Distribution und Großhandel
Software für Distributoren: Lieferwagen und Rechnungen in einem Konto
Fleet Hero, die Flottenmanagement-App von Office Hero, zeigt Ihre Lieferwagen und Lkw auf einer Live-Karte und lässt Kunden ihre Lieferung über einen Link verfolgen. Finance Hero macht aus Aufträgen Rechnungen, behält im Blick, was jeder Kunde schuldet, und gleicht Kontoauszüge mit Rechnungen ab, in mehreren Währungen mit Tageskursen von EZB und NBRM.
Fleet Hero ab 10,80 € pro Fahrzeug und Monat, SIM-Karte und mobile Daten inklusive, und Finance Hero ab 29 € pro Unternehmen und Monat; Kundenaufträge und Bestand gibt es mit Finance Hero Professional zu 59 €. Alle Preise zzgl. MwSt.
01Was Office Hero abdeckt
Vom Lieferwagen bis zur bezahlten Rechnung
Jede Kachel verlinkt auf die Funktionsseite mit den Details und den Einschränkungen.
Wo die Lieferwagen sind
Jeder Lieferwagen auf einer Live-Karte mit Status, Fahrer und letzter Aktualisierung, dazu Filter für Fahrzeuge in Fahrt, im Leerlauf, angehalten und offline.
Kunden, die wegen ihrer Lieferung anrufen
Senden Sie einen Link zur Live-Position des Lieferwagens, der nach 15 Minuten, 1 Stunde, 24 Stunden oder 7 Tagen abläuft. Er öffnet sich ohne Konto.
Ankünfte bei Kunden und in Depots
Zeichnen Sie Geozonen um Depots und Stammkunden; jede Ein- und Ausfahrt wird erfasst, und der Bericht „Geozonenaktivität“ zählt sie pro Zone.
Aufträge, die zu Rechnungen werden
Angenommene Angebote und bestätigte Kundenaufträge werden ohne erneute Eingabe zu Rechnungen, mit der nächsten Nummer Ihres Nummernkreises und einem Rechnungs-PDF in der Sprache Ihres Unternehmens, die jede der 15 sein kann.
Wissen, wer was schuldet
Zahlungen, die auf Rechnungen verteilt werden, ein jede Nacht aktualisierter Überfälligkeitsstatus und die Altersstruktur der Forderungen in Stufen von „noch nicht fällig“ bis „90+ Tage“.
In einer Währung einkaufen, in einer anderen verkaufen
Tageskurse von EZB und NBRM, Kursdifferenzen, die automatisch gebucht werden, wenn Sie Eingangsrechnungen über die Ansicht „Lieferantenzahlungen“ bezahlen, und eine Fremdwährungsbewertung offener Salden zum Monatsende.
Zahlungen den Rechnungen zuordnen
Importieren Sie Kontoauszüge im Format MT940 oder CAMT.053; Zahlungen mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck werden automatisch zugeordnet, für die übrigen gibt es Vorschläge der Stufen „Hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“.
Bestände in Ihren Lagern
Bestände, Durchschnittskosten und Wert pro Produkt und Lager, der Verlauf jeder Bewegung und Inventuren per Barcode-Scan.
Kundenaufträge, Rechnungen und Wareneingänge aktualisieren den Bestand nicht; im Web korrigieren Sie ihn mit Inventuren.
Kunden, die nach ihrem Saldo fragen
In Office Hero Connect sehen Kunden ihren offenen Saldo, was fällig wird, und ihre neuesten Rechnungen.
Die vollständige Rechnungsliste und monatliche Kontoauszüge schaltet Office Hero auf Anfrage frei, und Rechnungen können im Portal nicht bezahlt werden.
02So funktioniert es
Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen im Detail
Drei Ansichten, die ein Distributor jeden Tag nutzt, vom Depot bis zur Bank.
