Политика за поверителност

Office Hero разработва бизнес приложения: Fleet Hero за управление на автопарк, HR Hero за персонала и работното време, Finance Hero за счетоводството и Office Hero Connect – портала за служители, клиенти и доставчици. Тази политика обяснява как обработваме лични данни на нашия уебсайт и в тези приложения. Спазваме Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД), когато той е приложим, както и Закона за защита на личните данни на Северна Македония („Службен весник на Република Северна Македония“ бр. 42/2020, 294/2021 и 101/2025), който е хармонизиран с него.

Кой отговаря за обработването

Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, съкратено ОФИС ХИРО ДОО Скопје (OFIS HIRO DOO Skopje на латиница), отговаря за обработването, описано в тази политика, освен когато отговорността е на компания, която използва нашите приложения, както обясняват следващите раздели. Това е дружество с ограничена отговорност (ДОО), регистрирано в Северна Македония, с регистрационен номер на дружеството (ЕМБС) 7901305, данъчен номер (ЕДБ) 4043025542679 и регистриран адрес: ул. Јани Лукровски 4 А, лок. 86, Скопје – Гази Баба. В тази политика „Office Hero“ и „ние“ означават ОФИС ХИРО ДОО Скопје, което издава и приложенията Office Hero Manager, Office Hero Connect и Office Hero Track. За всякакви въпроси относно личните данни пишете на [email protected].

Какво обхваща тази политика

• Уебсайтът officehero.io с формулярите за контакт и за заявяване на демонстрация.
• Уеб приложенията Fleet Hero на адрес fm.officehero.io, HR Hero на адрес hr.officehero.io, Finance Hero на адрес fin.officehero.io и Office Hero Connect на адрес connect.officehero.io.
• Приложенията за телефон и телевизор Office Hero Manager, Office Hero Connect и Office Hero Track за Android TV. Те са в тестване и все още не са налични в магазините за приложения.
• Работата ни с клиенти: оферти, договори, фактури и поддръжка.

Нашите данни и данните на вашата компания

Когато решаваме ние. За уебсайта, за офертите, договорите, фактурите и поддръжката, както и за потребителските акаунти, които дават на хората достъп до приложенията, Office Hero решава защо и как се обработват личните данни. В тези случаи ние сме администратор на личните данни.

Когато решава вашата компания. Данните, които една компания записва в приложенията, като превозните ѝ средства и техните местоположения, досиетата на служителите, фактурите, съобщенията в чата и файловете, се обработват за тази компания и по нейни указания. Компанията, наш клиент, е администратор на личните данни, а Office Hero обработва данните от нейно име като обработващ лични данни. Предлагаме на всеки клиент споразумение за обработване на данни и използваме тези данни само за да предоставяме услугите на съответната компания.

Ако използвате приложенията, защото работодателят ви или бизнес партньор ви е дал достъп, по въпроси за данните си първо се обърнете към тази компания. Ако пишете на нас, ще препратим искането ви на компанията и ще ѝ помогнем да отговори.

Уебсайтът

Уебсайтът работи на сървър на германската хостинг компания Contabo GmbH в нейния център за данни във Франция. Посещенията на уебсайта преминават през Cloudflare, Inc., която доставя страниците бързо и блокира атаки. И двете компании обработват технически данни, като вашия IP адрес, браузъра ви, поисканата страница и часа, за да ви покажат страницата и да поддържат сигурността на сайта. Cloudflare може да получи и технически доклад от браузъра ви, когато дадена страница не се зареди.

Уебсайтът не поставя собствени бисквитки и не използва инструменти за анализ, реклама или социални мрежи. Шрифтовете и иконите му се зареждат от нашия собствен сървър. Само когато Cloudflare трябва да провери дали дадено посещение не е атака, тя може да постави краткотрайна бисквитка за сигурност за тази проверка.

Локалното хранилище на браузъра ви запомня избрания от вас език и дали сте затворили банера за езика. Тази информация остава на устройството ви, не се изпраща до нас и можете да я изчистите в браузъра си по всяко време.

