Službeni automobili
Softver za službene automobile koji poštuje privatnu uporabu
Prodajno i servisno osoblje službeni automobil često zadržava i navečer i vikendom. Fleet Hero, aplikacija Office Hero za upravljanje voznim parkom, prati radni dan, tijekom privatne uporabe prestaje bilježiti pozicije, a prijeđenu udaljenost i dalje broji te vas podsjeća kada dospijevaju osiguranja, registracije i servisi.
Način privatnosti dio je svakog paketa aplikacije Fleet Hero, od 10,80 € po vozilu mjesečno, uključujući SIM karticu i mobilne podatke. Cijene su bez PDV-a.
01Što pokriva Office Hero
Službeni automobili koji se koriste i privatno
Svaka pločica vodi na stranicu funkcije s pojedinostima i ograničenjima.
Privatne vožnje ostaju privatne
Pauzirajte bilježenje i pozicije automobila odbacuju se u trenutku primitka; nitko ih kasnije ne može vratiti, čak ni administrator.
Vikendi i godišnji odmori zakazani unaprijed
Zakažite privatno razdoblje s početkom i završetkom, u trajanju do 31 dana i najviše godinu dana unaprijed; samo počinje i samo završava.
Privatni kilometri i dalje se broje
Udaljenost prijeđena tijekom pauze očitava se s brojača kilometara ili izračunava iz brzine i vremena te se navodi odvojeno od zabilježene udaljenosti.
Svaka pauza evidentirana
Svaka se pauza upisuje u revizijski zapisnik, a povijest pauza navodi svako privatno razdoblje s prijeđenom udaljenošću i brojem odbačenih pozicija.
Osiguranje i registracija na vrijeme
Podsjetnici za obnovu polica, registracija i vozačkih dozvola do 90 dana unaprijed, u kalendaru grupiranom po mjesecima.
Propušteni servisi
Radni nalozi koji dospijevaju na određeni datum ili pri određenoj kilometraži, uz upozorenje kolegama prije nego što servis dospije.
Tko ima koji automobil
Kalendar dodjela: tko vozi koji automobil i kada, s vozačkom dozvolom svakog vozača i njezinim datumom isteka.
Troškovi goriva po automobilu
Točenja s cijenom po litri i potrošnjom u l/100 km, grafikoni razine u spremniku te trošak goriva i servisa po kilometru za svaki automobil.
Za grafikone razine u spremniku potreban je uređaj za praćenje koji javlja razinu goriva.
Električni službeni automobili
Sesije punjenja s energijom, cijenom po kWh, vrstom punjača i razinom napunjenosti prije i poslije te trošak punjenja svakog automobila.
02Kako funkcionira
Privatnost, obnove i vozači izbliza
Tri zaslona na koja se oslanja vozni park službenih automobila.
Način privatnosti
Način privatnosti koji tijekom privatne uporabe ne pohranjuje pozicije
Kada je automobil pauziran, njegove se pozicije odbacuju u trenutku primitka i nikada se ne pohranjuju, pa nema zabilježene rute koju bi netko kasnije mogao pogledati. Pozicije iz pauze nikada ne stižu na kartu uživo, a svaka dijeljena poveznica prikazuje automobil kao pauziran. Udaljenost, vrijeme vožnje i gorivo za to razdoblje i dalje se mjere, pa se privatni kilometri mogu obračunati bez rute.
- Razlozi: privatna uporaba, put na posao, izvan radnog vremena ili ostalo
- Kontrolu vide samo osobe s dopuštenjem za pauzu radi privatnosti
- Privatna razdoblja prikazuju se kao praznine u povijesti ruta
- Za procijenjenu cestovnu rutu preko završene pauze potrebno je posebno dopuštenje, a ona je uvijek označena kao procjena
Obnove
Osiguranja, registracije i dozvole prije nego što isteknu
Uz svaki automobil vode se njegove police osiguranja i registracija, s datumima, premijama i dokumentom police. Fleet Hero svakog dana dodaje podsjetnike za police, registracije i vozačke dozvole koje istječu u roku od 90 dana i označava ih statusom „U kašnjenju“ kada datum prođe. Brojač na stranici osiguranja prikazuje svaki automobil bez obveznog osiguranja.
- Kalendar podsjetnika grupiran po mjesecima
- Police koje istječu u sljedećih 30 dana istaknute u traci obavijesti
- Vlastiti podsjetnici prema datumu ili kilometraži
- Upozorenja kolegama e-poštom prije nego što servis dospije
Vozači i troškovi
Tko vozi koji automobil i koliko stoji svaki automobil
Kalendar dodjela pokazuje tko vozi koji automobil i kada, s poviješću po automobilu i po vozaču. Točenja i servisi zbrajaju se po automobilu u izvještaju Trošak po kilometru, ponavljajući troškovi poput vinjeta navode se na stranici svakog automobila, a izvještaj Sažetak vozila navodi kilometre prijeđene tijekom pauza radi privatnosti odvojeno od zabilježene udaljenosti. Svaki vozač može imati i prijavu na Office Hero Connect za svoje dopuste, dokumente i poruke.
