Politique de confidentialité

Office Hero conçoit des applications professionnelles : Fleet Hero pour la gestion de flotte, HR Hero pour le personnel et le temps de travail, Finance Hero pour la comptabilité, et Office Hero Connect, le portail des salariés, des clients et des fournisseurs. Cette politique explique comment nous traitons les données personnelles sur notre site web et dans ces applications. Nous respectons le règlement général sur la protection des données (RGPD) lorsqu’il s’applique, ainsi que la loi de Macédoine du Nord sur la protection des données à caractère personnel (Journal officiel n° 42/2020, 294/2021 et 101/2025), qui est alignée sur celui-ci.

Responsable du traitement

Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, en abrégé ОФИС ХИРО ДОО Скопје (OFIS HIRO DOO Skopje en caractères latins), est responsable des traitements décrits dans cette politique, sauf lorsqu’une entreprise qui utilise nos applications en est responsable, comme l’expliquent les sections suivantes. Il s’agit d’une société à responsabilité limitée (DOO) enregistrée en Macédoine du Nord sous le numéro d’immatriculation (EMBS) 7901305, dont le numéro d’identification fiscale (EDB) est 4043025542679 et dont le siège social est situé Jani Lukrovski 4A, local 86, Gazi Baba, Skopje. Dans cette politique, « Office Hero » et « nous » désignent ОФИС ХИРО ДОО Скопје, qui est aussi l’éditeur des applications Office Hero Manager, Office Hero Connect et Office Hero Track. Pour toute question relative aux données personnelles, écrivez à [email protected].

Ce que couvre cette politique

• Le site web officehero.io, avec ses formulaires de contact et de demande de démo.
• Les applications web Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) et Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Les applications mobiles et TV Office Hero Manager, Office Hero Connect et Office Hero Track pour Android TV. Elles sont en phase de test et ne sont pas encore disponibles dans les boutiques d’applications.
• Nos relations avec nos clients : offres, contrats, factures et assistance.

Nos données et celles de votre entreprise

Quand nous décidons. Pour le site web, pour les offres, les contrats, les factures et l’assistance, ainsi que pour les comptes utilisateurs qui donnent accès aux applications, Office Hero détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles. Dans ces cas, nous sommes le responsable du traitement.

Quand votre entreprise décide. Les données qu’une entreprise enregistre dans les applications, par exemple ses véhicules et leurs positions, les dossiers de ses salariés, ses factures, ses messages de discussion et ses fichiers, sont traitées pour le compte de cette entreprise et sur ses instructions. L’entreprise, notre cliente, est le responsable du traitement, et Office Hero est son sous-traitant. Nous proposons à chaque client un accord de traitement des données, et nous n’utilisons ces données que pour fournir les services à cette entreprise.

Si vous utilisez les applications parce que votre employeur ou un partenaire commercial vous y a donné accès, adressez-vous d’abord à cette entreprise pour toute question sur vos données. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande à l’entreprise et l’aidons à y répondre.

Le site web

Le site web fonctionne sur un serveur de Contabo GmbH, un hébergeur allemand, dans son centre de données situé en France. Les visites du site passent par Cloudflare, Inc., qui distribue rapidement les pages et bloque les attaques. Ces deux prestataires traitent des données techniques, comme votre adresse IP, votre navigateur, la page demandée et l’heure, afin de vous afficher la page et d’assurer la sécurité du site. Cloudflare peut aussi recevoir un rapport technique de votre navigateur lorsqu’une page ne se charge pas.

Le site web ne dépose aucun cookie qui lui soit propre et n’utilise aucun outil de mesure d’audience, de publicité ou de réseaux sociaux. Ses polices et ses icônes proviennent de notre propre serveur. Ce n’est que lorsque Cloudflare doit vérifier qu’une visite n’est pas une attaque qu’il peut déposer un cookie de sécurité de courte durée pour cette vérification.

