Какво прави директивата
Директива (ЕС) 2019/1937 относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза, е приета на 23 октомври 2019 г. и е влязла в сила на 16 декември 2019 г. Държавите членки трябваше да я въведат в националното си право до 17 декември 2021 г., а задължението на частните работодатели с 50 до 249 работници да създадат вътрешни канали – до 17 декември 2023 г.
Директивата прави две неща. Тя задължава организациите да предлагат сигурни начини за сигнализиране за нередности и защитава хората, които подават сигнали, от ответни действия. Тя определя минимални стандарти, затова националните закони могат да защитават повече хора или да обхващат повече видове нарушения.
Сигнализиращото лице може да използва три пътя: вътрешно – към собствената си организация; външно – към компетентен орган; или, при строги условия, публично. Държавите членки трябва да насърчават първо вътрешното подаване на сигнали, когато нарушението може да бъде отстранено вътрешно и сигнализиращото лице не вижда риск от ответни действия.
Кои нарушения са обхванати
Директивата обхваща сигнали за нарушения на правото на ЕС в следните области:
- обществени поръчки
- финансови услуги, продукти и пазари и предотвратяване на изпирането на пари и финансирането на тероризма
- безопасност и съответствие на продуктите
- безопасност на транспорта
- опазване на околната среда
- радиационна защита и ядрена безопасност
- безопасност на храните и фуражите, здраве и хуманно отношение към животните
- обществено здраве
- защита на потребителите
- защита на неприкосновеността на личния живот и на личните данни и сигурност на мрежите и информационните системи
- финансовите интереси на ЕС и вътрешния пазар, включително правилата за конкуренцията, държавните помощи и корпоративното данъчно облагане
Според доклада на Европейската комисия за директивата от 2024 г. голямото мнозинство от държавите членки са разширили защитата извън обхвата на директивата, а около половината са добавили области от националното право, като корупцията или престъпленията. Проверете какво обхваща законът във вашата държава.
Кой е защитен
Защитата обхваща хората, които научават за нарушения чрез работата си в частния или в публичния сектор. Това включва най-малко:
- служителите, включително държавните служители
- самостоятелно заетите лица
- акционерите, членовете на управителните и надзорните органи, доброволците и платените или неплатените стажанти
- лицата, които работят за изпълнители, подизпълнители и доставчици
- бившите служители и кандидатите за работа, които са научили за нарушение по време на подбора
Защитата обхваща и хората, които помагат на сигнализиращото лице, колегите и роднините, които биха могли да пострадат от ответни действия, както и фирмите, които сигнализиращото лице притежава или за които работи. За да бъде защитено, сигнализиращото лице трябва да е имало основателни причини да смята, че към момента на подаването на сигнала информацията е била вярна и е попадала в обхвата на директивата. Лице, подало сигнал анонимно и впоследствие идентифицирано, запазва същата защита.
Кой трябва да създаде вътрешен канал
- Частен сектор: всеки работодател с 50 или повече работници.
- Някои регулирани сектори, като финансовите услуги и предотвратяването на изпирането на пари: всеки работодател, обхванат от съответните правила на ЕС, независимо от размера му.
- Публичен сектор: всеки публичен орган, включително субектите, които той притежава или контролира. Държавите членки могат да освободят общините с по-малко от 10 000 жители или с по-малко от 50 работници, както и другите публични органи с по-малко от 50 работници.
- По-малки частни работодатели: само когато националното право го изисква след оценка на риска, например поради рискове за околната среда или общественото здраве.
Частните работодатели с 50 до 249 работници могат да споделят ресурси за получаването и проучването на сигнали, но всеки от тях запазва собствените си задължения за поверителност, обратна информация и последващи действия. Каналът може да се управлява от определено лице или звено в организацията или от външен доставчик, който отговаря на същите изисквания.
Групи от дружества
В доклада си от 2024 г. Европейската комисия критикува националните правила, които позволяват на групите от дружества да поддържат канал само на ниво група и освобождават по-големите им дружества, защото каналите трябва да са достъпни и близо до хората, които подават сигнали. Ако поддържате един канал за цялата група, проверете дали дружествата ви с 250 или повече работници не се нуждаят от собствен канал.