Формуляри за контакт и за демонстрация

Когато изпратите формуляр, съхраняваме въведеното от вас: темата, вашето име, имейл адрес, компания, телефонен номер, размер на компанията, брой превозни средства, продуктите, които ви интересуват, съобщението ви и потвърждението ви в полето за отметка. Съхраняваме също страницата и езика, които сте използвали, и часа. За да ограничим злоупотребите, вместо самия IP адрес пазим негов хеш, изчислен с ключ, и броим изпращанията от вашата мрежа в рамките на един час, също в хеширан вид.

Изпратеното се записва в базата данни на уебсайта, където го чете нашият екип. Използваме го само за да ви отговорим и да проследим искането ви, например за да уговорим демонстрация или да ви изпратим оферта. Когато поискате демонстрация или оферта, правното основание е предприемането на стъпки по ваше искане преди сключването на договор. При други въпроси основанието е легитимният ни интерес да отговаряме на хората, които ни пишат. С отметката във формуляра потвърждавате, че сте съгласни данните ви да се използват по този начин, както е описано в тази политика. По всяко време можете да ни помолите да спрем да използваме данните ви и да ги изтрием, като пишете на [email protected].

Пазим запитването толкова дълго, колкото ни е необходимо, за да ви отговорим и да проследим искането ви. Ако станете наш клиент, то става част от документацията ни за клиентите. Можете да поискате да го изтрием по всяко време.

Имейли до нас

Имейлите, които изпращате до адрес @officehero.io, се препращат от услугата за пренасочване на имейли на Cloudflare към пощенските кутии на нашия екип. Използваме ги, за да ви отговорим, и ги пазим, докато е необходимо за кореспонденцията, или по-дълго, когато счетоводното или друго законодателство го изисква.

Клиенти и поддръжка

За офертите, договорите и фактурите обработваме данните на компаниите на нашите клиенти, както и имената, имейл адресите и телефонните номера на хората, с които работим. Когато поискате помощ от екипа ни по поддръжката, независимо дали по имейл, чрез заявка за поддръжка в Office Hero Connect или от помощния център в Office Hero Manager, използваме съобщението ви и данните ви за контакт, за да ви помогнем, и преглеждаме данните в акаунта на вашата компания само ако искането го изисква.

Акаунти в приложенията

За да ви дадем достъп до приложенията, обработваме вашето име, имейл адрес, телефонен номер, ако е посочен, ролята и разрешенията ви, компаниите, към които принадлежите, и настройките ви, като език, часова зона, тема, настройки на картата и избор на известия. Паролата ви се съхранява само като еднопосочен хеш (Argon2id). Ако влизате с приложение за удостоверяване, съхраняваме тайния ключ, който то използва, и вашите кодове за възстановяване.

При всяко влизане записваме IP адреса, браузъра или устройството, както и кога е започнала сесията и кога е използвана за последно. Администраторите на вашата компания виждат влизанията в компанията, а в Office Hero Connect и Office Hero Manager можете да виждате собствените си устройства и да излизате от акаунта си на тях. Сесиите приключват след 30 дни без използване и най-късно след 90 дни.

Действията, свързани със сигурността, като добавяне на потребители, промяна на роли или промяна на настройки, се записват в одитен журнал, който отразява кой какво е направил, кога и от кой IP адрес и браузър. Всеки запис е свързан с предходния, така че всяка манипулация може да бъде открита, а записите се пазят 7 години и след това се изтриват.

Какво обработват приложенията за вашата компания

Какво записва една компания, зависи от приложенията и функциите, които използва. Списъците по-долу показват личните данни, които приложенията могат да съдържат. Компанията решава какво да записва и кой в компанията може да го вижда.

Fleet Hero

• Превозни средства: регистрационен номер, VIN, технически характеристики, снимки, документи, разходи, данни за горивото, техническо обслужване и застраховки.
• Тракери и SIM карти: номера на устройствата и на SIM картите.
• Местоположения и показания: местоположение, скорост, посока и час; показания като запалване, пробег, ниво на горивото, данни за двигателя и кодове за грешки; както и изчислените от тях пътувания, спирания, влизания в зони и излизания от тях.
• Водачи: име, данни за контакт, номер на свидетелството за управление, категории и срок на валидност, дата на изтичане на професионалната квалификация на водача (CPC), номер на тахографската карта, кои превозни средства и планирани маршрути са им назначени и кога, както и напомняния, например при изтичане на свидетелството за управление или на тахографската карта.
• Данни от тахографа: от тракери, свързани с кабел към тахографа – картите на водача и на втория водач в тахографа и техните времена на управление и почивка.
• Сигнали (известия): сигналите, които компанията настройва, например когато превозно средство превиши зададена скорост или влезе в зона, както и кой ги е получил.

