Канал за сигнализиране
Софтуер за сигнализиране за нарушения, създаден с оглед на Директива (ЕС) 2019/1937
HR Hero дава на вашата компания поверителен канал за сигнализиране за нарушения: публична страница, на която всеки може да подаде сигнал анонимно, входяща кутия със случаи за определените от вас служители по разглеждане на сигнали и журнал на всяко подаване, назначаване, промяна на статуса и потвърждение, в който всяка промяна се открива. 7-дневният срок за потвърждение на получаването се следи във входящата кутия.
Каналът за сигнализиране е част от HR Hero Professional – 4,90 € на служител на месец.
01Как работи
От първия сигнал до проверен журнал на случая
Публична страница за сигнали
Страница за сигнали, за която не е нужен акаунт
Вашата компания получава собствена връзка за подаване на сигнали в Office Hero Connect. Всеки може да я използва, по подразбиране анонимно: избира категория, описва случилото се в до 1 000 знака и получава референтен номер. След това може да генерира кодова фраза от четири думи, която се показва само веднъж, за да проверява статуса на сигнала си.
- Пет категории: тормоз, измама, здраве и безопасност, дискриминация и друго
- Служителите могат да посочат служебния си номер, а всички останали подават сигнал анонимно
- Най-много три приети сигнала на час от един мрежов адрес, за да се предотвратят злоупотреби
Работа по случаите
Работа по случая от получаването до приключването
Определените служители по разглеждане на сигнали виждат всеки сигнал в HR Hero, назначават колеги към него и потвърждават получаването. Случаят преминава от „Получен“ през „В процес на преглед“ и „Разследва се“ до „Затворен“, а служителят по разглеждане на сигнала може да пише на анонимното сигнализиращо лице в поверителен разговор за последващи действия.
- Сигнализиращо лице, което е посочило името си и има вход, получава потвърждението по имейл
- При анонимен сигнал потвърждаването издава еднократен токен за последващи действия, който служителят по разглеждане на сигнала изпраща на контакта, оставен от сигнализиращото лице в сигнала
- Разговора могат да четат само сигнализиращото лице, което държи токена, и хората с разрешения за работа със сигнали
Срокове
7-дневният срок за потвърждение, следен във входящата кутия
Директивата изисква да потвърдите получаването на сигнал в срок от седем дни и да дадете обратна информация в срок от три месеца. Всеки сигнал във входящата кутия има индикатор: в рамките на 7-те дни, след тях, на 30 или повече дни или потвърден със закъснение. Когато сигнал остане непотвърден повече от 7 дни, назначените към него служители по разглеждане на сигнали получават напомняне в приложението.
- Филтрирайте входящата кутия по статус, категория и изминало време
- Датата на потвърждението се записва в случая
- Сигнал, потвърден след 7-те дни, се отбелязва като потвърден със закъснение
Одитна следа
Журнал с хеш верига, който можете да проверите
Всеки сигнал има собствен журнал на подаването, всяко назначаване на служител по разглеждане, всяка промяна на статуса и потвърждението. Всеки запис съдържа отпечатък на предходния, така че променен или изтрит запис прекъсва веригата. Служителите по разглеждане на сигнали могат да проверят веригата с едно щракване, а всяка верига се проверява всяка нощ.
- Всеки запис показва кога се е случило, кой е действал и какво е направено
- Четенето на журнала е отделно разрешение
02Включено още
Създаден за поверителна работа по случаи
Вътрешен формуляр за сигнали
Всеки, който е влязъл в HR Hero, може да подаде сигнал и от самото приложение – анонимно или с името си, което виждат само хората с разрешения за работа със сигнали.
Криптирани сигнали
Съдържанието на сигналите е криптирано при съхранение със собствения ключ на вашата компания, който е защитен с главен ключ, съхраняван в HashiCorp Vault.
Отделни разрешения
Четенето на случаите, действията по тях и четенето на журнала на случая са три отделни разрешения, така че вие решавате точно кой какво прави.