Какво трябва да осигурява вътрешният канал
Процедурите за вътрешно подаване на сигнали трябва да включват:
- сигурен канал, който защитава самоличността на сигнализиращото лице и на всяко лице, посочено в сигнала, без достъп за неоправомощени служители
- потвърждение за получаване до сигнализиращото лице в срок от седем дни
- безпристрастно лице или звено, което предприема последващи действия по сигналите, поддържа връзка със сигнализиращото лице и при необходимост изисква допълнителна информация
- надлежни последващи действия, включително по анонимни сигнали, когато националното право го изисква
- обратна информация до сигнализиращото лице в разумен срок, не по-късно от три месеца след потвърждението или – ако не е изпратено потвърждение – три месеца след изтичането на седемте дни
- ясна и лесно достъпна информация как да се подаде сигнал външно до компетентните органи
Каналът трябва да приема сигнали в писмена форма, устно или и по двата начина. Когато каналът приема устни сигнали, те трябва да могат да се подават по телефона или чрез друга система за гласови съобщения. Директивата предвижда и лична среща в разумен срок, когато сигнализиращото лице поиска такава, а националните закони се различават по това дали всеки канал трябва да я предлага, затова проверете своя.
Сроковете при един сигнал
- Ден 0: сигналът постъпва през канала.
- До ден 7: сигнализиращото лице получава потвърждение за получаване.
- До три месеца след потвърждението: сигнализиращото лице научава какво е направено или се планира и защо.
- През цялото време: сигналът се регистрира, достъпът е ограничен и самоличността на сигнализиращото лице остава защитена.
Анонимни сигнали
Директивата оставя на всяка държава членка да реши дали организациите трябва да приемат анонимни сигнали и да предприемат последващи действия по тях. Според доклада на Комисията от 2024 г. около половината от националните закони уреждат анонимните сигнали, а повечето от тях изискват такива сигнали да се приемат и по тях да се предприемат последващи действия – от компетентните органи или от всяка организация с канал. Когато трябва да бъдат приемани, те се разглеждат като всеки друг сигнал.
Приемането на анонимни сигнали помага само ако сигнализиращото лице може да остане във връзка, без да разкрива самоличността си. Планирайте как ще потвърждавате получаването на анонимен сигнал, как ще задавате допълнителни въпроси и как ще давате обратна информация.
Как помага HR Hero
Публичната страница на HR Hero за подаване на сигнали е анонимна по подразбиране. Сигнализиращите лица получават референтен номер и могат да генерират кодова фраза от четири думи, с която да проверяват статуса. Формулярът няма поле за контакт, затова сигнализиращо лице, което иска разговор, оставя данни за връзка в самия сигнал, а служителят по разглеждане на сигнали изпраща там личен токен за последващи действия.
Поверителност, защита на данните и документиране
Без изричното съгласие на сигнализиращото лице самоличността му не може да бъде разкривана на никого извън служителите, оправомощени да получават сигнали или да предприемат последващи действия по тях. Същото важи за всяка информация, от която може да се установи самоличността му. Изключения се допускат само когато правото на ЕС или националното право го изисква, например при разследване или съдебно производство, като сигнализиращото лице по правило трябва да бъде уведомено предварително.
Личните данни се обработват съгласно ОРЗД, а данните, които явно не са относими към даден сигнал, не трябва да се събират или трябва да бъдат изтрити незабавно. Всеки сигнал трябва да се регистрира и да се съхранява не по-дълго, отколкото е необходимо и пропорционално. Устните сигнали и срещите могат да се документират чрез запис или точен протокол със съгласието на сигнализиращото лице, като то трябва да има възможност да ги провери, коригира и подпише.
Как помага HR Hero
Съдържанието на сигналите е криптирано със собствения ключ на вашата компания, само хора с разрешения за сигналите за нарушения могат да отварят случай, а всеки случай има журнал с хеш верига, който се проверява всяка нощ. Приключените сигнали излизат от входящата кутия след срока на съхранение, който Office Hero определя за вашата компания – от 12 до 120 месеца от получаването; те се маркират като изтрити, но не се заличават.
