Distribuzione e ingrosso
Software per distributori: furgoni per le consegne e fatture in un unico account
Fleet Hero, l'app di Office Hero per la gestione delle flotte, mostra i suoi furgoni e camion per le consegne su una mappa in tempo reale e permette ai clienti di seguire la consegna con un link. Finance Hero trasforma gli ordini in fatture, tiene traccia di quanto deve ogni cliente e abbina gli estratti conto alle fatture, in più valute, con i tassi giornalieri BCE e NBRM.
Fleet Hero da 10,80 € per veicolo al mese con scheda SIM e traffico dati inclusi, e Finance Hero da 29 € per azienda al mese; ordini di vendita e giacenze di magazzino sono inclusi in Finance Hero Professional, a 59 €. Prezzi IVA esclusa.
01Che cosa copre Office Hero
Dal furgone delle consegne alla fattura pagata
Ogni riquadro rimanda alla pagina della funzione con i dettagli e i limiti.
Dove si trovano i furgoni delle consegne
Ogni furgone su un'unica mappa in tempo reale, con stato, conducente e ultimo aggiornamento, e filtri per veicoli in movimento, al minimo, fermi e offline.
Clienti che chiamano per la loro consegna
Invii un link alla posizione in tempo reale del furgone che scade dopo 15 minuti, 1 ora, 24 ore o 7 giorni. Si apre senza account.
Arrivi presso clienti e depositi
Disegni geozone intorno ai depositi e ai clienti abituali; ogni ingresso e ogni uscita vengono registrati, e il report sull'attività delle geozone li conta per zona.
Ordini che diventano fatture
Preventivi accettati e ordini di vendita confermati diventano fatture senza doverli ridigitare, con il numero successivo della sua serie e il PDF della fattura nella lingua della sua azienda, che può essere una qualsiasi delle 15.
Sapere chi deve che cosa
Pagamenti ripartiti su più fatture, stato di scaduto aggiornato ogni notte e scadenzario clienti per fasce, da non ancora scaduto a oltre 90 giorni.
Acquistare in una valuta, vendere in un'altra
Tassi giornalieri BCE e NBRM, differenze di cambio registrate automaticamente quando paga le fatture fornitori dalla schermata Pagamenti ai fornitori, e una rivalutazione di fine mese dei saldi aperti.
Abbinare i pagamenti alle fatture
Importi estratti conto MT940 o CAMT.053; i pagamenti con il numero di fattura nella causale vengono abbinati automaticamente, e gli altri ricevono suggerimenti con affidabilità alta, media o bassa.
Le giacenze nei suoi magazzini
Giacenze, costo medio e valore per prodotto e magazzino, lo storico di ogni movimento e inventari con la scansione dei codici a barre.
Le giacenze non vengono aggiornate da ordini di vendita, fatture o entrate merci; sul web si correggono con gli inventari.
Clienti che chiedono il proprio saldo
In Office Hero Connect i clienti vedono il proprio saldo aperto, le scadenze e le fatture più recenti.
Office Hero attiva su richiesta l'elenco completo delle fatture e gli estratti conto mensili, e le fatture non si possono pagare nel portale.
02Come funziona
Consegne, fatture e pagamenti nel dettaglio
Tre schermate che un distributore usa ogni giorno, dal deposito alla banca.
Consegne
Ogni furgone sulla mappa, ogni sede del cliente come geozona
La mappa in tempo reale mostra stato, conducente e velocità di ogni furgone, e quanto è recente la sua posizione. Disegni geozone intorno ai suoi depositi e ai clienti abituali, e Fleet Hero registra ogni ingresso e ogni uscita; il report sull'attività delle geozone li conta per zona per qualsiasi periodo. Quando un cliente chiede dove si trova la sua merce, invii un link alla posizione in tempo reale che smette di funzionare da solo.
- Avvisi di ingresso o uscita per le geozone scelte
- Viaggi ricavati automaticamente dai dati GPS, con distanza e durata
- Distanza, tempo al minimo e costo per chilometro per veicolo in report pronti all'uso
- Link validi per 15 minuti, 1 ora, 24 ore o 7 giorni
Dall'ordine al pagamento
Dall'ordine di vendita alla fattura pagata
Confermi un ordine di vendita, fatturi la quantità ancora aperta ed emetta la fattura con il numero successivo della sua serie; Finance Hero registra in contabilità il credito, il ricavo e l'IVA mentre lavora. Registri i pagamenti, anche parziali, e ripartisca un pagamento su più fatture. Ogni notte, le fatture oltre la scadenza passano allo stato di scadute.
- PDF delle fatture stampati nella lingua dell'azienda, che può essere una qualsiasi delle 15
- Note di credito con un motivo e annullamenti che conservano la traccia di audit
- Scadenzario clienti: non ancora scaduto, 0–30, 31–60, 61–90 e oltre 90 giorni
- Un limite di credito per cliente, mostrato accanto al saldo aperto
Valute e banca
Più valute ed estratti conto abbinati alle fatture
Fatture di vendita, fatture fornitori e pagamenti possono essere ciascuno in qualsiasi valuta in cui opera. I tassi arrivano ogni giorno lavorativo dalla Banca centrale europea e ogni giorno dalla Banca nazionale della Repubblica della Macedonia del Nord. Pagando le fatture fornitori dalla schermata Pagamenti ai fornitori, la differenza di cambio viene registrata automaticamente; per i pagamenti dei clienti, la registri con una scrittura manuale. Importi l'estratto conto MT940 o CAMT.053 della banca, e i pagamenti la cui causale riporta il numero di fattura vengono abbinati in base a importo e numero.