Lieferungen
Jeder Lieferwagen auf der Karte, jeder Kundenstandort als Geozone
Die Live-Karte zeigt Status, Fahrer und Geschwindigkeit jedes Lieferwagens und wie aktuell seine Position ist. Zeichnen Sie Geozonen um Ihre Depots und Stammkunden, und Fleet Hero erfasst jede Ein- und Ausfahrt; der Bericht „Geozonenaktivität“ zählt sie pro Zone für jeden beliebigen Zeitraum. Fragt ein Kunde, wo seine Ware ist, senden Sie einen Live-Standort-Link, der von selbst ungültig wird.
- Alarme bei Ein- oder Ausfahrt für ausgewählte Geozonen
- Fahrten, automatisch aus den GPS-Daten ermittelt, mit Strecke und Dauer
- Strecke, Leerlaufzeit und Kosten pro Kilometer je Fahrzeug in fertigen Berichten
- Links mit einer Gültigkeit von 15 Minuten, 1 Stunde, 24 Stunden oder 7 Tagen
Vom Auftrag zur Zahlung
Vom Kundenauftrag zur bezahlten Rechnung
Bestätigen Sie einen Kundenauftrag, fakturieren Sie die noch offene Menge und stellen Sie die Rechnung mit der nächsten Nummer Ihres Nummernkreises aus; Finance Hero bucht Forderung, Umsatz und Umsatzsteuer laufend ins Hauptbuch. Erfassen Sie Zahlungen, auch Teilzahlungen, und verteilen Sie eine Zahlung auf mehrere Rechnungen. Jede Nacht wechseln Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist, auf „Überfällig“.
- Rechnungs-PDFs in der Sprache des Unternehmens, die jede der 15 sein kann
- Gutschriften mit Begründung und Stornierungen, die den Prüfpfad erhalten
- Altersstruktur der Forderungen: noch nicht fällig, 0–30, 31–60, 61–90 und 90+ Tage
- Ein Kreditlimit pro Kunde, angezeigt neben dem offenen Saldo
Währungen und Bank
Mehrere Währungen und Kontoauszüge, die mit Rechnungen abgeglichen werden
Rechnungen, Eingangsrechnungen und Zahlungen können jeweils in jeder Währung lauten, in der Sie handeln. Die Kurse kommen an jedem Arbeitstag von der Europäischen Zentralbank und jeden Tag von der Nationalbank der Republik Nordmazedonien. Bezahlen Sie Eingangsrechnungen über die Ansicht „Lieferantenzahlungen“, wird die Kursdifferenz automatisch gebucht; bei Kundenzahlungen erfassen Sie sie mit einer manuellen Buchung. Importieren Sie den Kontoauszug der Bank im Format MT940 oder CAMT.053, und Zahlungen, deren Verwendungszweck die Rechnungsnummer enthält, werden nach Betrag und Nummer zugeordnet.
- Fremdwährungsbewertung offener Salden zum Monatsende, in der Folgeperiode automatisch storniert
- Eine Markierung „Veralteter Kurs“ statt einer unbemerkt falschen Summe
- Bereits importierte Umsätze werden übersprungen
- Zuordnungsvorschläge der Stufen „Hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“, einzeln bestätigt
03Die Apps
Office Hero für einen Distributor
Nutzen Sie Fleet Hero und Finance Hero zusammen oder beginnen Sie mit einer der beiden Apps. Sie teilen sich ein Konto.
-
Lieferwagen und Lkw auf einer Live-Karte, mit Geozonen, Alarmen, Kraftstoffdaten und Wartung.
- Live-Karte und Fahrten
- Geozonen für Depots und Kunden
- Live-Standort-Links
- Wartung und Arbeitsaufträge
-
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen und Kontoauszüge in einem Hauptbuch mit doppelter Buchführung, in mehreren Währungen.
- Kundenaufträge und Rechnungen
- Forderungen und Altersstruktur
- Kurse von EZB und NBRM
- Import von MT940 und CAMT.053
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Kunden sehen ihren offenen Saldo und ihre neuesten Rechnungen; Lieferanten sehen, was Sie ihnen noch schulden.
- Saldenübersicht für Kunden
- Neueste Rechnungen
- Lieferantensalden
- Chat mit Ihrem Team
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Fahrer und Lagerpersonal mit Schichten, Stundenzetteln und Urlaub.
