Javni sektor
Softver za vozni park i HR za općine, komunalna preduzeća i javne agencije
Office Hero pomaže javnim institucijama da vode jasnu evidenciju o svojim vozilima i ispune obaveze prema osoblju. Fleet Hero bilježi kuda idu službena vozila i ko ih vozi; HR Hero dodaje anonimni kanal za prijavu nepravilnosti izgrađen oko Direktive (EU) 2019/1937, izvještaje o transparentnosti plata za Direktivu (EU) 2023/970 i evidenciju uposlenika na kojoj se oni zasnivaju.
Fleet Hero od 10,80 € po vozilu mjesečno, uključujući SIM karticu i mobilne podatke. Kanal za prijavu nepravilnosti i izvještaji o transparentnosti plata dolaze uz HR Hero Professional, po cijeni od 4,90 € po uposleniku mjesečno. Cijene su bez PDV-a; ponude za javne nabavke na zahtjev.
01Šta Office Hero pokriva
Odgovornost za vozila, obaveze prema osoblju
Svako polje vodi na stranicu funkcije s detaljima i ograničenjima.
Namjensko korištenje službenih vozila
Svako vozilo na mapi uživo, s upozorenjem kada se neko kreće u satima koje odredite, npr. noću i vikendom.
Ko je vozio koje vozilo
Kalendar dodjela vozača i vozila te vožnje s vozilom, vozačem, početkom, krajem, udaljenošću i trajanjem.
Izvještaji za upravu i revizore
14 gotovih izvještaja, npr. pređena udaljenost po vozilu, iskorištenost i trošak po kilometru, u formatu PDF, Excel ili CSV, koji se po rasporedu mogu slati i kolegama e-poštom.
Komunalna i servisna vozila u voznom stanju
Radni nalozi koji dospijevaju na određeni datum ili pri određenom stanju odometra, kvarovi i broj vozila bez obaveznog osiguranja.
Kanal za prijavu nepravilnosti
Svako može podnijeti anonimnu prijavu na javnoj stranici; zadužena lica vide rok od 7 dana za potvrdu prijema, a svaka radnja upisuje se u zapisnik u kojem se otkriva svaka izmjena.
Obaveze u vezi s transparentnošću plata
Prosječni i medijalni rodni jaz u platama, platni kvartili, godišnji izvještaji prema članu 9 i zajednička procjena plata koja se otvara automatski kada snimak stanja pokaže jaz u platama veći od 5 %.
Pokazatelji se računaju iz obračuna plata u aplikaciji HR Hero, koji danas obuhvataju samo uposlenike u Sjevernoj Makedoniji, Albaniji i Ujedinjenom Kraljevstvu.
Svaki odjel vidi svoje
Ograničite osobu na vozila odabranih grupa ili na navedene uposlenike i uređujte uloge u matrici dozvola.
Zapis o svakoj izmjeni
Administrativne izmjene upisuju se u zapisnik revizije povezan hash-lancem, koji se čuva 7 godina, a novi unosi provjeravaju se svake noći.
Osoblje koje radi na različitim jezicima
Svaka osoba bira jedan od 15 jezika interfejsa, uključujući makedonski, albanski i srpski na oba pisma.
02Kako radi
Vozila, izvještavanje i pristup, detaljno
Tri ekrana pomoću kojih javna institucija vodi evidenciju o svojim vozilima i štiti svoje osoblje.
Službena vozila
Jasan zapis o svakom službenom putovanju
Fleet Hero automatski izdvaja vožnje iz GPS podataka, s vozilom, vozačem, početkom, krajem i udaljenošću, a kalendar dodjela pokazuje ko je imao koje vozilo i kada. Reprodukujte bilo koji period na mapi u okviru historije ruta koju uključuje vaš paket: 6, 12 ili 24 mjeseca. Izvještaji kao što su pređena udaljenost po vozilu, iskorištenost i trošak po kilometru izvoze se u PDF, Excel ili CSV za upravu ili reviziju.
- Upozorenja o neovlaštenom kretanju u satima koje odredite, npr. noću i vikendom
- Zakazano slanje izvještaja kolegama e-poštom, dnevno, sedmično ili mjesečno
- Trošak goriva i servisa po kilometru za svako vozilo
- Grupe vozila po odjelu, koje koriste mapa, izvještaji i pristup
Prijava nepravilnosti
Anonimni kanal za prijavu s praćenim rokom od 7 dana i zapisnikom u kojem se otkriva svaka izmjena
Svaka organizacija dobija vlastitu javnu stranicu za prijavu na portalu Office Hero Connect. Svako može podnijeti anonimnu prijavu, dobiti referentni broj i u bilo kojem trenutku provjeriti status pomoću pristupne fraze od četiri riječi koja se prikazuje samo jednom. U aplikaciji HR Hero određena zadužena lica potvrđuju prijem prijava, odgovaraju u privatnoj niti za daljnju komunikaciju kada je podnosilac prijave ostavio kontakt i zatvaraju predmete, a svaka radnja dodaje se u zapisnik revizije povezan hash-lancem.