Режим на поверителност. Докато проследяването на дадено превозно средство е на пауза, местоположенията му се изхвърлят още при получаването им и никога не се съхраняват. Отчита се само изминатото разстояние, а всяка пауза се записва.

Връзки за местоположение в реално време. Всеки, който има връзката, вижда името на превозното средство, компанията, която я е споделила, местоположението и скоростта на превозното средство и последния му маршрут, но никога маршрута отпреди създаването на връзката. Връзката работи, докато изтече (най-много след 7 дни) или докато компанията не я спре. Страницата не показва водача и не се индексира от търсачките.

Ако компанията изпраща сигналите (известията) към собствените си системи чрез уебхукове, данните за тях отиват на адресите, които компанията избере. Компания, която проследява превозни средства, управлявани от нейни служители, трябва да ги информира и се нуждае от законно основание; нашето ръководство за GPS проследяването и поверителността на служителите обяснява какво включва това.

HR Hero

• Досиета на служителите: име, данни за контакт, дата на раждане, личен идентификационен номер, адрес, лице за контакт при спешни случаи, банкова сметка, пол, семейно положение, гражданство, длъжност, отдел, ръководител и дата на постъпване.
• Договори и възнаграждения: условия на договора, заплата и фишове за заплата.
• Работно време: часове на начало и край на работа с използваното устройство и мрежов адрес, смени, отчети за работно време и отпуски. Отпускът по болест може да разкрие информация за здравословното състояние.
• Документи: HR документи и потвърждения за получаване или подписване с час и IP адрес.
• Развитие: оценки на представянето, цели, обратна връзка, обучения, сертификати и умения.
• Подбор на персонал: данни за контакт на кандидатите, автобиографии, настояща работа, опит, очаквано възнаграждение, връзки към профили, мотивационни писма и обратна връзка от интервютата.
• Прозрачност на заплащането: сравнения на заплащането на жените и мъжете за отчети за разликата в заплащането.

Сигнализиране за нарушения. Всеки може да подаде сигнал за нарушение чрез страницата за сигнали на дадена компания, анонимно, ако желае. Самият сигнал се съхранява криптиран и без IP адреса на сигнализиращото лице, а страницата за сигнали не поставя бисквитки. За да ограничат злоупотребите, нашите сървъри броят сигналите от всеки IP адрес в рамките на един час. Както всяка страница на нашите уеб приложения, страницата за сигнали зарежда шрифтове от сървърите на Google, а техническите журнали на нашите сървъри записват IP адреса и браузъра при всяка заявка, включително при тази, с която се изпраща сигнал.

В HR Hero сигналите могат да четат само лицата, на които компанията е разрешила да ги разглеждат, например нейните администратори и служители по съответствието. Нашият персонал също може да отваря сигналите в нашата административна конзола, но само по причините за достъп на персонала, посочени по-долу. Приключените сигнали се премахват от приложенията след срока на съхранение, описан по-долу.

Finance Hero

• Клиенти и доставчици: имена, лица за контакт, адреси, имейл адреси, телефонни номера, ДДС номера и банкови данни.
• Продажби и покупки: оферти, поръчки, фактури, кредитни известия, входящи фактури и плащания, както и обобщенията на фактури, изпращани по имейл на клиентите.
• Банкови извлечения: транзакциите в извлеченията, които компанията импортира, включително имената и сметките на насрещните страни.
• Разходи: искания за възстановяване на разходи с касови бележки, както и началната точка, дестинацията и разстоянието при искания за компенсация за изминати километри.

Office Hero Connect

Служителите използват Connect за собственото си работно време, отпуски, график, фишове за заплата, документи, обучения и цели. Когато служител потвърди получаването на фиш за заплата, се записват въведеното от него име, часът, IP адресът и устройството. Банковите данни се съхраняват криптирани, а за промяната им отново се изисква паролата. Клиентите и доставчиците виждат само собствените си салда и фактури. На заявките за поддръжка, отворени в Connect, отговаря екипът по поддръжката на Office Hero.