- Schichtplaner
- Stundenzettel und Freigaben
- Urlaubsverwaltung
- Kennzeichnung als Berufskraftfahrer, gemeinsam mit Fleet Hero genutzt
04Fragen
Fragen von Distributoren und Großhändlern
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Können unsere Kunden sehen, wo ihre Lieferung ist?
Ja. Erstellen Sie einen Link zur Live-Position des Lieferwagens für 15 Minuten, 1 Stunde, 24 Stunden oder 7 Tage und senden Sie ihn über eine beliebige Messaging-App. Der Kunde sieht ohne Konto die Position, die letzte Aktualisierung und die Route seit der Erstellung des Links. Der Link funktioniert nicht mehr, sobald er abläuft oder Sie die Freigabe beenden.
Können wir in Euro fakturieren und Lieferanten in einer anderen Währung bezahlen?
Ja. Jede Rechnung, Eingangsrechnung und Zahlung kann in jeder aktiven Währung lauten und zeigt ihre Summe in der Währung Ihrer Bücher, mit dem Kurs und seinem Datum. Die Kurse kommen an jedem Arbeitstag von der EZB und jeden Tag von der NBRM, oder Sie erfassen eigene. Sind die Konten für Kursgewinne und -verluste hinterlegt, bucht das Bezahlen von Eingangsrechnungen über die Ansicht „Lieferantenzahlungen“ die Kursdifferenz automatisch; bei Kundenzahlungen und Bankzuordnungen erfassen Sie sie mit einer manuellen Buchung.
Ändert sich der Bestand, wenn wir fakturieren oder Ware annehmen?
Nein. Finance Hero führt Bestände, Durchschnittskosten und Wert pro Lager sowie den Verlauf jeder Bewegung, aber Kundenaufträge, Rechnungen und Wareneingänge verändern den Bestand nicht von selbst. Im Web korrigieren Sie Mengen mit einer Inventur, gezählt per Barcode-Scan oder nach SKU.
Können Kunden ihre Rechnungen online sehen?
Kunden, die Sie zu Office Hero Connect einladen, sehen ihren offenen Saldo, was fällig wird, und ihre fünf neuesten Rechnungen. Die vollständige Rechnungsliste und monatliche Kontoauszüge werden für einen Kunden auf Anfrage freigeschaltet. Rechnungen können im Portal nicht bezahlt werden.
Welche Kontoauszüge können wir importieren?
Kontoauszugsdateien im Format MT940 und CAMT.053 aus dem Onlinebanking Ihrer Bank. Bereits importierte Umsätze werden übersprungen. Zahlungen, deren Verwendungszweck die Rechnungsnummer enthält, werden nach Betrag und Nummer zugeordnet, und für die übrigen gibt es Zuordnungsvorschläge. Finance Hero verbindet sich nicht direkt mit Ihrer Bank, daher kommen Kontoauszüge als Dateien herein.
Sendet Finance Hero Rechnungen an die Steuerbehörde?
Nein. Finance Hero sendet keine Rechnungen an das System einer Steuerbehörde, etwa an e-Faktura in Nordmazedonien, SEF in Serbien, eRačun in Kroatien oder CIS in Albanien, und es registriert weder Rechnungen noch Belege auf einem Fiskalgerät. Wo Ihr Land dies vorschreibt, nutzen Sie dafür neben Finance Hero weiterhin Ihren bisherigen Anbieter.
Was kosten Fleet Hero und Finance Hero zusammen?
Fleet Hero beginnt bei 10,80 € pro Fahrzeug und Monat, SIM-Karte und mobile Daten inklusive. Finance Hero beginnt bei 29 € pro Unternehmen und Monat für 3 Benutzer; das Paket Professional zu 59 € für 10 Benutzer ergänzt Kundenaufträge und Bestellungen sowie eine einfache Bestandsführung mit Lagern. Alle Preise zzgl. MwSt.
Ihre Lieferungen und Ihre Rechnungen zusammen sehen
Buchen Sie eine Demo, und wir gehen mit Ihnen einen Tag voller Lieferungen und die anschließenden Rechnungen durch, in den Währungen, die Sie verwenden.