Jak wybrać system do zarządzania flotą: lista kontrolna dla kupującego

Systemy do zarządzania flotą wyglądają u różnych dostawców bardzo podobnie: mapa z pojazdami, lista alertów, strona z raportami. Różnice wychodzą na jaw później – gdy lokalizator przestaje wysyłać dane, kierowca pyta, co widzą Państwo w weekend, albo raport podaje dane o paliwie, których nikt nie potrafi wyjaśnić. Ta lista kontrolna zawiera pytania, które ujawnią te różnice, zanim podpiszą Państwo umowę.

Jest przeznaczona dla właścicieli, kierowników i dyspozytorów małych i średnich flot na Bałkanach i w UE. Nie wymienia żadnego dostawcy. Na końcu podajemy własne odpowiedzi dotyczące Fleet Hero, łącznie z ograniczeniami tej aplikacji.

1. Najpierw zadania, potem funkcje

Na początek należy spisać, co system musi robić każdego tygodnia i kto będzie się tym zajmował. Typowe zadania to:

• Widzieć, gdzie jest każdy pojazd i które pojazdy pracują na biegu jałowym, stoją albo nie wysyłają danych.
• Sprawdzić, gdzie był pojazd danego dnia i kto nim kierował.
• Otrzymywać powiadomienia, gdy coś wymaga uwagi: pojazd opuszcza strefę, spada poziom paliwa, zbliża się termin serwisu.
• Pilnować, aby ubezpieczenia, rejestracje i prawa jazdy nie wygasały, a terminy serwisów nie mijały niezauważone.
• Przekazywać kierownictwu dane, o które prosi, bez ręcznego tworzenia arkuszy kalkulacyjnych.
• Przestrzegać przepisów o czasie jazdy i tachografach, które dotyczą Państwa samochodów ciężarowych i dostawczych.

Następnie należy uszeregować te zadania według ważności. Z taką listą prezentacja daje znacznie więcej niż przegląd wszystkich menu.

2. Lokalizatory i montaż

System pokaże tylko to, co wyśle lokalizator. Warto zapytać, które urządzenia dostawca obsługuje i co każde z nich odczyta w Państwa pojazdach – a nie ogólnie.

• Lokalizatory wtykowe podłącza się do gniazda diagnostycznego (OBD) samochodów osobowych i dostawczych. Szybko się je montuje i przenosi. Mogą też odczytywać dane takie jak przebieg, jeśli pojazd je udostępnia.
• Lokalizatory montowane na stałe instaluje się w niewidocznym miejscu i podłącza do zasilania oraz zapłonu. Trudniej je usunąć, dlatego sprawdzają się w pojazdach, które pozostają we flocie latami.
• Lokalizatory z połączeniem CAN lub FMS odczytują własne dane pojazdu, takie jak poziom paliwa, stan licznika i parametry silnika, jeśli pojazd to umożliwia.
• Lokalizatory do samochodów ciężarowych podłączone do tachografu mogą na bieżąco pokazywać karty kierowców i czas jazdy, jeśli system korzysta z tych danych.

Warto też zapytać, czy lokalizatory się kupuje, czy płaci się za nie w ramach miesięcznej opłaty, kto je montuje, ile kosztuje montaż w jednym pojeździe i czy karta SIM oraz transmisja danych są wliczone w cenę. Jeśli mają już Państwo lokalizatory, warto zapytać, czy mogą zostać i co trzeba zrobić, aby je przenieść.

3. Dane, którym można ufać

• Interwał aktualizacji: jak często jadący pojazd przesyła swoją pozycję i czy krótszy interwał kosztuje więcej.
• Historia: przez ile miesięcy przechowywane są trasy i co dzieje się ze starszymi danymi.
• Nieaktualne dane: jak mapa pokazuje pojazd, który przestał wysyłać dane. Mapa, która przestaje się aktualizować i tego nie sygnalizuje, wprowadza w błąd osoby, które na niej polegają.
• Luki: co robi lokalizator bez zasięgu sieci komórkowej i czy brakujący fragment trasy dociera później, czy jest rysowany jako linia prosta.
• Odczyty: czy paliwo, stan licznika i kody usterek są pokazywane z nazwami i jednostkami, czy jako surowe liczby.

4. Alerty, które docierają do właściwych osób

Alerty ma każdy system. Liczy się to, czy docierają do właściwej osoby kanałem, który działa już dziś.

