Sigurnost i zaštita podataka
Sigurnost za podatke vaše kompanije: odvojeni, šifrovani i s evidencijom izmjena
Office Hero čuva poslovne zapise svake kompanije u njenom vlastitom prostoru baze podataka, šifruje osjetljive lične podatke ključem jedinstvenim za tu kompaniju, a administrativne izmjene upisuje u zapisnik revizije koji pokazuje je li neki unos naknadno izmijenjen. Aplikacije rade na serverima kojima upravljamo u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji.
01Kako radi
Pet slojeva zaštite u svakoj aplikaciji Office Hero
Iste mjere važe u aplikacijama Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero i Office Hero Connect, jer sve rade na jednoj zajedničkoj platformi.
Izolacija
Svaka kompanija u vlastitom prostoru baze podataka
Poslovni zapisi svake kompanije nalaze se u njenoj vlastitoj PostgreSQL šemi, a nisu tek označeni kolonom kompanije u zajedničkim tabelama. Svaki zahtjev vezuje se za tačno jednu kompaniju prije nego što pročita bilo kakve podatke, a zapis koji pripada drugoj kompaniji vraća odgovor „nije pronađeno“, kao da ne postoji.
- Zasebna šema za svaku kompaniju
- Jedna kompanija po zahtjevu, uz provjeru na serveru
- Osobe koje rade za više kompanija koriste jedan korisnički račun i prelaze iz jedne kompanije u drugu
Šifrovanje
Osjetljiva polja šifrovana ključem jedinstvenim za vašu kompaniju
Najosjetljiviji lični podaci pohranjuju se šifrovani algoritmom AES-256-GCM, pomoću ključa podataka koji je jedinstven za vašu kompaniju i kojim upravlja Office Hero. Taj ključ je opet zaštićen glavnim ključem koji se čuva u sistemu HashiCorp Vault, pa se šifrovana polja ne mogu pročitati iz kopije baze podataka.
- Za uposlenike: lična e-mail adresa, telefon, datum rođenja, lični identifikacioni broj, adresa i kontakt za hitne slučajeve
- Podaci o bankovnim računima u aplikacijama HR Hero i Office Hero Connect
- Poruke u razgovorima (standardno šifrovane) i prijave nepravilnosti
- Svaka šifrovana vrijednost vezana je za vašu kompaniju, pa se ne može dešifrovati kao podatak druge kompanije
- Imena uposlenika ostaju čitljiva u bazi podataka, kako bi ih liste i pretraga mogle prikazati i pronaći
Pristup
Svako vidi samo ono što mu uloga dozvoljava
Počnite od 18 gotovih uloga, od administratora kompanije i dispečera do računovođe i službenika za zaštitu podataka, ili napravite vlastite u matrici dozvola. Pravila na nivou zapisa zatim određuju koja vozila, vozače, geozone, uposlenike i kupce neka osoba može vidjeti. Server provjerava svaki zahtjev i odbija sve što osoba nema pravo uraditi.
- Za svako područje prava Pregledaj, Uredi, Upravljaj, Odobri i Izvezi
- Dodatne ili oduzete dozvole za pojedinu osobu, pored dozvola iz njenih uloga
- Pravila na nivou zapisa: samo navedeni zapisi, po grupi, po vlasniku, nijedan ili svi
- Zadane postavke prilagođene poslu: vozači vide svoja vozila, uposlenici svoj dosje
- Izmjena važi od sljedećeg zahtjeva te osobe
Revizijski trag
Zapis o tome ko je šta izmijenio, u kojem se otkriva svaka naknadna izmjena
Administrativne izmjene upisuju se u zapisnik revizije u kojem je svaki unos povezan s prethodnim, pa izmijenjen ili obrisan unos prekida lanac. Najnoviji unosi provjeravaju se svake noći, a svi unosi čuvaju se 7 godina. Administratori filtriraju zapisnik i vide aktivnosti svake osobe na njenoj korisničkoj stranici.
