Dyrektywa UE o jawności wynagrodzeń: co powinni wiedzieć pracodawcy

Czym jest dyrektywa

Dyrektywa (UE) 2023/970 została przyjęta 10 maja 2023 i opublikowana w Dzienniku Urzędowym 17 maja 2023. Jej cel nie jest nowy: kobiety i mężczyźni muszą otrzymywać równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Dyrektywa dodaje do tego jawność wynagrodzeń i skuteczniejsze egzekwowanie tej zasady.

Dyrektywa nie obowiązuje sama z siebie. Każde państwo członkowskie musiało do 7 czerwca 2026 wprowadzić w życie własne przepisy krajowe. Dyrektywa ustanawia wymogi minimalne, więc prawo krajowe może iść dalej, np. dodawać obowiązki lub obniżać progi zatrudnienia.

Dyrektywa dotyczy pracodawców z sektora publicznego i prywatnego oraz każdego pracownika, który ma umowę o pracę lub pozostaje w stosunku pracy. Jej przepisy o jawności wynagrodzeń przed zatrudnieniem chronią także kandydatów do pracy.

Stan na październik 2026

Termin minął, ale wiele państw członkowskich się spóźniło. Według przeglądu kancelarii Lewis Silkin z czerwca 2026 roku do 7 czerwca przepisy wdrożyły cztery kraje: Włochy, Litwa, Malta i Słowacja. Ten sam przegląd odnotował częściowe przepisy w Belgii (tylko sektor publiczny) i w Polsce, a większość pozostałych państw członkowskich była w trakcie procesu legislacyjnego.

Dopóki dane państwo nie przyjmie swojej ustawy, pracodawców prywatnych co do zasady wiążą tylko przepisy, które już tam obowiązują. Ten sam przegląd zauważa, że sądy muszą interpretować te przepisy zgodnie z dyrektywą, a pracownicy pracodawców z sektora publicznego mogą mieć możliwość bezpośredniego powoływania się na niektóre jej części. Stan prac należy sprawdzić w każdym kraju, w którym zatrudniają Państwo ludzi, bo daty rozpoczęcia i szczegóły się różnią.

Przed zatrudnieniem: widełki płacowe i zakaz pytań o dotychczasowe wynagrodzenie

Kandydaci mają prawo poznać początkowe wynagrodzenie lub jego przedział na stanowisku, o które się ubiegają. Przedział musi opierać się na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach, a kandydaci muszą też otrzymać informację o układzie zbiorowym, który ma zastosowanie do danego stanowiska. Informacje te muszą do nich dotrzeć na tyle wcześnie, by umożliwić uczciwe negocjacje, np. w ogłoszeniu o pracę lub przed rozmową kwalifikacyjną.

• Pracodawcy nie mogą pytać kandydatów o wynagrodzenie w obecnej ani w poprzednich pracach.
• Ogłoszenia o pracę i nazwy stanowisk muszą być neutralne pod względem płci.
• Rekrutacja musi przebiegać w sposób niedyskryminujący.

W trakcie zatrudnienia: jasne kryteria i prawo do informacji

Pracodawcy muszą zapewnić pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, według których ustalają wynagrodzenie, poziomy wynagrodzenia i progresję wynagrodzeń. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. Państwa członkowskie mogą zwolnić pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników z części dotyczącej progresji wynagrodzeń.

Każdy pracownik może wystąpić na piśmie o informację o swoim poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzenia kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Pracownicy mogą też wystąpić o te informacje za pośrednictwem swoich przedstawicieli lub organu ds. równości.

• Pracodawcy muszą odpowiedzieć w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od złożenia wniosku.
• Raz w roku pracodawcy muszą przypomnieć wszystkim pracownikom o tym prawie i wyjaśnić, jak z niego skorzystać.
• Postanowienia umów, które zabraniają pracownikom ujawniania własnego wynagrodzenia, są niedozwolone.
• Informacje muszą być przekazywane w formacie dostępnym dla osób z niepełnosprawnościami.

Raportowanie luki płacowej między płciami

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników muszą raportować lukę płacową między kobietami a mężczyznami w swojej organizacji. Raport obejmuje siedem wskaźników:

1. luka płacowa między płciami
2. luka płacowa między płciami w składnikach uzupełniających lub zmiennych, np. premiach
3. mediana luki płacowej między płciami
4. mediana luki płacowej między płciami w składnikach uzupełniających lub zmiennych
5. odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne
6. odsetek kobiet i mężczyzn w każdym kwartylu płacowym
7. luka płacowa między płciami według kategorii pracowników, w podziale na wynagrodzenie podstawowe oraz składniki uzupełniające lub zmienne

Częstotliwość raportowania zależy od liczby pracowników, a każdy raport obejmuje poprzedni rok kalendarzowy:

• Co najmniej 250 pracowników: do 7 czerwca 2027, a następnie co roku.
• Od 150 do 249 pracowników: do 7 czerwca 2027, a następnie co trzy lata.
• Od 100 do 149 pracowników: do 7 czerwca 2031, a następnie co trzy lata.
• Mniej niż 100 pracowników: dyrektywa nie nakłada obowiązku raportowania, chyba że wprowadzi go prawo krajowe; dobrowolne raportowanie jest jednak dozwolone.