Екипен чат и файлове

Чатът съхранява съобщенията и реакциите, снимките, файловете и гласовите съобщения, изпратени от Office Hero Manager, както и сигналите, които хората подават, и блокиранията, които правят. По подразбиране съобщенията се съхраняват криптирани със собствения ключ на компанията. Разговор се съхранява без това криптиране само ако преди първото му съобщение е бил настроен на „Без криптиране при съхранение“. Някои по-стари съобщения, изпратени преди октомври 2026 г., може все още да не се съхраняват с това криптиране. Нашите сървъри декриптират съобщенията, за да ги покажат на участниците в разговора. Компанията може да определи колко дълго всеки канал пази съобщенията си.

Сигналите се разглеждат от администраторите на компанията. Когато някой докладва съобщение, лице или разговор, администраторите виждат сигнала и кой го е подал, докладваното съобщение, както и участниците в разговора и последните му съобщения до момента на сигнала. Те виждат също кой кого е блокирал. Лицето, за което е подаден сигнал, не научава кой го е подал.

Всеки качен файл се проверява за зловреден софтуер на нашите собствени сървъри, преди някой да може да го изтегли, а връзките за изтегляне изтичат след 15 минути. Файловете се съхраняват в Cloudflare R2.

Приложенията за телефон и телевизор

Приложенията за телефон използват местоположението, камерата, снимките или микрофона на телефона ви само за функциите по-долу и само след като ги разрешите. Можете да оттеглите достъпа по всяко време от настройките на телефона си.

• Местоположение (Office Hero Manager, само докато приложението е отворено): ако го разрешите, местоположението ви се изпраща при отбелязване на начало или край на работа, за да може работодателят ви да потвърди, че това е станало на работното място. Показването на собственото ви местоположение на картата става на телефона ви и това местоположение не се изпраща до нас. Приложението никога не използва местоположението ви във фонов режим.
• Камера и снимки: за сканиране на VIN номера на превозно средство и за заснемане или избор на снимки на касови бележки, проблеми с превозни средства, документи и прикачени файлове в чата. Когато сканирате VIN, се запазва само VIN номерът, никога изображението. Приложенията виждат само снимките, които изберете.
• Микрофон (Office Hero Manager): за записване на гласовите съобщения, които решите да изпратите.
• Face ID и пръстов отпечатък (Office Hero Manager): телефонът ви ги проверява, за да отключи приложението. Ние никога не получаваме биометрични данни.
• Известия: ако ги разрешите, съхраняваме токен за устройството ви и изпращаме известията, включително текста им, чрез услугата за известия на Apple или на Google.
• Съхранение на телефона: токените за вход се пазят в защитеното хранилище на телефона, а отбелязванията за начало на работа, направени без мобилна връзка, остават на телефона, докато не могат да бъдат изпратени.

Office Hero Manager показва картите чрез Apple Maps на iPhone и iPad, освен ако не изберете Google Maps, и чрез Google Maps на Android. Google Maps SDK е част от приложението и в двете системи и се стартира заедно с него, затова Google получава заявките за карти, а съгласно собствените си условия – и идентификатори на устройството и данни за използването, производителността и сривовете. На Android скенерът за VIN използва ML Kit на Google: изображението от камерата се разчита на телефона и не се изпраща, но Google получава технически данни, като модела на устройството, версията на приложението и идентификатор на инсталацията. Приложенията не показват реклами и в тях не използваме услуги за анализ или за докладване на сривове.

Office Hero Track не изисква никакви разрешения на телевизора. Приложението се сдвоява с кратък код, получава собствен токен за достъп и показва само превозните средства от избраните за него групи с техните регистрационни номера, а в подробностите за превозното средство – и името на водача му. Пази местоположенията на превозните средства само в паметта си, докато показва картата. Когато компанията отнеме достъпа на даден телевизор, той изтрива токена си за достъп и данните за сдвояване, изчиства данните за автопарка от паметта си и се връща към екрана за сдвояване.

Бисквитки и подобни технологии

Уеб приложенията използват бисквитки, които поддържат влизането ви, и една, която запомня езика ви за една година. Браузърът ви пази и някои настройки, като езика ви и колоните, които сте избрали в списъците, в своето локално хранилище. Те са необходими за работата на приложенията и никоя от тях не се използва за реклама или анализ. Самият уебсайт не поставя бисквитки, както е обяснено по-горе.

