Публичен сектор
Софтуер за автопарк и HR за общини, комунални дружества и публични агенции
Office Hero помага на публичните органи да се отчитат за превозните си средства и да изпълняват задълженията си към служителите. Fleet Hero записва къде ходят служебните превозни средства и кой ги управлява; HR Hero добавя анонимен канал за сигнализиране за нарушения, изграден около Директива (ЕС) 2019/1937, отчети за прозрачност на заплащането по Директива (ЕС) 2023/970 и досиетата на служителите зад тях.
Fleet Hero от 10,80 € на превозно средство на месец, с включени SIM карта и мобилни данни. Каналът за сигнализиране и отчетите за прозрачност на заплащането идват с HR Hero Professional – 4,90 € на служител на месец. Цените са без ДДС; оферти за обществени поръчки при поискване.
01Какво покрива Office Hero
Отчетност за превозните средства, задължения към служителите
Всяка плочка води към страницата на функцията с подробностите и ограниченията.
Служебните превозни средства – по предназначение
Всяко превозно средство на карта в реално време, със сигнал (известие), когато някое се движи в часовете, които зададете, например нощем и в почивните дни.
Кой кое превозно средство е управлявал
Календар на назначенията на водачите и превозните средства и пътувания с превозното средство, водача, началото, края, разстоянието и продължителността.
Отчети за ръководството и одиторите
14 готови отчета – например разстояние по превозно средство, използваемост и разходи на километър – в PDF, Excel или CSV, които се изпращат и по имейл до колеги по график.
Комуналните и сервизните превозни средства – в изправност
Работни поръчки с падеж на дата или при показание на одометъра, повреди и брояч на превозните средства без задължителна застраховка.
Канал за подаване на сигнали за нарушения
Всеки може да подаде сигнал анонимно на публична страница; служителите по разглеждане на сигнали виждат 7-дневния срок за потвърждение, а всяко действие се записва в журнал, в който всяка промяна се открива.
Задължения за прозрачност на заплащането
Средна и медианна разлика в заплащането между половете, квартили на заплащането, годишни отчети по член 9 и съвместна оценка на заплащането, която се открива автоматично, когато моментна снимка на разликата в заплащането покаже разлика над 5%.
Данните идват от изчисленията на заплатите в HR Hero, които днес обхващат само служители в Северна Македония, Албания и Обединеното кралство.
Всеки отдел вижда своето
Ограничете човек до превозните средства от избрани групи или до изброени служители и редактирайте ролите в матрица на разрешенията.
Запис на всяка промяна
Административните промени се записват в одитен журнал с хеш верига, който се пази 7 години, като новите записи се проверяват всяка нощ.
Служители, които работят на различни езици
Всеки избира един от 15 езика на интерфейса, включително македонски, албански и сръбски на кирилица и латиница.
02Как работи
Превозни средства, отчитане и достъп – подробно
Три екрана, които публичният орган използва, за да се отчита за превозните си средства и да защитава служителите си.
Служебни превозни средства
Ясен запис на всяко служебно пътуване
Fleet Hero отделя автоматично пътуванията от GPS данните – с превозното средство, водача, началото, края и разстоянието, а календарът на назначенията показва кой кое превозно средство е имал и кога. Възпроизведете произволен период на картата в рамките на историята на маршрутите, която включва вашият пакет: 6, 12 или 24 месеца. Отчети като разстояние по превозно средство, използваемост и разходи на километър се експортират в PDF, Excel или CSV за ръководството или за одит.
- Сигнали (известия) за неразрешено движение в часовете, които зададете, например нощем и в почивните дни
- Насрочени отчети по имейл до колеги – ежедневно, ежеседмично или ежемесечно
- Разходи за гориво и обслужване на километър за всяко превозно средство
- Групи превозни средства по отдели, които се използват от картата, отчетите и достъпа
Сигнализиране за нарушения
Анонимен канал за сигнали със следен 7-дневен срок и журнал, в който всяка промяна се открива
Всяка организация получава собствена публична страница за подаване на сигнали в Office Hero Connect. Всеки може да подаде сигнал анонимно, да получи референтен номер и да проверява статуса по всяко време с кодова фраза от четири думи, която се показва само веднъж. В HR Hero определените служители по разглеждане на сигнали потвърждават получаването на сигналите, отговарят в поверителен разговор за последващи действия, когато сигнализиращото лице е оставило начин за връзка, и приключват случаите, а всяко действие се добавя в одитен журнал с хеш верига.
