Secteur public
Un logiciel de flotte et RH pour les collectivités, les régies et les établissements publics
Office Hero aide les organismes publics à rendre compte de l’usage de leurs véhicules et à remplir leurs obligations envers leur personnel. Fleet Hero enregistre où vont les véhicules de service et qui les conduit ; HR Hero ajoute un dispositif d’alerte anonyme conçu autour de la directive (UE) 2019/1937, des rapports de transparence salariale pour la directive (UE) 2023/970 et les dossiers du personnel sur lesquels ils reposent.
Fleet Hero à partir de 10,80 € par véhicule et par mois, carte SIM et données mobiles incluses. Le dispositif d’alerte et les rapports de transparence salariale sont inclus dans HR Hero Professional, à 4,90 € par salarié et par mois. Les prix sont indiqués HT ; offres pour les marchés publics sur demande.
01Ce que couvre Office Hero
Rendre compte des véhicules, remplir ses obligations envers le personnel
Chaque tuile renvoie vers la page de la fonction concernée, avec le détail et les limites.
Des véhicules de service utilisés comme prévu
Chaque véhicule sur une carte en direct, avec une alerte lorsque l’un d’eux bouge pendant les horaires que vous fixez, comme les nuits et les week-ends.
Qui a conduit quel véhicule
Un calendrier des attributions des conducteurs et des véhicules, et des trajets avec le véhicule, le conducteur, le départ, l’arrivée, la distance et la durée.
Des rapports pour la direction et les auditeurs
14 rapports prêts à l’emploi, comme la distance par véhicule, le taux d’utilisation et le coût par kilomètre, en PDF, Excel ou CSV, également envoyés par e-mail aux collègues selon un calendrier.
Des véhicules techniques et de service en état de marche
Des ordres de travail dus à une date ou à un kilométrage, des défauts et un compteur des véhicules sans assurance obligatoire.
Un canal pour signaler les manquements
Chacun peut faire un signalement anonyme sur une page publique ; les référents voient le délai d’accusé de réception de 7 jours, et chaque action est inscrite dans un journal où toute modification est détectable.
Les obligations de transparence salariale
L’écart de rémunération femmes-hommes moyen et médian, les quartiles de rémunération, les rapports annuels au titre de l’article 9, et une évaluation conjointe des rémunérations ouverte automatiquement lorsqu’un instantané de l’écart de rémunération montre un écart supérieur à 5 %.
Les chiffres proviennent des cycles de paie de HR Hero, qui ne couvrent aujourd’hui que les salariés en Macédoine du Nord, en Albanie et au Royaume-Uni.
Chaque service voit ce qui le concerne
Limitez une personne aux véhicules de groupes choisis ou à des salariés listés, et modifiez les rôles dans une matrice des autorisations.
Une trace de chaque modification
Les modifications administratives sont inscrites dans un journal d’audit à chaîne de hachage, conservé 7 ans, dont les nouvelles entrées sont vérifiées chaque nuit.
Un personnel qui travaille dans différentes langues
Chacun choisit l’une des 15 langues de l’interface, dont le macédonien, l’albanais et le serbe dans ses deux alphabets.
02Fonctionnement
Véhicules, signalements et accès, en détail
Trois écrans qu’un organisme public utilise pour rendre compte de ses véhicules et protéger son personnel.
Véhicules de service
Une trace claire de chaque déplacement de service
Fleet Hero découpe automatiquement les trajets à partir des données GPS, avec le véhicule, le conducteur, le départ, l’arrivée et la distance, et le calendrier des attributions montre qui disposait de quel véhicule et quand. Rejouez n’importe quelle période sur la carte, dans la limite de l’historique des trajets inclus dans votre formule : 6, 12 ou 24 mois. Des rapports comme la distance par véhicule, le taux d’utilisation et le coût par kilomètre s’exportent en PDF, Excel ou CSV pour la direction ou pour un audit.
- Des alertes de déplacement non autorisé pour les horaires que vous fixez, comme les nuits et les week-ends
- Des rapports planifiés envoyés par e-mail aux collègues, chaque jour, chaque semaine ou chaque mois
- Le coût du carburant et de l’entretien par kilomètre pour chaque véhicule
- Des groupes de véhicules par service, utilisés par la carte, les rapports et les accès
Lanceurs d’alerte
Un dispositif de signalement anonyme, avec un délai de 7 jours suivi et un journal où toute modification est détectable
Chaque organisation dispose de sa propre page publique de signalement sur Office Hero Connect. Chacun peut faire un signalement anonyme, recevoir un numéro de référence et consulter le statut à tout moment grâce à une phrase secrète de quatre mots, affichée une seule fois. Dans HR Hero, les référents désignés accusent réception des signalements, répondent dans un fil de suivi privé lorsque l’auteur du signalement a laissé un moyen de le joindre, et clôturent les dossiers ; chaque action est ajoutée à un journal d’audit à chaîne de hachage.