• Jakie są typy alertów i które z nich mogą być zasilane danymi z Państwa lokalizatorów. Alert, który wymaga danych, jakich lokalizatory nie wysyłają, nigdy się nie uruchomi.
• Które kanały działają już teraz, np. powiadomienia w aplikacji, e-mail lub webhook do Państwa własnych systemów, a które są dopiero planowane.
• Czy przed zapisaniem reguły widać, kto zostanie powiadomiony, i czy można wysłać test.
• Czy godziny ciszy i limity powtórzeń zapobiegają zalewowi wiadomości w nocy.

5. Raporty, które można sprawdzić

• Które raporty są gotowe do użycia i czy można je eksportować do formatów PDF, Excel i CSV.
• Czy raporty można wysyłać e-mailem według harmonogramu i do kogo.
• Czy przy wartości podano, jak ją zmierzono. Zużyte paliwo może pochodzić z licznika silnika, z poziomu w zbiorniku albo z wprowadzonych przez Państwa tankowań, a wyniki się różnią.
• Czy brakujące dane są pokazywane jako brakujące, czy po cichu jako zero.

6. Tachografy i czas jazdy

Jeśli mają Państwo samochody ciężarowe albo samochody dostawcze, które w przewozach międzynarodowych potrzebują teraz tachografu, warto zadać trzy osobne pytania, bo często udziela się na nie jednej, wspólnej odpowiedzi:

1. Czy system pokazuje dane z tachografu na żywo, np. kartę kierowcy i pozostały czas jazdy, i jakich lokalizatorów oraz tachografów to wymaga?
2. Czy zdalnie pobiera pliki z kart kierowców i jednostek pojazdowych, i jak często? Przepisy UE wymagają pobierania danych co najmniej co 28 dni z kart kierowców i co 90 dni z jednostek pojazdowych.
3. Czy analizuje te pliki pod kątem naruszeń i według jakich przepisów: rozporządzenia (WE) nr 561/2006 czy umowy AETR w przypadku przejazdów odbywających się częściowo poza UE?

Warto też zapytać, czy dane o czasie jazdy pochodzą z samego tachografu, czy są szacowane na podstawie GPS. Szacunki mogą pomóc w planowaniu, ale nie są zapisem o znaczeniu prawnym.

7. Samochody służbowe i prywatność kierowców

Monitorując pojazd, monitoruje się także osobę, która nim kieruje. Grupa Robocza Art. 29, skupiająca organy ochrony danych państw UE, stwierdziła w opinii na temat przetwarzania danych w miejscu pracy, że jeśli dozwolone jest prywatne korzystanie z pojazdu służbowego, pracownik powinien co do zasady mieć możliwość czasowego wyłączenia śledzenia lokalizacji, gdy uzasadniają to okoliczności, np. wizyta u lekarza, oraz że jest mało prawdopodobne, aby monitorowanie pojazdu poza uzgodnionymi godzinami pracy miało podstawę prawną. Kierowców trzeba też poinformować, że w pojeździe zainstalowano lokalizator.

• Czy kierowca lub kierownik może wstrzymać śledzenie na czas prywatnych przejazdów i czy każda pauza jest rejestrowana?
• Czy podczas prywatnego przejazdu pozycje są odrzucane, czy tylko ukrywane na mapie?
• Czy można ograniczyć, kto widzi które pojazdy i dane których kierowców?
• Czy można poinformować kierowców, co jest o nich rejestrowane i jak długo jest przechowywane?

8. Użytkownicy, role i bezpieczeństwo

• Czy można tworzyć własne role i ograniczać każdego użytkownika do wybranych pojazdów lub grup pojazdów?
• Czy istnieje dziennik audytu, który pokazuje, kto, co i kiedy zmienił?
• Gdzie znajdują się serwery i kto ma dostęp do Państwa danych?
• Jeśli dostawca powołuje się na certyfikację, warto poprosić o certyfikat i informację o jego zakresie.

9. Język i dopasowanie do lokalnych warunków

• Czy każdy użytkownik, od dyspozytora po kierowcę, może pracować we własnym języku, w razie potrzeby także w cyrylicy lub alfabecie łacińskim?
• Czy pliki PDF i e-maile docierają do każdego odbiorcy w jego języku?
• Czy faktury są wystawiane z VAT i w potrzebnej Państwu walucie?
• W jakich językach i w jakich godzinach dostępne jest wsparcie?

10. Cena i warunki umowy

Warto porównywać łączny koszt w całym okresie umowy, a nie tylko cenę za pojazd podawaną w ofercie.

• Co obejmuje cena miesięczna: kartę SIM i transmisję danych, użytkowników, historię, alerty i raporty.
• Które funkcje należą do którego pakietu i ile kosztuje przejście na wyższy pakiet.
• Ile kosztują lokalizatory, montaż i szkolenie oraz kiedy się za nie płaci.
• Minimalny okres umowy, okres wypowiedzenia i co się dzieje, gdy sprzedają Państwo pojazd.
• Czy przy rezygnacji można zabrać swoje dane i w jakim formacie.