Le stockage local de votre navigateur mémorise votre choix de langue et le fait que vous avez fermé ou non le bandeau de langue. Ces informations restent sur votre appareil, ne nous sont pas envoyées et peuvent être effacées à tout moment dans votre navigateur.

Formulaires de contact et de démo

Lorsque vous envoyez un formulaire, nous enregistrons ce que vous avez saisi : l’objet de votre demande, votre nom, votre adresse e-mail, votre entreprise, votre numéro de téléphone, la taille de l’entreprise, le nombre de véhicules, les produits qui vous intéressent, votre message et votre confirmation dans la case à cocher. Nous enregistrons aussi la page et la langue utilisées, ainsi que l’heure. Pour limiter les abus, nous conservons un hachage à clé de votre adresse IP au lieu de l’adresse elle-même, et nous comptons pendant une heure les envois provenant de votre réseau, également sous forme hachée.

Votre envoi est enregistré dans la base de données du site, où notre équipe le consulte. Nous l’utilisons uniquement pour vous répondre et donner suite à votre demande, par exemple pour organiser une démo ou vous envoyer une offre. Lorsque vous demandez une démo ou une offre, la base légale est l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande. Pour les autres questions, il s’agit de notre intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous écrivent. En cochant la case du formulaire, vous confirmez accepter cette utilisation de vos données, telle que décrite dans cette politique. Vous pouvez à tout moment nous demander de cesser d’utiliser vos données et de les supprimer en écrivant à [email protected].

Nous conservons une demande aussi longtemps que nécessaire pour vous répondre et y donner suite. Si vous devenez client, elle rejoint nos dossiers clients. Vous pouvez nous demander de la supprimer à tout moment.

Les e-mails que vous nous envoyez

Les e-mails que vous envoyez à une adresse @officehero.io sont transférés vers les boîtes de réception de notre équipe par le service de routage d’e-mails de Cloudflare. Nous les utilisons pour vous répondre et les conservons aussi longtemps que l’échange le nécessite, ou plus longtemps lorsque la législation comptable ou d’autres lois l’exigent.

Clients et assistance

Pour les offres, les contrats et les factures, nous traitons les informations sur nos entreprises clientes ainsi que les noms, adresses e-mail et numéros de téléphone de nos interlocuteurs. Lorsque vous demandez de l’aide à notre équipe d’assistance, par e-mail, par un ticket dans Office Hero Connect ou depuis le centre d’aide d’Office Hero Manager, nous utilisons votre message et vos coordonnées pour vous aider, et nous ne consultons les données du compte de votre entreprise que lorsque la demande l’exige.

Comptes dans les applications

Pour vous donner accès aux applications, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone s’il est renseigné, votre rôle et vos autorisations, les entreprises dont vous faites partie et vos paramètres, comme la langue, le fuseau horaire, le thème, les paramètres de carte et vos choix de notifications. Votre mot de passe n’est enregistré que sous forme de hachage irréversible (Argon2id). Si vous vous connectez avec une application d’authentification, nous enregistrons le secret qu’elle utilise et vos codes de récupération.

Pour chaque connexion, nous enregistrons l’adresse IP, le navigateur ou l’appareil, ainsi que le début et la dernière utilisation de la session. Les administrateurs de votre entreprise peuvent consulter les connexions de l’entreprise et, dans Office Hero Connect et Office Hero Manager, vous pouvez voir vos propres appareils et les déconnecter. Les sessions prennent fin après 30 jours sans utilisation, et au plus tard après 90 jours.

Les actions sensibles pour la sécurité, comme l’ajout d’utilisateurs, la modification de rôles ou de paramètres, sont inscrites dans un journal d’audit qui enregistre qui a fait quoi, quand, et depuis quelle adresse IP et quel navigateur. Chaque entrée est liée à la précédente, afin que toute modification puisse être détectée, et les entrées sont conservées 7 ans, puis supprimées.