- Un badge, et un rappel aux référents désignés, dès qu’un signalement dépasse 7 jours sans accusé de réception
- Le contenu des signalements chiffré au repos
- Également un formulaire de signalement interne pour le personnel connecté
- La chaîne d’audit vérifiée automatiquement chaque nuit
Protection des données
Qui voit quoi, et une trace de chaque modification
Les données de chaque organisation se trouvent dans leur propre schéma de base de données, et les champs personnels comme les numéros d’identification nationaux et les comptes bancaires sont chiffrés avec la clé propre à l’organisation. Les rôles se modifient dans une matrice des autorisations, et des règles par enregistrement limitent une personne à des véhicules, des groupes de véhicules ou des salariés choisis. Chaque modification administrative est inscrite dans un journal d’audit à chaîne de hachage, conservé 7 ans.
- 18 rôles prêts à l’emploi, plus vos propres rôles
- Une analyse antivirus des fichiers téléversés avant que quiconque puisse les ouvrir
- Des serveurs à Skopje, en Macédoine du Nord
- Des sessions qui prennent fin après 30 jours d’inactivité, et au plus tard après 90 jours
03Les applications
Office Hero pour un organisme public
Chaque application fonctionne seule, et ensemble elles partagent un seul compte et une seule fiche par personne.
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Les véhicules de service, techniques et d’intervention sur une carte en direct, avec les trajets, les rapports, la maintenance et les assurances.
- Trajets avec conducteur et distance
- Alertes de déplacement hors horaires
- 14 rapports prêts à l’emploi
- Assurances et immatriculations
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Les dossiers du personnel, les congés et les temps, avec le dispositif d’alerte et les rapports de transparence salariale.
- Traitement des signalements
- Écart de rémunération femmes-hommes et rapports de l’article 9
- Congés, temps et présences
- Formations et certifications
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La page publique de signalement, et un accès pour le personnel afin de consulter son planning, ses congés et ses documents.
- Page de signalement anonyme
- Demandes et soldes de congés
- Pointage d’arrivée et de départ
- Leurs propres coordonnées bancaires
04Questions
Les questions des organismes publics
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Le dispositif d’alerte répond-il à la directive (UE) 2019/1937 ?
Il est conçu autour de la directive : des signalements anonymes, un délai d’accusé de réception de 7 jours suivi pour les référents, un fil de suivi privé pour les auteurs qui laissent un moyen de les joindre, et une trace de chaque action où toute modification est détectable. Savoir si votre configuration satisfait à la directive et à votre droit national est une question juridique : vérifiez-le auprès de votre conseil juridique ; Office Hero ne certifie pas la conformité.
Où nos données sont-elles conservées ?
Les applications Office Hero et leurs bases de données fonctionnent sur des serveurs que nous exploitons à Skopje, en Macédoine du Nord, pays situé en dehors de l’Union européenne. Les fichiers téléversés et les sauvegardes de la base de données sont conservés dans le stockage objet Cloudflare R2. Les données de chaque organisation se trouvent dans leur propre schéma de base de données, les champs personnels sensibles sont chiffrés avec la clé propre à l’organisation, et les fichiers téléversés font l’objet d’une analyse antivirus.
Pouvons-nous acheter Office Hero dans le cadre d’un marché public ?
Nos prix sont publiés sur la page des tarifs et s’entendent HT. Pour les marchés publics et les volumes importants, nous préparons une offre sur demande ; envoyez-nous le dossier de consultation ou le nombre de véhicules et de salariés.
Chaque service peut-il ne voir que ses propres véhicules et son personnel ?
Oui. Placez les véhicules de chaque service dans un groupe de véhicules et limitez une personne à ces groupes ; dans HR Hero, limitez une personne à une liste de salariés. Les listes indiquent alors combien d’enregistrements sont masqués et pourquoi.
Fleet Hero produit-il des ordres de mission ?
Non. Fleet Hero enregistre chaque trajet avec son véhicule, son conducteur, son départ, son arrivée et sa distance, et ses rapports s’exportent en PDF, Excel ou CSV, mais il ne produit pas le formulaire d’ordre de mission et ne calcule pas les indemnités journalières.
Le personnel peut-il travailler en macédonien et en albanais côte à côte ?
Oui. Chacun choisit sa propre langue d’interface parmi 15, dont le macédonien, l’albanais et le serbe dans ses deux alphabets ; les e-mails d’alerte parviennent à chaque destinataire dans sa propre langue, tandis que les PDF de rapports sont envoyés dans la langue que vous choisissez. Les traductions sont automatiques, et une relecture par des locuteurs natifs est en cours.
Que deviennent nos données si nous partons ?
L’équipe d’Office Hero peut réaliser un export complet des données de votre organisation. Demandez-le avant la fin de votre contrat, ou dans les 30 jours qui suivent, avant la suppression des données.
Parlez-nous de votre organisation
Réservez une démo ou envoyez-nous votre dossier de consultation. Nous vous montrerons les fiches des véhicules, le dispositif de signalement et les règles d’accès que votre équipe utiliserait.