- Rivalutazione di fine mese dei saldi aperti, stornata automaticamente nel periodo successivo
- Un'indicazione di tasso non aggiornato, invece di un totale errato senza alcun avviso
- Le righe già importate vengono saltate
- Abbinamenti suggeriti con affidabilità alta, media o bassa, da accettare uno per uno
03Le app
Office Hero per un distributore
Usi Fleet Hero e Finance Hero insieme, oppure inizi con una delle due. Condividono un unico account.
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Furgoni e camion per le consegne su una mappa in tempo reale, con geozone, avvisi, registrazioni del carburante e manutenzione.
- Mappa in tempo reale e viaggi
- Geozone per depositi e clienti
- Link alla posizione in tempo reale
- Manutenzione e ordini di lavoro
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Preventivi, ordini, fatture, pagamenti ed estratti conto in un'unica contabilità a partita doppia, in più valute.
- Ordini di vendita e fatture
- Crediti verso clienti e scadenzario
- Tassi BCE e NBRM
- Importazione MT940 e CAMT.053
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I clienti vedono il proprio saldo aperto e le fatture recenti; i fornitori vedono quanto la sua azienda deve ancora loro.
- Dashboard del saldo del cliente
- Fatture recenti
- Saldi dei fornitori
- Chat con il suo team
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Conducenti e personale di magazzino con turni, fogli ore e ferie.
- Pianificazione dei turni
- Fogli ore e approvazioni
- Gestione delle ferie
- Contrassegno di conducente professionale condiviso con Fleet Hero
04Domande
Domande di distributori e grossisti
Non trova qui la risposta? Scriva a [email protected]. Le risponde una persona del nostro team di Skopje, dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00 (ora dell'Europa centrale).
I nostri clienti possono vedere dove si trova la loro consegna?
Sì. Crei un link alla posizione in tempo reale del furgone per 15 minuti, 1 ora, 24 ore o 7 giorni e lo invii con qualsiasi app di messaggistica. Il cliente vede la posizione, l'ultimo aggiornamento e il percorso da quando il link è stato creato, senza account. Il link smette di funzionare alla scadenza o quando interrompe la condivisione.
Possiamo fatturare in euro e pagare i fornitori in un'altra valuta?
Sì. Ogni fattura di vendita, fattura fornitore e pagamento può essere in qualsiasi valuta attiva e mostra il totale nella valuta della sua contabilità, con il tasso e la relativa data. I tassi arrivano dalla BCE ogni giorno lavorativo e dalla NBRM ogni giorno, oppure li inserisce lei. Una volta impostati i conti di utili e perdite su cambi, pagando le fatture fornitori dalla schermata Pagamenti ai fornitori la differenza di cambio viene registrata automaticamente; per i pagamenti dei clienti e gli abbinamenti bancari, la registri con una scrittura manuale.
Le giacenze cambiano quando fatturiamo o riceviamo merce?
No. Finance Hero conserva giacenze, costo medio e valore per magazzino e lo storico di ogni movimento, ma ordini di vendita, fatture ed entrate merci non movimentano il magazzino da soli. Sul web, le quantità si correggono con un inventario, contando con la scansione del codice a barre o per SKU.
I clienti possono vedere le proprie fatture online?
I clienti che invita in Office Hero Connect vedono il proprio saldo aperto, le scadenze e le cinque fatture più recenti. L'elenco completo delle fatture e gli estratti conto mensili si attivano per un cliente su richiesta. Le fatture non si possono pagare nel portale.
Quali estratti conto possiamo importare?
I file di estratto conto MT940 e CAMT.053 scaricati dall'home banking della sua banca. Le righe già importate vengono saltate. I pagamenti la cui causale riporta il numero di fattura vengono abbinati in base a importo e numero, e per gli altri vengono proposti abbinamenti. Finance Hero non si collega direttamente alla sua banca, quindi gli estratti conto arrivano come file.
Finance Hero invia le fatture all'autorità fiscale?
No. Finance Hero non invia le fatture al sistema di un'autorità fiscale, come e-Faktura in Macedonia del Nord, SEF in Serbia, eRačun in Croazia o CIS in Albania, e non registra fatture o scontrini su un dispositivo fiscale. Se il suo paese lo richiede, continui a usare per questo il suo fornitore attuale, insieme a Finance Hero.
Quanto costano Fleet Hero e Finance Hero insieme?
Fleet Hero parte da 10,80 € per veicolo al mese con scheda SIM e traffico dati inclusi. Finance Hero parte da 29 € per azienda al mese per 3 utenti; il pacchetto Professional, a 59 € per 10 utenti, aggiunge ordini di vendita e di acquisto e una gestione di base di magazzini e giacenze. Prezzi IVA esclusa.
Veda insieme le sue consegne e le sue fatture
Richieda una demo: ripercorreremo insieme una giornata di consegne e le fatture che ne derivano, nelle valute che usa.