Защита от ответни действия
Забранени са всякакви форми на ответни действия, включително заплахите и опитите за такива. Директивата дава примери:
- уволнение, временно отстраняване от работа, понижаване в длъжност или отказ за повишение
- промяна на задълженията, мястото на работа, заплащането или работното време, както и отказ от обучение
- отрицателни оценки на работата или препоръки и дисциплинарни мерки
- принуда, сплашване, тормоз, остракизъм и дискриминация
- отказ срочен договор да бъде превърнат в безсрочен или да бъде подновен, както и предсрочното му прекратяване
- увреждане на репутацията, включително в социалните мрежи, финансови загуби и включване в черен списък в даден сектор
- прекратени договори за стоки или услуги, отнети лицензи или разрешения и насочване към психиатрични или медицински прегледи
Ако сигнализиращото лице претърпи вреда и докаже, че е подало сигнал, се приема, че вредата е ответно действие, и работодателят трябва да докаже, че е имал други, надлежно обосновани основания. Споразуменията и политиките не могат да отнемат тези права. Държавите членки определят санкции за всеки, който възпрепятства подаването на сигнали, предприема ответни действия, води злонамерени производства или нарушава поверителността, както и за сигнализиращи лица, които съзнателно подават невярна информация.
Състояние на националните закони
Транспонирането вървеше бавно. Според доклада на Комисията от 2024 г. до крайния срок – 17 декември 2021 г. – само три държави членки са транспонирали изцяло директивата; осем са последвали през 2022 г. и тринадесет през 2023 г. Същият доклад установява, че всички държави членки са транспонирали основните разпоредби, но ключови области все още се нуждаят от доработка, като обхватът, условията за защита и защитата от ответни действия, включително санкциите.
Националните закони се различават в подробностите: дали трябва да се приемат анонимни сигнали, кои области на националното право са обхванати, как трябва да работи устното подаване на сигнали и кой орган приема външните сигнали. Спазвайте правилата на държавата, в която е установено всяко от вашите дружества.
Извън ЕС: Северна Македония и регионът
Директивата не се прилага пряко извън ЕС, но много държави имат собствени закони за защита на сигнализиращите лица. Северна Македония прие своя Закон за защита на сигнализиращите лица през 2015 г. Според преглед на адвокатската кантора CMS фирмите с десет или повече служители трябва да приемат вътрешни правила за сигналите и да определят лице, което да ги получава.
Изготвен е проект на нов закон, с който Северна Македония да се приведе в съответствие с директивата. Според Доклада на Европейската комисия за върховенството на закона за 2026 г. проектът е преминал съгласуване в рамките на правителството през март 2026 г., без ясен график за приемането му от парламента. Другите държави в региона също имат свои правила, затова ги проверете за всяко дружество и не забравяйте, че дъщерните дружества в държави от ЕС спазват правото на своята държава членка.
Контролен списък за създаване на канала
- Пребройте работниците на всяко дружество и проверете праговете в съответното национално право.
- Определете безпристрастно лице или звено, което да разглежда сигналите, както и заместник, и ги обучете по въпросите на поверителността.
- Решете как хората могат да подават сигнали – писмено, по телефона или на среща – и дали трябва да приемате анонимни сигнали.
- Публикувайте ясни указания за вътрешно подаване на сигнали и за подаване на сигнали до компетентните органи.
- Въведете процедура, при която получаването на всеки сигнал се потвърждава в срок от седем дни, а обратна информация се дава в срок от три месеца.
- Ограничете достъпа до сигналите, защитете самоличността на всички замесени лица и документирайте всяка стъпка.
- Определете срок на съхранение на приключените сигнали, който съответства на директивата и на националното ви право.
- Уведомете ръководителите, че ответните действия са забранени, и преглеждайте процедурата редовно.
Как може да помогне Office Hero
HR Hero – HR приложението на Office Hero – включва канал за сигнализиране, изграден около директивата. То ви дава публична страница за подаване на сигнали в Office Hero Connect, за която не е нужен акаунт, вътрешен формуляр за служителите, входяща кутия със случаи за определените от вас служители по разглеждане на сигнали и напомняне до служителите, на които е възложен сигналът, когато минат седем дни без потвърждение. Съдържанието на сигналите е криптирано, а всеки случай има журнал с хеш верига.
Знайте и ограниченията му: сигналите се подават писмено, без телефонна линия или гласов запис, сигнализиращите лица не могат да прикачват файлове, никой не получава известие, когато постъпи нов сигнал, а тримесечният срок за обратна информация се следи чрез филтъра по възраст във входящата кутия, а не чрез напомняне. На страницата за канала за сигнализиране е обяснено как работи той.