Ce que les applications traitent pour votre entreprise

Ce qu’une entreprise enregistre dépend des applications et des fonctionnalités qu’elle utilise. Les listes ci-dessous présentent les données personnelles que les applications peuvent contenir. L’entreprise décide de ce qu’elle enregistre et de qui, en son sein, peut le consulter.

Fleet Hero

• Véhicules : numéro d’immatriculation, VIN, caractéristiques techniques, photos, documents, coûts, relevés de carburant, maintenance et assurance.
• Traceurs et cartes SIM : numéros des boîtiers et des cartes SIM.
• Positions et relevés : position, vitesse, cap et heure, relevés tels que l’état du contact, le kilométrage, le niveau de carburant, les données moteur et les codes défaut, ainsi que les trajets, les arrêts et les entrées et sorties de zones qui en sont déduits.
• Conducteurs : nom, coordonnées, numéro, catégories et date d’expiration du permis de conduire, date d’expiration de la carte de qualification conducteur (CQC), numéro de carte conducteur, véhicules et itinéraires planifiés qui leur sont attribués, avec les périodes d’attribution, et rappels, par exemple à l’expiration d’un permis ou d’une carte conducteur.
• Données du chronotachygraphe : pour les traceurs raccordés au chronotachygraphe, les cartes du conducteur et du second conducteur insérées dans l’appareil, ainsi que leurs temps de conduite et de repos.
• Alertes : les alertes que l’entreprise configure, par exemple lorsqu’un véhicule dépasse une vitesse donnée ou entre dans une zone, et leurs destinataires.

Mode confidentialité. Tant que le suivi d’un véhicule est en pause, ses positions sont rejetées dès leur réception et ne sont jamais enregistrées. Seule la distance parcourue est comptabilisée, et chaque pause est consignée.

Liens de position en direct. Toute personne disposant d’un lien voit le nom du véhicule, l’entreprise qui l’a partagé, la position et la vitesse du véhicule ainsi que son trajet récent, mais jamais le trajet antérieur à la création du lien. Un lien fonctionne jusqu’à son expiration, au bout de 7 jours au plus, ou jusqu’à ce que l’entreprise y mette fin. La page n’indique pas le conducteur et n’est pas indexée par les moteurs de recherche.

Si l’entreprise envoie des alertes vers ses propres systèmes au moyen de webhooks, les données d’alerte sont transmises aux adresses qu’elle choisit. Une entreprise qui suit des véhicules conduits par ses salariés doit les en informer et disposer d’une base légale ; notre guide sur la géolocalisation GPS et la vie privée des salariés explique ce que cela implique.

HR Hero

• Dossiers des salariés : nom, coordonnées, date de naissance, numéro d’identification national, adresse, contact d’urgence, compte bancaire, sexe, situation familiale, nationalité, poste, service, responsable et date d’entrée.
• Contrats et rémunération : conditions du contrat, salaire et bulletins de paie.
• Temps de travail : heures de pointage d’arrivée et de départ, avec l’appareil et l’adresse réseau utilisés, planning des postes, feuilles de temps et congés. Les arrêts maladie peuvent révéler des informations sur la santé.
• Documents : documents RH et confirmations de réception ou de signature, avec l’heure et l’adresse IP.
• Développement : entretiens d’évaluation, objectifs, feedback, formations, certifications et compétences.
• Recrutement : coordonnées des candidats, CV, poste actuel, expérience, prétentions salariales, liens vers leurs profils, lettres de motivation et retours d’entretien.
• Transparence salariale : comparaisons de rémunération entre femmes et hommes, pour les rapports sur les écarts de rémunération.

Dispositif d’alerte. Toute personne peut effectuer un signalement via la page de signalement d’une entreprise, de manière anonyme si elle le souhaite. Le signalement lui-même est enregistré sous forme chiffrée et sans l’adresse IP de son auteur, et la page de signalement ne dépose aucun cookie. Pour limiter les abus, nos serveurs comptent pendant une heure les signalements par adresse IP. Comme toutes les pages de nos applications web, la page de signalement charge des polices depuis les serveurs de Google, et les journaux techniques de nos serveurs enregistrent l’adresse IP et le navigateur de chaque requête, y compris celle qui envoie un signalement.