- Oznaka i podsjetnik dodijeljenim zaduženim licima čim prijava pređe 7 dana bez potvrde prijema
- Sadržaj prijava šifrovan u pohrani
- Uz to i interni obrazac za prijavu, namijenjen osoblju koje koristi svoj korisnički račun
- Lanac zapisnika revizije automatski se provjerava svake noći
Zaštita podataka
Ko vidi šta, uz zapis o svakoj izmjeni
Podaci svake organizacije nalaze se u njenoj vlastitoj šemi baze podataka, a lična polja kao što su lični identifikacioni brojevi i bankovni računi šifrovana su vlastitim ključem organizacije. Uloge se uređuju u matrici dozvola, a pravila na nivou zapisa ograničavaju osobu na odabrana vozila, grupe vozila ili uposlenike. Svaka administrativna izmjena upisuje se u zapisnik revizije koji je povezan hash-lancem i čuva se 7 godina.
- 18 gotovih uloga, uz vaše vlastite uloge
- Otpremljene datoteke provjeravaju se na zlonamjerni softver prije nego što ih iko može otvoriti
- Serveri u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji
- Sesije završavaju nakon 30 dana bez korištenja, a najkasnije nakon 90 dana
03Aplikacije
Office Hero za javnu instituciju
Svaka aplikacija radi samostalno, a zajedno dijele jedan korisnički račun i jedan zapis po osobi.
-
Službena, komunalna i servisna vozila na mapi uživo, s vožnjama, izvještajima, održavanjem i osiguranjem.
- Vožnje s vozačem i udaljenošću
- Upozorenja o kretanju izvan radnog vremena
- 14 gotovih izvještaja
- Osiguranje i registracije
-
Evidencija uposlenika, odsustva i radno vrijeme, uz kanal za prijavu nepravilnosti i izvještaje o transparentnosti plata.
- Obrada predmeta prijava nepravilnosti
- Rodni jaz u platama i izvještaji prema članu 9
- Odsustva i evidencija radnog vremena
- Obuke i certifikati
-
Javna stranica za prijavu nepravilnosti i korisnički račun za osoblje, za raspored, odsustva i dokumente.
- Stranica za anonimne prijave
- Zahtjevi za odsustvo i stanja odsustva
- Prijava dolaska i odlaska
- Vlastiti bankovni podaci
04Pitanja
Pitanja javnih institucija
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovara osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Ispunjava li kanal za prijavu nepravilnosti zahtjeve Direktive (EU) 2019/1937?
Izgrađen je oko direktive: anonimne prijave, rok od 7 dana za potvrdu prijema koji se prati za zadužena lica, privatna nit za daljnju komunikaciju s podnosiocima koji ostave kontakt i zapis o svakoj radnji u kojem se otkriva svaka izmjena. Da li vaš način korištenja ispunjava zahtjeve direktive i vašeg nacionalnog zakona, pravno je pitanje, pa ga provjerite sa svojim pravnim savjetnikom; Office Hero ne certificira usklađenost.
Gdje se čuvaju naši podaci?
Aplikacije Office Hero i njihove baze podataka rade na serverima kojima upravljamo u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji, koja je izvan Evropske unije. Otpremljene datoteke i sigurnosne kopije baza podataka čuvaju se u objektnoj pohrani Cloudflare R2. Podaci svake organizacije nalaze se u njenoj vlastitoj šemi baze podataka, osjetljiva lična polja šifrovana su vlastitim ključem organizacije, a otpremljene datoteke provjeravaju se na zlonamjerni softver.
Možemo li Office Hero nabaviti putem javne nabavke?
Naše cijene objavljene su na stranici s cijenama i ne uključuju PDV. Za javne nabavke i veće količine pripremamo ponudu na zahtjev; pošaljite nam tendersku dokumentaciju ili broj vozila i uposlenika.
Može li svaki odjel vidjeti samo svoja vozila i svoje osoblje?
Da. Vozila svakog odjela stavite u grupu vozila i ograničite osobu na te grupe; u aplikaciji HR Hero ograničite osobu na listu uposlenika. Liste tada navode koliko je zapisa skriveno i zašto.
Izrađuje li Fleet Hero putne naloge?
Ne. Fleet Hero bilježi svaku vožnju s vozilom, vozačem, početkom, završetkom i udaljenošću, a njegovi izvještaji izvoze se u PDF, Excel ili CSV, ali ne izrađuje obrazac putnog naloga niti obračunava dnevnice.
Može li osoblje raditi na makedonskom i albanskom jedno uz drugo?
Da. Svaka osoba bira vlastiti jezik interfejsa između 15 jezika, uključujući makedonski, albanski i srpski na oba pisma, a e-poruke s upozorenjima stižu svakom primaocu na njegovom jeziku, dok se PDF izvještaji šalju na jeziku koji odaberete. Prijevodi su mašinski, a u toku je pregled izvornih govornika.
Šta se dešava s našim podacima ako odemo?
Osoblje Office Hero može napraviti potpuni izvoz podataka vaše organizacije. Zatražite ga prije isteka ugovora ili u roku od 30 dana nakon toga, prije nego što se podaci izbrišu.
Razgovarajte s nama o svojoj organizaciji
Zakažite demo ili nam pošaljite tendersku dokumentaciju. Pokazat ćemo vam evidenciju vozila, kanal za prijavu i pravila pristupa koja bi koristio vaš tim.