- Povezani unosi, a najnoviji se provjeravaju svake noći
- Čuvaju se 7 godina
- Filteri po rasponu datuma u vašoj vremenskoj zoni, po kategoriji i vrsti događaja
- Historija aktivnosti na stranici svake osobe
Prijava
Kontrola nad prijavama i sesijama
Lozinke moraju imati najmanje 12 znakova, uobičajene lozinke se odbijaju, a lozinke se pohranjuju samo kao Argon2id hash vrijednosti. Sesije se čuvaju u sigurnim kolačićima preglednika i završavaju nakon 30 dana bez korištenja, a najkasnije nakon 90 dana. Administratori vide svaku prijavu u kompaniji.
- Pogrešna e-mail adresa i pogrešna lozinka dobijaju isti odgovor, pa se ne može provjeriti koje adrese postoje
- Prijava u dva koraka putem aplikacije za autentifikaciju (danas za korisnike portala, za osoblje uz aplikaciju Manager), s kodovima za oporavak
- Ograničenja broja zahtjeva po adresi i po osobi, protiv pogađanja lozinki
- Pregled prijava s osobom, IP adresom, preglednikom, vremenima i statusom
- Korisnici portala vide svoje uređaje i mogu odjaviti bilo koji od njih
02I još
Dodatne zaštite
Dodatne mjere, uključujući jednu koju naš tim provodi za vas i jednu koja tek dolazi.
Provjera na viruse za svaku otpremljenu datoteku
Datoteke se provjeravaju alatom ClamAV prije nego što ih iko može preuzeti. Zaražene datoteke stavljaju se u karantin, a ako skener ne radi, datoteke čekaju umjesto da budu puštene bez provjere.
HTTPS za svaku aplikaciju
Svaka adresa aplikacije, od fm.officehero.io do connect.officehero.io, koristi HTTPS s certifikatima Let's Encrypt. Obični HTTP se preusmjerava, a preglednicima se nalaže da prihvataju isključivo HTTPS.
Ključevi u sistemu HashiCorp Vault
Ključevi za šifrovanje i sistemski pristupni podaci čuvaju se u Vaultu, koji radi uz TLS i koji se nakon ponovnog pokretanja mora ručno otključati.
Noćne sigurnosne kopije, testirane
Potpuna sigurnosna kopija baze podataka svake noći i neprekidna arhiva izmjena, koje se čuvaju 30 dana u pohrani Cloudflare R2. Potpuni povrat podataka iz ovih kopija je testiran.
Pristup prestaje s prestankom rada
Kada se radni odnos okonča u aplikaciji HR Hero, automatski se uklanja pristup te osobe portalu i povlače se njene otvorene pozivnice. Administratori također mogu deaktivirati, ponovo aktivirati ili ukloniti bilo koga u ekranu Korisnici i pristup.
Brisanje korisničkog računa na zahtjev
Svako može zatražiti brisanje svog korisničkog računa, u aplikacijama ili na connect.officehero.io/delete-account. O tome odlučuju kompanije te osobe, a odgovor stiže u roku od 30 dana.
Manje vanjskih servisa
Cestovne rute izračunavaju se na našem vlastitom mehanizmu za rutiranje, a VIN brojevi dekodiraju se na našim vlastitim serverima, pa se ni jedno ni drugo ne šalje vanjskom servisu. Pločice Google mape i saobraćaja stižu u vaš preglednik preko naših servera, dok se osnovna mapa OpenStreetMap učitava s vlastitih servera OpenStreetMapa.
Izvoz podataka i zahtjevi prema GDPR-u
Naš tim priprema potpuni izvoz podataka vaše kompanije i obrađuje zahtjeve za uvid u podatke neke osobe ili njihovo brisanje, kada to zatražite.
Za to još ne postoji ekran za samostalno korištenje: naš tim to radi za vas iz naše interne konzole.
