Службени аутомобили
Софтвер за службене аутомобиле који поштује приватну употребу
Запослени у продаји и сервису често задржавају службени аутомобил увече и викендом. Fleet Hero, апликација Office Hero за управљање возним парком, прати радни дан, током приватне употребе престаје да бележи позиције, а пређену удаљеност и даље рачуна, и подсећа вас када доспевају осигурање, регистрације и сервиси.
Режим приватности део је сваког пакета Fleet Hero, од 10,80 € по возилу месечно, са укљученом SIM картицом и мобилним подацима. Цене су без ПДВ-а.
01Шта Office Hero покрива
Службени аутомобили који се користе и приватно
Свака картица води на страницу функције са детаљима и ограничењима.
Приватне вожње остају приватне
Паузирајте бележење и позиције аутомобила одбацују се чим стигну; нико не може касније да их поврати, чак ни администратор.
Викенди и одмори заказани унапред
Закажите приватни период са почетком и крајем, у трајању до 31 дана и највише годину дана унапред; сам почиње и сам се завршава.
Приватни километри се и даље рачунају
Удаљеност пређена током паузе очитава се са одометра или израчунава из брзине и времена и приказује се одвојено од забележене удаљености.
Свака пауза је забележена
Свака пауза улази у ревизијски траг, а историја пауза наводи сваки приватни период са удаљеношћу и бројем одбачених позиција.
Осигурање и регистрација на време
Подсетници за обнову полиса, регистрација и возачких дозвола до 90 дана унапред, у календару груписаном по месецима.
Сервиси који се пропусте
Радни налози који доспевају на одређени датум или при одређеној километражи, уз аларм колегама пре него што сервис доспе.
Ко има који аутомобил
Календар додела ко вози који аутомобил и када, са возачком дозволом сваког возача и њеним датумом истека.
Трошкови горива по аутомобилу
Точења са ценом по литру и потрошњом у л/100 км, графикони нивоа горива у резервоару и трошак горива и сервиса по километру за сваки аутомобил.
За графиконе нивоа у резервоару потребан је уређај за праћење који шаље ниво горива.
Електрични службени аутомобили
Сесије пуњења са енергијом, ценом по kWh, врстом пуњача и нивоом напуњености пре и после, као и трошак пуњења сваког аутомобила.
02Како функционише
Приватност, обнове и возачи, детаљно
Три екрана на која се ослања возни парк службених аутомобила.
Режим приватности
Режим приватности који не чува позиције током приватне употребе
Када је аутомобил паузиран, његове позиције се одбацују чим стигну и никада се не чувају, па касније нема забележене руте која би могла да се погледа. Позиције из паузе никада не стижу на мапу уживо, а сваки дељени линк приказује аутомобил као паузиран. Пређена удаљеност, време вожње и гориво за тај период и даље се мере, па приватни километри могу да се обрачунају без руте.
- Разлози: приватна употреба, пут до посла, ван радног времена или остало
- Само особе са дозволом за паузу приватности виде ову контролу
- Приватни периоди се у историји рута приказују као празнине
- За путну руту процењену за завршену паузу потребна је посебна дозвола и она је увек означена као процена
Обнове
Осигурање, регистрације и дозволе пре него што истекну
Уз сваки аутомобил воде се његове полисе осигурања и регистрација, са датумима, премијама и документом полисе. Fleet Hero сваког дана додаје подсетнике за полисе, регистрације и возачке дозволе које истичу у наредних 90 дана и означава их статусом „Касни“ када датум прође. Бројач на страници осигурања показује сваки аутомобил без обавезног осигурања.
- Календар подсетника груписан по месецима
- Полисе које истичу у наредних 30 дана, истакнуте на траци обавештења
- Сопствени подсетници према датуму или километражи
- Обавештења е-поштом колегама пре него што сервис доспе
Возачи и трошкови
Ко вози који аутомобил и колико који аутомобил кошта
Календар додела показује ко вози који аутомобил и када, са историјом по аутомобилу и по возачу. Точења и сервиси сабирају се по аутомобилу у извештају „Трошак по километру“, стални трошкови као што су вињете наводе се на страници сваког аутомобила, а извештај „Преглед по возилима“ приказује километре пређене током пауза приватности одвојено од забележене удаљености. Сваки возач може да има и налог за Office Hero Connect за своја одсуства, документе и поруке.
