Режим на поверителност
Режим на поверителност за служебни автомобили: личните пътувания не се записват
Когато служител използва служебно превозно средство за лични цели, Fleet Hero може напълно да спре записването на позициите му. Те се отхвърлят при пристигането си и никога не се съхраняват, разстоянието все пак се отчита за пробега, а всяка пауза се вписва в одитния журнал.
Включено във всеки пакет на Fleet Hero – от 10,80 € на превозно средство на месец, със SIM картата и мобилните данни.
01Как работи
Как работи режимът на поверителност
Пауза за поверителност
Записването спира в момента, в който потвърдите
„Пауза на записването“ спира съхраняването на позициите на превозното средство от момента, в който потвърдите. Никой не може да ги възстанови след това – нито вие, нито администратор, нито чрез експорт. Задайте час, в който записването да се възобнови само, или го възобновете ръчно.
- Причини: лично ползване, пътуване до работа, извън работно време или друго, с бележка по избор
- Хората без разрешение за поверителност изобщо не виждат бутона
- Историята показва дали паузата е прекратена ръчно, в планирания час или от администратор
Насрочени лични периоди
Насрочете лични периоди предварително
Планирайте личен период предварително, например за уикенд или пътуване през отпуска, и той започва и приключва сам, без някой да натиска бутон. Насроченият период може да се промени или анулира, докато не е започнал; след това само „Възобнови записването“ може да го прекрати по-рано.
- До 31 дни за всеки период, който може да се насрочи до една година напред
- Няколко периода за едно превозно средство, които никога не се застъпват
Лични километри
Разстоянието се отчита, маршрутът не се съхранява
По време на пауза собствените уреди на превозното средство продължават да се четат, докато данните преминават: разстоянието – от одометъра, или от скоростта и времето, когато одометърът не се отчита. Всяка пауза показва продължителността си, разстоянието, как е измерено и колко позиции са отхвърлени.
- „Измерено“, „Изчислено“ или „Не е измерено“ – и никога мълчалива нула
- Общо лично разстояние за всяко превозно средство за произволен период
- Времето на управление и горивото за периода също се запазват
В историята на маршрутите
Личните периоди са отбелязани като незаписани
За хората с разрешение за поверителност възпроизвеждането на маршрута показва личния период като пунктирана линия между последната позиция преди него и първата след него, с бележка, че между тях нищо не е записано. Останалите виждат обикновена линия между двете позиции, без да се посочва причината. Хората с отделно разрешение могат да поискат приблизителен маршрут по пътищата през приключил личен период, обозначен като „Приблизителен маршрут — не е записан“.
- Изчислява се със система за маршрутизиране, която Office Hero поддържа сама и която обхваща Европа, така че никоя външна услуга не вижда пътуването
- Ако маршрутът не съвпада с одометъра или би изисквал невъзможна скорост, той не се изчислява и се посочва причината
- Прогнозните километри никога не се добавят към записаните
02Също включено
Поверителност, която работи и в ежедневието
Въз основа на разрешения
По подразбиране само администраторите и мениджърите на автопарк могат да поставят пауза; администратор може да даде разрешението и на други хора.
Всяка пауза в одитния журнал
При стартиране, насрочване, промяна, анулиране и възобновяване на пауза винаги се записва кой го е направил.
Извън картата в реално време
Позициите от паузата никога не стигат до картата в реално време, защото се отхвърлят при пристигането си.
„На пауза“ във връзките за споделяне
Споделената връзка показва „На пауза“, без позиция и без маршрут, докато паузата е активна.
Повечето сигнали спират по време на пауза
Позициите и показанията от паузата се отхвърлят, затова сигналите за превишена скорост, геозони, прекъснато захранване и SOS бутон не могат да се задействат за това превозно средство.
Лични километри в отчетите
Обобщението по превозни средства показва личните километри отделно, а не в общите суми.
Служебни или лични пътувания
Просто правило предлага „служебно“ или „лично“ според деня и началния час, а мениджър може да промени класификацията на служебно, лично или смесено.
Работи с едно пътуване наведнъж, въведено чрез ID на пътуването, и не е официален отчет за пробега за данъчни цели.
Пауза от телефона
Office Hero Manager има същите бутони за пауза и насрочване – очаквайте скоро в магазините за приложения.
Очаквайте скоро
Ограничения на приблизителния маршрут и на правилото за пътувания
Приблизителният маршрут изисква отделно разрешение, може да се изчисли само след като личният период е приключил, и обхваща европейската пътна мрежа. Правилото за служебни или лични пътувания е предложение за ваша собствена употреба и не създава отчет за пробега, изискван по закон.
04Стъпка по стъпка
Режимът на поверителност в четири стъпки
-
Стъпка 1 Договорете правилата
Решете заедно с екипа си кога превозните средства могат да се ползват за лични цели и кой може да поставя записването на пауза.
-
Стъпка 2 Пауза или насрочване
Поставете превозно средство на пауза сега или насрочете личните му периоди предварително.
-
Стъпка 3 Разстоянието се отчита
Позициите се отхвърлят; разстоянието все пак се измерва.
-
Стъпка 4 Прегледайте историята
Вижте всяка пауза, личното ѝ разстояние и как е приключила.
05Въпроси
Въпроси за режима на поверителност
Не намерихте отговор? Пишете ни на [email protected]. Отговаря човек от нашия екип в Скопие, от понеделник до петък, 09:00–17:00 ч. централноевропейско време.
Скриват ли се, или се изтриват позициите по време на пауза?
Нито едното, нито другото: те изобщо не се съхраняват. Отхвърлят се в момента на пристигането си, затова никой не може да ги възстанови по-късно.
Кой може да включи режима на поверителност?
Хората, чиято роля включва разрешението за поверителност: по подразбиране администраторите на компанията и мениджърите на автопарк. Всички останали не виждат бутона.
Могат ли водачите сами да поставят записването на пауза?
Не. Мениджър на автопарк или администратор поставя превозното средство на пауза или насрочва личните му периоди предварително, например за часовете, договорени с водача.
Можем ли все пак да отчитаме личните километри?
Да. Всяка пауза записва разстоянието си, а историята на паузите сумира личното разстояние за всяко превозно средство за произволен период.
Работят ли сигналите по време на пауза?
Повечето не. Позициите и показанията от паузата се отхвърлят, затова не може да се задейства нито един сигнал, който се нуждае от тях – от превишена скорост и излизане от геозона до прекъснато захранване и SOS бутон. Сигналите „Тракерът е офлайн“ и тези за обслужване продължават да работят, а останалите заработват отново веднага щом записването се възобнови.
Можем ли автоматично да поставяме пауза всеки уикенд?
Няма повтарящ се график. Вместо това насрочвайте всеки личен период предварително – с продължителност до 31 дни и до една година напред.
Прави ли режимът на поверителност проследяването ни законосъобразно?
Той ви дава технически начин да зачитате личното ползване, защото позициите изобщо не се съхраняват. Дали проследяването ви е законосъобразно, зависи и от целта му, от вашата политика и от начина, по който информирате служителите, затова потърсете правен съвет за вашата държава.
Това не е правен съвет
Режимът на поверителност подпомага задълженията ви за защита на данните, но не определя какво е законосъобразно във вашата държава. Нашето ръководство обяснява основните принципи на Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД) при проследяването на превозни средства.
Прочетете ръководството за GPS проследяването и поверителността на служителите
Дайте на служебните автомобили истински режим за лично ползване
Заявете демонстрация и ще ви покажем паузите за поверителност, насрочените периоди и личното разстояние.