Служебни автомобили
Софтуер за служебни автомобили, който зачита личното ползване
Търговците и сервизните служители често задържат служебния си автомобил вечер и през уикенда. Fleet Hero, приложението на Office Hero за управление на автопарк, проследява работния ден, спира да записва позиции при лично ползване, като продължава да отчита разстоянието, и ви напомня, когато наближи срокът за застраховки, регистрации и обслужване.
Режимът на поверителност е част от всеки пакет на Fleet Hero – от 10,80 € на превозно средство на месец с включени SIM карта и мобилни данни. Цените са без ДДС.
01Какво покрива Office Hero
Служебни автомобили, които се ползват и лично
Всяка плочка води към страницата на функцията с подробностите и ограниченията.
Личните пътувания остават лични
Поставете записването на пауза и позициите на автомобила се отхвърлят в мига на пристигането си; никой не може да ги възстанови по-късно, дори администратор.
Уикенди и отпуски, резервирани предварително
Резервирайте личен период с начало и край, с продължителност до 31 дни и до една година напред; той започва и приключва сам.
Личните километри продължават да се отчитат
Разстоянието, изминато по време на пауза, се отчита от одометъра или се изчислява по скоростта и времето и се показва отделно от записаното разстояние.
Всяка пауза е записана
Всяка пауза се записва в одитния журнал, а историята на паузите показва всеки личен период с неговото разстояние и броя на отхвърлените позиции.
Застраховка и регистрация навреме
Напомняния за подновяване на полици, регистрации и свидетелства за управление до 90 дни предварително, в календар, групиран по месеци.
Пропуснато обслужване
Работни поръчки с падеж на дата или при показание на одометъра, със сигнал до колеги, преди да наближи срокът за обслужване.
Кой кой автомобил ползва
Календар на назначенията кой кой автомобил кара и кога, със свидетелството за управление на всеки водач и датата му на изтичане.
Разходи за гориво за всеки автомобил
Зареждания с цена на литър и l/100 km, графики на нивото в резервоара и разходите за гориво и обслужване на километър за всеки автомобил.
Графиките на нивото в резервоара изискват тракер, който отчита нивото на горивото.
Служебни електромобили
Сесии на зареждане с енергия, цена за kWh, тип зарядно и ниво на заряда преди и след зареждането, както и разходите за зареждане на всеки автомобил.
02Как работи
Поверителност, подновявания и водачи – подробно
Три екрана, на които разчита автопаркът от служебни автомобили.
Режим на поверителност
Режим на поверителност, който не съхранява позиции при лично ползване
Когато автомобилът е на пауза, позициите му се отхвърлят в мига на пристигането си и никога не се съхраняват, така че няма записан маршрут, който да се разгледа по-късно. Позициите от паузата никога не достигат до картата в реално време, а всяка споделена връзка показва автомобила като поставен на пауза. Разстоянието, времето в движение и горивото за периода продължават да се измерват, така че личните километри могат да бъдат отчетени без маршрут.
- Причини: „Лично ползване“, „Пътуване до работа“, „Извън работно време“ или „Друго“
- Само хората с разрешение за пауза за поверителност виждат бутона
- Личните периоди се показват като празнини в историята на маршрутите
- Приблизителният пътен маршрут за приключила пауза изисква отделно разрешение и винаги е обозначен като приблизителен
Подновявания
Застраховки, регистрации и свидетелства – преди да изтекат
Всеки автомобил има своите застрахователни полици и регистрация, с дати, премии и документа на полицата. Всеки ден Fleet Hero добавя напомняния за полиците, регистрациите и свидетелствата за управление, които изтичат в рамките на 90 дни, и ги отбелязва като просрочени, когато датата мине. Брояч на страницата за застраховките показва всеки автомобил без задължителна застраховка.
- Календар на напомнянията, групиран по месеци
- Полиците, които изтичат през следващите 30 дни, в банер
- Собствени напомняния по дата или показание на одометъра
- Сигнали по имейл до колеги, преди да наближи срокът за обслужване
Водачи и разходи
Кой кой автомобил кара и колко струва всеки автомобил
Календарът на назначенията показва кой кой автомобил кара и кога, с историята за всеки автомобил и всеки водач. Зарежданията и обслужването се сумират за всеки автомобил в отчета „Разход на километър“, повтарящите се разходи, като винетките, са изброени на страницата на всеки автомобил, а отчетът „Обобщение по превозни средства“ показва километрите, изминати по време на паузи за поверителност, отделно от записаното разстояние. Всеки водач може да има и вход в Office Hero Connect за своите отпуски, документи и съобщения.
