Voici les conditions générales d’Office Hero. Elles s’appliquent à toute personne qui consulte le site web ou utilise les applications, ainsi qu’à toute entreprise ou tout organisme public qui souscrit à nos services. Votre offre et votre contrat peuvent compléter ou modifier ces conditions ; en cas de divergence, l’offre et le contrat prévalent. Si vous achetez dans le cadre d’une procédure de marché public, c’est le contrat de marché public qui s’applique.
Nos services s’adressent aux entreprises et aux organismes publics. Nous ne les proposons pas aux consommateurs.
Qui nous sommes
Les services sont fournis par Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, en abrégé ОФИС ХИРО ДОО Скопје (OFIS HIRO DOO Skopje en caractères latins), dénommée « Office Hero » ou « nous » dans les présentes conditions. Il s’agit d’une société à responsabilité limitée (DOO) enregistrée en Macédoine du Nord sous le numéro d’immatriculation (EMBS) 7901305, dont le numéro d’identification fiscale (EDB) est 4043025542679 et dont le siège social est situé Jani Lukrovski 4A, local 86, Gazi Baba, Skopje. Vous pouvez nous joindre à [email protected], et notre équipe d’assistance à [email protected].
Définitions
- Services : Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero et Office Hero Connect, les applications mobiles Office Hero Manager et Office Hero Connect, et Office Hero Track pour Android TV.
- Client : l’entreprise ou l’organisme public qui souscrit aux services.
- Utilisateurs : les personnes auxquelles un client donne accès, comme son personnel, ses salariés et ses conducteurs, ainsi que ses clients et fournisseurs dans Office Hero Connect.
- Offre : notre offre écrite à un client, avec les formules, les quantités, les prix et les éventuelles conditions particulières, une fois que le client l’a acceptée.
- Équipements : les traceurs GPS et les accessoires que nous vendons.
Le site web
Le site web décrit nos services en termes généraux. Les prix qui y figurent s’entendent hors taxes (HT) et ne constituent pas une offre : ce que nous fournissons, et à quel prix, est fixé dans votre offre. Les fonctionnalités signalées comme bientôt disponibles ne font partie d’aucune formule tant que nous ne les avons pas lancées, et nous ne promettons aucune date de lancement.
Vous pouvez utiliser le site web pour vous informer et nous contacter, et vous pouvez créer un lien vers n’importe laquelle de ses pages. N’essayez pas de vous y introduire, de le surcharger ou d’en copier le contenu en masse. Les textes, images et créations graphiques du site appartiennent à Office Hero ou sont utilisés avec autorisation. Nous ne sommes pas responsables du contenu des autres sites vers lesquels il renvoie.
Utilisation des applications
Ces règles s’appliquent à toute personne qui se connecte aux applications, en complément des règles de l’entreprise qui lui en a donné l’accès.
- Ne communiquez votre mot de passe à personne et ne partagez pas votre compte. Si vous pensez que quelqu’un d’autre l’a utilisé, changez votre mot de passe et prévenez votre entreprise ou notre équipe d’assistance.
- N’utilisez les applications que pour le travail autorisé par votre entreprise, et n’utilisez que les données auxquelles votre rôle vous donne accès.
- N’essayez pas d’accéder aux données d’une autre entreprise, de contourner les autorisations ou de tester la sécurité des services sans notre accord écrit.
- Ne téléversez pas de logiciels malveillants, et ne copiez pas, ne décompilez pas et ne procédez pas à l’ingénierie inverse des applications, sauf lorsque la loi l’autorise expressément.
- N’utilisez pas d’outils automatisés pour extraire en masse le contenu des applications ou leur imposer une charge inhabituelle sans notre accord écrit.
Règles de la discussion d’équipe
La discussion d’équipe est réservée au travail. Vous ne devez publier, envoyer ni partager aucun des contenus suivants :
- Harcèlement, brimades, menaces ou intimidation.
- Discours de haine ou contenus qui rabaissent des personnes pour ce qu’elles sont.
- Contenus sexuels ou sexuellement explicites.
- Contenus violents ou choquants, ou incitation à la violence ou à l’automutilation.
- Tout contenu illégal, y compris les contenus que vous n’avez pas le droit de partager.
- Spam, escroqueries, logiciels malveillants ou hameçonnage.
- Usurpation de l’identité d’une autre personne.
- Données personnelles d’autrui sans raison professionnelle.
Ces contenus et les utilisateurs abusifs ne sont tolérés en aucun cas. Depuis la conversation, vous pouvez signaler un message ou une personne, et bloquer une personne. Les administrateurs de votre entreprise examinent les signalements sous 24 heures les jours ouvrés et peuvent supprimer un contenu, avertir la personne ou restreindre son accès. Si vous ne pouvez pas utiliser le signalement dans l’application, ou si le signalement concerne un administrateur, écrivez à [email protected]. Nous pouvons aussi supprimer des contenus et suspendre les comptes qui enfreignent ces règles. Avant votre premier message, les applications vous demandent d’accepter ces règles, et vous le redemandent lorsque les règles changent.