Dans HR Hero, seules les personnes que l’entreprise autorise à traiter les signalements, comme ses administrateurs et ses responsables de la conformité, peuvent les lire. Notre personnel peut aussi ouvrir les signalements dans notre console d’administration, mais uniquement pour les motifs d’accès du personnel indiqués plus bas. Les signalements clos sont retirés des applications à l’issue de la durée de conservation décrite plus loin.

Finance Hero

• Clients et fournisseurs : noms, interlocuteurs, adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone, numéros de TVA et coordonnées bancaires.
• Ventes et achats : devis, commandes, factures, avoirs, factures fournisseurs et paiements, ainsi que les récapitulatifs de factures envoyés par e-mail aux clients.
• Relevés bancaires : les opérations des relevés qu’une entreprise importe, y compris les noms et les comptes des contreparties.
• Dépenses : notes de frais avec leurs justificatifs, ainsi que le point de départ, la destination et la distance des demandes d’indemnités kilométriques.

Office Hero Connect

Les salariés utilisent Connect pour leur propre temps de travail, leurs congés, leur planning, leurs bulletins de paie, leurs documents, leurs formations et leurs objectifs. Lorsqu’un salarié confirme la réception d’un bulletin de paie, le nom qu’il saisit, l’heure, l’adresse IP et l’appareil sont enregistrés. Les coordonnées bancaires sont stockées sous forme chiffrée, et leur modification exige de saisir à nouveau le mot de passe. Les clients et les fournisseurs ne voient que leurs propres soldes et factures. L’équipe d’assistance d’Office Hero répond aux tickets d’assistance ouverts dans Connect.

Discussion d’équipe et fichiers

La discussion d’équipe enregistre les messages et les réactions, les photos, fichiers et messages vocaux envoyés depuis Office Hero Manager, ainsi que les signalements et les blocages effectués par les utilisateurs. Par défaut, les messages sont stockés sous forme chiffrée, avec la clé propre à l’entreprise. Une conversation n’est stockée sans ce chiffrement que si elle a été réglée sur « Non chiffré au repos » avant son premier message. Certains messages plus anciens, envoyés avant octobre 2026, ne sont peut-être pas encore stockés avec ce chiffrement. Nos serveurs déchiffrent les messages pour les afficher aux participants de la conversation. Une entreprise peut définir combien de temps chaque canal conserve ses messages.

Les administrateurs de l’entreprise examinent les signalements. Lorsque quelqu’un signale un message, une personne ou une conversation, les administrateurs voient le signalement et son auteur, le message signalé, ainsi que les membres de la conversation et ses messages les plus récents jusqu’au signalement. Ils peuvent aussi voir qui a bloqué qui. La personne signalée n’apprend pas qui l’a signalée.

Chaque fichier téléversé est analysé sur nos propres serveurs pour détecter les logiciels malveillants avant que quiconque puisse le télécharger, et les liens de téléchargement expirent au bout de 15 minutes. Les fichiers sont stockés chez Cloudflare R2.

Les applications mobiles et TV

Les applications mobiles n’utilisent la localisation, l’appareil photo, les photos ou le microphone de votre téléphone que pour les fonctionnalités ci-dessous, et seulement après votre autorisation. Vous pouvez retirer cet accès à tout moment dans les paramètres de votre téléphone.