Къде се съхраняват данните и кой ни помага

Приложенията и техните бази данни работят на сървъри, които управляваме в Скопие, Северна Македония. Изчисляването на пътните маршрути, проверката за зловреден софтуер и трезорът, в който се пазят ключовете за криптиране, също работят на нашите собствени сървъри. Нашият персонал има достъп до данните на дадена компания само когато това е необходимо, за да настрои и поддържа услугата, да конфигурира тракери, да отговори на искане за поддръжка или да осигури сигурността на услугата.

Използваме услугите на следните компании, които поради това получават лични данни:

• Cloudflare, Inc. (САЩ) съхранява качените файлове и резервните копия на базите данни, защитава уебсайта и препраща имейлите, изпратени до нашите адреси.
• Contabo GmbH (Германия) хоства уебсайта и запитванията, изпратени чрез формулярите му, на сървър във Франция.
• Mailtrap, управлявана от Railsware Products Studio LLC (САЩ), доставя имейлите, които приложенията изпращат, като покани, кодове за вход, имейли за възстановяване на паролата, сигнали (известия), отчети и обобщения на фактури. Тя получава адреса на получателя и съдържанието на всеки имейл.
• Google LLC (САЩ) предоставя шрифтовете на уеб приложенията, които браузърът ви зарежда от сървърите на Google, затова Google получава вашия IP адрес. В Office Hero Manager Google предоставя Google Maps SDK, а на Android – и скенера за баркодове ML Kit. Услугата Firebase Cloud Messaging на Google доставя известията до телефоните с Android, като използва токен за известия и идентификатор на инсталацията във Firebase.
• Apple Inc. (САЩ) предоставя Apple Maps в Office Hero Manager и доставя известията до устройствата iPhone и iPad.
• OpenStreetMap Foundation (Обединеното кралство) предоставя основната карта OpenStreetMap в уеб приложенията. Браузърът ви зарежда изображенията на картата директно от фондацията, затова тя получава вашия IP адрес и областта от картата, която разглеждате. По нея може приблизително да се съди къде са превозните средства, които гледате, но от нея не личат имената на превозните средства, нито лични данни. Когато търсите адрес при планиране на маршрут в Office Hero Manager, нашите сървъри го търсят чрез нейната услуга Nominatim и изпращат само адреса или точката.
• OpenFreeMap, управлявана от Hyperknot Software Kft. (Унгария), предоставя уличната и тъмната карта на екраните с Office Hero Track, затова получава IP адреса на телевизора и показаната област от картата.
• 1NCE GmbH (Германия) предоставя SIM картите и мобилните данни за тракерите, които доставяме. Данните от тракерите преминават през нейната мрежа до нашите сървъри.

В уеб приложенията и в Office Hero Track изображенията на картите на Google – пътна, сателитна и с трафика – достигат до вас през нашите собствени сървъри, затова Google не получава вашия IP адрес за тях. Ако решите да отворите местоположение в Google Maps, Apple Maps или OpenStreetMap от приложенията, съответната услуга получава това местоположение. Изтегляме валутните курсове от Европейската централна банка и Народната банка на Република Северна Македония; към тях не се изпраща нищо за вас.

Не продаваме лични данни и не ги използваме за реклама. Разкриваме ги пред органите на властта само когато законът ни задължава.

Предаване на данни извън Северна Македония и ЕС

Северна Македония не е членка на Европейския съюз. Някои от изброените компании са в ЕС, една е в Обединеното кралство, а някои са в САЩ, и те може да обработват данни и в други държави. Когато законът изисква гаранции за такова предаване, разчитаме на гаранциите, които предлага доставчикът, например сертифицирането му по Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ или стандартни договорни клаузи. Ако вашата компания е в ЕС, правилата на ОРЗД за предаване на данни към държави извън ЕС се прилагат и когато тя използва нашите сървъри в Скопие. Пишете ни, ако имате нужда от подробности.

