Bezpieczeństwo i ochrona danych
Bezpieczeństwo danych Państwa firmy: osobna przestrzeń w bazie, szyfrowanie i dziennik audytu
Office Hero przechowuje dane biznesowe każdej firmy w osobnej przestrzeni bazy danych, szyfruje wrażliwe dane osobowe kluczem unikalnym dla tej firmy i zapisuje zmiany administracyjne w dzienniku audytu, który pokazuje, czy jakiś wpis został zmieniony. Aplikacje działają na serwerach, które obsługujemy w Skopje w Macedonii Północnej.
01Jak to działa
Pięć warstw ochrony w każdej aplikacji Office Hero
Te same zabezpieczenia obowiązują w Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero i Office Hero Connect, ponieważ aplikacje działają na jednej wspólnej platformie.
Izolacja
Każda firma w osobnej przestrzeni bazy danych
Dane biznesowe każdej firmy znajdują się w jej własnym schemacie PostgreSQL, a nie tylko za kolumną z identyfikatorem firmy we wspólnych tabelach. Każde żądanie zostaje przypisane do dokładnie jednej firmy, zanim odczytane zostaną jakiekolwiek dane, a próba odczytu rekordu innej firmy kończy się odpowiedzią „nie znaleziono”, tak jakby taki rekord nie istniał.
- Osobny schemat dla każdej firmy
- Jedna firma na żądanie, sprawdzana po stronie serwera
- Osoby pracujące dla kilku firm mają jedno konto i przełączają się między firmami
Szyfrowanie
Wrażliwe pola szyfrowane kluczem unikalnym dla Państwa firmy
Najbardziej wrażliwe dane osobowe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej algorytmem AES-256-GCM, z użyciem klucza danych unikalnego dla Państwa firmy i zarządzanego przez Office Hero. Ten klucz jest z kolei chroniony kluczem głównym przechowywanym w HashiCorp Vault, dlatego zaszyfrowanych pól nie da się odczytać z kopii bazy danych.
- Prywatny e-mail i telefon pracowników, data urodzenia, numer identyfikacyjny, adres i kontakt alarmowy
- Dane rachunków bankowych w HR Hero i w Office Hero Connect
- Wiadomości czatu (domyślnie szyfrowane) i zgłoszenia sygnalistów
- Każda zaszyfrowana wartość jest powiązana z Państwa firmą, więc nie da się jej odszyfrować jako danych innej firmy
- Imiona i nazwiska pracowników pozostają w bazie danych niezaszyfrowane, aby listy i wyszukiwarka mogły je wyświetlać i odnajdywać
Dostęp
Każdy widzi tylko to, na co pozwala mu jego rola
Mogą Państwo zacząć od 18 gotowych ról, od administratora firmy i dyspozytora po księgowego i inspektora ochrony danych, albo zbudować własne w macierzy uprawnień. Reguły dostępu do rekordów decydują następnie, które pojazdy, kierowców, geostrefy, pracowników i klientów dana osoba może widzieć. Serwer sprawdza każde żądanie i odrzuca wszystko, czego dana osoba nie ma prawa zrobić.
- Uprawnienia Przeglądać, Edytować, Zarządzać, Zatwierdzać i Eksportować dla każdego obszaru
- Dodatkowe lub odebrane uprawnienia dla pojedynczej osoby, uzupełniające jej role
- Reguły dostępu do rekordów: tylko wskazane rekordy, według grupy, według właściciela, żadne lub wszystkie
- Ustawienia domyślne dopasowane do stanowiska: kierowcy widzą swoje pojazdy, a pracownicy swoją kartotekę
- Zmiana obowiązuje od następnego żądania danej osoby
Ślad audytowy
Zapis tego, kto co zmienił, zabezpieczony przed niezauważoną modyfikacją
Zmiany administracyjne trafiają do dziennika audytu, w którym każdy wpis jest powiązany z poprzednim, więc zmiana lub usunięcie wpisu przerywa łańcuch. Najnowsze wpisy są sprawdzane każdej nocy, a wszystkie wpisy są przechowywane przez 7 lat. Administratorzy filtrują dziennik i widzą aktywność każdej osoby na jej stronie użytkownika.
