Distribución y comercio mayorista
Software para distribuidores: furgonetas de reparto y facturas en una sola cuenta
Fleet Hero, la aplicación de gestión de flotas de Office Hero, muestra sus furgonetas de reparto y sus camiones en un mapa en directo y permite a los clientes seguir su entrega con un enlace. Finance Hero convierte los pedidos en facturas, controla lo que debe cada cliente y empareja los extractos bancarios con las facturas, en varias monedas y con los tipos de cambio diarios del BCE y del NBRM.
Fleet Hero desde 10,80 € por vehículo al mes con la tarjeta SIM y los datos móviles incluidos, y Finance Hero desde 29 € por empresa al mes; los pedidos de venta y las existencias se incluyen en Finance Hero Professional, a 59 €. Precios IVA no incluido.
01Lo que cubre Office Hero
De la furgoneta de reparto a la factura cobrada
Cada recuadro enlaza con la página de la función, con los detalles y los límites.
Dónde están las furgonetas de reparto
Todas las furgonetas en un solo mapa en directo, con su estado, su conductor y su última actualización, y filtros de vehículos en movimiento, al ralentí, detenidos y sin conexión.
Clientes que llaman por su entrega
Envíe un enlace a la posición en directo de la furgoneta que caduca al cabo de 15 minutos, 1 hora, 24 horas o 7 días. Se abre sin necesidad de cuenta.
Llegadas a clientes y almacenes
Dibuje geozonas alrededor de los almacenes y de los clientes habituales; cada entrada y salida queda registrada, y el informe de actividad en geozonas las cuenta por zona.
Pedidos que se convierten en facturas
Los presupuestos aceptados y los pedidos de venta confirmados se convierten en facturas sin volver a teclear nada, con el número siguiente de su serie y un PDF de la factura en el idioma de su empresa, que puede ser cualquiera de los 15.
Saber quién debe qué
Pagos repartidos entre facturas, el estado de vencida actualizado cada noche y la antigüedad de las cuentas por cobrar por tramos, desde no vencido hasta más de 90 días.
Comprar en una moneda y vender en otra
Tipos de cambio diarios del BCE y del NBRM, diferencias de cambio contabilizadas automáticamente cuando paga facturas de proveedores desde la pantalla «Pagos a proveedores» y una revaluación de cierre de mes de los saldos pendientes.
Emparejar los pagos con las facturas
Importe extractos MT940 o CAMT.053; los pagos que llevan el número de factura en el concepto bancario se emparejan automáticamente, y el resto recibe sugerencias con un nivel de confianza alto, medio o bajo.
Existencias en sus almacenes
Niveles de existencias, coste medio y valor por producto y almacén, el historial de cada movimiento y recuentos de inventario con lectura de códigos de barras.
Las existencias no se actualizan con los pedidos de venta, las facturas ni las recepciones de mercancía; en la web se corrigen con recuentos de inventario.
Clientes que preguntan por su saldo
En Office Hero Connect, los clientes ven su saldo pendiente, lo que vence próximamente y sus facturas más recientes.
Office Hero activa bajo petición la lista completa de facturas y los extractos mensuales, y las facturas no se pueden pagar en el portal.
02Cómo funciona
Entregas, facturas y pagos, en detalle
Tres pantallas que un distribuidor usa cada día, del almacén al banco.
Entregas
Cada furgoneta en el mapa, cada cliente como geozona
El mapa en directo muestra el estado, el conductor y la velocidad de cada furgoneta, y la antigüedad de su posición. Dibuje geozonas alrededor de sus almacenes y de sus clientes habituales, y Fleet Hero registra cada entrada y salida; el informe de actividad en geozonas las cuenta por zona para cualquier periodo. Cuando un cliente pregunte dónde está su mercancía, envíele un enlace de ubicación en tiempo real que deja de funcionar por sí solo.
- Alertas de entrada o salida para las geozonas que elija
- Trayectos generados automáticamente a partir de los datos GPS, con distancia y duración
- Distancia, tiempo al ralentí y coste por kilómetro de cada vehículo en informes predefinidos
- Enlaces que duran 15 minutos, 1 hora, 24 horas o 7 días
Del pedido al cobro
Del pedido de venta a la factura cobrada
Confirme un pedido de venta, facture la cantidad pendiente y emita la factura con el número siguiente de su serie; Finance Hero contabiliza la cuenta por cobrar, los ingresos y el IVA en el libro mayor mientras usted trabaja. Registre pagos, también parciales, y reparta un mismo pago entre varias facturas. Cada noche, las facturas que han superado su fecha de vencimiento pasan a vencidas.
- PDF de facturas generados en el idioma de la empresa, que puede ser cualquiera de los 15
- Facturas rectificativas con un motivo y anulaciones que conservan el registro de auditoría
- Antigüedad de las cuentas por cobrar: no vencido, 0–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días
- Un límite de crédito por cliente, que se muestra junto al saldo pendiente
Monedas y banca
Varias monedas y extractos bancarios emparejados con las facturas
Las facturas de clientes, las de proveedores y los pagos pueden estar cada uno en cualquier moneda con la que usted opere. Los tipos llegan cada día hábil del Banco Central Europeo y todos los días del Banco Nacional de la República de Macedonia del Norte. Al pagar facturas de proveedores desde la pantalla «Pagos a proveedores», la diferencia de cambio se contabiliza automáticamente; en los cobros de clientes, regístrela con un asiento manual. Importe el extracto MT940 o CAMT.053 del banco, y los pagos cuyo concepto bancario lleva el número de factura se emparejan por importe y número.
