Mode confidentialité
Mode confidentialité pour véhicules de fonction : les trajets privés ne sont pas enregistrés
Lorsqu’un salarié utilise un véhicule de l’entreprise à titre privé, Fleet Hero peut cesser complètement d’enregistrer ses positions. Elles sont rejetées dès leur réception et jamais stockées, la distance reste comptabilisée pour le kilométrage, et chaque pause est inscrite au journal d’audit.
Inclus dans toutes les formules Fleet Hero, à partir de 10,80 € par véhicule et par mois, carte SIM et données mobiles comprises.
01Fonctionnement
Comment fonctionne le mode confidentialité
Pause de confidentialité
L’enregistrement s’arrête dès votre confirmation
« Suspendre l’enregistrement » arrête le stockage des positions du véhicule dès votre confirmation. Personne ne peut les récupérer ensuite : ni vous, ni un administrateur, ni un export. Fixez une heure de reprise automatique de l’enregistrement, ou reprenez-le à la main.
- Motifs : usage privé, trajet domicile-travail, hors service ou autre, avec une remarque facultative
- Les personnes sans l’autorisation de confidentialité ne voient pas du tout la commande
- L’historique indique si une pause s’est terminée manuellement, à l’heure prévue ou par un administrateur
Périodes privées réservées
Réservez des périodes privées à l’avance
Planifiez une période privée à l’avance, par exemple pour un week-end ou un départ en vacances : elle commence et se termine d’elle-même, sans que personne n’ait à appuyer sur un bouton. Une période réservée peut être modifiée ou annulée jusqu’à son début ; ensuite, seul « Reprendre l’enregistrement » permet d’y mettre fin plus tôt.
- Jusqu’à 31 jours par période, réservée jusqu’à un an à l’avance
- Plusieurs périodes par véhicule, sans jamais se chevaucher
Kilomètres privés
La distance est comptée, l’itinéraire n’est pas stocké
Pendant une pause, les instruments du véhicule sont toujours lus au passage des données : la distance d’après le compteur kilométrique, ou d’après la vitesse et le temps lorsque le compteur n’est pas transmis. Chaque pause indique sa durée, sa distance, la manière dont celle-ci a été mesurée et le nombre de positions rejetées.
- Distance mesurée, calculée ou non mesurée, et jamais un zéro silencieux
- Le total de la distance privée par véhicule sur n’importe quelle période
- Le temps de conduite et le carburant de la période sont également conservés
Dans l’historique des trajets
Des périodes privées signalées comme non enregistrées
Pour les personnes disposant de l’autorisation de confidentialité, la relecture des itinéraires affiche une période privée sous forme de ligne en pointillés entre la dernière position qui la précède et la première qui la suit, avec la mention que rien n’a été enregistré entre les deux. Les autres voient une ligne simple entre les deux positions, sans la raison. Les personnes disposant d’une autorisation distincte peuvent demander un itinéraire routier estimé sur une période privée terminée, tracé comme « Itinéraire estimé — non enregistré ».
- Estimé par un moteur de calcul d’itinéraire qu’Office Hero exploite lui-même et qui couvre l’Europe : aucun service extérieur ne voit le trajet
- Refusé, avec le motif, lorsqu’il ne correspond pas au compteur kilométrique ou exigerait une vitesse impossible
- Les kilomètres estimés ne sont jamais ajoutés aux kilomètres enregistrés
02Également inclus
Une confidentialité qui résiste à l’usage quotidien
Fondé sur les autorisations
Par défaut, seuls les administrateurs et les gestionnaires de flotte peuvent suspendre l’enregistrement ; un administrateur peut accorder l’autorisation à d’autres personnes.
Chaque pause journalisée
L’ouverture, la réservation, la modification, l’annulation et la reprise d’une pause enregistrent chacune la personne qui l’a effectuée.
Rien sur la carte en direct
Les positions d’une pause n’atteignent jamais la carte en direct, car elles sont rejetées dès leur réception.
En pause sur les liens de partage
Un lien partagé affiche « En pause », sans position ni itinéraire, tant que la pause est active.
La plupart des alertes s’arrêtent pendant la pause
Les positions et les relevés d’une pause sont rejetés : les alertes d’excès de vitesse, de géozone, d’alimentation débranchée et de bouton SOS ne peuvent donc pas se déclencher pour ce véhicule.
