Modo privado
Modo privado para coches de empresa: los trayectos privados no se registran
Cuando un empleado usa un vehículo de la empresa de forma privada, Fleet Hero puede dejar de registrar sus posiciones por completo. Se descartan al llegar y nunca se almacenan, la distancia se sigue contando para el kilometraje y cada pausa queda anotada en el registro de auditoría.
Incluido en todos los paquetes de Fleet Hero, desde 10,80 € por vehículo al mes con la tarjeta SIM y los datos móviles.
01Cómo funciona
Cómo funciona el modo privado
Pausa de privacidad
El registro se detiene en el momento en que confirma
«Pausar el registro» deja de almacenar las posiciones del vehículo desde el momento en que usted confirma. Nadie puede recuperarlas después: ni usted, ni un administrador, ni una exportación. Fije una hora para que el registro se reanude solo, o reanúdelo manualmente.
- Motivos: uso privado, trayecto al trabajo, fuera de servicio u otro, con una nota opcional
- Las personas sin el permiso de privacidad no ven el control en absoluto
- El historial indica si una pausa terminó manualmente, a la hora prevista o por decisión de un administrador
Periodos privados programados
Programe periodos privados con antelación
Planifique un periodo privado de antemano, por ejemplo para un fin de semana o unas vacaciones, y empezará y terminará solo, sin que nadie tenga que pulsar un botón. Un periodo programado puede modificarse o cancelarse hasta que empiece; a partir de entonces, solo «Reanudar el registro» lo termina antes de tiempo.
- Hasta 31 días por periodo, programados con hasta un año de antelación
- Varios periodos por vehículo, sin solapamientos
Kilómetros privados
La distancia se cuenta, la ruta no se almacena
Durante una pausa, los propios instrumentos del vehículo se siguen leyendo a medida que pasan los datos: la distancia del cuentakilómetros o, si el cuentakilómetros no se comunica, la calculada a partir de la velocidad y el tiempo. Cada pausa muestra su duración, su distancia, cómo se midió y cuántas posiciones se descartaron.
- Medida, calculada o sin medir, y nunca un cero sin explicación
- Totales de distancia privada por vehículo para cualquier periodo
- También se conservan el tiempo de conducción y el combustible del periodo
En el historial de rutas
Periodos privados marcados como no registrados
Para las personas con el permiso de privacidad, las reproducciones de rutas muestran un periodo privado como una línea discontinua entre la última posición anterior a él y la primera posterior, con una nota de que entre ambas no se registró nada. Las demás personas ven una línea normal entre las dos posiciones, sin el motivo. Las personas con un permiso aparte pueden solicitar una ruta estimada por carretera para un periodo privado ya terminado, que se dibuja como «Ruta estimada — no registrada».
- Estimada con un motor de rutas que gestiona el propio Office Hero y que cubre Europa, de modo que ningún servicio externo ve el trayecto
- Se rechaza, con el motivo, si no coincide con el cuentakilómetros o exigiría una velocidad imposible
- Los kilómetros estimados nunca se suman a los registrados
02También incluido
Una privacidad que resiste el uso diario
Basado en permisos
De forma predeterminada, solo los administradores y los gestores de flota pueden pausar el registro; un administrador puede conceder el permiso a otras personas.
Cada pausa, auditada
Abrir, programar, modificar, cancelar o reanudar una pausa queda registrado con la persona que lo hizo.
Fuera del mapa en directo
Las posiciones de una pausa nunca llegan al mapa en directo, porque se descartan al llegar.
En pausa en los enlaces compartidos
Un enlace compartido muestra «En pausa», sin posición ni ruta, mientras la pausa está activa.
La mayoría de las alertas se detienen durante la pausa
Las posiciones y lecturas de una pausa se descartan, por lo que no pueden activarse para ese vehículo las alertas de exceso de velocidad, de geozona, de alimentación desconectada ni del botón SOS.
Kilómetros privados en los informes
El resumen de vehículos muestra los kilómetros privados por separado, fuera de los totales.
Trayectos profesionales o personales
Una regla sencilla propone «profesional» o «personal» según el día y la hora de inicio, y un responsable puede cambiarlo a profesional, personal o mixto.
Funciona con un trayecto cada vez, introducido por su ID de trayecto, y no es un registro oficial de kilometraje a efectos fiscales.
Pausa desde el teléfono
Office Hero Manager tiene los mismos controles de pausa y programación; próximamente en las tiendas de aplicaciones.
Próximamente
Límites de la estimación y de la regla de trayectos
Una ruta estimada necesita su propio permiso, solo puede generarse después de que haya terminado un periodo privado y cubre la red de carreteras europea. La regla de trayectos profesionales o personales es una sugerencia para su propio uso y no genera un registro de kilometraje con validez legal.
04Paso a paso
El modo privado en cuatro pasos
-
Paso 1 Acuerde las normas
Decida con su equipo cuándo pueden usarse los vehículos de forma privada y quién puede pausar el registro.
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Paso 2 Pause o programe
Pause un vehículo ahora o programe sus periodos privados con antelación.
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Paso 3 La distancia se sigue contando
Las posiciones se descartan; la distancia se sigue midiendo.
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Paso 4 Revise el historial
Consulte cada pausa, su distancia privada y cómo terminó.
05Preguntas
Preguntas sobre el modo privado
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Las posiciones en pausa se ocultan o se eliminan?
Ni lo uno ni lo otro: nunca se almacenan. Se descartan en el momento en que llegan, así que nadie puede recuperarlas después.
¿Quién puede activar el modo privado?
Las personas cuyo rol incluye el permiso de privacidad: de forma predeterminada, los administradores de la empresa y los gestores de flota. Los demás no ven el control.
¿Pueden los conductores pausar el registro ellos mismos?
No. Un gestor de flota o un administrador pausa el vehículo, o programa sus periodos privados con antelación, por ejemplo para las horas acordadas con el conductor.
¿Podemos seguir contabilizando los kilómetros privados?
Sí. Cada pausa registra su distancia, y el historial de pausas suma la distancia privada por vehículo para cualquier periodo.
¿Siguen funcionando las alertas durante una pausa?
La mayoría no. Las posiciones y lecturas de una pausa se descartan, por lo que no puede activarse ninguna alerta que las necesite, desde el exceso de velocidad y las salidas de geozonas hasta la alimentación desconectada y el botón SOS. Las alertas de localizador sin conexión y de mantenimiento siguen funcionando, y las demás vuelven a funcionar en cuanto se reanuda el registro.
¿Podemos pausar automáticamente todos los fines de semana?
No hay programación periódica. En su lugar, programe cada periodo privado por adelantado: hasta 31 días de duración y con un máximo de un año de antelación.
¿El modo privado hace que nuestra localización sea lícita?
Le ofrece un medio técnico para respetar el uso privado, porque las posiciones no se almacenan en absoluto. Que su localización sea lícita depende también de su finalidad, de su política interna y de cómo informe a los empleados, así que solicite asesoramiento jurídico para su país.
No es asesoramiento jurídico
El modo privado le ayuda con sus obligaciones de protección de datos, pero no determina qué es lícito en su país. Nuestra guía explica los principios básicos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) aplicables a la localización de vehículos.
Lea la guía sobre la localización GPS y la privacidad de los empleados
Dé a los coches de empresa un modo privado de verdad
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