Правни основания

• Договор (чл. 6, параграф 1, буква „б“ от ОРЗД): за да предоставяме услугите на нашите клиенти и да отговаряме на искания за демонстрация или оферта.
• Легитимни интереси (чл. 6, параграф 1, буква „е“): за да отговаряме на въпросите, които хората ни изпращат, да управляваме потребителските акаунти, да поддържаме сигурността на уебсайта и приложенията, да предотвратяваме злоупотреби, да отстраняваме грешки и да подобряваме услугите, както и да поддържаме връзка с хората, с които работим при нашите клиенти.
• Законови задължения (чл. 6, параграф 1, буква „в“): за да водим счетоводна и данъчна документация и да отговаряме на законни искания от органите на властта.
• Съгласие (чл. 6, параграф 1, буква „а“): само когато ви го поискаме. Можете да го оттеглите по всяко време.

Освен това телефонът ви иска разрешение, преди приложение да използва местоположението, камерата или микрофона му или да ви изпраща известия. За данните, които една компания записва в приложенията, правното основание избира компанията и тя носи отговорност за него. Законът за защита на личните данни на Северна Македония предвижда същите правни основания.

Колко дълго пазим данните

• Запитвания от уебсайта: докато са ни необходими, за да ви отговорим и да проследим искането ви, или докато не поискате да ги изтрием. След това копия може да останат известно време в ежедневните резервни копия на уебсайта, докато тези резервни копия не бъдат заменени.
• Данните на дадена компания в приложенията: докато компанията използва услугите. След прекратяване на договора компанията може да експортира данните си в продължение на 30 дни, след което ги изтриваме.
• История на проследяването: не се изтрива автоматично след определен срок, а се пази, докато компанията поддържа акаунта си, освен ако компанията не поиска да я изтрием по-рано. Местоположенията, изпратени по време на пауза за поверителност, никога не се съхраняват.
• Съобщения в чата: за срока, който компанията определи за даден канал, а иначе – докато компанията поддържа акаунта си. Изтрито съобщение – от автора му или в края на този срок – се премахва окончателно след 90 дни.
• Сигнали за нарушения: приключен сигнал се премахва от приложенията 5 години след получаването му или след друг срок от 1 до 10 години, ако компанията поиска такъв. Компанията може също да поиска от нас да не премахваме сигналите автоматично. Премахнатият сигнал остава в базата данни на компанията, а съдържанието му продължава да е криптирано, за да може и занапред да се докаже как е бил разгледан случаят, докато компанията поддържа акаунта си.
• Отчети, изпратени по имейл: PDF копието, съхранявано за изпращането, се изтрива след 7 дни.
• Записи за влизанията: сесията изтича след 30 дни без използване и най-късно след 90 дни, а излизането от акаунта я прекратява веднага. Записът за нея, с IP адреса и устройството, се изтрива в рамките на около 60 дни след последното използване на сесията и веднага, ако акаунтът ви бъде изтрит.
• Токени за известия: докато не излезете от акаунта, токенът не спре да работи или акаунтът ви не бъде изтрит.
• Одитен журнал: 7 години, след което се изтрива.
• Резервни копия на базите данни на приложенията: 30 дни. Чувствителните полета остават криптирани в резервните копия.
• Нашите договори и фактури: толкова дълго, колкото изисква счетоводното и данъчното законодателство.
• Технически журнали: толкова дълго, колкото е необходимо, за да поддържаме сигурността на услугите и да проучваме грешки.

Как защитаваме данните

• Данните на всяка компания се пазят в отделна схема на базата данни, а всяка заявка е обвързана с точно една компания.
• Чувствителните лични данни се криптират (AES-256-GCM) с ключ, който принадлежи на компанията: личните имейл адреси и телефонни номера на служителите, датите на раждане, личните идентификационни номера, адресите, лицата за контакт при спешни случаи и банковите сметки, имената и данните за контакт на кандидатите, банковите данни, въведени в Office Hero Connect, съобщенията в чата (по подразбиране) и сигналите за нарушения. Този ключ е защитен с главен ключ в трезор на нашите сървъри. Имената, служебните данни за контакт и другите полета, по които приложенията търсят и сортират, не се криптират по този начин.
• Браузърът ви и нашите приложения за телефон и телевизор се свързват с приложенията чрез HTTPS. Тракерите изпращат данните си до нашите сървъри през мобилната мрежа, като използват собствения протокол на тракера, а не HTTPS. Паролите се съхраняват с Argon2id.
• Ролите и правилата на ниво запис определят кой какви превозни средства, водачи, служители и клиенти вижда, а сървърът ги проверява при всяка заявка.
• Качените файлове се проверяват за зловреден софтуер, а новите записи в одитния журнал се проверяват за манипулации всяка нощ.
• Всяка нощ се правят резервни копия на базите данни, а пълно възстановяване от тези копия е изпробвано.