Срок на съхранение
Приключените сигнали излизат от входящата кутия, след като изтече срокът на съхранение, отброен от деня на получаване на сигнала: 60 месеца по подразбиране или от 12 до 120 месеца според настройката, която Office Hero прави за вас. Това става автоматично чрез седмична задача.
Сигналите с изтекъл срок се маркират като изтрити, но не се заличават: криптираният запис и журналът му остават в базата данни.
Календар за обучение на отговорниците
Вижте кога всеки служител по разглеждане на сигнали е преминал последното си обучение, с отбелязване на наближаващ и на просрочен срок спрямо 90-дневно опресняващо обучение.
Списъкът на служителите по разглеждане на сигнали се поддържа от Office Hero вместо вас, затова в HR Hero календарът е само за преглед.
15 езика
Публичната страница за сигнали и HR Hero са налични на 15 езика.
Какво не прави каналът
Сигналите се подават в писмена форма: HR Hero няма телефонна линия или гласов запис, а сигнализиращите лица не могат да прикачват файлове. Никой не се уведомява при постъпване на нов сигнал, а сигнал без назначен служител по разглеждане не получава напомняне, затова проверявайте входящата кутия редовно и назначавайте служител по разглеждане на всеки нов сигнал. Автоматично се следи само 7-дневният срок за потвърждение; тримесечният срок за обратна информация се следи с индикаторите и филтъра за изминало време. Дали вашата настройка отговаря на националното ви законодателство, трябва да потвърдите вие и вашият правен съветник.
04Въпроси
Въпроси за канала за сигнализиране
Не намерихте отговор? Пишете ни на [email protected]. Отговаря човек от нашия екип в Скопие, от понеделник до петък, 09:00–17:00 ч. централноевропейско време.
Могат ли хората да подават сигнали анонимно?
Да. Публичната страница за сигнали е анонимна по подразбиране и не записва самоличност. Сигнализиращите лица получават референтен номер и могат да създадат кодова фраза от четири думи, за да проверяват статуса. Формулярът няма поле за контакт, затова сигнализиращо лице, което иска двупосочен разговор, оставя контакт в сигнала, например анонимен имейл адрес, а служителят по разглеждане на сигнала изпраща там личен токен за последващи действия.
Кой може да използва канала?
Всеки, който има връзката за сигнали на вашата компания, включително служители, бивши служители, кандидати за работа, изпълнители и служители на доставчици, без акаунт. Сигналите с име използват служебен номер, затова хората извън вашата компания подават сигнали анонимно.
Как HR Hero помага със сроковете от 7 дни и 3 месеца?
Всеки сигнал има индикатор за 7-дневния срок, а назначените към него служители по разглеждане на сигнали получават напомняне в приложението, когато той остане непотвърден повече от 7 дни. Никой не се уведомява при постъпване на нов сигнал, затова проверявайте входящата кутия редовно. За тримесечния срок за обратна информация няма напомняне: следете го с колоната за изминало време и филтъра „30 или повече дни“.
Осигурява ли ни HR Hero съответствие с директивата?
HR Hero ви дава писмен канал за сигнали, следене на 7-дневния срок за потвърждение и журнал на всеки случай. Информацията за подаване на сигнали до компетентните органи, устният канал, където националното ви законодателство го изисква, и обратната информация в срок от три месеца остават ваша грижа. Задълженията ви произтичат от националното законодателство, затова потвърдете настройката си с правен съветник. Вижте нашето ръководство за директивата.
Как да започнем?
Office Hero ви предоставя връзката за сигнали на вашата компания при настройката на HR Hero. Публикувайте я там, където хората ви и бизнес партньорите ви ще я намерят, например във вътрешната мрежа и на уебсайта си, и дайте на служителите по разглеждане на сигнали разрешенията за работа със сигнали.
Кой пакет включва канала?
HR Hero Professional – 4,90 € на служител на месец – включва канала за сигнализиране. Вижте цените за целия пакет.
Вижте пътя на един сигнал от публичната страница до приключването
Заявете демонстрация и ще подадем тестов сигнал и ще го обработим заедно с вас в HR Hero.