Kierownictwo musi potwierdzić rzetelność danych po konsultacji z przedstawicielami pracowników, którzy mogą zapoznać się z zastosowaną metodologią. Wszystkie siedem wskaźników trafia do krajowego organu monitorującego, a pierwsze sześć pracodawca może opublikować na swojej stronie internetowej. Zestawienie według kategorii pracowników otrzymują wszyscy pracownicy i ich przedstawiciele, a na wniosek także inspekcja pracy i organ ds. równości.

Jak oblicza się lukę

Dyrektywa definiuje lukę płacową między płciami jako różnicę średnich poziomów wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i męskiej, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej. Wynagrodzenie to podstawowa lub minimalna płaca wraz ze wszelkimi innymi świadczeniami pieniężnymi lub rzeczowymi, a poziom wynagrodzenia to roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto. Mediana luki opiera się na wartości środkowej w każdej grupie zamiast na średniej.

Prosty przykład: jeśli mężczyźni zarabiają średnio 20,00 € za godzinę, a kobiety 18,50 €, luka wynosi (20,00 − 18,50) ÷ 20,00 = 7,5%. Służby Komisji Europejskiej w dokumencie z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania, który przedstawia ich wstępne stanowisko, wskazują, że jako punkt wyjścia należy uwzględniać każdy składnik wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w danym okresie, a składki pracodawcy na systemy zabezpieczenia pracowniczego, np. pracownicze programy emerytalne, uwzględnia się zawsze.

Wspólna ocena wynagrodzeń

Jeśli raport wykaże lukę wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników, pracodawca musi ją uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami albo usunąć w ciągu sześciu miesięcy od złożenia raportu. Jeśli nie zrobi ani jednego, ani drugiego, musi przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń razem z przedstawicielami pracowników.

Ocena obejmuje każdą kategorię pracowników i zawiera:

• odsetek kobiet i mężczyzn w każdej kategorii wraz z ich średnim wynagrodzeniem oraz składnikami uzupełniającymi lub zmiennymi
• wszelkie różnice w średnim wynagrodzeniu i ich przyczyny ustalone wspólnie z przedstawicielami pracowników
• odsetek kobiet i mężczyzn, których wynagrodzenie wzrosło po powrocie z urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego lub opiekuńczego, jeśli w czasie ich nieobecności wynagrodzenia w ich kategorii wzrosły
• środki mające usunąć nieuzasadnione różnice oraz ocenę środków z wcześniejszych ocen

Pracodawca udostępnia ocenę pracownikom i ich przedstawicielom oraz przekazuje ją krajowemu organowi monitorującemu. Nieuzasadnione różnice należy następnie usunąć w rozsądnym terminie, co obejmuje także przegląd systemów wartościowania i klasyfikacji stanowisk.

Praca o takiej samej wartości i kategorie pracowników

Większość przepisów dyrektywy zakłada, że wiadomo, które stanowiska mają taką samą wartość. Pracodawcy potrzebują struktur wynagrodzeń, które pozwalają porównać wartość pracy według obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów, uzgodnionych z przedstawicielami pracowników, jeśli tacy są. Kryteria muszą obejmować umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy, a istotne umiejętności miękkie nie mogą być niedoceniane.

Pracownicy wykonujący taką samą pracę albo inną pracę o takiej samej wartości tworzą kategorię pracowników. Od kategorii zależą odpowiedzi na wnioski o informacje, siódmy wskaźnik w raporcie i wspólna ocena wynagrodzeń. Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (EIGE) udostępnia bezpłatny zestaw narzędzi do neutralnego pod względem płci wartościowania stanowisk, krok po kroku, z osobnymi ścieżkami i szablonami dla mikroorganizacji, organizacji małych i średnich oraz dużych.