Никоя система не е напълно сигурна. Ако нарушение на сигурността засегне лични данни, уведомяваме засегнатата компания без ненужно забавяне, а когато отговорността е наша и законът го изисква – и надзорния орган и засегнатите лица. Нашата страница за сигурността описва тези мерки по-подробно.

Вашите права

ОРЗД и Законът за защита на личните данни на Северна Македония ви дават следните права:

• Достъп: да получите копие от личните си данни и информация за начина, по който се обработват.
• Коригиране: неточните или непълните данни да бъдат коригирани.
• Изтриване: данните ви да бъдат изтрити, когато вече няма основание да се пазят.
• Ограничаване: обработването да бъде ограничено, докато се изяснява въпрос, свързан с него.
• Преносимост: да получите данните, които сте ни предоставили, в машинночетим формат или те да бъдат изпратени на друг доставчик.
• Възражение: да възразите срещу обработване, основано на легитимни интереси.
• Оттегляне на съгласието: да оттеглите съгласието си по всяко време, без това да засяга вече извършеното обработване.
• Жалба: да подадете жалба до надзорен орган.

За да упражните правата си, пишете на [email protected] или [email protected]. Може да ви помолим да потвърдите самоличността си. Както изисква законодателството на Северна Македония, коригираме неточните данни в срок от 15 дни от искането ви, а когато данни трябва да бъдат изтрити, ги изтриваме в срок от 30 дни. На другите искания отговаряме в срок от един месец; ако искането е сложно, законът позволява още два месеца, а ако се нуждаем от тях, ще ви уведомим за това и за причините в рамките на първия месец. За данните, които една компания записва в приложенията, решението по искането взема компанията, а ние ѝ помагаме.

Изтриване на акаунта. Можете да поискате изтриване на акаунта си в приложенията (Office Hero Manager: „Акаунт“, след това „Изтрий акаунта“; Office Hero Connect: „Профил“, след това „Изтрий акаунта“; уеб приложенията: „Моят акаунт“) или без да влизате, на адрес connect.officehero.io/delete-account. Компаниите, с които работите, разглеждат искането, поддръжката на Office Hero решава всяко искане, което те откажат или по което не се произнесат навреме, и получавате отговор в срок от 30 дни. Когато искането бъде одобрено, изтриваме акаунта ви: вашето име, имейл адрес, телефонен номер, парола, настройки за сигурност, сесии и устройства. Съобщенията, снимките, гласовите съобщения и файловете, които сте изпратили на колеги, данните за човешки ресурси и финанси, които работодателят ви трябва да пази, и одитните журнали за сигурност остават за сроковете, описани по-горе.

Жалби. В Северна Македония надзорен орган е Агенцията за защита на личните данни (azlp.mk). Ако се намирате в ЕС, можете да подадете жалба и до органа за защита на данните във вашата държава; Европейският комитет по защита на данните поддържа списък на тези органи. Бихме искали първо да се обърнете към нас, за да опитаме да решим въпроса ви.

Автоматизирани решения

Office Hero не взема решения за хора, основани единствено на автоматизирано обработване. В приложенията правилата, които компанията задава, като правилата за сигнали (известия) или полагаемите отпуски, се прилагат автоматично, а компанията остава отговорна за решенията, които взема.

Деца

Нашите услуги са предназначени за предприятия и публични органи и не са насочени към деца.

Промени в тази политика

Актуализираме тази политика, когато нашите услуги или законодателството се променят. Датата в края на тази страница показва текущата версия. Преди съществена промяна да влезе в сила, уведомяваме клиентите си по имейл.

Контакт

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, ул. Јани Лукровски 4 А, лок. 86, Скопје – Гази Баба, Северна Македония. Въпроси относно личните данни: [email protected]. Помощ с акаунт: [email protected].