11. Test na własnych pojazdach

Prezentacja na przykładowych danych pokazuje ekrany. Test na kilku własnych pojazdach pokazuje, czy potrzebne odczyty naprawdę docierają. Przed podjęciem decyzji warto:

1. Zamontować lub podłączyć lokalizatory w dwóch lub trzech typowych pojazdach, w tym w najbardziej złożonym.
2. Porównać ważne dla Państwa odczyty, np. poziom paliwa, stan licznika i kody usterek, ze wskazaniami na desce rozdzielczej.
3. Skonfigurować alerty, z których skorzystają Państwo w pierwszej kolejności, i wysłać test każdego z nich.
4. Wygenerować raporty, o które prosi kierownictwo, i je wyeksportować.
5. Poprosić dyspozytora i kierowcę, aby przez tydzień korzystali z systemu, i wysłuchać ich uwag.

Pytania do każdego dostawcy

1. Jakie lokalizatory Państwo obsługują i co każdy z nich odczyta w naszych pojazdach?
2. Które z pokazanych nam funkcji są dostępne już dziś, a które są planowane?
3. Które kanały alertów działają już dziś?
4. Jak Państwa raporty pokazują wartości szacowane lub brakujące?
5. Czy pokazują Państwo dane z tachografu na żywo, pobierają pliki z tachografu, czy je analizują – i które z tych trzech rzeczy otrzymamy?
6. Jak w Państwa systemie działa prywatne korzystanie z samochodów służbowych?
7. Gdzie są Państwa serwery i kto może widzieć nasze dane?
8. Co obejmuje cena za pojazd, a za co trzeba dopłacić?
9. Jak wyeksportujemy nasze dane, jeśli zrezygnujemy z usługi?

Jak na te pytania odpowiada Office Hero

Tę listę przygotowaliśmy sami, dlatego podajemy też własne odpowiedzi dotyczące Fleet Hero, aplikacji Office Hero do zarządzania flotą – łącznie z tym, gdzie kończą się jej możliwości.

• Lokalizatory: lokalizatory Teltonika do samochodów osobowych, dostawczych i ciężarowych, konfigurowane przez nasz zespół. Lokalizatory kupują Państwo (od 65 €), a karta SIM M2M i transmisja danych są wliczone w każdy pakiet.
• Dane: pozycje co 60, 30 lub 10 sekund, zależnie od pakietu, oraz mapa, która pokazuje, które pojazdy nie wysyłają danych. Historia lokalizacji nie jest jeszcze usuwana automatycznie po określonym czasie; o usunięcie historii, której Państwo już nie potrzebują, prosimy zwrócić się do nas.
• Alerty: 21 wbudowanych typów alertów, a przy każdym widać, czy Państwa lokalizatory wysyłają potrzebne mu dane. Alerty docierają w aplikacji i e-mailem do współpracowników, a pakiet Business dodaje podpisane webhooki do Państwa własnych systemów.
• Raporty: 14 gotowych raportów w formatach PDF, Excel i CSV. W raporcie „Podsumowanie pojazdów” wartości szacowane i brakujące są oznaczone jako takie.
• Tachografy: karty kierowców i czas jazdy na żywo z lokalizatorem podłączonym do tachografu. Fleet Hero nie pobiera ani nie analizuje plików z tachografu.
• Prywatność: pauza prywatności, która odrzuca pozycje zamiast je ukrywać, oraz okresy prywatne, które można zaplanować z wyprzedzeniem. Domyślnie rejestrowanie mogą wstrzymywać tylko administratorzy i kierownicy floty.
• Języki i serwery: 15 języków interfejsu z tłumaczeniem maszynowym (trwa weryfikacja przez rodzimych użytkowników języka) oraz serwery w Skopje w Macedonii Północnej.
• Cena: od 10,80 € netto (bez VAT) za pojazd miesięcznie, a przy rozliczeniu rocznym o 10% mniej.
• Państwa dane: raporty można eksportować do formatów PDF, Excel i CSV, a na życzenie nasz zespół przygotowuje pełny eksport danych Państwa firmy.

Fleet Hero należy do zestawu aplikacji Office Hero – HR Hero i Finance Hero działają na tym samym koncie, a kartoteka każdego kierowcy jest wspólna z HR Hero. Pakiety można porównać na stronie z cennikiem. Można też umówić prezentację i zadać nam te pytania w odniesieniu do własnej floty.