Egzekwowanie i sankcje

• Ciężar dowodu: gdy pracownik przedstawi fakty wskazujące na dyskryminację płacową, pracodawca musi udowodnić, że do niej nie doszło. Pracodawca, który nie wypełnił obowiązków w zakresie jawności, ponosi ten ciężar w każdym przypadku, chyba że uchybienie było ewidentnie niezamierzone i drobne.
• Odszkodowanie: pracownikowi, który doświadczył dyskryminacji płacowej, przysługuje pełne odszkodowanie, w tym wyrównanie wynagrodzenia, powiązane premie i świadczenia rzeczowe, utracone szanse, szkoda niemajątkowa i odsetki, bez z góry ustalonego górnego limitu.
• Terminy: krajowe okresy przedawnienia roszczeń o równe wynagrodzenie muszą wynosić co najmniej trzy lata.
• Sankcje: państwa członkowskie ustanawiają skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje, w tym grzywny, oraz szczególne sankcje za powtarzające się naruszenia.
• Zamówienia publiczne: prawo krajowe może pozwolić instytucjom zamawiającym wykluczać pracodawców, którzy naruszają obowiązki w zakresie jawności lub mają nieuzasadnioną lukę płacową przekraczającą 5% w danej kategorii pracowników.
• Ochrona: pracownicy korzystający z prawa do równego wynagrodzenia oraz osoby, które ich wspierają, nie mogą być traktowani mniej korzystnie.

Gdy firma ma siedzibę poza UE

Dyrektywa wiąże państwa członkowskie UE i dociera do pracodawców za pośrednictwem prawa krajowego. Firma z siedzibą w Macedonii Północnej, Albanii, Serbii lub Bośni i Hercegowinie nie jest więc nią objęta bezpośrednio. Jej spółki zależne w państwach UE są tam pracodawcami, dlatego podlegają prawu państwa członkowskiego, w którym zatrudniają pracowników.

Grupa kapitałowa ze spółkami po obu stronach granicy może jednak zdecydować się na przygotowywanie tych samych danych wszędzie, aby jej struktury wynagrodzeń pozostały porównywalne. Poza UE jest to dobrowolne, ale ułatwia raportowanie, jeśli grupa się rozrośnie lub zmienią się przepisy danego państwa.

Lista kontrolna na lata 2026 i 2027

1. Ustalić, które prawo krajowe ma zastosowanie do każdej z Państwa spółek zatrudniających pracowników i od kiedy obowiązują wynikające z niego obowiązki.
2. Policzyć pracowników każdego pracodawcy, aby poznać cykl raportowania i pierwszy termin.
3. Sprawdzić, czy widać każdy składnik wynagrodzenia każdego pracownika, w tym premie, świadczenia rzeczowe i przepracowane godziny.
4. Wspólnie z przedstawicielami pracowników pogrupować stanowiska w kategorie pracowników według obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów.
5. Spisać kryteria ustalania wynagrodzeń i progresji wynagrodzeń oraz udostępnić je tak, by pracownicy łatwo je znaleźli.
6. Zdecydować, jak kandydaci poznają widełki płacowe, np. z ogłoszenia o pracę, i usunąć pytania o dotychczasowe wynagrodzenie z formularzy i rozmów kwalifikacyjnych.
7. Wprowadzić sposób odpowiadania na wnioski o informacje o wynagrodzeniach w ciągu dwóch miesięcy i co roku przypominać pracownikom o tym prawie.
8. Wykonać próbne obliczenie na danych za 2026 rok, przeanalizować każdą lukę wynoszącą 5% lub więcej i zaplanować, jak ją zlikwidować.

Jak może pomóc Office Hero

HR Hero, aplikacja kadrowa Office Hero, ma zestaw narzędzi do jawności wynagrodzeń zbudowany wokół dyrektywy. Oblicza średnią i medianę luki płacowej między płciami oraz kwartyle płacowe, otwiera wspólną ocenę wynagrodzeń, gdy ogólna luka przekroczy 5%, i tworzy raport PDF ze średnią i medianą luki za dany rok. Prowadzi też rejestr widełek wynagrodzeń dla poszczególnych ról, sprawdza aplikacje kandydatów pod kątem sformułowań w języku angielskim dotyczących dotychczasowego wynagrodzenia i rejestruje zapytania od organów nadzoru.

Warto znać też ograniczenia tej aplikacji. Dane pochodzą z wynagrodzeń brutto z list płac prowadzonych w HR Hero, które obecnie obejmują wyłącznie pracowników w Macedonii Północnej, Albanii i Zjednoczonym Królestwie i uwzględniają tylko wynagrodzenie zasadnicze. Wynagrodzenie zmienne i kategorie pracowników nie są uwzględniane, a na wnioski o informacje o wynagrodzeniach na podstawie art. 7 odpowiada się poza HR Hero. Co obejmuje ta funkcja, wyjaśnia strona o jawności wynagrodzeń.