Canale di segnalazione (whistleblowing)
Software per il whistleblowing progettato attorno alla direttiva (UE) 2019/1937
HR Hero fornisce alla sua azienda un canale riservato per segnalare illeciti: una pagina pubblica in cui chiunque può segnalare in forma anonima, una casella dei casi per i gestori designati e un registro di ogni invio, assegnazione, cambio di stato e avviso di ricevimento, in cui qualsiasi alterazione è rilevabile. Il termine di 7 giorni per l'avviso di ricevimento viene monitorato nella casella.
Il canale whistleblowing fa parte di HR Hero Professional, a 4,90 € per dipendente al mese.
01Come funziona
Dalla prima segnalazione a un registro del caso verificato
Pagina pubblica di segnalazione
Una pagina di segnalazione che non richiede un account
La sua azienda riceve un proprio link di segnalazione su Office Hero Connect. Chiunque può usarlo, in forma anonima come impostazione predefinita: sceglie una categoria, descrive l'accaduto in massimo 1.000 caratteri e riceve un numero di riferimento. Può poi generare una frase segreta di quattro parole, mostrata una sola volta, per verificare lo stato della segnalazione.
- Cinque categorie: molestie, frode, salute e sicurezza, discriminazione e altro
- Il personale può indicare il proprio ID dipendente; chiunque altro segnala in forma anonima
- Al massimo tre segnalazioni accettate all'ora dallo stesso indirizzo di rete, per prevenire abusi
Gestione dei casi
Gestione del caso dal ricevimento alla chiusura
I gestori designati vedono ogni segnalazione in HR Hero, vi assegnano colleghi e ne confermano il ricevimento. Una segnalazione passa da ricevuta a in esame, in analisi e chiusa, e il gestore può scrivere a un segnalante anonimo in una conversazione di follow-up riservata.
- Un segnalante identificato con un accesso riceve l'avviso di ricevimento via e-mail
- Per una segnalazione anonima, l'avviso di ricevimento genera un token di follow-up monouso, che il gestore invia al recapito lasciato dal segnalante nella segnalazione
- Solo il segnalante in possesso del token e le persone con autorizzazioni di whistleblowing possono leggere la conversazione
Scadenze
Il termine di 7 giorni per l'avviso di ricevimento, monitorato nella casella
La direttiva richiede di rilasciare l'avviso di ricevimento di una segnalazione entro sette giorni e di fornire un riscontro entro tre mesi. Ogni segnalazione nella casella ha un indicatore: entro i 7 giorni, oltre i 7 giorni, 30 giorni o più, oppure ricevimento confermato in ritardo. Quando una segnalazione supera i 7 giorni senza avviso di ricevimento, i gestori assegnati ricevono un promemoria nell'app.
- Filtri la casella per stato, categoria e tempo trascorso
- La data dell'avviso di ricevimento viene registrata nel caso
- Una segnalazione il cui ricevimento è confermato dopo i 7 giorni viene contrassegnata come «ricevimento confermato in ritardo»
Traccia di audit
Un registro a catena di hash verificabile
Ogni segnalazione ha un proprio registro dell'invio, di ogni assegnazione di un gestore, di ogni cambio di stato e dell'avviso di ricevimento. Ogni voce contiene un'impronta di quella precedente, quindi una voce modificata o eliminata interrompe la catena. I gestori possono verificare una catena con un clic, e ogni catena viene controllata ogni notte.
- Ogni voce mostra quando è avvenuta, chi ha agito e che cosa è stato fatto
- La lettura del registro richiede un'autorizzazione specifica
02Incluso anche
Pensato per la gestione riservata dei casi
Modulo di segnalazione interna
Chiunque abbia effettuato l'accesso a HR Hero può segnalare anche dall'interno dell'app, in forma anonima o con il proprio nome, visibile solo alle persone con autorizzazioni di whistleblowing.
Segnalazioni cifrate
I contenuti delle segnalazioni sono cifrati a riposo con la chiave propria della sua azienda, protetta da una chiave master conservata in HashiCorp Vault.
Autorizzazioni separate
Leggere i casi, intervenire sui casi e leggere il registro del caso sono tre autorizzazioni distinte, così può decidere con precisione chi fa che cosa.
