Księgowość wielowalutowa: kursy wymiany, różnice kursowe i przeszacowanie na koniec miesiąca

Trzy waluty w transakcji walutowej

Każda faktura sprzedaży, faktura zakupu lub pozycja wyciągu bankowego w walucie obcej wiąże się z maksymalnie trzema walutami. Ich rozróżnienie to pierwszy krok do ksiąg, które się zgadzają.

• Waluta transakcji: waluta na dokumencie, np. euro na fakturze dla klienta w Niemczech.
• Waluta funkcjonalna: waluta, w której prowadzone są księgi. IAS 21 (MSR 21), międzynarodowy standard dotyczący kursów walut, definiuje ją jako walutę podstawowego środowiska gospodarczego, w którym jednostka prowadzi działalność.
• Waluta prezentacji: waluta, w której prezentowane są sprawozdania finansowe, jeśli różni się od waluty funkcjonalnej.

Dla firmy, której ceny, koszty i wynagrodzenia są ustalane głównie w denarach, walutą funkcjonalną jest denar, nawet jeśli wiele jej faktur wystawia się w euro. Walutę funkcjonalną należy ustalić przed zaksięgowaniem czegokolwiek. Każdy kolejny krok – od zaksięgowania faktury po przeszacowanie rachunku bankowego – przelicza kwoty na walutę funkcjonalną, a jej późniejsza zmiana to poważny krok, który powinien zaplanować księgowy.

Który kurs: EBC czy NBRM?

Dla firm w Macedonii Północnej najważniejsze są dwa oficjalne źródła: Europejski Bank Centralny (EBC) i Narodowy Bank Republiki Macedonii Północnej (NBRM). Publikują one osobne tabele kursów, które są ze sobą ściśle powiązane.

Kursy referencyjne euro EBC

EBC publikuje kursy referencyjne euro wobec 29 walut, zwykle około 16:00 czasu środkowoeuropejskiego (CET), w każdy dzień roboczy z wyjątkiem dni zamknięcia systemu TARGET. Kursy powstają w codziennej procedurze uzgodnień między bankami centralnymi w całej Europie. EBC zaznacza, że publikuje je wyłącznie w celach informacyjnych, i stanowczo odradza stosowanie ich w transakcjach, dlatego należy sprawdzić, jakiego kursu wymagają przepisy podatkowe i rachunkowe, które obowiązują Państwa firmę. Denara nie ma w tabeli EBC.

Kursy średnie denara NBRM

NBRM publikuje tabelę kursów średnich: cenę jednej jednostki każdej ujętej w niej waluty wyrażoną w denarach, zaokrągloną do czterech miejsc po przecinku. Decyzja NBRM w sprawie sposobu ustalania i publikowania kursów średnich obowiązuje od listopada 2022 roku, a trzy jej zasady mają tu znaczenie.

• Kurs euro to średnia kursów kupna i sprzedaży kwotowanych przez banki wspierające na rynku walutowym o 16:00 w każdy dzień roboczy.
• Kursy pozostałych walut są wyliczane z kursów referencyjnych euro EBC. Dla waluty, której EBC nie publikuje, oraz w dni zamknięcia systemu TARGET, gdy EBC niczego nie publikuje, NBRM stosuje kursy rynkowe.
• Tabela jest publikowana do 18:00 w dni robocze i obowiązuje od 00:00 następnego dnia do czasu zastąpienia jej nową tabelą, więc weekendy i święta są zawsze objęte.

Ponieważ NBRM wylicza pozostałe kursy z kursów EBC, kurs dolara obliczony przez euro wychodzi bardzo zbliżony do kursu dolara podawanego przez sam NBRM. Pozostałe niewielkie różnice wynikają z momentu ustalenia kursu i zaokrągleń – to kolejny powód, by zapisywać źródło każdego kursu.

Od stycznia 2002 roku kurs denara wobec euro jest celem pośrednim polityki pieniężnej NBRM. Dlatego różnice kursowe na saldach w euro są zwykle niewielkie, natomiast salda w dolarach, funtach czy frankach szwajcarskich zmieniają się wraz z kursem samego euro wobec tych walut i mogą wahać się znacznie bardziej.

Które źródło wybrać

Należy stosować przepisy, którym podlegają Państwa księgi, a w razie wątpliwości zapytać księgowego. Niezależnie od wybranego źródła ważna jest konsekwencja: to samo źródło dla tego samego rodzaju transakcji, kurs i jego data zapisane przy każdym dokumencie oraz jedno źródło dla każdego przeszacowania.

