Distribution et commerce de gros
Un logiciel pour distributeurs : livraisons et factures dans un seul compte
Fleet Hero, l’application de gestion de flotte d’Office Hero, affiche vos camionnettes et vos camions de livraison sur une carte en direct et permet aux clients de suivre leur livraison grâce à un lien. Finance Hero transforme les commandes en factures, suit ce que doit chaque client et rapproche les relevés bancaires des factures, en plusieurs devises, avec les taux quotidiens de la BCE et de la NBRM.
Fleet Hero à partir de 10,80 € par véhicule et par mois, carte SIM et données mobiles incluses, et Finance Hero à partir de 29 € par entreprise et par mois ; les commandes clients et le stock sont inclus dans Finance Hero Professional, à 59 €. Les prix sont indiqués HT.
01Ce que couvre Office Hero
De la camionnette de livraison à la facture payée
Chaque tuile renvoie vers la page de la fonction concernée, avec le détail et les limites.
Où sont les camionnettes de livraison
Chaque camionnette sur une seule carte en direct avec son statut, son conducteur et sa dernière mise à jour, et des filtres pour les véhicules en mouvement, au ralenti, à l’arrêt et hors ligne.
Des clients qui appellent au sujet de leur livraison
Envoyez un lien vers la position en direct de la camionnette, qui expire après 15 minutes, 1 heure, 24 heures ou 7 jours. Il s’ouvre sans compte.
Les arrivées chez les clients et aux dépôts
Tracez des géozones autour des dépôts et des clients réguliers ; chaque entrée et chaque sortie est enregistrée, et le rapport d’activité des géozones les compte par zone.
Des commandes qui deviennent des factures
Les devis acceptés et les commandes clients confirmées deviennent des factures sans ressaisie, avec le numéro suivant de votre série et un PDF de facture dans la langue de votre entreprise, qui peut être l’une des 15.
Savoir qui doit quoi
Des paiements répartis sur plusieurs factures, un statut « en retard » mis à jour chaque nuit et une balance âgée par tranches, de « non échu » à plus de 90 jours.
Acheter dans une devise, vendre dans une autre
Les taux quotidiens de la BCE et de la NBRM, des écarts de change comptabilisés automatiquement lorsque vous réglez des factures fournisseurs depuis l’écran Paiements fournisseurs, et une réévaluation de fin de mois des soldes ouverts.
Rapprocher les paiements des factures
Importez des relevés MT940 ou CAMT.053 ; les paiements dont le libellé bancaire porte le numéro de facture sont rapprochés automatiquement, et les autres reçoivent des suggestions de confiance élevée, moyenne ou faible.
Le stock dans vos entrepôts
Les niveaux de stock, le coût moyen et la valeur par produit et par entrepôt, l’historique de chaque mouvement et des inventaires par lecture de codes-barres.
Le stock n’est pas mis à jour par les commandes clients, les factures ou les réceptions de marchandises ; sur le web, vous le corrigez par des inventaires.
Des clients qui demandent leur solde
Dans Office Hero Connect, les clients voient leur solde ouvert, ce qui arrive à échéance et leurs factures les plus récentes.
Office Hero active la liste complète des factures et les relevés mensuels sur demande, et les factures ne peuvent pas être payées dans le portail.
02Fonctionnement
Livraisons, factures et paiements, en détail
Trois écrans qu’un distributeur utilise chaque jour, du dépôt à la banque.
Livraisons
Chaque camionnette sur la carte, chaque site client en géozone
La carte en direct affiche le statut, le conducteur et la vitesse de chaque camionnette, ainsi que la fraîcheur de sa position. Tracez des géozones autour de vos dépôts et de vos clients réguliers, et Fleet Hero enregistre chaque entrée et chaque sortie ; le rapport d’activité des géozones les compte par zone sur n’importe quelle période. Lorsqu’un client demande où en sont ses marchandises, envoyez-lui un lien de position en direct qui cesse de fonctionner de lui-même.
- Des alertes à l’entrée ou à la sortie des géozones choisies
- Des trajets découpés automatiquement à partir des données GPS, avec la distance et la durée
- La distance, le temps de ralenti et le coût par kilomètre de chaque véhicule dans des rapports prêts à l’emploi
- Des liens valables 15 minutes, 1 heure, 24 heures ou 7 jours
De la commande au paiement
De la commande client à la facture payée
Confirmez une commande client, facturez la quantité qui reste à facturer et émettez la facture avec le numéro suivant de votre série ; Finance Hero comptabilise la créance, le chiffre d’affaires et la TVA au grand livre au fil de votre travail. Enregistrez les paiements, y compris partiels, et répartissez un paiement sur plusieurs factures. Chaque nuit, les factures dont l’échéance est dépassée passent au statut « en retard ».
- Des PDF de factures générés dans la langue de l’entreprise, qui peut être l’une des 15
- Des avoirs avec un motif, et des annulations qui préservent la piste d’audit
- La balance âgée : non échu, 0–30, 31–60, 61–90 et plus de 90 jours
- Une limite de crédit par client, affichée à côté du solde ouvert
Devises et banque
Plusieurs devises, et des relevés bancaires rapprochés des factures
Les factures, les factures fournisseurs et les paiements peuvent chacun être libellés dans n’importe quelle devise de vos échanges. Les taux arrivent chaque jour ouvré de la Banque centrale européenne et chaque jour de la Banque nationale de la République de Macédoine du Nord. Le règlement de factures fournisseurs depuis l’écran Paiements fournisseurs comptabilise automatiquement l’écart de change ; pour les paiements clients, passez-le par une écriture manuelle. Importez le relevé MT940 ou CAMT.053 de la banque, et les paiements dont le libellé bancaire porte le numéro de facture sont rapprochés d’après le montant et le numéro.