Contenus que vous ajoutez
Les données et fichiers ajoutés au compte d’une entreprise appartiennent à cette entreprise, notre cliente. Vous nous autorisez à les stocker, à les traiter et à les afficher aux utilisateurs habilités, mais uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture des services. N’ajoutez que des contenus que vous avez le droit de partager. Chaque fichier téléversé fait l’objet d’une analyse antivirus, et un fichier qui ne passe pas cette analyse ne peut pas être téléchargé.
Suppression de votre compte
Vous pouvez demander la suppression de votre compte dans les applications ou sur connect.officehero.io/delete-account. Les entreprises avec lesquelles vous travaillez examinent la demande, et vous recevez une réponse sous 30 jours. Notre politique de confidentialité explique ce qui est supprimé et ce qui est conservé.
Abonnements
Un abonnement commence lorsque vous acceptez notre offre. Nous configurons alors le compte de votre entreprise et ses utilisateurs et, pour Fleet Hero, vos traceurs. Il n’existe pas d’inscription en libre-service.
- Fleet Hero est facturé par véhicule et par mois, dans les formules Essentials, Professional et Business. La carte SIM M2M et ses données mobiles sont incluses dans chaque formule.
- HR Hero est facturé par salarié et par mois, dans les formules Essentials et Professional.
- Finance Hero est facturé par entreprise et par mois, dans la formule Essentials pour 3 utilisateurs et la formule Professional pour 10 utilisateurs.
- Office Hero Connect est inclus avec HR Hero, pour le libre-service salarié, et avec Finance Hero, pour les clients et les fournisseurs.
Notre page Tarifs et votre offre indiquent le contenu de chaque formule. Les modifications de vos formules ou de vos quantités s’appliquent selon ce que nous convenons avec vous par écrit.
Prix et paiement
- Les prix sont exprimés en euros et s’entendent hors TVA, que nous ajoutons au taux prévu par la loi.
- Nous facturons les abonnements d’avance, mensuellement ou annuellement. Avec la facturation annuelle, le prix est inférieur de 10 % à celui de la facturation mensuelle.
- Sauf indication contraire dans votre offre, chaque facture est payable dans les 15 jours suivant sa date.
- Lorsque nous facturons en denars macédoniens, nous convertissons le prix en euros au cours moyen de la Banque nationale de la République de Macédoine du Nord à la date de la facture.
- L’installation, la formation sur site et le développement sur mesure sont facturés aux prix indiqués dans votre offre.
En cas de retard de paiement d’une facture, nous pouvons appliquer les intérêts moratoires légaux. Si une facture est en retard de plus de 30 jours, nous pouvons suspendre les services ou l’assistance jusqu’à son paiement, après vous en avoir informé par écrit.
Nous pouvons modifier les prix des abonnements au plus une fois par an, et nous vous en informons par écrit au moins 60 jours avant l’application d’un nouveau prix.
Traceurs GPS, installation et cartes SIM
- Les traceurs et les accessoires sont proposés uniquement à l’achat. Vous payez 50 % à la commande et les 50 % restants après l’installation, sur la base du procès-verbal d’installation signé.
- Nous les installons selon un calendrier convenu avec vous, dans un atelier à Skopje ou sur votre site.
- Les équipements deviennent votre propriété une fois intégralement payés.
- Sauf indication contraire dans votre offre, les équipements sont garantis 24 mois et les travaux d’installation 12 mois. La garantie ne couvre pas les dommages causés par un accident, une mauvaise utilisation ou des interventions de tiers.
- Notre personnel configure les traceurs en fonction de votre formule, par exemple la fréquence à laquelle ils transmettent leurs données.
- Les cartes SIM que nous fournissons restent notre propriété et ne peuvent être utilisées que dans les traceurs pour lesquels nous les avons fournies.
Durée et résiliation
La durée minimale d’engagement, s’il y en a une, est fixée dans votre offre. Sauf indication contraire dans votre offre, vous pouvez résilier un abonnement mensuel moyennant un préavis de 30 jours, et un abonnement annuel court jusqu’à la fin de l’année payée. Les montants payés d’avance ne sont pas remboursés.
Chacune des parties peut résilier le contrat si l’autre manque gravement à ses obligations et ne remédie pas à ce manquement dans un délai raisonnable après une demande écrite. Nous pouvons aussi suspendre l’accès des utilisateurs qui enfreignent ces conditions, ou y mettre fin.
Après la fin du contrat, vous pouvez exporter vos données pendant 30 jours. Nous les supprimons ensuite, à l’exception de ce que la loi nous oblige à conserver, comme nos factures.