Księgowanie faktury w walucie obcej

Zgodnie z IAS 21 transakcję w walucie obcej ujmuje się początkowo w walucie funkcjonalnej po natychmiastowym kursie wymiany między tymi walutami z dnia transakcji. W przypadku sprzedaży jest to dzień ujęcia sprzedaży, często data faktury. Weźmy fakturę na 10 000 EUR z datą 20 marca: przy przykładowym kursie 61,50 denara za euro księguje się ją jako należność w wysokości 615 000 denarów wraz z odpowiadającym jej przychodem.

Gdy data dokumentu przypada na weekend lub święto, nie ma nowego kursu EBC na ten dzień i stosuje się ostatni wcześniejszy kurs. Tabela NBRM zawsze zawiera kurs na dany dzień, ponieważ każda tabela obowiązuje do czasu opublikowania następnej.

Zrealizowane i niezrealizowane różnice kursowe

Różnice kursowe powstają na pozycjach pieniężnych: gotówce, saldach bankowych, należnościach, zobowiązaniach i pożyczkach, które zostaną rozliczone w ustalonej lub możliwej do ustalenia liczbie jednostek waluty. Zgodnie z IAS 21 różnice te ujmuje się w zysku lub stracie okresu, w którym powstały. Wyróżnia się dwa ich rodzaje.

Zrealizowane: przy zapłacie faktury

Należność jest rozliczana po kursie z dnia zapłaty. Jeśli klient z przykładu zapłaci 15 kwietnia, gdy kurs wynosi 61,58, otrzymują Państwo 615 800 denarów wobec należności zaksięgowanej w kwocie 615 000: zrealizowany zysk wynosi 800 denarów. Gdyby kurs spadł, różnica byłaby stratą. Faktura zakupu działa odwrotnie: jej zapłata, gdy waluta obca podrożała, kosztuje więcej denarów, niż zaksięgowano, co oznacza stratę.

Niezrealizowane: otwarte salda na dzień sprawozdawczy

Na koniec każdego okresu sprawozdawczego otwarte pozycje pieniężne przelicza się po kursie zamknięcia, czyli natychmiastowym kursie wymiany z tego dnia. Jeśli 31 marca faktura jest niezapłacona, a kurs wynosi 61,53, należność jest warta 615 300 denarów: niezrealizowany zysk za marzec wynosi 300 denarów. Jest niezrealizowany, bo nie doszło jeszcze do przepływu pieniędzy, a kurs może się zmienić, zanim to nastąpi.

Pozycje niepieniężne wyceniane według kosztu historycznego, takie jak środki trwałe, zapasy i przedpłaty, zachowują kurs z pierwotnej transakcji i nie są przeszacowywane, więc nie powodują różnic kursowych.

Przeszacowanie na koniec miesiąca krok po kroku

Przeszacowanie to sposób, w jaki niezrealizowane różnice trafiają do ksiąg. Można je przeprowadzać na koniec każdego miesiąca, aby wyniki miesięczne pokazywały wpływ zmian kursów, albo tylko na dni sprawozdawcze wymagane przez obowiązujące Państwa przepisy. Prawidłowe przeszacowanie na koniec miesiąca obejmuje sześć kroków.

1. Upewnić się, że w systemie jest kurs zamknięcia każdej waluty – z EBC, z NBRM albo wprowadzony ręcznie.
2. Zaksięgować wszystkie faktury sprzedaży, faktury zakupu i płatności z danego okresu oraz uzgodnić rachunki bankowe w walutach obcych.
3. Zestawić każdą otwartą należność, zobowiązanie i saldo rachunku bankowego w walucie obcej wraz z ich wartością bilansową w walucie funkcjonalnej.
4. Przeliczyć każdą pozycję po kursie zamknięcia; różnica w stosunku do wartości bilansowej to niezrealizowany zysk lub strata.
5. Zaksięgować różnice na kontach niezrealizowanych zysków i strat kursowych.
6. Zdecydować, jak rozpocznie się następny okres: wystornować zapis pierwszego dnia albo przenieść przeszacowane kwoty dalej.

Storno pierwszego dnia czy przeniesienie kwot?