- Primarni vozač i suvozač na svakoj dodjeli
- Kategorije vozačke dozvole i datumi isteka na profilu svakog vozača
- Ponavljajući troškovi po automobilu, poput vinjeta ili pretplata
- Trošak po kilometru za svaki automobil u izvještajima
03Aplikacije
Office Hero za vozni park službenih automobila
Najveći dio posla obavlja Fleet Hero; HR Hero i Finance Hero dodaju ljude i troškove.
-
Službeni automobili na karti uživo tijekom radnog dana, s načinom privatnosti, obnovama, servisima i troškovima.
- Način privatnosti u svakom paketu
- Podsjetnici za obnove
- Kalendar dodjela
- Evidencija goriva i punjenja
-
Zaposlenici koji voze automobile, s ugovorima, dopustima i dokumentima u jednom zapisu zajedničkom s aplikacijom Fleet Hero.
- Jedan zapis po osobi u svim aplikacijama
- Dopusti i odsutnosti
- Ugovori u zapisu svake osobe
- Pristup portalu ukida se po završetku radnog odnosa
-
Zahtjevi za povrat troškova goriva, parkiranja i kilometraže, podneseni u aplikaciji Finance Hero, s računima i odobravateljem koji nikada nije podnositelj zahtjeva.
- Račun uz svaku stavku zahtjeva
- Naknade za kilometražu po vašoj cijeni po kilometru
- Ograničenja po kategoriji
- Odobravanje i isplata naknade
04Pitanja
Pitanja o službenim automobilima
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovorit će vam osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoeuropskom vremenu.
Je li zakonito pratiti službene automobile koje zaposlenici koriste i privatno?
Ovisi o zemlji i o načinu na koji to radite. Propisi o zaštiti podataka kao što je Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) u pravilu očekuju jasnu svrhu, jasne informacije za zaposlenike i ne više praćenja nego što je potrebno, a tu pomaže način privatnosti. Naš vodič o GPS praćenju i privatnosti zaposlenika obrađuje ta načela; on nije pravni savjet, pa način na koji provodite praćenje provjerite sa svojim savjetnikom ili s nadležnim tijelom za zaštitu podataka.
Što tvrtka vidi tijekom privatne vožnje?
Samo da je automobil pauziran, a nakon toga udaljenost, vrijeme vožnje i gorivo za to razdoblje. Njegove se pozicije odbacuju pri primitku, pa zabilježene rute nema, čak ni za administratora. Osobe s posebnim dopuštenjem mogu zatražiti procijenjenu cestovnu rutu preko završenog privatnog razdoblja, a ona je uvijek označena kao procjena.
Tko može uključiti način privatnosti?
Osobe koje imaju dopuštenje za pauzu radi privatnosti, koje dodjeljujete putem uloga; ostali tu kontrolu uopće ne vide. Privatna razdoblja mogu se i unaprijed zakazati s početkom i završetkom, pa su vikend ili godišnji odmor privatni, a da nitko ne mora pritisnuti gumb. Vozači ga ne mogu sami uključiti iz aplikacije Office Hero Connect.
Izrađuje li Fleet Hero evidenciju kilometraže koju traži porezna uprava?
Ne u obliku službenih obrazaca. Izvještaj Sažetak vozila navodi kilometre prijeđene tijekom pauza radi privatnosti odvojeno od zabilježene udaljenosti i izvozi se u PDF, Excel ili CSV. Izvještaj ne dijeli zabilježene kilometre na poslovne i privatne vožnje, a Fleet Hero ne izrađuje službene obrasce evidencije kilometraže ni za jednu zemlju, pa pitajte svojeg računovođu što mu od tih brojki treba.
Izrađuje li Fleet Hero putne naloge?
Ne. Fleet Hero bilježi svaku vožnju s podacima o vozilu, vozaču, početku, završetku i udaljenosti, a njegovi se izvještaji izvoze u PDF, Excel ili CSV, ali ne izrađuje obrazac putnog naloga i ne obračunava dnevnice.
Koji uređaj za praćenje odgovara službenom automobilu?
Teltonika uređaj: OBD model koji se samo utakne, kao što je FMC003, ulazi u dijagnostičku utičnicu automobila, a trajno ožičeni model može se ugraditi tako da se ne vidi. Uređaji se prodaju od 65 €: polovicu plaćate unaprijed, a polovicu nakon ugradnje. Ugradnja stoji od 49 € po vozilu.
Koliko stoji po automobilu?
Fleet Hero stoji od 10,80 € po vozilu mjesečno u paketu Essentials, uključujući SIM karticu i mobilne podatke, način privatnosti i podsjetnike za obnove. Kalendar dodjela, održavanje i nadzor goriva dolaze s paketom Professional, po cijeni od 14,80 €. Cijene su bez PDV-a, a uz godišnje plaćanje cijena je 10 % niža.
Pogledajte način privatnosti u demo prezentaciji
Rezervirajte demo i zajedno s vama pauzirat ćemo i ponovno pokrenuti bilježenje za jedan automobil te točno pokazati što se čuva, a što ne.