- Une réévaluation de fin de mois des soldes ouverts, contrepassée automatiquement sur la période suivante
- Un badge « taux obsolète » plutôt qu’un total faussé sans avertissement
- Les lignes déjà importées sont ignorées
- Des suggestions de rapprochement de confiance élevée, moyenne ou faible, acceptées une par une
03Les applications
Office Hero pour un distributeur
Utilisez Fleet Hero et Finance Hero ensemble, ou commencez par l’une des deux. Elles partagent un seul compte.
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Les camionnettes et les camions de livraison sur une carte en direct, avec les géozones, les alertes, le suivi du carburant et la maintenance.
- Carte en direct et trajets
- Géozones pour les dépôts et les clients
- Liens de position en direct
- Maintenance et ordres de travail
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Les devis, les commandes, les factures, les paiements et les relevés bancaires dans un seul grand livre en partie double, en plusieurs devises.
- Commandes clients et factures
- Créances et balance âgée
- Taux BCE et NBRM
- Import MT940 et CAMT.053
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Les clients voient leur solde ouvert et leurs factures récentes ; les fournisseurs voient ce que vous leur devez encore.
- Tableau de bord du solde client
- Factures récentes
- Soldes fournisseurs
- Discussion avec votre équipe
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Les conducteurs et le personnel d’entrepôt, avec leurs postes, leurs feuilles de temps et leurs congés.
- Planning des postes
- Feuilles de temps et approbations
- Gestion des congés
- Statut de conducteur professionnel partagé avec Fleet Hero
04Questions
Les questions des distributeurs et des grossistes
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Nos clients peuvent-ils voir où en est leur livraison ?
Oui. Créez un lien vers la position en direct de la camionnette pour 15 minutes, 1 heure, 24 heures ou 7 jours, et envoyez-le par n’importe quelle messagerie. Le client voit la position, la dernière mise à jour et le trajet parcouru depuis la création du lien, sans compte. Le lien cesse de fonctionner à son expiration ou lorsque vous arrêtez le partage.
Pouvons-nous facturer en euros et payer nos fournisseurs dans une autre devise ?
Oui. Chaque facture, facture fournisseur et paiement peut être libellé dans n’importe quelle devise active et affiche son total dans la devise de votre comptabilité, avec le taux et sa date. Les taux proviennent de la BCE chaque jour ouvré et de la NBRM chaque jour, ou vous saisissez les vôtres. Une fois les comptes de gains et de pertes de change définis, le règlement de factures fournisseurs depuis l’écran Paiements fournisseurs comptabilise automatiquement l’écart de change ; pour les paiements clients et les rapprochements bancaires, passez-le par une écriture manuelle.
Le stock change-t-il quand nous facturons ou recevons des marchandises ?
Non. Finance Hero conserve les niveaux de stock, le coût moyen et la valeur par entrepôt, ainsi que l’historique de chaque mouvement, mais les commandes clients, les factures et les réceptions de marchandises ne modifient pas le stock d’elles-mêmes. Sur le web, vous corrigez les quantités par un inventaire, en comptant par lecture de codes-barres ou par référence (SKU).
Les clients peuvent-ils consulter leurs factures en ligne ?
Les clients que vous invitez dans Office Hero Connect voient leur solde ouvert, ce qui arrive à échéance et leurs cinq factures les plus récentes. La liste complète des factures et les relevés mensuels sont activés pour un client sur demande. Les factures ne peuvent pas être payées dans le portail.
Quels relevés bancaires pouvons-nous importer ?
Les fichiers de relevés MT940 et CAMT.053 que vous téléchargez depuis votre banque en ligne. Les lignes déjà importées sont ignorées. Les paiements dont le libellé bancaire porte le numéro de facture sont rapprochés d’après le montant et le numéro, et les autres reçoivent des suggestions de rapprochement. Finance Hero ne se connecte pas directement à votre banque : les relevés arrivent donc sous forme de fichiers.
Finance Hero envoie-t-il les factures à l’administration fiscale ?
Non. Finance Hero n’envoie pas de factures au système d’une administration fiscale, comme e-Faktura en Macédoine du Nord, SEF en Serbie, eRačun en Croatie ou CIS en Albanie, et il n’enregistre ni factures ni tickets de caisse sur un appareil fiscal. Lorsque votre pays l’exige, continuez à utiliser pour cela votre prestataire actuel, en parallèle de Finance Hero.
Combien coûtent Fleet Hero et Finance Hero ensemble ?
Fleet Hero commence à 10,80 € par véhicule et par mois, carte SIM et données mobiles incluses. Finance Hero commence à 29 € par entreprise et par mois pour 3 utilisateurs ; la formule Professional, à 59 € pour 10 utilisateurs, ajoute les commandes clients et les bons de commande, ainsi qu’une gestion de stock basique et les entrepôts. Les prix sont indiqués HT.
Découvrez vos livraisons et vos factures réunies
Réservez une démo : nous parcourrons ensemble une journée de livraisons et les factures qui suivent, dans les devises que vous utilisez.