Modalità privacy
Modalità privacy per le auto aziendali: i viaggi privati non vengono registrati
Quando un dipendente usa un veicolo aziendale per scopi privati, Fleet Hero può interrompere del tutto la registrazione delle sue posizioni. Le posizioni vengono scartate all'arrivo e mai memorizzate, la distanza viene comunque conteggiata ai fini del chilometraggio e ogni pausa viene annotata nel registro di audit.
Incluso in ogni pacchetto Fleet Hero, da 10,80 € per veicolo al mese con scheda SIM e traffico dati.
01Come funziona
Come funziona la modalità privacy
Pausa privacy
La registrazione si interrompe nel momento in cui conferma
«Sospendi la registrazione» interrompe la memorizzazione delle posizioni del veicolo dal momento in cui conferma. Nessuno può recuperarle in seguito: né lei, né un amministratore, né un'esportazione. Imposti un orario in cui la registrazione riprende da sola, oppure la riprenda manualmente.
- Motivi: uso privato, tragitto casa-lavoro, fuori servizio o altro, con una nota facoltativa
- Chi non ha l'autorizzazione privacy non vede affatto il comando
- Lo storico indica se una pausa è stata terminata manualmente, all'orario previsto o da un amministratore
Periodi privati prenotati
Prenoti in anticipo i periodi privati
Pianifichi in anticipo un periodo privato, per esempio per un fine settimana o un viaggio in vacanza: inizierà e terminerà da solo, senza che nessuno debba premere un pulsante. Un periodo prenotato può essere modificato o annullato finché non inizia; dopo, solo «Riprendi la registrazione» lo termina in anticipo.
- Fino a 31 giorni per periodo, prenotabili con un anticipo massimo di un anno
- Più periodi per veicolo, mai sovrapposti
Chilometri privati
La distanza viene conteggiata, il percorso non viene memorizzato
Durante una pausa, gli strumenti del veicolo continuano a essere letti mentre i dati transitano: la distanza dal contachilometri, oppure da velocità e tempo quando il contachilometri non viene trasmesso. Ogni pausa mostra durata, distanza, come è stata misurata e quante posizioni sono state scartate.
- Misurata, calcolata o non misurata: mai uno zero senza spiegazione
- Totali della distanza privata per veicolo, per qualsiasi periodo
- Vengono conservati anche il tempo di guida e il carburante del periodo
Nello storico dei percorsi
Periodi privati contrassegnati come non registrati
Per chi ha l'autorizzazione privacy, le riproduzioni dei percorsi mostrano un periodo privato come una linea tratteggiata tra l'ultima posizione prima del periodo e la prima dopo, con una nota che nel frattempo non è stato registrato nulla. Gli altri vedono una linea semplice tra le due posizioni, senza il motivo. Chi ha un'autorizzazione apposita può richiedere un percorso stradale stimato per un periodo privato concluso, tracciato come «Percorso stimato — non registrato».
- Stimato con un motore di calcolo dei percorsi gestito direttamente da Office Hero, che copre l'Europa, quindi nessun servizio esterno vede il tragitto
- Rifiutato, con il motivo, quando non corrisponde al contachilometri o richiederebbe una velocità impossibile
- I chilometri stimati non vengono mai sommati a quelli registrati
02Incluso anche
Una privacy che regge nell'uso quotidiano
Basata sulle autorizzazioni
Per impostazione predefinita, solo gli amministratori e i responsabili della flotta possono avviare una pausa; un amministratore può concedere l'autorizzazione ad altre persone.
Ogni pausa nel registro di audit
Avvio, prenotazione, modifica, annullamento e ripresa di una pausa registrano ciascuno la persona che ha eseguito l'operazione.
Fuori dalla mappa in tempo reale
Le posizioni di una pausa non raggiungono mai la mappa in tempo reale, perché vengono scartate all'arrivo.
In pausa sui link condivisi
Un link condiviso mostra «In pausa», senza posizione né percorso, finché la pausa è attiva.
La maggior parte degli avvisi si ferma durante la pausa
Le posizioni e le letture di una pausa vengono scartate, quindi per quel veicolo non possono scattare gli avvisi di eccesso di velocità, di geozona, di alimentazione scollegata e del pulsante SOS.