• Localisation (Office Hero Manager, uniquement lorsque l’application est ouverte) : si vous l’autorisez, votre position est envoyée avec un pointage d’arrivée ou de départ, afin que votre employeur puisse confirmer qu’il a été effectué sur le site de travail. L’affichage de votre propre position sur la carte se fait sur votre téléphone, et cette position ne nous est pas envoyée. L’application n’utilise jamais votre position en arrière-plan.
• Appareil photo et photos : pour scanner le VIN d’un véhicule, et pour prendre ou choisir des photos de justificatifs, de problèmes sur un véhicule, de documents et de pièces jointes de discussion. Lorsque vous scannez un VIN, seul le VIN est conservé, jamais l’image. Les applications ne voient que les photos que vous sélectionnez.
• Microphone (Office Hero Manager) : pour enregistrer les messages vocaux que vous choisissez d’envoyer.
• Face ID et empreinte digitale (Office Hero Manager) : votre téléphone les vérifie pour déverrouiller l’application. Nous ne recevons jamais de données biométriques.
• Notifications : si vous les autorisez, nous enregistrons un jeton pour votre appareil et envoyons les notifications, y compris leur texte, par l’intermédiaire du service de notifications d’Apple ou de Google.
• Stockage sur le téléphone : les jetons de connexion sont conservés dans le stockage sécurisé du téléphone, et les pointages effectués sans réseau restent sur le téléphone jusqu’à ce qu’ils puissent être envoyés.

Office Hero Manager affiche les cartes avec Apple Maps sur iPhone et iPad, sauf si vous choisissez Google Maps, et avec Google Maps sur Android. Le SDK Google Maps est intégré à l’application sur les deux systèmes et démarre avec elle ; Google reçoit donc les requêtes cartographiques et, selon ses propres conditions, des identifiants d’appareil ainsi que des données d’utilisation, de performances et de plantages. Sur Android, le lecteur de VIN utilise ML Kit de Google : l’image de l’appareil photo est lue sur le téléphone et n’est pas envoyée, mais Google reçoit des données techniques comme le modèle de l’appareil, la version de l’application et un identifiant d’installation. Les applications n’affichent aucune publicité, et nous n’y utilisons aucun service de mesure d’audience ni de rapport de plantage.

Office Hero Track ne demande aucune autorisation sur le téléviseur. L’application est associée au moyen d’un code court, reçoit son propre jeton d’accès et n’affiche que les véhicules des groupes choisis pour elle, avec leur numéro d’immatriculation et, dans le détail d’un véhicule, le nom de son conducteur. Elle ne conserve les positions des véhicules qu’en mémoire, pendant l’affichage de la carte. Lorsque l’entreprise révoque un téléviseur, celui-ci supprime son jeton d’accès et ses données d’association, efface de sa mémoire les données de la flotte et revient à l’écran d’association.

Cookies et technologies similaires

Les applications web utilisent des cookies qui maintiennent votre connexion et un cookie qui mémorise votre langue pendant un an. Votre navigateur conserve aussi certains paramètres, comme votre langue et les colonnes choisies dans les listes, dans son stockage local. Les applications en ont besoin pour fonctionner, et aucun de ces éléments ne sert à la publicité ni à la mesure d’audience. Le site web lui-même ne dépose aucun cookie, comme expliqué plus haut.

Lieu de stockage des données et prestataires

Les applications et leurs bases de données fonctionnent sur des serveurs que nous exploitons à Skopje, en Macédoine du Nord. Le calcul des itinéraires routiers, l’analyse antivirus et le coffre-fort qui conserve les clés de chiffrement fonctionnent aussi sur nos propres serveurs. Notre personnel n’accède aux données d’une entreprise que lorsque c’est nécessaire pour mettre en place et exploiter le service, configurer les traceurs, répondre à une demande d’assistance ou assurer la sécurité du service.

Nous faisons appel aux services des sociétés suivantes, qui reçoivent donc des données personnelles :