- Основен и втори водач във всяко назначение
- Категориите на свидетелството и датите на изтичане в профила на всеки водач
- Повтарящи се разходи за всеки автомобил, като винетки или абонаменти
- Разходи на километър за всеки автомобил в отчетите
03Приложенията
Office Hero за автопарк от служебни автомобили
Fleet Hero върши по-голямата част от работата; HR Hero и Finance Hero добавят хората и разходите.
-
Служебни автомобили на карта в реално време през работния ден, с режим на поверителност, подновявания, обслужване и разходи.
- Режим на поверителност във всеки пакет
- Напомняния за подновяване
- Календар на назначенията
- Записи за горивото и зарежданията
-
Служителите зад автомобилите – с договори, отпуски и документи в един запис, общ с Fleet Hero.
- Един запис за всеки човек във всички приложения
- Отпуски и отсъствия
- Договори в записа на всеки човек
- Достъпът до портала се премахва при прекратяване на трудовото правоотношение
-
Искания за възстановяване на разходи за гориво, паркиране и изминати километри, подавани във Finance Hero, с касови бележки и одобряващ, който никога не е самият заявител.
- Касова бележка към всеки ред от искането
- Компенсации за изминати километри по вашата ставка на километър
- Лимити по категории
- Одобрение и възстановяване
04Въпроси
Въпроси за служебните автомобили
Не намерихте отговор? Пишете ни на [email protected]. Отговаря човек от нашия екип в Скопие, от понеделник до петък, 09:00–17:00 ч. централноевропейско време.
Законно ли е да се проследяват служебни автомобили, които служителите ползват и лично?
Зависи от държавата и от начина, по който го правите. Законодателството за защита на данните – например Общият регламент относно защитата на данните (ОРЗД) – обикновено изисква ясна цел, ясна информация за служителите и не повече проследяване от необходимото, и тук режимът на поверителност помага. Нашето ръководство за GPS проследяването и поверителността на служителите разглежда принципите; то не е правен съвет, затова проверете своята конфигурация с вашия съветник или с органа за защита на данните.
Какво вижда компанията по време на лично пътуване?
Само че автомобилът е на пауза, а след това – разстоянието, времето в движение и горивото за периода. Позициите му се отхвърлят при пристигането си, така че няма записан маршрут – дори за администратор. Хора с отделно разрешение могат да поискат приблизителен пътен маршрут за приключил личен период и той винаги е обозначен като приблизителен.
Кой може да включва режима на поверителност?
Хората, които имат разрешение за пауза за поверителност – то се дава чрез роли; всички останали дори не виждат бутона. Личните периоди могат да се резервират и предварително с начало и край, така че уикендът или отпускът да са лични, без някой да натиска бутон. Водачите не могат да го включат сами от Office Hero Connect.
Изготвя ли Fleet Hero записите за изминатите километри, които изисква данъчната администрация?
Не като официални формуляри. Отчетът „Обобщение по превозни средства“ показва километрите, изминати по време на паузи за поверителност, отделно от записаното разстояние и се експортира в PDF, Excel или CSV. Отчетът не разделя записаните километри на служебни и лични пътувания, а Fleet Hero не изготвя официалните формуляри за изминати километри на дадена държава, затова попитайте счетоводителя си какво му е нужно от тези данни.
Изготвя ли Fleet Hero командировъчни заповеди?
Не. Fleet Hero записва всяко пътуване с превозното средство, водача, началото, края и разстоянието, а отчетите му се експортират в PDF, Excel или CSV, но Fleet Hero не изготвя формуляра на командировъчната заповед и не изчислява дневни пари.
Какъв тракер е подходящ за служебен автомобил?
Тракер Teltonika: OBD модел, който се включва директно, например FMC003, влиза в диагностичния конектор на автомобила, а модел с постоянно свързване може да се монтира скрито. Тракерите се продават от 65 €, като половината се плаща авансово и половината след монтажа, а монтажът започва от 49 € на превозно средство.
Колко струва за един автомобил?
Fleet Hero започва от 10,80 € на превозно средство на месец в пакета Essentials, с включени SIM карта и мобилни данни, режим на поверителност и напомняния за подновяване. Календарът на назначенията, техническото обслужване и контролът на горивото идват с Professional – 14,80 €. Цените са без ДДС, а при годишно плащане получавате 10% отстъпка.
Вижте режима на поверителност в демонстрация
Заявете демонстрация и заедно с вас ще поставим автомобил на пауза и ще възобновим записването, като ви покажем точно какво се пази и какво не.