- Главни возач и сувозач на свакој додели
- Категорије возачке дозволе и датуми истека на профилу сваког возача
- Стални трошкови по аутомобилу, као што су вињете или претплате
- Трошак по километру по аутомобилу у извештајима
03Апликације
Office Hero за возни парк службених аутомобила
Fleet Hero обавља највећи део посла; HR Hero и Finance Hero додају људе и трошкове.
-
Службени аутомобили на мапи уживо током радног дана, са режимом приватности, обновама, сервисима и трошковима.
- Режим приватности у сваком пакету
- Подсетници за обнову
- Календар додела
- Евиденција горива и пуњења
-
Запослени који користе аутомобиле, са уговорима, одсуствима и документима у једном запису заједничком са апликацијом Fleet Hero.
- Један запис о особи у свим апликацијама
- Одсуства и изостанци
- Уговори у досијеу сваке особе
- Приступ порталу се уклања када радни однос престане
-
Захтеви за рефундацију трошкова у апликацији Finance Hero за гориво, паркинг и километражу, са рачунима и одобраваоцем који никада није подносилац захтева.
- Рачун уз сваку ставку захтева
- Накнаде за километражу по вашој цени по километру
- Ограничења по категорији
- Одобравање и рефундација
04Питања
Питања о службеним аутомобилима
Нисте пронашли одговор? Пишите на [email protected]. Одговориће вам члан нашег тима у Скопљу, од понедељка до петка, 09:00–17:00 по средњоевропском времену.
Да ли је законито пратити службене аутомобиле које запослени користе и приватно?
Зависи од државе и од начина на који то радите. Прописи о заштити података, као што је Општа уредба о заштити података (GDPR), углавном захтевају јасну сврху, јасне информације за запослене и не више праћења него што је потребно, а ту помаже режим приватности. Наш водич о GPS праћењу и приватности запослених објашњава основна начела; он није правни савет, па своје подешавање проверите са својим саветником или надлежним органом за заштиту података.
Шта компанија види током приватне вожње?
Само то да је аутомобил паузиран, а после тога пређену удаљеност, време вожње и гориво за тај период. Његове позиције се одбацују чим стигну, па забележена рута не постоји, чак ни за администратора. Особе са посебном дозволом могу да затраже путну руту процењену за завршени приватни период, и она је увек означена као процена.
Ко може да укључи режим приватности?
Особе које имају дозволу за паузу приватности, коју додељујете кроз улоге; сви остали ову контролу ни не виде. Приватни периоди могу да се закажу и унапред, са почетком и крајем, па је викенд или одмор приватан, а да нико не мора да притисне дугме. Возачи не могу сами да га укључе из портала Office Hero Connect.
Да ли Fleet Hero прави евиденцију километраже коју тражи наша пореска управа?
Не у облику званичних образаца. Извештај „Преглед по возилима“ приказује километре пређене током пауза приватности одвојено од забележене удаљености и извози се у PDF, Excel или CSV. Извештај не дели забележене километре на пословне и приватне вожње, а Fleet Hero не прави званичне обрасце евиденције километраже ниједне државе, па питајте свог рачуновођу шта му је од ових података потребно.
Да ли Fleet Hero израђује путне налоге?
Не. Fleet Hero бележи сваку вожњу са подацима о возилу, возачу, почетку, крају и удаљености, а његови извештаји се извозе у PDF, Excel или CSV, али не израђује образац путног налога нити обрачунава дневнице.
Који уређај за праћење одговара службеном аутомобилу?
Teltonika уређај за праћење: OBD модел као што је FMC003 само се прикључи у дијагностичку утичницу аутомобила, а модел са фиксном уградњом може да се угради тако да се не види. Уређаји се продају по цени од 65 € навише: половина се плаћа унапред, а половина после уградње. Уградња почиње од 49 € по возилу.
Колико кошта по аутомобилу?
Fleet Hero почиње од 10,80 € по возилу месечно у пакету Essentials, са укљученом SIM картицом и мобилним подацима, режимом приватности и подсетницима за обнову. Календар додела, одржавање и контрола горива долазе уз пакет Professional, по цени од 14,80 €. Цене су без ПДВ-а, а уз годишње плаћање су 10% ниже.
Погледајте режим приватности у демо приказу
Закажите демо и заједно са вама ћемо паузирати и поново покренути бележење за један аутомобил и показати шта се тачно чува, а шта не.