym przechowywanym w HashiCorp Vault.
Osobne uprawnienia
Odczyt spraw, działania w sprawach i odczyt dziennika sprawy to trzy osobne uprawnienia, więc to Państwo decydują, kto dokładnie co robi.
Okres przechowywania
Zamknięte zgłoszenia znikają ze skrzynki po upływie okresu przechowywania liczonego od dnia otrzymania zgłoszenia: domyślnie 60 miesięcy albo od 12 do 120 miesięcy, zależnie od ustawienia wprowadzonego dla Państwa przez Office Hero. Robi to automatycznie cotygodniowe zadanie.
Zgłoszenia po upływie okresu przechowywania są oznaczane jako usunięte, a nie kasowane: zaszyfrowany rekord i jego dziennik pozostają w bazie danych.
Kalendarz szkoleń osób prowadzących sprawy
Kalendarz pokazuje, kiedy każda osoba prowadząca sprawy była ostatnio szkolona, z oznaczeniami „wkrótce termin” i „po terminie” względem 90-dniowego cyklu szkoleń przypominających.
Listę osób prowadzących sprawy prowadzi dla Państwa Office Hero, dlatego w HR Hero kalendarz jest tylko do odczytu.
15 języków
Publiczna strona zgłoszeń i HR Hero są dostępne w 15 językach.
Czego kanał nie obejmuje
Zgłoszenia składa się na piśmie: HR Hero nie ma linii telefonicznej ani nagrywania głosu, a osoby zgłaszające nie mogą załączać plików. Nikt nie jest powiadamiany o nowym zgłoszeniu, a zgłoszenie bez przypisanej osoby prowadzącej sprawę nie generuje przypomnienia, dlatego skrzynkę zgłoszeń należy regularnie sprawdzać i do każdego nowego zgłoszenia przypisywać osobę prowadzącą sprawę. Automatycznie pilnowany jest tylko 7-dniowy termin potwierdzenia; trzymiesięczny termin na informację zwrotną śledzi się za pomocą oznaczeń wieku i filtra. To, czy Państwa konfiguracja spełnia wymogi prawa krajowego, muszą potwierdzić Państwo wraz z doradcą prawnym.
04Pytania
Pytania o kanał zgłoszeń
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Czy można zgłaszać anonimowo?
Tak. Publiczna strona zgłoszeń jest domyślnie anonimowa i nie zapisuje tożsamości. Osoby zgłaszające otrzymują numer referencyjny i mogą utworzyć czterowyrazową frazę dostępu do sprawdzania statusu. Formularz nie ma pola kontaktowego, więc osoba zgłaszająca, która chce prowadzić dwustronną korespondencję, zostawia w treści zgłoszenia kontakt, np. anonimowy adres e-mail, na który osoba prowadząca sprawę wysyła prywatny token do dalszej korespondencji.
Kto może korzystać z kanału?
Każdy, kto ma link do zgłoszeń Państwa firmy, w tym pracownicy, byli pracownicy, kandydaci do pracy, wykonawcy i pracownicy dostawców, bez zakładania konta. Zgłoszenia imienne wymagają identyfikatora pracownika, więc osoby spoza Państwa firmy zgłaszają anonimowo.
Jak HR Hero pomaga dotrzymać terminów 7 dni i 3 miesięcy?
Każde zgłoszenie ma oznaczenie 7-dniowego terminu, a przypisane do niego osoby prowadzące sprawę otrzymują przypomnienie w aplikacji, gdy pozostaje ono niepotwierdzone dłużej niż 7 dni. Nikt nie jest powiadamiany o nowym zgłoszeniu, dlatego skrzynkę zgłoszeń należy regularnie sprawdzać. Trzymiesięczny termin na informację zwrotną nie ma przypomnienia: do jego śledzenia służą kolumna wieku i filtr „30 dni lub starsze”.
Czy HR Hero zapewnia nam zgodność z dyrektywą?
HR Hero daje Państwu pisemny kanał zgłoszeń, kontrolę 7-dniowego terminu potwierdzenia i dziennik każdej sprawy. Informacje o zgłoszeniach zewnętrznych do organów publicznych, kanał ustny, jeśli wymaga go prawo krajowe, oraz informację zwrotną w ciągu trzech miesięcy muszą Państwo zapewnić sami. Państwa obowiązki wynikają z prawa krajowego, dlatego konfigurację warto potwierdzić z doradcą prawnym. Więcej w naszym przewodniku po dyrektywie.
Jak zacząć?
Link do zgłoszeń Państwa firmy przekazuje Office Hero podczas konfiguracji HR Hero. Wystarczy opublikować go tam, gdzie znajdą go pracownicy i partnerzy biznesowi, np. w intranecie i na stronie internetowej, oraz nadać osobom prowadzącym sprawy uprawnienia do kanału zgłoszeń.
Który pakiet obejmuje kanał zgłoszeń?
Kanał zgłoszeń wchodzi w skład pakietu HR Hero Professional w cenie 4,90 € za pracownika miesięcznie. Pełny zakres pakietu znajdą Państwo w cenniku.
Droga zgłoszenia od publicznej strony do zamknięcia sprawy
Na prezentacji złożymy testowe zgłoszenie i wspólnie z Państwem poprowadzimy je w HR Hero.