Obie metody dają tę samą sumę; różnią się tym, gdzie widać poszczególne części. Przy stornie pierwszego dnia następnego okresu każda otwarta pozycja wraca do kursu, po którym ją zaksięgowano, a późniejsza płatność realizuje całą różnicę między kursem księgowania a kursem z dnia zapłaty. Bez storna otwarta pozycja zachowuje przeszacowaną kwotę, a różnicę zrealizowaną przy zapłacie liczy się od ostatniego przeszacowania.

Częste błędy, których należy unikać

• Kurs 1 między dwiema walutami. Zaksięgowanie faktury w euro tak, jakby jedno euro było warte jednego denara, zniekształca wszystkie dalsze sumy. Brakujący kurs powinien blokować zaksięgowanie, a nie być zgadywany.
• Brak zapisu źródła. Przy każdym kursie należy zachować źródło i datę, aby biegły rewident mógł prześledzić każdą kwotę.
• Przeszacowywanie pozycji niepieniężnych. Środki trwałe i zapasy wyceniane według kosztu historycznego zachowują pierwotny kurs.
• Podwójne przeszacowanie. W każdym okresie należy przeprowadzić jedno przeszacowanie. Jeśli było błędne, trzeba je skorygować w tym samym okresie: storno z datą w następnym okresie pozostawia w bieżącym okresie oba przeszacowania.
• Pominięcie rachunków bankowych. Saldo rachunku w euro jest pozycją pieniężną i przeszacowuje się je tak jak należność.
• Stare kursy na nowych dokumentach. Kurs starszy o kilka dni od daty dokumentu warto sprawdzić drugi raz.

Waluty zastępowane przez euro

Gdy państwo przyjmuje euro, EBC przestaje publikować kurs jego dawnej waluty, a NBRM usuwa tę walutę z własnej tabeli. Bułgaria przyjęła euro 1 stycznia 2026 po stałym kursie wymiany 1,95583 lewa za euro, więc lewa nie ma już w żadnej z tabel. Salda w lewach przelicza się na euro po tym stałym kursie.

Jak Finance Hero obsługuje wiele walut

Oto co robi za Państwa Finance Hero, aplikacja księgowa Office Hero, a co nadal trzeba księgować ręcznie.

• Każda firma zaczyna z euro jako walutą funkcjonalną. Jeśli Państwa walutą funkcjonalną jest denar, należy ją zmienić na denar przed zaksięgowaniem pierwszego zapisu: później nie można już tego zrobić.
• Aplikacja wczytuje kursy referencyjne euro EBC w każdy dzień roboczy systemu TARGET i tabelę kursów denara NBRM codziennie, również w weekendy, oraz zapisuje źródło każdego kursu.
• Do każdego dokumentu stosowany jest najnowszy zapisany kurs z datą nie późniejszą niż data dokumentu, a dokument bez zapisanego kursu nie zostanie zaksięgowany, dopóki kurs nie zostanie wczytany lub wprowadzony.
• Płatności dokonane z ekranu „Płatności dla dostawców” automatycznie księgują zrealizowaną różnicę, gdy ustawione są konta zysków i strat kursowych. Pozostałe płatności, w tym zarejestrowane na fakturze sprzedaży lub fakturze zakupu, a także dopasowania z wyciągów bankowych wymagają ręcznego zapisu księgowego na różnicę.
• Przeszacowanie na koniec miesiąca obejmuje otwarte należności, zobowiązania i salda rachunków bankowych w walutach obcych, z podglądem przed zaksięgowaniem czegokolwiek. Należy je uruchamiać ostatniego dnia okresu: wycenia faktury sprzedaży i zakupu otwarte w tym momencie, a przeszacowanie zatwierdzone przed rozpoczęciem następnego okresu samo się stornuje pierwszego dnia tego okresu. Późniejsze przeszacowanie trzeba wystornować ręcznie.
• Automatyczne storno należy pozostawić włączone: każde przeszacowanie liczy otwarte faktury sprzedaży i zakupu od kursu, po którym je zaksięgowano, więc zakłada, że poprzednie przeszacowanie zostało wystornowane.
• Saldo bankowe jest porównywane z saldem konta księgowego przypisanego do banku, dlatego każdy ruch na rachunku, łącznie z saldem otwarcia, należy księgować na osobnym koncie księgowym tego rachunku.
• Faktura wyceniona po kursie starszym o ponad 7 dni od daty wystawienia otrzymuje oznaczenie „Nieaktualny kurs”.

Strona Finance Hero o obsłudze wielu walut, do której link znajduje się poniżej, pokazuje ekrany i pakiety.