• Cloudflare, Inc. (États-Unis) stocke les fichiers téléversés et les sauvegardes des bases de données, protège le site web et transfère les e-mails envoyés à nos adresses.
• Contabo GmbH (Allemagne) héberge le site web et les demandes envoyées au moyen de ses formulaires, sur un serveur situé en France.
• Mailtrap, exploité par Railsware Products Studio LLC (États-Unis), distribue les e-mails envoyés par les applications, comme les invitations, les codes de connexion, les réinitialisations de mot de passe, les alertes, les rapports et les récapitulatifs de factures. Il reçoit l’adresse du destinataire et le contenu de chaque e-mail.
• Google LLC (États-Unis) fournit les polices des applications web, que votre navigateur charge depuis les serveurs de Google, qui reçoit donc votre adresse IP. Dans Office Hero Manager, Google fournit le SDK Google Maps et, sur Android, le lecteur de codes-barres ML Kit. Firebase Cloud Messaging, de Google, distribue les notifications sur les téléphones Android, à l’aide d’un jeton de notification et d’un identifiant d’installation Firebase.
• Apple Inc. (États-Unis) fournit Apple Maps dans Office Hero Manager et distribue les notifications sur les iPhone et iPad.
• L’OpenStreetMap Foundation (Royaume-Uni) fournit le fond de carte OpenStreetMap des applications web. Votre navigateur charge directement ses images de carte ; la fondation reçoit donc votre adresse IP et la zone de carte que vous consultez, ce qui peut indiquer approximativement où se trouvent les véhicules que vous regardez, mais aucun nom de véhicule ni aucune donnée personnelle. Lorsque vous recherchez une adresse en planifiant un itinéraire dans Office Hero Manager, nos serveurs l’interrogent via son service Nominatim et n’envoient que l’adresse ou le point.
• OpenFreeMap, exploité par Hyperknot Software Kft. (Hongrie), fournit les cartes « Rues » et « Sombre » des écrans Office Hero Track ; il reçoit donc l’adresse IP du téléviseur et la zone de carte affichée.
• 1NCE GmbH (Allemagne) fournit les cartes SIM et les données mobiles des traceurs que nous livrons. Les données des traceurs transitent par son réseau jusqu’à nos serveurs.

Dans les applications web et sur Office Hero Track, les images de carte routière, satellite et trafic de Google vous parviennent par nos propres serveurs ; Google ne reçoit donc pas votre adresse IP pour ces images. Si vous choisissez d’ouvrir une position dans Google Maps, Apple Maps ou OpenStreetMap depuis les applications, ce service reçoit la position. Nous téléchargeons les taux de change auprès de la Banque centrale européenne et de la Banque nationale de la République de Macédoine du Nord ; aucune information vous concernant ne leur est transmise.

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Nous ne les communiquons aux autorités que lorsque la loi nous y oblige.

Transferts hors de Macédoine du Nord et de l’UE

La Macédoine du Nord n’est pas membre de l’Union européenne. Certaines des sociétés citées ci-dessus sont établies dans l’UE, l’une au Royaume-Uni et d’autres aux États-Unis, et elles peuvent aussi traiter des données dans d’autres pays. Lorsque la loi exige des garanties pour de tels transferts, nous nous appuyons sur celles que propose le prestataire, comme sa certification au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis ou des clauses contractuelles types. Si votre entreprise est établie dans l’UE, les règles du RGPD sur les transferts vers des pays hors de l’UE s’appliquent aussi à son utilisation de nos serveurs à Skopje. Écrivez-nous si vous avez besoin de précisions.

Les bases légales

• Contrat (article 6.1.b du RGPD) : pour fournir les services à nos clients et répondre aux demandes de démo ou d’offre.
• Intérêts légitimes (article 6.1.f) : pour répondre aux questions qui nous sont adressées, gérer les comptes utilisateurs, assurer la sécurité du site web et des applications, prévenir les abus, corriger les erreurs et améliorer les services, et rester en contact avec nos interlocuteurs chez nos clients.
• Obligations légales (article 6.1.c) : pour tenir les registres comptables et fiscaux et répondre aux demandes légalement fondées des autorités.
• Consentement (article 6.1.a) : uniquement lorsque nous vous le demandons. Vous pouvez le retirer à tout moment.

Votre téléphone vous demande aussi votre autorisation avant qu’une application utilise sa localisation, son appareil photo ou son microphone, ou vous envoie des notifications. Pour les données qu’une entreprise enregistre dans les applications, c’est l’entreprise qui choisit la base légale et qui en est responsable. La loi de Macédoine du Nord sur la protection des données à caractère personnel prévoit les mêmes bases légales.

