Privatmodus
Privatmodus für Dienstwagen: Privatfahrten werden nicht aufgezeichnet
Nutzt ein Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug privat, kann Fleet Hero die Aufzeichnung der Fahrzeugpositionen vollständig stoppen: Die Positionen werden beim Eingang verworfen und nie gespeichert, die Strecke wird für die Kilometererfassung weiterhin gezählt, und jede Pause wird im Prüfprotokoll festgehalten.
In jedem Paket von Fleet Hero enthalten, ab 10,80 € pro Fahrzeug und Monat, SIM-Karte und mobile Daten inklusive.
01So funktioniert es
So funktioniert der Privatmodus
Privatsphäre-Pause
Die Aufzeichnung stoppt, sobald Sie bestätigen
„Aufzeichnung pausieren“ beendet die Speicherung der Fahrzeugpositionen ab dem Moment Ihrer Bestätigung. Niemand kann sie nachträglich wiederherstellen: weder Sie noch ein Administrator noch ein Export. Legen Sie eine Zeit fest, zu der die Aufzeichnung automatisch fortgesetzt wird, oder setzen Sie sie von Hand fort.
- Gründe: „Privatnutzung“, „Arbeitsweg“, „Außerhalb der Dienstzeit“ oder „Sonstiges“, mit optionaler Notiz
- Personen ohne Berechtigung für den Privatmodus sehen die Schaltfläche gar nicht
- Der Verlauf zeigt, ob eine Pause manuell, planmäßig oder durch einen Administrator beendet wurde
Gebuchte Privatzeiträume
Privatzeiträume im Voraus buchen
Planen Sie einen Privatzeitraum im Voraus, etwa für ein Wochenende oder eine Urlaubsfahrt; er beginnt und endet von selbst, ohne dass jemand eine Taste drücken muss. Ein gebuchter Zeitraum kann bis zu seinem Beginn geändert oder storniert werden; danach beendet ihn nur „Aufzeichnung fortsetzen“ vorzeitig.
- Bis zu 31 Tage pro Zeitraum, bis zu ein Jahr im Voraus buchbar
- Mehrere Zeiträume pro Fahrzeug, nie überlappend
Privatkilometer
Die Strecke wird gezählt, die Route nicht gespeichert
Während einer Pause werden beim Durchlaufen der Daten weiterhin die fahrzeugeigenen Instrumente abgelesen: die Strecke aus dem Kilometerstand oder, wenn dieser nicht gemeldet wird, aus Geschwindigkeit und Zeit. Jede Pause zeigt ihre Dauer, ihre Strecke, wie diese gemessen wurde und wie viele Positionen verworfen wurden.
- „Gemessen“, „Berechnet“ oder „Nicht gemessen“ – und nie eine stillschweigende Null
- Summen der privaten Strecke pro Fahrzeug für jeden Zeitraum
- Lenkzeit und Kraftstoff für den Zeitraum werden ebenfalls festgehalten
Im Routenverlauf
Private Zeiträume als nicht aufgezeichnet markiert
Für Personen mit der Berechtigung für den Privatmodus zeigt die Routenwiedergabe einen privaten Zeitraum als gestrichelte Linie zwischen der letzten Position davor und der ersten danach, mit dem Hinweis, dass dazwischen nichts aufgezeichnet wurde. Andere sehen eine einfache Linie zwischen den beiden Positionen, ohne Angabe des Grundes. Personen mit einer gesonderten Berechtigung können für einen beendeten privaten Zeitraum eine geschätzte Straßenroute anfordern, die als „Geschätzte Route — nicht aufgezeichnet“ gezeichnet wird.
- Geschätzt mit einer Routing-Engine, die Office Hero selbst betreibt und die Europa abdeckt, sodass kein externer Dienst die Fahrt sieht
- Abgelehnt, mit Begründung, wenn sie nicht zum Kilometerstand passt oder eine unmögliche Geschwindigkeit erfordern würde
- Geschätzte Kilometer werden nie zu aufgezeichneten addiert
02Ebenfalls enthalten
Privatsphäre, die sich im Alltag bewährt
Über Berechtigungen gesteuert
Standardmäßig können nur Administratoren und Fuhrparkleiter pausieren; ein Administrator kann die Berechtigung weiteren Personen erteilen.
Jede Pause protokolliert
Ob eine Pause gestartet, gebucht, geändert oder storniert oder die Aufzeichnung fortgesetzt wird: Bei jedem Schritt wird festgehalten, wer ihn ausgeführt hat.
Nicht auf der Live-Karte
Positionen aus einer Pause gelangen nie auf die Live-Karte, weil sie beim Eingang verworfen werden.
Pausiert auf geteilten Links
Ein geteilter Link zeigt „Pausiert“ und weder Position noch Route, solange die Pause läuft.