- Powiązane wpisy, z których najnowsze są sprawdzane każdej nocy
- Przechowywanie przez 7 lat
- Filtry według zakresu dat (w Państwa strefie czasowej), kategorii i typu zdarzenia
- Historia aktywności na stronie każdej osoby
Logowanie
Kontrola nad logowaniem i sesjami
Hasło musi mieć co najmniej 12 znaków, popularne hasła są odrzucane, a wszystkie hasła są przechowywane wyłącznie w postaci skrótów Argon2id. Sesje są zapisywane w bezpiecznych plikach cookie przeglądarki i wygasają po 30 dniach nieużywania, a najpóźniej po 90 dniach. Administratorzy widzą każde logowanie w firmie.
- Błędny adres e-mail i błędne hasło dają tę samą odpowiedź, więc nie da się sprawdzić, czy dany adres istnieje
- Logowanie dwuetapowe z aplikacją uwierzytelniającą (obecnie użytkownicy portalu, personel – wraz z aplikacją Manager), z kodami odzyskiwania
- Limity żądań na adres i na osobę, chroniące przed odgadywaniem haseł
- Przegląd logowań z osobą, adresem IP, przeglądarką, czasem i statusem
- Użytkownicy portalu widzą swoje urządzenia i mogą wylogować dowolne z nich
02Ponadto
Więcej zabezpieczeń
Kolejne zabezpieczenia, w tym jedno, które nasz zespół realizuje za Państwa, i jedno, które dopiero się pojawi.
Każdy przesłany plik sprawdzany antywirusem
Pliki są skanowane programem ClamAV, zanim ktokolwiek będzie mógł je pobrać. Zainfekowane pliki trafiają do kwarantanny, a gdy skaner nie działa, pliki czekają, zamiast zostać udostępnione bez sprawdzenia.
HTTPS w każdej aplikacji
Każdy adres aplikacji, od fm.officehero.io po connect.officehero.io, korzysta z HTTPS z certyfikatami Let's Encrypt. Zwykły HTTP jest przekierowywany, a przeglądarki otrzymują polecenie akceptowania wyłącznie HTTPS.
Klucze w HashiCorp Vault
Klucze szyfrowania i dane uwierzytelniające systemu są przechowywane w Vault, który działa z TLS i po każdym restarcie musi zostać ręcznie odblokowany.
Nocne kopie zapasowe i przetestowane odtwarzanie
Pełna kopia zapasowa bazy danych każdej nocy i ciągłe archiwum zmian, przechowywane przez 30 dni w magazynie Cloudflare R2. Pełne odtworzenie danych z tych kopii zostało przetestowane.
Dostęp kończy się wraz z zatrudnieniem
Gdy zatrudnienie zostanie zakończone w HR Hero, dostęp tej osoby do portalu jest usuwany, a jej otwarte zaproszenia są automatycznie wycofywane. Administratorzy mogą też dezaktywować, ponownie aktywować lub usunąć dowolną osobę w sekcji Użytkownicy i dostęp.
Usunięcie konta na żądanie
Każdy może poprosić o usunięcie swojego konta w aplikacjach lub pod adresem connect.officehero.io/delete-account. Decyzję podejmują firmy, do których należy ta osoba, a odpowiedź przychodzi w ciągu 30 dni.
Mniej usług zewnętrznych
Trasy drogowe są obliczane przez nasz własny silnik wyznaczania tras, a numery VIN są dekodowane na naszych własnych serwerach, więc ani trasy, ani numery VIN nie trafiają do zewnętrznych usług. Kafelki map i ruchu drogowego Google docierają do Państwa przeglądarki przez nasze serwery, a podkład mapowy OpenStreetMap wczytuje się z serwerów samego OpenStreetMap.
Eksport danych i żądania na podstawie RODO
Na Państwa prośbę nasz zespół przygotowuje pełny eksport danych firmy i obsługuje żądania dostępu do danych osoby lub ich usunięcia.
Nie ma jeszcze ekranu do samodzielnej obsługi tych spraw: nasz zespół realizuje je za Państwa w wewnętrznej konsoli Office Hero.
