Tryb prywatności
Tryb prywatności dla samochodów służbowych: prywatne przejazdy nie są rejestrowane
Gdy pracownik korzysta z pojazdu służbowego prywatnie, Fleet Hero może całkowicie wstrzymać rejestrowanie jego pozycji. Są one odrzucane w chwili odbioru i nigdy nie są zapisywane, przejechany dystans jest nadal liczony do przebiegu, a każda pauza trafia do dziennika audytu.
W każdym pakiecie Fleet Hero, od 10,80 € za pojazd miesięcznie, z kartą SIM i transmisją danych.
01Jak to działa
Jak działa tryb prywatności
Pauza prywatności
Rejestrowanie zatrzymuje się w chwili potwierdzenia
„Wstrzymaj rejestrowanie” zatrzymuje zapisywanie pozycji pojazdu od chwili potwierdzenia. Nikt nie może ich później odzyskać: ani Państwo, ani administrator, ani żaden eksport. Można ustawić godzinę, o której rejestrowanie wznowi się samo, lub wznowić je ręcznie.
- Powody: użytek prywatny, dojazd do pracy, poza służbą lub inny, z opcjonalną notatką
- Osoby bez uprawnienia do trybu prywatności w ogóle nie widzą tej opcji
- Historia pokazuje, czy pauza została zakończona ręcznie, automatycznie w zaplanowanym terminie, czy przez administratora
Zaplanowane okresy prywatne
Okresy prywatne zaplanowane z wyprzedzeniem
Okres prywatny można zaplanować z góry, np. na weekend lub wyjazd urlopowy, a rozpocznie się i zakończy sam, bez naciskania żadnego przycisku. Zaplanowany okres można zmienić lub anulować do chwili jego rozpoczęcia; potem wcześniej zakończy go tylko „Wznów rejestrowanie”.
- Do 31 dni na jeden okres, planowany maksymalnie na rok naprzód
- Kilka okresów na pojazd, które nigdy się nie nakładają
Kilometry prywatne
Dystans jest liczony, trasa nie jest zapisywana
Podczas pauzy przyrządy samego pojazdu są nadal odczytywane w trakcie przepływu danych: dystans pochodzi z licznika przebiegu albo – gdy licznik nie jest przesyłany – z prędkości i czasu. Przy każdej pauzie widać jej czas trwania, dystans, sposób pomiaru i liczbę odrzuconych pozycji.
- Zmierzony, obliczony lub niezmierzony; nigdy nie jest po cichu zastępowany zerem
- Suma kilometrów prywatnych na pojazd za dowolny okres
- Czas jazdy i zużycie paliwa z tego okresu również są zachowywane
W historii tras
Okresy prywatne oznaczone jako niezarejestrowane
Osobom z uprawnieniem do trybu prywatności odtwarzanie trasy pokazuje okres prywatny jako linię przerywaną między ostatnią pozycją przed nim a pierwszą po nim, z informacją, że w tym czasie nic nie zarejestrowano. Pozostali widzą zwykłą linię między tymi dwiema pozycjami, bez podania powodu. Osoby z osobnym uprawnieniem mogą poprosić o szacowaną trasę drogową dla zakończonego okresu prywatnego, rysowaną z oznaczeniem „Szacowana trasa — niezarejestrowana”.
- Szacowana przez silnik wyznaczania tras, który Office Hero utrzymuje samodzielnie i który obejmuje Europę, więc przejazdu nie widzi żadna zewnętrzna usługa
- Odrzucana z podaniem powodu, gdy nie zgadza się ze stanem licznika lub wymagałaby niemożliwej prędkości
- Kilometry szacowane nigdy nie są dodawane do zarejestrowanych
02Także w zestawie
Prywatność, która sprawdza się na co dzień
Oparte na uprawnieniach
Domyślnie pauzę mogą włączać tylko administratorzy i kierownicy floty; administrator może nadać to uprawnienie innym osobom.
Każda pauza w dzienniku audytu
Rozpoczęcie, zaplanowanie, zmiana i anulowanie pauzy oraz wznowienie rejestrowania są zapisywane wraz z osobą, która je wykonała.
Poza mapą na żywo
Pozycje z czasu pauzy nigdy nie trafiają na mapę na żywo, bo są odrzucane w chwili odbioru.
Wstrzymane na udostępnionych linkach
Udostępniony link pokazuje „Wstrzymano”, bez pozycji i trasy, dopóki trwa pauza.