Durées de conservation

• Demandes envoyées depuis le site web : aussi longtemps que nécessaire pour vous répondre et y donner suite, ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer. Des copies peuvent ensuite subsister quelque temps dans les sauvegardes quotidiennes du site, jusqu’au remplacement de ces sauvegardes.
• Données d’une entreprise dans les applications : aussi longtemps que l’entreprise utilise les services. Après la fin du contrat, l’entreprise peut exporter ses données pendant 30 jours, puis nous les supprimons.
• Historique de suivi : il n’est pas supprimé automatiquement au bout d’une durée fixe, mais conservé aussi longtemps que l’entreprise conserve son compte, sauf si elle nous demande de le supprimer plus tôt. Les positions envoyées pendant une pause de confidentialité ne sont jamais enregistrées.
• Messages de discussion : pendant la durée que l’entreprise définit pour un canal, et sinon aussi longtemps que l’entreprise conserve son compte. Un message supprimé, par son auteur ou à la fin de cette durée, est effacé définitivement après 90 jours.
• Signalements de lanceurs d’alerte : un signalement clos est retiré des applications 5 ans après sa réception, ou après une autre durée de 1 à 10 ans si l’entreprise en fait la demande. L’entreprise peut aussi nous demander de ne pas retirer les signalements automatiquement. Un signalement retiré reste dans la base de données de l’entreprise, son contenu toujours chiffré, afin que le traitement du dossier puisse encore être démontré, aussi longtemps que l’entreprise conserve son compte.
• Rapports envoyés par e-mail : la copie PDF conservée pour l’envoi est supprimée au bout de 7 jours.
• Historique des connexions : une session expire après 30 jours sans utilisation, et au plus tard après 90 jours ; la déconnexion y met fin immédiatement. Son enregistrement, avec l’adresse IP et l’appareil, est supprimé dans un délai d’environ 60 jours après la dernière utilisation de la session, et immédiatement si votre compte est supprimé.
• Jetons de notification : jusqu’à votre déconnexion, jusqu’à ce que le jeton cesse de fonctionner ou jusqu’à la suppression de votre compte.
• Journal d’audit : 7 ans, puis suppression.
• Sauvegardes des bases de données des applications : 30 jours. Les champs sensibles restent chiffrés dans les sauvegardes.
• Nos contrats et factures : aussi longtemps que l’exigent les lois comptables et fiscales.
• Journaux techniques : aussi longtemps que nécessaire pour assurer la sécurité des services et analyser les erreurs.

Comment nous protégeons les données

• Les données de chaque entreprise sont conservées dans un schéma de base de données qui lui est propre, et chaque requête est rattachée à une seule et unique entreprise.
• Les données personnelles sensibles sont chiffrées (AES-256-GCM) avec une clé propre à l’entreprise : adresses e-mail et numéros de téléphone personnels des salariés, dates de naissance, numéros d’identification nationaux, adresses, contacts d’urgence et comptes bancaires, noms et coordonnées des candidats, coordonnées bancaires saisies dans Office Hero Connect, messages de discussion (par défaut) et signalements de lanceurs d’alerte. Cette clé est protégée par une clé maîtresse conservée dans un coffre-fort sur nos serveurs. Les noms, les coordonnées professionnelles et les autres champs sur lesquels les applications effectuent des recherches et des tris ne sont pas chiffrés de cette manière.
• Votre navigateur ainsi que nos applications mobiles et TV se connectent aux applications en HTTPS. Les traceurs envoient leurs données à nos serveurs par le réseau mobile, avec le protocole propre au traceur et non en HTTPS. Les mots de passe sont stockés avec Argon2id.
• Les rôles et les règles d’accès au niveau des enregistrements déterminent qui voit quels véhicules, conducteurs, salariés et clients, et le serveur les vérifie à chaque requête.
• Les fichiers téléversés font l’objet d’une analyse antivirus, et les nouvelles entrées du journal d’audit sont vérifiées chaque nuit pour détecter toute modification.
• Les bases de données sont sauvegardées chaque nuit, et une restauration complète à partir de ces sauvegardes a été testée.