Logowanie jednokrotne (SSO)
Logowanie za pomocą własnego systemu tożsamości Państwa firmy pojawi się wkrótce.
Wkrótce
03W liczbach
Bezpieczeństwo w liczbach
- 18 gotowych ról oraz role tworzone samodzielnie
- 7 lat przechowywania śladu audytowego; nowe wpisy są sprawdzane każdej nocy
- 12 znaków – minimalna długość każdego hasła
- 30 dni nocnych kopii zapasowych bazy danych
Gdzie są Państwa dane
Aplikacje Office Hero i ich bazy danych działają na serwerach, które obsługujemy w Skopje w Macedonii Północnej, czyli poza Unią Europejską. Przesłane pliki i kopie zapasowe baz danych są przechowywane w Cloudflare R2. Nie deklarujemy certyfikatów bezpieczeństwa i odpowiadamy na pytania, których wymaga Państwa własna ocena bezpieczeństwa.
05Pytania
Pytania o bezpieczeństwo, które zadają klienci
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Gdzie przechowywane są nasze dane?
Na serwerach, które obsługujemy w Skopje w Macedonii Północnej, czyli poza Unią Europejską. Przesłane pliki i kopie zapasowe baz danych są przechowywane w magazynie obiektów Cloudflare R2.
Czy inne firmy mogą zobaczyć nasze dane?
Nie. Dane każdej firmy znajdują się w jej własnym schemacie bazy danych, a próba odczytu rekordu innej firmy kończy się odpowiedzią „nie znaleziono”, tak jakby taki rekord nie istniał.
Które dane są szyfrowane?
Przeglądarka łączy się z aplikacjami przez HTTPS. W bazie danych wrażliwe pola są dodatkowo szyfrowane kluczem unikalnym dla Państwa firmy: prywatne dane kontaktowe pracowników, data urodzenia, numer identyfikacyjny, adres, kontakt alarmowy i dane rachunku bankowego, wiadomości czatu (domyślnie) oraz zgłoszenia sygnalistów. Imiona i nazwiska pracowników pozostają niezaszyfrowane, aby działały listy i wyszukiwanie.
Czy Office Hero oferuje logowanie dwuetapowe?
Tak: logowanie dwuetapowe z aplikacją uwierzytelniającą (obecnie użytkownicy portalu, personel – wraz z aplikacją Manager), z jednorazowymi kodami odzyskiwania. Administratorzy widzą, kto ma je włączone, i mogą je zresetować danej osobie. Nie ma jeszcze reguły dla całej firmy, która nakładałaby ten obowiązek na wszystkich. Office Hero Manager wkrótce pojawi się w sklepach z aplikacjami.
Co się dzieje, gdy ktoś odchodzi z firmy?
Administrator dezaktywuje lub usuwa tę osobę w sekcji Użytkownicy i dostęp, dostępnej w Fleet Hero, HR Hero i Finance Hero. Gdy zatrudnienie zostanie zakończone w HR Hero, dostęp tej osoby do Office Hero Connect jest usuwany automatycznie.
Czy możemy wyeksportować nasze dane?
Tak. Raporty floty można eksportować do formatu PDF, Excel lub CSV, a z list w HR Hero i Finance Hero – wybrane wiersze do CSV. Pełny eksport danych firmy przygotuje na Państwa prośbę nasz zespół.
Czy możemy ustawić bardziej rygorystyczną politykę haseł?
Tak, na prośbę. Nasz zespół może ustawić dla Państwa firmy większą minimalną długość i reguły dotyczące znaków, a surowsze reguły dotyczą również haseł tymczasowych.
Czy Office Hero ma certyfikaty bezpieczeństwa?
Nie, i nie deklarujemy żadnych. Ta strona opisuje zabezpieczenia, które oprogramowanie ma obecnie. Wszelkie inne pytania potrzebne do Państwa oceny prosimy kierować na adres [email protected].
Zabezpieczenia na przykładzie firmy demonstracyjnej
Pokażemy Państwu role, reguły dostępu do rekordów, dziennik audytu i tryb prywatności, a podczas rozmowy odpowiemy na pytania o bezpieczeństwo.