- Revaluación de cierre de mes de los saldos pendientes, que se revierte automáticamente en el periodo siguiente
- Una etiqueta de tipo desactualizado en lugar de un total erróneo sin aviso
- Las líneas ya importadas se omiten
- Emparejamientos sugeridos con un nivel de confianza alto, medio o bajo, que se aceptan uno por uno
03Las aplicaciones
Office Hero para un distribuidor
Use Fleet Hero y Finance Hero juntas, o empiece con una de ellas. Comparten una sola cuenta.
-
Furgonetas de reparto y camiones en un mapa en directo, con geozonas, alertas, registros de combustible y mantenimiento.
- Mapa en directo y trayectos
- Geozonas para almacenes y clientes
- Enlaces de ubicación en tiempo real
- Mantenimiento y órdenes de trabajo
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Presupuestos, pedidos, facturas, pagos y extractos bancarios en una sola contabilidad por partida doble, en varias monedas.
- Pedidos de venta y facturas
- Cuentas por cobrar y antigüedad de saldos
- Tipos de cambio del BCE y del NBRM
- Importación MT940 y CAMT.053
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Los clientes ven su saldo pendiente y sus facturas recientes; los proveedores ven lo que usted aún les debe.
- Panel del saldo del cliente
- Facturas recientes
- Saldos de proveedores
- Chat con su equipo
-
Conductores y personal de almacén con turnos, partes de horas y ausencias.
- Planificador de turnos
- Partes de horas y aprobaciones
- Gestión de ausencias
- Indicador de conductor profesional compartido con Fleet Hero
04Preguntas
Preguntas de distribuidores y mayoristas
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Pueden nuestros clientes ver dónde está su entrega?
Sí. Cree un enlace a la posición en directo de la furgoneta para 15 minutos, 1 hora, 24 horas o 7 días y envíelo por cualquier aplicación de mensajería. El cliente ve la posición, la última actualización y la ruta desde que se creó el enlace, sin necesidad de cuenta. El enlace deja de funcionar cuando caduca o cuando usted deja de compartirlo.
¿Podemos facturar en euros y pagar a los proveedores en otra moneda?
Sí. Cada factura de cliente o de proveedor y cada pago puede estar en cualquier moneda activa y muestra su total en la moneda de su contabilidad, con el tipo y su fecha. Los tipos proceden del BCE cada día hábil y del NBRM todos los días, o los introduce usted. Una vez configuradas las cuentas de ganancias y pérdidas, al pagar facturas de proveedores desde la pantalla «Pagos a proveedores» la diferencia de cambio se contabiliza automáticamente; en los cobros de clientes y en los emparejamientos bancarios, regístrela con un asiento manual.
¿Cambian las existencias cuando facturamos o recibimos mercancía?
No. Finance Hero lleva los niveles de existencias, el coste medio y el valor por almacén, y el historial de cada movimiento, pero los pedidos de venta, las facturas y las recepciones de mercancía no mueven las existencias por sí solos. En la web, usted corrige las cantidades con un recuento de inventario, contando por lectura de código de barras o por SKU.
¿Pueden los clientes ver sus facturas en línea?
Los clientes que invite a Office Hero Connect ven su saldo pendiente, lo que vence próximamente y sus cinco facturas más recientes. La lista completa de facturas y los extractos mensuales se activan para un cliente bajo petición. Las facturas no se pueden pagar en el portal.
¿Qué extractos bancarios podemos importar?
Archivos de extractos MT940 y CAMT.053 de la banca electrónica de su banco. Las líneas que ya ha importado se omiten. Los pagos cuyo concepto bancario lleva el número de factura se emparejan por importe y número, y los demás reciben emparejamientos sugeridos. Finance Hero no se conecta directamente con su banco, así que los extractos entran como archivos.
¿Envía Finance Hero las facturas a la administración tributaria?
No. Finance Hero no envía facturas al sistema de ninguna administración tributaria, como e-Faktura en Macedonia del Norte, SEF en Serbia, eRačun en Croacia o CIS en Albania, ni registra facturas ni tiques en un dispositivo fiscal. Si su país lo exige, siga utilizando para ello su proveedor actual junto con Finance Hero.
¿Cuánto cuestan Fleet Hero y Finance Hero juntos?
Fleet Hero cuesta desde 10,80 € por vehículo al mes, con la tarjeta SIM y los datos móviles incluidos. Finance Hero cuesta desde 29 € por empresa al mes para 3 usuarios; el paquete Professional, a 59 € para 10 usuarios, añade pedidos de venta y de compra, y un inventario y almacenes básicos. Precios IVA no incluido.
Vea juntas sus entregas y sus facturas
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