Podczas pauzy większość alertów nie działa
Pozycje i odczyty z czasu pauzy są odrzucane, więc dla tego pojazdu nie mogą zadziałać alerty przekroczenia prędkości, geostref, odłączenia zasilania ani przycisku SOS.
Kilometry prywatne w raportach
Podsumowanie pojazdów wykazuje kilometry prywatne osobno, poza sumami.
Przejazdy służbowe lub prywatne
Prosta reguła sugeruje na podstawie dnia i godziny rozpoczęcia, czy przejazd jest służbowy, czy prywatny, a kierownik może zmienić tę klasyfikację na „służbowy”, „prywatny” lub „mieszany”.
Działa dla jednego przejazdu naraz, wskazywanego przez identyfikator przejazdu, i nie stanowi oficjalnej ewidencji przebiegu do celów podatkowych.
Pauza z telefonu
Office Hero Manager ma te same opcje wstrzymywania i planowania; wkrótce w sklepach z aplikacjami.
Wkrótce
Ograniczenia szacowania trasy i reguły przejazdów
Szacowana trasa wymaga osobnego uprawnienia, można ją utworzyć dopiero po zakończeniu okresu prywatnego i obejmuje sieć dróg w Europie. Reguła przejazdów służbowych i prywatnych jest sugestią do Państwa własnego użytku i nie tworzy ustawowej ewidencji przebiegu.
04Krok po kroku
Tryb prywatności w czterech krokach
-
Krok 1 Ustalenie zasad
Wspólnie z zespołem ustalają Państwo, kiedy pojazdy mogą być używane prywatnie i kto może wstrzymywać rejestrowanie.
-
Krok 2 Pauza lub planowanie
Rejestrowanie dla pojazdu można wstrzymać od razu albo zaplanować jego okresy prywatne z wyprzedzeniem.
-
Krok 3 Dystans nadal liczony
Pozycje są odrzucane; dystans jest nadal mierzony.
-
Krok 4 Przegląd historii
Widać każdą pauzę, jej dystans prywatny i sposób zakończenia.
05Pytania
Pytania o tryb prywatności
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Czy pozycje z czasu pauzy są ukrywane, czy usuwane?
Ani jedno, ani drugie: nigdy nie są zapisywane. Są odrzucane w chwili odbioru, więc nikt nie może ich później odzyskać.
Kto może włączyć tryb prywatności?
Osoby, których rola obejmuje uprawnienie do trybu prywatności: domyślnie administratorzy firmy i kierownicy floty. Pozostałe osoby nie widzą tej opcji.
Czy kierowcy mogą sami wstrzymać rejestrowanie?
Nie. To kierownik floty lub administrator wstrzymuje rejestrowanie dla pojazdu albo z wyprzedzeniem planuje jego okresy prywatne, np. na godziny uzgodnione z kierowcą.
Czy nadal wiadomo, ile kilometrów przejechano prywatnie?
Tak. Każda pauza zapisuje swój dystans, a historia pauz sumuje dystans prywatny na pojazd za dowolny okres.
Czy alerty działają podczas pauzy?
Większość nie. Pozycje i odczyty z czasu pauzy są odrzucane, więc nie może zadziałać żaden alert, który ich potrzebuje – od przekroczenia prędkości i wyjazdu z geostrefy po odłączenie zasilania i przycisk SOS. Alerty „lokalizator offline” i alerty serwisowe nadal działają, a pozostałe działają ponownie, gdy tylko rejestrowanie zostanie wznowione.
Czy można automatycznie wstrzymywać rejestrowanie w każdy weekend?
Nie ma harmonogramu cyklicznego. Zamiast tego można z góry zaplanować każdy okres prywatny, trwający do 31 dni, maksymalnie na rok naprzód.
Czy tryb prywatności zapewnia zgodność naszego monitoringu z prawem?
Daje Państwu techniczny sposób na poszanowanie użytku prywatnego, bo pozycje w ogóle nie są zapisywane. To, czy monitoring jest zgodny z prawem, zależy jednak także od jego celu, Państwa zasad i sposobu informowania pracowników, dlatego warto zasięgnąć porady prawnej dotyczącej Państwa kraju.
To nie jest porada prawna
Tryb prywatności wspiera realizację Państwa obowiązków w zakresie ochrony danych, ale nie przesądza o tym, co jest zgodne z prawem w Państwa kraju. Nasz poradnik wyjaśnia główne zasady RODO dotyczące monitoringu pojazdów.
Prawdziwy tryb prywatny dla samochodów służbowych
Na prezentacji pokażemy pauzy prywatności, zaplanowane okresy i dystans prywatny.