Les kilomètres privés dans les rapports
La synthèse des véhicules présente les kilomètres privés à part, hors des totaux.
Trajets professionnels ou personnels
Une règle simple propose « professionnel » ou « personnel » selon le jour et l’heure de départ, et un responsable peut modifier ce choix en professionnel, personnel ou mixte.
Elle s’applique à un trajet à la fois, saisi par son identifiant, et ne constitue pas un relevé kilométrique officiel à des fins fiscales.
Suspendre depuis le téléphone
Office Hero Manager offre les mêmes commandes de pause et de réservation ; bientôt disponible sur les boutiques d’applications.
Bientôt disponible
Limites de l’estimation et de la règle de classement des trajets
Un itinéraire estimé nécessite sa propre autorisation, ne peut être calculé qu’une fois la période privée terminée, et couvre le réseau routier européen. La règle « professionnel ou personnel » est une suggestion pour votre propre usage et ne produit pas de relevé kilométrique réglementaire.
04Étape par étape
Le mode confidentialité en quatre étapes
-
Étape 1 Fixez les règles
Décidez avec votre équipe quand les véhicules peuvent être utilisés à titre privé et qui peut suspendre l’enregistrement.
-
Étape 2 Suspendez ou réservez
Mettez un véhicule en pause maintenant, ou réservez ses périodes privées à l’avance.
-
Étape 3 La distance reste comptée
Les positions sont rejetées ; la distance est toujours mesurée.
-
Étape 4 Consultez l’historique
Voyez chaque pause, sa distance privée et la façon dont elle s’est terminée.
05Questions
Questions sur le mode confidentialité
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Les positions de la pause sont-elles masquées ou supprimées ?
Ni l’un ni l’autre : elles ne sont jamais stockées. Elles sont rejetées dès leur arrivée, si bien que personne ne peut les récupérer plus tard.
Qui peut activer le mode confidentialité ?
Les personnes dont le rôle inclut l’autorisation de confidentialité : par défaut, les administrateurs de l’entreprise et les gestionnaires de flotte. Les autres ne voient pas la commande.
Les conducteurs peuvent-ils suspendre eux-mêmes l’enregistrement ?
Non. Un gestionnaire de flotte ou un administrateur met le véhicule en pause, ou réserve ses périodes privées à l’avance, par exemple pour les heures convenues avec le conducteur.
Peut-on quand même comptabiliser les kilomètres privés ?
Oui. Chaque pause enregistre sa distance, et l’historique des pauses additionne la distance privée par véhicule sur n’importe quelle période.
Les alertes fonctionnent-elles encore pendant une pause ?
Pour la plupart, non. Les positions et les relevés d’une pause sont rejetés : aucune alerte qui en a besoin ne peut donc se déclencher, de l’excès de vitesse et de la sortie de géozone à l’alimentation débranchée et au bouton SOS. Les alertes de traceur hors ligne et de maintenance fonctionnent toujours, et les autres fonctionnent à nouveau dès la reprise de l’enregistrement.
Peut-on suspendre automatiquement l’enregistrement chaque week-end ?
Il n’existe pas de planification récurrente. Réservez plutôt chaque période privée à l’avance, pour une durée de 31 jours au maximum et jusqu’à un an avant son début.
Le mode confidentialité rend-il notre géolocalisation licite ?
Il vous donne un moyen technique de respecter l’usage privé, puisque les positions ne sont pas stockées du tout. La licéité de votre géolocalisation dépend aussi de sa finalité, de votre politique interne et de la façon dont vous informez les salariés : demandez un avis juridique pour votre pays.
Ceci n’est pas un conseil juridique
Le mode confidentialité vous aide à remplir vos obligations en matière de protection des données, mais il ne détermine pas ce qui est licite dans votre pays. Notre guide explique les grands principes du RGPD applicables à la géolocalisation des véhicules.
Lire le guide sur la géolocalisation GPS et la vie privée des salariés
Donnez à vos véhicules de fonction un vrai mode privé
Réservez une démo et nous vous montrerons les pauses de confidentialité, les périodes réservées et la distance privée.