- Значка и напомняне до назначените служители по разглеждане на сигнали, когато сигнал остане без потвърждение повече от 7 дни
- Съдържанието на сигналите е криптирано при съхранение
- Също и вътрешен формуляр за сигнали за влезлите в системата служители
- Одитната верига се проверява автоматично всяка нощ
Защита на данните
Кой какво вижда и запис на всяка промяна
Данните на всяка организация се намират в собствена схема на базата данни, а личните полета, като лични идентификационни номера и банкови сметки, се криптират със собствения ключ на организацията. Ролите се редактират в матрица на разрешенията, а правилата на ниво запис ограничават човек до избрани превозни средства, групи превозни средства или служители. Всяка административна промяна се записва в одитен журнал с хеш верига, който се пази 7 години.
- 18 готови роли, плюс ваши собствени
- Качените файлове се проверяват за зловреден софтуер, преди някой да може да ги отвори
- Сървъри в Скопие, Северна Македония
- Сесиите приключват след 30 дни без използване и най-късно след 90 дни
03Приложенията
Office Hero за публичен орган
Всяко приложение работи самостоятелно, а заедно споделят един акаунт и един запис за всеки човек.
-
Служебни, комунални и сервизни превозни средства на карта в реално време, с пътувания, отчети, техническо обслужване и застраховки.
- Пътувания с водач и разстояние
- Сигнали (известия) за движение извън работно време
- 14 готови отчета
- Застраховки и регистрации
-
Досиета на служителите, отпуски и работно време, с канала за сигнализиране за нарушения и отчетите за прозрачност на заплащането.
- Обработка на случаи по сигнали за нарушения
- Разлика в заплащането между половете и отчети по член 9
- Отпуски и отчитане на работното време
- Обучения и сертификати
-
Публичната страница за сигнали за нарушения и вход за служителите, за да виждат графика, отпуските и документите си.
- Страница за анонимни сигнали
- Заявки за отпуск и наличен отпуск
- Начало и край на работа
- Собствените им банкови данни
04Въпроси
Въпроси от публични органи
Не намерихте отговор? Пишете ни на [email protected]. Отговаря човек от нашия екип в Скопие, от понеделник до петък, 09:00–17:00 ч. централноевропейско време.
Отговаря ли каналът за сигнализиране на Директива (ЕС) 2019/1937?
Той е изграден около директивата: анонимни сигнали, 7-дневен срок за потвърждение, който се следи за служителите по разглеждане на сигнали, поверителен разговор за последващи действия за сигнализиращите лица, които оставят начин за връзка, и запис на всяко действие, в който всяка промяна се открива. Дали вашата конфигурация отговаря на директивата и на националното ви законодателство е правен въпрос, затова го проверете с вашия юридически съветник; Office Hero не удостоверява съответствие.
Къде се пазят нашите данни?
Приложенията на Office Hero и техните бази данни работят на сървъри, които управляваме в Скопие, Северна Македония, която е извън Европейския съюз. Качените файлове и резервните копия на базите данни се пазят в обектното хранилище Cloudflare R2. Данните на всяка организация се намират в собствена схема на базата данни, чувствителните лични полета се криптират със собствения ключ на организацията, а качените файлове се проверяват за зловреден софтуер.
Можем ли да закупим Office Hero чрез обществена поръчка?
Цените ни са публикувани на страницата с цените и са без ДДС. За обществени поръчки и по-големи обеми подготвяме оферта при поискване; изпратете ни документацията за поръчката или броя на превозните средства и служителите.
Може ли всеки отдел да вижда само своите превозни средства и служители?
Да. Сложете превозните средства на всеки отдел в група превозни средства и ограничете човека до тези групи; в HR Hero ограничете човека до списък от служители. Тогава списъците показват колко записа са скрити и защо.
Изготвя ли Fleet Hero командировъчни заповеди?
Не. Fleet Hero записва всяко пътуване с превозното средство, водача, началото, края и разстоянието, а отчетите му се експортират в PDF, Excel или CSV, но Fleet Hero не изготвя формуляра на командировъчната заповед и не изчислява дневни пари.
Могат ли служителите да работят на македонски и на албански един до друг?
Да. Всеки избира своя език на интерфейса от 15, включително македонски, албански и сръбски на кирилица и латиница, а имейлите със сигнали (известия) достигат до всеки получател на неговия език, докато PDF файловете на отчетите се изпращат на езика, който изберете. Преводите са машинни, а прегледът от носители на езика е в ход.
Какво става с нашите данни, ако се откажем?
Служителите на Office Hero могат да направят пълен експорт на данните на вашата организация. Поискайте го преди края на договора или в рамките на 30 дни след това, преди данните да бъдат изтрити.
Разкажете ни за вашата организация
Заявете демонстрация или ни изпратете документацията за поръчката. Ще ви покажем записите за превозните средства, канала за сигнали за нарушения и правилата за достъп, които би използвал вашият екип.