Како изабрати софтвер за управљање возним парком: контролна листа за купце

Софтвер за управљање возним парком изгледа готово исто код свих понуђача: мапа са возилима, листа аларма, страница са извештајима. Разлике се виде касније, када уређај за праћење престане да се јавља, када возач пита шта можете да видите викендом или када извештај прикаже податак о гориву који нико не уме да објасни. Ова контролна листа вам даје питања која откривају те разлике пре него што потпишете уговор.

Намењена је власницима, менаџерима возног парка и диспечерима малих и средњих возних паркова на Балкану и у ЕУ и не наводи ниједног понуђача. На крају дајемо и сопствене одговоре за Fleet Hero, укључујући његова ограничења.

1. Почните од послова, а не од функција

Запишите шта софтвер мора да ради сваке недеље и ко ће те послове обављати. Типични послови су:

• Видети где је свако возило и која возила раде у празном ходу, стоје или се не јављају.
• Сазнати где је возило било одређеног дана и ко га је возио.
• Добити обавештење када нешто захтева пажњу: возило напусти зону, ниво горива падне, приближи се рок за сервис.
• Не пропустити истек осигурања, регистрација, дозвола и рокова за сервис.
• Дати руководиоцима бројке које траже, без ручног прављења табела.
• Поштовати правила о времену вожње и тахографима која важе за ваше камионе и комбије.

Затим их поређајте по важности. Уз рангирану листу демо презентација је много кориснија од обиласка свих менија.

2. Уређаји за праћење и уградња

Софтвер може да прикаже само оно што уређај за праћење пошаље. Питајте које уређаје понуђач подржава и шта ће сваки од њих очитавати у вашим возилима, а не уопштено.

• Прикључни уређаји укључују се у дијагностички (OBD) прикључак аутомобила и комбија. Брзо се постављају и премештају и могу да очитавају податке као што је километража, ако их возило пружа.
• Фиксно уграђени уређаји постављају се ван видокруга и повезују на напајање и паљење. Теже се уклањају и погодни су за возила која годинама остају у возном парку.
• Уређаји са CAN или FMS везом очитавају податке самог возила, као што су ниво горива, стање одометра и подаци о раду мотора, ако возило то подржава.
• Уређаји за камионе повезани са тахографом могу уживо да приказују картице возача и време вожње, ако софтвер користи те податке.

Питајте и да ли уређаје купујете или их плаћате кроз месечну претплату, ко их уграђује, колико кошта уградња по возилу и да ли су SIM картица и мобилни подаци укључени. Ако већ имате уређаје за праћење, питајте да ли могу да остану и шта је потребно да се пребаце на нови систем.

3. Подаци којима можете да верујете

• Интервал јављања: колико често возило у покрету јавља своју позицију и да ли чешће јављање кошта више.
• Историја: колико месеци рута чувате и шта се дешава са старијим подацима.
• Застарели подаци: како мапа приказује возило које је престало да се јавља. Мапа која престане да се освежава, а да то не каже, доводи у заблуду људе који се на њу ослањају.
• Празнине: шта уређај ради без мобилног сигнала и да ли део руте који недостаје стигне касније или се исцрта као права линија.
• Очитавања: да ли се гориво, километража и кодови грешака приказују са називима и јединицама или као сирови бројеви.

4. Аларми који стижу до правих људи

Сваки систем има аларме. Важно је да ли стижу до праве особе, каналом који ради већ данас.

• Које врсте аларма постоје и за које од њих ваши уређаји могу да шаљу податке. Аларм коме су потребни подаци које ваши уређаји не шаљу никада се неће активирати.
• Који канали раде сада, као што су обавештења у апликацији, е-пошта или вебхук ка вашим системима, а који су тек планирани.
• Да ли пре чувања правила можете да видите ко ће бити обавештен и да пошаљете пробно обавештење.
• Да ли тихи сати и ограничења понављања спречавају поплаву порука током ноћи.

5. Извештаји које можете да проверите

• Који извештаји су спремни за употребу и да ли се извозе у PDF, Excel и CSV.
• Да ли се извештаји могу слати е-поштом по распореду и коме.
• Да ли уз сваки податак пише како је измерен. Потрошено гориво може да потиче из бројача мотора, из нивоа у резервоару или из точења која уносите, а резултати се разликују.
• Да ли се подаци који недостају приказују као подаци који недостају или се прећутно приказују као нула.

6. Тахографи и време вожње

Ако имате камионе или комбије којима је сада потребан тахограф за међународни превоз, поставите три одвојена питања, јер се одговори често дају као један:

1. Да ли систем приказује тахографске податке уживо, као што су картица возача и преостало време вожње, и који уређаји за праћење и тахографи су за то потребни?
2. Да ли даљински преузима датотеке са картица возача и јединица у возилу и колико често? Правила ЕУ захтевају преузимање најмање на сваких 28 дана за картице возача и на сваких 90 дана за јединице у возилу.
3. Да ли анализира те датотеке ради откривања прекршаја и по којим правилима: по Уредби (ЕЗ) бр. 561/2006 или по AETR-у за превоз који се делимично одвија ван ЕУ?

Питајте и да ли подаци о времену вожње потичу из самог тахографа или су процењени на основу GPS-а. Процене могу да помогну у планирању, али нису законски запис.