Periodo di conservazione
Le segnalazioni chiuse escono dalla casella una volta trascorso il periodo di conservazione, calcolato dal giorno di ricevimento: 60 mesi come impostazione predefinita, oppure da 12 a 120 mesi secondo l'impostazione che Office Hero configura per lei. Un'operazione settimanale lo fa automaticamente.
Le segnalazioni scadute vengono contrassegnate come eliminate, non cancellate: il record cifrato e il relativo registro restano nel database.
Calendario della formazione dei gestori
Veda quando ogni gestore ha ricevuto l'ultima formazione, con indicatori «in scadenza» e «scaduta» rispetto a un aggiornamento ogni 90 giorni.
L'elenco dei gestori lo gestisce Office Hero per suo conto, quindi in HR Hero il calendario è in sola lettura.
15 lingue
La pagina pubblica di segnalazione e HR Hero sono disponibili in 15 lingue.
Che cosa non fa il canale
Le segnalazioni si fanno per iscritto: HR Hero non ha una linea telefonica né la registrazione vocale, e i segnalanti non possono allegare file. Nessuno riceve una notifica quando arriva una nuova segnalazione, e una segnalazione senza gestore assegnato non genera promemoria, quindi controlli regolarmente la casella e assegni un gestore a ogni nuova segnalazione. Solo il termine di 7 giorni per l'avviso di ricevimento viene monitorato automaticamente; il termine di tre mesi per il riscontro si controlla con gli indicatori e il filtro del tempo trascorso. Spetta a lei e al suo consulente legale verificare che la sua configurazione rispetti la normativa nazionale.
04Domande
Domande sul canale whistleblowing
Non trova qui la risposta? Scriva a [email protected]. Le risponde una persona del nostro team di Skopje, dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00 (ora dell'Europa centrale).
Si può segnalare in forma anonima?
Sì. La pagina pubblica di segnalazione è anonima come impostazione predefinita e non registra alcuna identità. I segnalanti ricevono un numero di riferimento e possono creare una frase segreta di quattro parole per verificare lo stato. Il modulo non ha un campo per i recapiti, quindi un segnalante che desidera una conversazione bidirezionale lascia un recapito nella segnalazione, ad esempio un indirizzo e-mail anonimo, e il gestore invia lì un token di follow-up riservato.
Chi può usare il canale?
Chiunque abbia il link di segnalazione della sua azienda, compresi dipendenti, ex dipendenti, candidati, collaboratori esterni e personale dei fornitori, senza bisogno di un account. Le segnalazioni nominative usano un ID dipendente, quindi le persone esterne alla sua azienda segnalano in forma anonima.
In che modo HR Hero aiuta con i termini di 7 giorni e di 3 mesi?
Ogni segnalazione ha un indicatore per il periodo di 7 giorni, e i gestori assegnati ricevono un promemoria nell'app quando supera i 7 giorni senza avviso di ricevimento. Nessuno viene avvisato quando arriva una nuova segnalazione, quindi controlli regolarmente la casella. Il termine di tre mesi per il riscontro non ha promemoria: per tenerlo sotto controllo usi la colonna del tempo trascorso e il filtro «30 giorni o più».
HR Hero ci rende conformi alla direttiva?
HR Hero le offre un canale di segnalazione scritto, il monitoraggio dell'avviso di ricevimento a 7 giorni e un registro di ogni caso. Le informazioni sulle segnalazioni alle autorità, un canale orale dove la normativa nazionale lo richiede e il riscontro entro tre mesi restano a suo carico. I suoi obblighi derivano dalla normativa nazionale, quindi verifichi la sua configurazione con un consulente legale. Consulti la nostra guida alla direttiva.
Come si inizia?
Office Hero le fornisce il link di segnalazione della sua azienda al momento della configurazione di HR Hero. Lo pubblichi dove i suoi collaboratori e partner commerciali possono trovarlo, ad esempio nell'intranet e sul sito web, e assegni ai gestori le autorizzazioni di whistleblowing.
Quale pacchetto include il canale?
HR Hero Professional, a 4,90 € per dipendente al mese, include il canale whistleblowing. Consulti i prezzi per il pacchetto completo.
Segua una segnalazione dalla pagina pubblica alla chiusura
Richieda una demo: invieremo una segnalazione di prova e la gestiremo insieme a lei in HR Hero.