Jedinstvena prijava (SSO)
Prijava putem vlastitog sistema za upravljanje identitetima vaše kompanije dolazi uskoro.
Uskoro
03U brojkama
Sigurnost u brojkama
- 18 gotovih uloga, uz uloge koje sami napravite
- 7 godina revizijskog traga, a novi unosi provjeravaju se svake noći
- 12 znakova je minimum za svaku lozinku
- 30 dana noćnih sigurnosnih kopija baze podataka
Gdje se nalaze vaši podaci
Aplikacije Office Hero i njihove baze podataka rade na serverima kojima upravljamo u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji, koja je izvan Evropske unije. Otpremljene datoteke i sigurnosne kopije baza podataka pohranjuju se u Cloudflare R2. Ne tvrdimo da posjedujemo sigurnosne certifikate i odgovaramo na pitanja koja postavlja vaša vlastita sigurnosna provjera.
05Pitanja
Pitanja o sigurnosti koja kupci postavljaju
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovara osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Gdje se čuvaju naši podaci?
Na serverima kojima upravljamo u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji, koja je izvan Evropske unije. Otpremljene datoteke i sigurnosne kopije baza podataka čuvaju se u objektnoj pohrani Cloudflare R2.
Mogu li druge kompanije vidjeti naše podatke?
Ne. Zapisi svake kompanije nalaze se u njenoj vlastitoj šemi baze podataka, a zapis druge kompanije vraća odgovor „nije pronađeno“, kao da ne postoji.
Koji su podaci šifrovani?
Vaš preglednik se s aplikacijama povezuje putem HTTPS-a. U bazi podataka osjetljiva polja dodatno su šifrovana ključem jedinstvenim za vašu kompaniju: lični kontakt podaci uposlenika, datum rođenja, lični identifikacioni broj, adresa, kontakt za hitne slučajeve i podaci o bankovnom računu, poruke u razgovorima (standardno) i prijave nepravilnosti. Imena uposlenika ostaju čitljiva, kako bi liste i pretraga radile.
Nudite li prijavu u dva koraka?
Da: prijavu u dva koraka putem aplikacije za autentifikaciju (danas za korisnike portala, za osoblje uz aplikaciju Manager), s jednokratnim kodovima za oporavak. Administratori vide ko ju je uključio i mogu je resetovati za pojedinu osobu. Pravilo na nivou cijele kompanije koje bi je učinilo obaveznom za sve još ne postoji. Office Hero Manager uskoro stiže u prodavnice aplikacija.
Šta se dešava kada neko napusti kompaniju?
Administrator tu osobu deaktivira ili uklanja u ekranu Korisnici i pristup, koji postoji u aplikacijama Fleet Hero, HR Hero i Finance Hero. Kada se radni odnos okonča u aplikaciji HR Hero, njen pristup portalu Office Hero Connect automatski se uklanja.
Možemo li izvesti svoje podatke?
Da. Izvještaji o voznom parku izvoze se u PDF, Excel ili CSV, a liste u aplikacijama HR Hero i Finance Hero izvoze odabrane redove u CSV. Za potpuni izvoz podataka vaše kompanije obratite se našem timu i mi ćemo ga pripremiti za vas.
Možemo li postaviti stroža pravila za lozinke?
Da, na zahtjev. Naš tim može za vašu kompaniju postaviti veću minimalnu dužinu i pravila za znakove, a stroža pravila važe i za privremene lozinke.
Imate li sigurnosne certifikate?
Nemamo i ne tvrdimo da ih imamo. Ova stranica opisuje mjere koje softver ima danas. Za sve ostalo što je potrebno vašoj provjeri pišite na [email protected].
Pogledajte kontrole u demo kompaniji
Pokazat ćemo vam uloge, pravila na nivou zapisa, zapisnik revizije i režim privatnosti te tokom razgovora odgovoriti na vaša pitanja o sigurnosti.