7. Службени аутомобили и приватност возача

Праћењем возила прати се и особа која га вози. Радна група из члана 29, коју су чинили органи ЕУ за заштиту података, навела је у свом мишљењу о обради података на раду да запослени, када је дозвољена приватна употреба службеног возила, у начелу треба да може привремено да искључи праћење локације када околности то оправдавају, на пример због посете лекару, као и да је мало вероватно да праћење возила ван уговореног радног времена има правни основ. Возачи такође морају бити обавештени да је уређај за праћење уграђен.

• Да ли возач или руководилац могу да паузирају праћење током приватних вожњи и да ли се свака пауза бележи?
• Да ли се током приватне вожње позиције одбацују или се само сакривају са мапе?
• Да ли можете да ограничите ко види која возила и податке којих возача?
• Да ли можете возачима да кажете шта се о њима бележи и колико дуго се то чува?

8. Корисници, улоге и безбедност

• Да ли можете да креирате сопствене улоге и да сваком кориснику ограничите приступ на одређена возила или групе возила?
• Постоји ли дневник ревизије о томе ко је шта и када променио?
• Где се налазе сервери и ко може да приступи вашим подацима?
• Ако понуђач наводи неки сертификат, затражите сам сертификат и његов обухват.

9. Језик и прилагођеност локалним условима

• Да ли сваки корисник, од диспечера до возача, може да ради на свом језику, укључујући ћирилицу или латиницу где је потребно?
• Да ли PDF документи и е-поруке стижу до сваког читаоца на његовом језику?
• Да ли се фактуре издају са ПДВ-ом, у валути која вам је потребна?
• На којим језицима и у које време је доступна подршка?

10. Цена и уговорни услови

Упоредите укупан трошак током трајања уговора, а не само истакнуту цену по возилу.

• Шта месечна цена обухвата: SIM картицу и мобилне податке, кориснике, историју, аларме и извештаје.
• Које функције припадају ком пакету и колико кошта прелазак на виши пакет.
• Колико коштају уређаји за праћење, уградња и обука и када се плаћају.
• Минимално трајање уговора, отказни рок и шта се дешава када продате возило.
• Да ли при одласку можете да понесете своје податке и у ком формату.

11. Испробајте систем на сопственим возилима

Демо презентација са пробним подацима показује екране. Тест на неколико ваших возила показује да ли очитавања која су вам потребна заиста стижу. Пре него што одлучите:

1. Уградите или прикључите уређаје за праћење у два или три типична возила, укључујући оно најсложеније.
2. Упоредите очитавања која су вам важна, као што су ниво горива, километража и кодови грешака, са инструмент-таблом.
3. Подесите аларме које бисте прве користили и за сваки пошаљите пробно обавештење.
4. Покрените извештаје које ваши руководиоци траже и извезите их.
5. Замолите једног диспечера и једног возача да недељу дана користе систем и саслушајте шта кажу.

Питања за сваког понуђача

1. Које уређаје за праћење подржавате и шта ће сваки од њих очитавати у нашим возилима?
2. Које су од функција које сте нам показали доступне данас, а које су планиране?
3. Који канали за аларме раде данас?
4. Како ваши извештаји приказују процењене вредности и вредности које недостају?
5. Да ли приказујете тахографске податке уживо, преузимате тахографске датотеке или их анализирате и које од те три могућности добијамо ми?
6. Како у вашем систему функционише приватна употреба службених аутомобила?
7. Где су ваши сервери и ко може да види наше податке?
8. Шта је укључено у цену по возилу, а шта се додатно плаћа?
9. Како да преузмемо своје податке ако одемо?

Како Office Hero одговара на ова питања

Ову контролну листу написали смо ми, па ево и наших одговора за Fleet Hero, апликацију Office Hero за управљање возним парком, укључујући и то где су јој границе.

• Уређаји за праћење: Teltonika уређаји за аутомобиле, комбије и камионе, које конфигурише наш тим. Уређаје купујете по цени од 65 € навише, а M2M SIM картица и мобилни подаци укључени су у сваки пакет.
• Подаци: позиције на сваких 60, 30 или 10 секунди, у зависности од пакета, и мапа која показује која се возила не јављају. Историја локација се још не брише аутоматски по истеку одређеног рока; затражите од нас да уклонимо историју која вам више није потребна.
• Аларми: 21 уграђена врста аларма, а за сваку се види да ли ваши уређаји шаљу податке који су јој потребни. Аларми стижу у апликацији и е-поштом колегама, а пакет Business додаје потписане вебхукове ка вашим системима.
• Извештаји: 14 готових извештаја у форматима PDF, Excel и CSV. У извештају „Преглед по возилима“ процењени подаци и подаци који недостају означени су као такви.
• Тахографи: картице возача и време вожње уживо, уз уређај за праћење повезан са тахографом. Fleet Hero не преузима и не анализира тахографске датотеке.
• Приватност: пауза приватности која позиције одбацује уместо да их сакрива, уз приватне периоде који се могу заказати унапред. Подразумевано, само администратори и менаџери возног парка могу да паузирају бележење.
• Језици и сервери: 15 језика интерфејса, машински преведених, уз преглед изворних говорника који је у току, и сервери у Скопљу, у Северној Македонији.
• Цена: од 10,80 € по возилу месечно, без ПДВ-а, а уз годишње плаћање 10% нижа.
• Ваши подаци: извештаји се извозе у PDF, Excel и CSV, а наш тим на захтев припрема комплетан извоз података ваше компаније.

Fleet Hero је део скупа апликација Office Hero, заједно са апликацијама HR Hero и Finance Hero на истом налогу, а сваки возач има један запис који је заједнички са апликацијом HR Hero. Упоредите пакете на страници са ценама или закажите демо и поставите нам ова питања о свом возном парку.