Канал за узбуњивање
Софтвер за узбуњивање заснован на Директиви (ЕУ) 2019/1937
HR Hero вашој компанији даје поверљив канал за пријављивање неправилности: јавну страницу на којој свако може анонимно да поднесе пријаву, сандуче предмета за задужена лица која одредите и дневник сваког подношења, доделе, промене статуса и потврде пријема у којем се свака измена може открити. Рок од 7 дана за потврду пријема прати се у сандучу.
Канал за узбуњивање део је пакета HR Hero Professional, по цени од 4,90 € по запосленом месечно.
01Како функционише
Од прве пријаве до провереног дневника предмета
Јавна страница за пријаве
Страница за пријаве којој није потребан налог
Ваша компанија добија сопствени линк за пријаве на порталу Office Hero Connect. Свако може да га користи, подразумевано анонимно: бира категорију, описује шта се догодило у највише 1.000 знакова и добија референтни број. Затим може да генерише приступну фразу од четири речи, која се приказује само једном, како би проверио статус своје пријаве.
- Пет категорија: узнемиравање, превара, безбедност и здравље на раду, дискриминација и остало
- Запослени могу да наведу свој ID запосленог, а сви остали пријављују анонимно
- Највише три прихваћене пријаве на сат са једне мрежне адресе, ради спречавања злоупотребе
Обрада предмета
Обрада предмета од пријема до затварања
Одређена задужена лица виде сваку пријаву у апликацији HR Hero, додељују јој колеге и потврђују пријем. Предмет прелази из стања „примљено“ у „у разматрању“, „истражује се“ и „затворено“, а задужено лице може да пише анонимном подносиоцу пријаве у приватној преписци за праћење.
- Подносилац пријаве који је навео своје име и има налог добија потврду пријема е-поштом
- Код анонимне пријаве потврдом пријема издаје се једнократни токен за праћење, који задужено лице шаље на контакт који је подносилац оставио у пријави
- Преписку могу да читају само подносилац који има токен и особе са дозволама за узбуњивање
Рокови
Рок од 7 дана за потврду пријема, праћен у сандучу
Директива од вас тражи да потврдите пријем пријаве у року од седам дана и да дате повратну информацију у року од три месеца. Свака пријава у сандучу носи ознаку: у року од 7 дана, после истека тог рока, 30 дана или старија, или пријем потврђен са закашњењем. Када прође 7 дана без потврде пријема, задужена лица додељена пријави добијају подсетник у апликацији.
- Филтрирање сандуча по статусу, категорији и старости
- Датум потврде пријема бележи се у предмету
- Пријава чији је пријем потврђен после 7 дана означава се као потврђена са закашњењем
Ревизијски траг
Дневник са hash-ланцем који можете да проверите
Свака пријава има сопствени дневник са подношењем, сваком доделом задуженог лица, сваком променом статуса и потврдом пријема. Сваки унос носи отисак претходног уноса, па измењен или обрисан унос прекида ланац. Задужена лица могу да провере ланац једним кликом, а сваки ланац се проверава сваке ноћи.
- Сваки унос показује када се нешто догодило, ко је поступао и шта је урађено
- За читање дневника потребна је посебна дозвола
02Такође укључено
Направљено за поверљив рад на предметима
Образац за интерну пријаву
Свако ко је пријављен у апликацију HR Hero може да поднесе пријаву и из саме апликације, анонимно или са својим именом, које могу да виде само особе са дозволама за узбуњивање.
Шифроване пријаве
Садржај пријава шифрован је у складишту сопственим кључем ваше компаније, који штити главни кључ који се чува у систему HashiCorp Vault.
Одвојене дозволе
Читање предмета, поступање по њима и читање дневника предмета су три засебне дозволе, па тачно одређујете ко шта ради.
Рок чувања
Затворене пријаве нестају из сандуча када истекне рок чувања, који се рачуна од дана пријема пријаве: подразумевано 60 месеци, или од 12 до 120 месеци, како га за вас подеси Office Hero. То аутоматски обавља недељни задатак.
Пријаве којима је истекао рок чувања означавају се као обрисане, али се не бришу трајно: шифровани запис и његов дневник остају у бази података.
Календар обука задужених лица
Погледајте када је свако задужено лице последњи пут прошло обуку, уз ознаке „ускоро истиче“ и „касни“ у односу на обнављање обуке на сваких 90 дана.
Списак задужених лица за вас води Office Hero, па је календар у апликацији HR Hero само за читање.
15 језика
Јавна страница за пријаве и HR Hero доступни су на 15 језика.
Шта канал не ради
Пријаве се подносе у писаном облику: HR Hero нема телефонску линију ни снимање гласа, а подносиоци не могу да приложе датотеке. Нико не добија обавештење када стигне нова пријава, а за пријаву без додељеног задуженог лица не стиже подсетник, па редовно проверавајте сандуче и свакој новој пријави доделите задужено лице. Аутоматски се прати само рок од 7 дана за потврду пријема; рок од три месеца за повратну информацију пратите помоћу ознака и филтера старости. Да ли ваше подешавање испуњава захтеве вашег националног закона, треба да потврдите ви и ваш правни саветник.
04Питања
Питања о каналу за узбуњивање
Нисте пронашли одговор? Пишите на [email protected]. Одговориће вам члан нашег тима у Скопљу, од понедељка до петка, 09:00–17:00 по средњоевропском времену.
Могу ли људи да поднесу пријаву анонимно?
Да. Јавна страница за пријаве подразумевано је анонимна и не бележи идентитет. Подносиоци добијају референтни број и могу да креирају приступну фразу од четири речи за проверу статуса. Образац нема поље за контакт, па подносилац који жели двосмерну комуникацију оставља контакт у самој пријави, на пример анонимну адресу е-поште, а задужено лице тамо шаље приватни токен за праћење.
Ко може да користи канал?
Свако ко има линк ваше компаније за пријаве, укључујући запослене, бивше запослене, кандидате за посао, спољне сараднике и запослене код добављача, и то без налога. Пријаве са именом користе ID запосленог, па особе изван ваше компаније пријављују анонимно.
Како HR Hero помаже са роковима од 7 дана и 3 месеца?
Свака пријава носи ознаку за рок од 7 дана, а задужена лица додељена пријави добијају подсетник у апликацији када прође 7 дана без потврде пријема. Нико не добија обавештење када стигне нова пријава, па редовно проверавајте сандуче. За рок од три месеца за повратну информацију нема подсетника: пратите га помоћу колоне старости и филтера „30 дана или старије“.
Да ли нас HR Hero чини усклађеним са директивом?
HR Hero вам даје писани канал за пријаве, праћење рока од 7 дана за потврду пријема и дневник сваког предмета. Информације о пријављивању надлежним органима, усмени канал тамо где га ваш национални закон захтева и повратну информацију у року од три месеца обезбеђујете сами. Ваше обавезе проистичу из националног закона, па своје подешавање проверите са правним саветником. Погледајте наш водич кроз директиву.
Како да почнемо?
Office Hero вам даје линк ваше компаније за пријаве када се HR Hero подеси. Објавите га тамо где ће га ваши људи и пословни партнери пронаћи, на пример на интранету и веб-сајту, и доделите задуженим лицима дозволе за узбуњивање.
Који пакет укључује канал?
HR Hero Professional, по цени од 4,90 € по запосленом месечно, укључује канал за узбуњивање. Цео садржај пакета погледајте у ценовнику.
Погледајте пут пријаве од јавне странице до затварања предмета
Закажите демо и заједно са вама поднећемо пробну пријаву и обрадити је у апликацији HR Hero.