Aucun système n’est totalement sûr. Si une violation touche des données personnelles, nous en informons l’entreprise concernée dans les meilleurs délais et, lorsque nous en sommes responsables et que la loi l’exige, l’autorité de contrôle et les personnes concernées. Notre page Sécurité décrit ces mesures plus en détail.

Vos droits

Le RGPD et la loi de Macédoine du Nord sur la protection des données à caractère personnel vous confèrent les droits suivants :

• Accès : obtenir une copie de vos données personnelles et des informations sur la manière dont elles sont traitées.
• Rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : faire supprimer vos données lorsqu’il n’y a plus de raison de les conserver.
• Limitation : faire limiter le traitement pendant l’examen d’une question le concernant.
• Portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format lisible par machine, ou les faire transmettre à un autre prestataire.
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur des intérêts légitimes.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements effectués auparavant.
• Réclamation : introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Pour exercer vos droits, écrivez à [email protected] ou à [email protected]. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Comme l’exige la loi de Macédoine du Nord, nous rectifions les données inexactes dans un délai de 15 jours à compter de votre demande et, lorsque des données doivent être supprimées, nous les supprimons dans un délai de 30 jours. Nous répondons aux autres demandes dans un délai d’un mois ; si une demande est complexe, la loi autorise deux mois supplémentaires, et nous vous indiquons au cours du premier mois si nous en avons besoin et pourquoi. Pour les données qu’une entreprise enregistre dans les applications, c’est l’entreprise qui statue sur la demande, et nous l’aidons.

Suppression de votre compte. Vous pouvez demander la suppression de votre compte dans les applications (Office Hero Manager : Compte, puis Supprimer le compte ; Office Hero Connect : Profil, puis Supprimer le compte ; applications web : Mon compte), ou sans vous connecter sur connect.officehero.io/delete-account. Les entreprises avec lesquelles vous travaillez examinent la demande, l’équipe d’assistance d’Office Hero statue sur toute demande qu’elles refusent ou sur laquelle elles ne se sont pas prononcées à temps, et vous recevez une réponse sous 30 jours. Lorsque la demande est approuvée, nous supprimons votre compte : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre mot de passe, vos paramètres de sécurité, vos sessions et vos appareils. Les messages, photos, messages vocaux et fichiers que vous avez envoyés à vos collègues, les dossiers RH et financiers que votre employeur doit conserver et les journaux d’audit de sécurité sont conservés pendant les durées indiquées plus haut.

Réclamations. En Macédoine du Nord, l’autorité de contrôle est l’Agence pour la protection des données à caractère personnel (azlp.mk). Si vous êtes dans l’UE, vous pouvez aussi saisir l’autorité de protection des données de votre pays ; le Comité européen de la protection des données recense ces autorités. Nous aimerions que vous nous contactiez d’abord, afin de pouvoir tenter de résoudre votre problème.

Décisions automatisées

Office Hero ne prend aucune décision concernant des personnes sur le seul fondement d’un traitement automatisé. Dans les applications, les règles qu’une entreprise définit, comme les règles d’alerte ou les droits à congés, s’appliquent automatiquement, et l’entreprise reste responsable des décisions qu’elle prend.

Enfants

Nos services sont destinés aux entreprises et aux organismes publics, et ne s’adressent pas aux enfants.

Modifications de cette politique

Nous mettons à jour cette politique lorsque nos services ou la loi évoluent. La date figurant en bas de cette page indique la version en vigueur. Avant qu’une modification importante ne prenne effet, nous en informons nos clients par e-mail.

Contact

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, local 86, Gazi Baba, Skopje, Macédoine du Nord. Questions sur les données personnelles : [email protected]. Aide pour un compte : [email protected].