Vos données
Les données que vous saisissez dans les services vous appartiennent. Nous ne les traitons que pour fournir les services et sur vos instructions, et nous vous proposons un accord de traitement des données qui précise en détail comment nous traitons les données personnelles pour votre compte. Sur demande, nous exportons l’ensemble de vos données dans un format lisible par machine sous 15 jours. Notre politique de confidentialité explique comment nous traitons les données personnelles.
Vous êtes responsable d’une utilisation licite des services : il vous appartient de disposer d’une base légale pour les données que vous enregistrez, d’informer vos salariés, vos conducteurs et les autres personnes dont vous traitez les données, et d’associer les représentants du personnel lorsque la loi l’exige. Notre guide sur la géolocalisation GPS et la vie privée des salariés explique ce que cela implique pour le suivi des véhicules.
Disponibilité, assistance et évolutions
Nous nous efforçons de maintenir les services disponibles et de corriger rapidement les problèmes, mais nous ne pouvons pas garantir qu’ils fonctionneront toujours sans interruption ni erreur. Dans la mesure du possible, nous annonçons à l’avance les opérations de maintenance planifiées.
Notre équipe d’assistance répond à [email protected] du lundi au vendredi, 09:00–17:00, heure de Skopje. La formule Business de Fleet Hero comprend une assistance prioritaire. Les délais de réponse ne s’appliquent que si votre offre les précise.
Nous développons les services en continu et pouvons modifier ou remplacer des fonctionnalités. Si une modification réduit sensiblement le contenu de votre formule, nous vous en informons à l’avance, et vous pouvez résilier l’abonnement.
Office Hero Manager, l’application mobile Office Hero Connect et Office Hero Track sont en phase de test. Si nous vous fournissons une version de test, elle peut évoluer et contenir des erreurs.
Les applications sont disponibles en 15 langues. Les traductions sont réalisées automatiquement et peuvent contenir des erreurs. Ces conditions sont également publiées dans d’autres langues ; si une traduction diffère du texte anglais, c’est le texte anglais qui prévaut.
Ce que les services ne remplacent pas
- Les données en direct du chronotachygraphe proviennent du traceur et ne remplacent pas les enregistrements officiels du chronotachygraphe et de la carte conducteur.
- Le récapitulatif de TVA de Finance Hero est une vue d’ensemble simplifiée, pas une déclaration fiscale.
- Les alertes, les contrôles du temps de travail et les rapports vous aident à respecter vos obligations, mais il vous incombe toujours de les remplir.
- Les positions dépendent de la réception GPS et de la couverture du réseau mobile.
Services d’autres sociétés
Les services utilisent des cartes de Google, Apple, OpenStreetMap et OpenFreeMap, ainsi que des réseaux mobiles pour les traceurs. Les conditions de ces sociétés peuvent aussi s’appliquer à vous, et nous ne sommes pas responsables de leur disponibilité. Les données cartographiques appartiennent à leurs fournisseurs.
Propriété intellectuelle
Les logiciels, les applications, les créations graphiques et la documentation des services appartiennent à Office Hero ou à ses concédants de licence. Pendant votre abonnement, vous et vos utilisateurs pouvez utiliser les services pour les besoins propres de votre organisation. Ce droit est incessible, et vous ne pouvez ni revendre les services ni les mettre à la disposition de tiers sans notre accord écrit. Si vous nous envoyez des suggestions, nous pouvons les utiliser librement.
Responsabilité
Notre responsabilité totale au titre du contrat est limitée aux montants que vous nous avez versés au cours des 12 mois précédant l’événement à l’origine du dommage. Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, tels que le manque à gagner, la perte d’activité ou la perte de chiffre d’affaires. Ces limites ne s’appliquent pas lorsque la loi ne les autorise pas, par exemple pour les dommages causés intentionnellement ou par une faute lourde.
Aucune des parties n’est responsable d’une défaillance due à des événements échappant à son contrôle raisonnable, tels que des catastrophes naturelles, une guerre, des épidémies, des coupures de courant ou des pannes des réseaux publics.
Confidentialité
Chacune des parties garde confidentielles les informations confidentielles de l’autre, telles que les prix, les projets et les données commerciales, et ne les utilise que pour l’exécution du contrat. Cela ne s’applique pas aux informations publiques ni à celles dont la loi exige la divulgation.
Modifications de ces conditions
Nous pouvons mettre à jour ces conditions. La date figurant en bas de cette page indique la version en vigueur. Nous informons nos clients par e-mail au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur d’une modification importante. Lorsque les règles de la discussion d’équipe changent, les applications demandent aux utilisateurs de les accepter à nouveau.
Droit applicable et litiges
Ces conditions et nos contrats sont régis par le droit de la Macédoine du Nord. Nous chercherons d’abord à régler tout litige en discutant avec vous. À défaut, le tribunal compétent de Skopje tranchera.
Contact
ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, local 86, Gazi Baba, Skopje, Macédoine du Nord. Questions générales et offres : [email protected]. Aide sur les services : [email protected].