Die meisten Alarme ruhen während der Pause
Positionen und Messwerte aus einer Pause werden verworfen, daher können Alarme zu Geschwindigkeit, Geozonen, getrennter Stromversorgung und SOS-Taste für dieses Fahrzeug nicht auslösen.
Privatkilometer in Berichten
Der Bericht „Fahrzeugübersicht“ weist Privatkilometer separat aus, nicht in den Summen.
Geschäftliche oder private Fahrten
Eine einfache Regel schlägt anhand von Tag und Startzeit „Geschäftlich“ oder „Privat“ vor, und eine Führungskraft kann dies in „Geschäftlich“, „Privat“ oder „Gemischt“ ändern.
Die Regel läuft jeweils für eine einzelne Fahrt, die über ihre Fahrt-ID eingegeben wird, und ist kein offizieller Kilometernachweis für steuerliche Zwecke.
Pausieren vom Smartphone aus
Office Hero Manager bietet dieselben Funktionen zum Pausieren und Buchen, demnächst in den App-Stores.
Demnächst
Grenzen der Schätzung und der Fahrtenregel
Eine geschätzte Route erfordert eine eigene Berechtigung, kann erst nach dem Ende eines privaten Zeitraums erstellt werden und deckt das europäische Straßennetz ab. Die Regel für geschäftliche oder private Fahrten ist ein Vorschlag für Ihren internen Gebrauch und erzeugt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Kilometernachweis.
04Schritt für Schritt
Der Privatmodus in vier Schritten
-
Schritt 1 Regeln vereinbaren
Legen Sie mit Ihrem Team fest, wann Fahrzeuge privat genutzt werden dürfen und wer die Aufzeichnung pausieren darf.
-
Schritt 2 Pausieren oder buchen
Pausieren Sie ein Fahrzeug sofort oder buchen Sie seine Privatzeiträume im Voraus.
-
Schritt 3 Strecke wird weiter gezählt
Positionen werden verworfen, die Strecke wird weiterhin gemessen.
-
Schritt 4 Verlauf prüfen
Sehen Sie jede Pause, ihre private Strecke und wie sie beendet wurde.
05Fragen
Fragen zum Privatmodus
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Werden pausierte Positionen ausgeblendet oder gelöscht?
Weder noch: Die Positionen werden nie gespeichert, sondern im Moment des Eingangs verworfen, sodass niemand sie später wiederherstellen kann.
Wer kann den Privatmodus einschalten?
Personen, deren Rolle die Berechtigung für den Privatmodus enthält: standardmäßig Unternehmensadministratoren und Fuhrparkleiter. Alle anderen sehen die Schaltfläche nicht.
Können Fahrer die Aufzeichnung selbst pausieren?
Nein. Ein Fuhrparkleiter oder ein Administrator pausiert das Fahrzeug oder bucht seine Privatzeiträume im Voraus, etwa für die mit dem Fahrer vereinbarten Zeiten.
Können wir Privatkilometer trotzdem erfassen?
Ja. Jede Pause erfasst ihre Strecke, und der Pausenverlauf summiert die private Strecke pro Fahrzeug für jeden beliebigen Zeitraum.
Funktionieren Alarme während einer Pause?
Die meisten nicht. Positionen und Messwerte aus einer Pause werden verworfen, daher kann kein Alarm auslösen, der sie braucht – von Geschwindigkeitsüberschreitung und dem Verlassen von Geozonen bis zu getrennter Stromversorgung und SOS-Taste. Alarme zu „Tracker offline“ und zur Wartung funktionieren weiterhin, die übrigen wieder, sobald die Aufzeichnung fortgesetzt wird.
Können wir jedes Wochenende automatisch pausieren?
Einen wiederkehrenden Zeitplan gibt es nicht. Buchen Sie stattdessen jeden Privatzeitraum im Voraus, bis zu 31 Tage lang und bis zu ein Jahr vorher.
Macht der Privatmodus unsere Ortung rechtmäßig?
Er bietet Ihnen einen technischen Weg, private Nutzung zu respektieren, weil Positionen gar nicht gespeichert werden. Ob Ihre Ortung rechtmäßig ist, hängt auch von ihrem Zweck, Ihren Richtlinien und der Information Ihrer Mitarbeiter ab; lassen Sie sich daher für Ihr Land rechtlich beraten.
Keine Rechtsberatung
Der Privatmodus unterstützt Sie bei Ihren Datenschutzpflichten, entscheidet aber nicht, was in Ihrem Land rechtmäßig ist. Unser Leitfaden erklärt die wichtigsten Grundsätze der DSGVO für die Fahrzeugortung.
Ein echter Privatmodus für Ihre Dienstwagen
Buchen Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen Privatsphäre-Pausen, gebuchte Zeiträume und die private Strecke.