Chilometri privati nei report
Il riepilogo del veicolo elenca i chilometri privati a parte, non nei totali.
Viaggi di lavoro o personali
Una semplice regola propone «lavoro» o «personale» in base al giorno e all'ora di inizio, e un responsabile può cambiare la classificazione in lavoro, personale o misto.
Funziona su un viaggio alla volta, indicato con il suo ID, e non è una registrazione ufficiale dei chilometri ai fini fiscali.
Pausa dallo smartphone
Office Hero Manager ha gli stessi comandi di pausa e prenotazione, prossimamente negli app store.
Prossimamente
Limiti della stima e della regola sui viaggi
Un percorso stimato richiede un'autorizzazione apposita, può essere creato solo dopo la fine di un periodo privato e copre la rete stradale europea. La regola che distingue i viaggi di lavoro da quelli personali è un suggerimento a uso interno e non produce una registrazione dei chilometri con valore legale.
04Passo dopo passo
La modalità privacy in quattro passaggi
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Passaggio 1 Concordi le regole
Decida con il suo team quando i veicoli possono essere usati per scopi privati e chi può sospendere la registrazione.
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Passaggio 2 Sospenda o prenoti
Sospenda subito la registrazione di un veicolo o ne prenoti in anticipo i periodi privati.
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Passaggio 3 La distanza resta conteggiata
Le posizioni vengono scartate; la distanza viene comunque misurata.
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Passaggio 4 Controlli lo storico
Veda ogni pausa, la sua distanza privata e come si è conclusa.
05Domande
Domande sulla modalità privacy
Non trova qui la risposta? Scriva a [email protected]. Le risponde una persona del nostro team di Skopje, dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00 (ora dell'Europa centrale).
Le posizioni del periodo in pausa vengono nascoste o eliminate?
Né l'una né l'altra cosa: non vengono mai memorizzate. Vengono scartate nel momento in cui arrivano, quindi nessuno può recuperarle in seguito.
Chi può attivare la modalità privacy?
Le persone il cui ruolo include l'autorizzazione privacy: per impostazione predefinita, gli amministratori dell'azienda e i responsabili della flotta. Tutti gli altri non vedono il comando.
I conducenti possono sospendere da soli la registrazione?
No. Un responsabile della flotta o un amministratore sospende la registrazione del veicolo o ne prenota in anticipo i periodi privati, per esempio per gli orari concordati con il conducente.
Possiamo comunque rendicontare i chilometri privati?
Sì. Ogni pausa registra la propria distanza e lo storico delle pause somma la distanza privata per veicolo in qualsiasi periodo.
Gli avvisi funzionano anche durante una pausa?
Per la maggior parte no. Le posizioni e le letture di una pausa vengono scartate, quindi non può scattare nessun avviso che ne abbia bisogno, dall'eccesso di velocità e dalle uscite dalle geozone fino all'alimentazione scollegata e al pulsante SOS. Gli avvisi di localizzatore offline e di manutenzione continuano a funzionare, e gli altri tornano attivi non appena la registrazione riprende.
Possiamo sospendere automaticamente la registrazione ogni fine settimana?
Non esiste una pianificazione ricorrente. Prenoti invece in anticipo ogni periodo privato, della durata massima di 31 giorni e con un anticipo massimo di un anno.
La modalità privacy rende lecita la nostra localizzazione dei veicoli?
Le offre uno strumento tecnico per rispettare l'uso privato, perché le posizioni non vengono memorizzate affatto. La liceità della localizzazione dipende anche dalla sua finalità, dalla policy aziendale e dal modo in cui vengono informati i dipendenti, quindi chieda una consulenza legale per il suo paese.
Non è una consulenza legale
La modalità privacy la aiuta a rispettare gli obblighi in materia di protezione dei dati, ma non stabilisce che cosa sia lecito nel suo paese. La nostra guida illustra i principi fondamentali del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) per la localizzazione dei veicoli.
Legga la guida su localizzazione GPS e privacy dei dipendenti
Dia alle auto aziendali una vera modalità privacy
Richieda una demo: le mostreremo le pause privacy, i periodi prenotati e la distanza privata.