Rapports de flotte
Rapports de flotte : 14 rapports prêts à l’emploi à exécuter, exporter et envoyer
Choisissez l’un des 14 rapports prêts à l’emploi de Fleet Hero, l’application de gestion de flotte d’Office Hero, puis une période et les véhicules. Consultez-le à l’écran, exportez-le en PDF, Excel ou CSV, ou faites-le envoyer par e-mail à des collègues selon une planification.
Les rapports prêts à l’emploi sont inclus dans toutes les formules. L’envoi planifié des rapports par e-mail fait partie des formules Professional et Business.
01Fonctionnement
De la question au PDF dans la boîte de réception d’un collègue
Fleet Hero conserve chaque rapport et sa dernière exécution pour que vous puissiez les rouvrir.
Synthèse des véhicules
Distance, carburant et temps moteur pour chaque véhicule
La synthèse des véhicules réunit dans un seul rapport les chiffres que les gestionnaires de flotte demandent le plus : distance, carburant consommé et consommation, coût des pleins, heures moteur, temps de ralenti, trajets, vitesse maximale et CO₂ estimé. Chaque immatriculation ouvre son détail quotidien.
- Filtrez par véhicules, groupes de véhicules et conducteurs
- Des journées entières ou une plage horaire, comme les heures de travail
- Excluez les véhicules qui ont parcouru moins qu’une distance définie
Notes sur les chiffres
Mesuré, estimé ou manquant, et indiqué comme tel
Dans la synthèse des véhicules, chaque valeur de carburant indique sa source, comme le compteur de carburant du moteur ou le niveau du réservoir, et précise si elle est mesurée, estimée ou partielle. Une valeur manquante est accompagnée de son motif, par exemple l’absence de capacité de réservoir renseignée.
- Les kilomètres privés issus des pauses de confidentialité sont présentés à part
- Les déplacements effectués pendant qu’un traceur était hors ligne depuis plus de 72 heures restent hors des totaux
- Les coûts de plein dans des devises différentes ne sont jamais additionnés
Export et envoi
En PDF, Excel ou CSV, ou par e-mail à un collègue
Exportez n’importe quel rapport en PDF, Excel ou CSV. Chaque PDF comporte le nom et le logo de votre entreprise, la période et le tableau ; la synthèse des véhicules y ajoute ses filtres, ses chiffres clés, ses graphiques et un détail quotidien facultatif. Envoyez le PDF par e-mail à 10 collègues au maximum, dans l’une des 15 langues.
- Un journal des envois, avec leur statut de remise
- En pièce jointe PDF, ou sous forme de lien lorsque le fichier est trop volumineux
- Envoyé uniquement à des collègues, et non à des adresses externes
Rapports planifiés
Des rapports envoyés par e-mail selon une planification
Planifiez un rapport chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou selon une planification personnalisée, à l’heure de l’entreprise. Une période glissante, comme les 7 derniers jours, avance à chaque exécution.
- Chaque planification s’exécute avec les accès aux véhicules de son propriétaire
- Elle se met en pause, avec le motif affiché, si le propriétaire quitte l’entreprise ou perd une autorisation
- Un collègue disposant de l’autorisation nécessaire peut reprendre la planification
- Les e-mails planifiés attendent la fin des heures calmes de l’entreprise
02Les rapports
14 rapports de flotte prêts à l’emploi
Chaque rapport a ses propres paramètres, comme les véhicules, une géozone ou un seuil.
Synthèse des véhicules
Distance, carburant, heures moteur et temps de ralenti par véhicule, avec totaux et détail quotidien.
Synthèse de la flotte
Une page sur la taille, l’état et l’activité de toute la flotte.
Distance par véhicule
Les kilomètres parcourus par chaque véhicule sur la période.
Historique des trajets
Chaque trajet de la période, avec véhicule, conducteur, distance et durée.
Temps de ralenti
Le temps passé au ralenti par chaque véhicule au-delà du seuil de votre choix.
Taux d’utilisation
Une estimation de la part de la période pendant laquelle chaque véhicule a été utilisé, d’après la proportion de ses positions enregistrées en mouvement.
Disponibilité des véhicules
Les véhicules actuellement en service et ceux qui ne le sont pas, avec la part de la flotte en service.
Ce rapport applique le statut actuel de chaque véhicule à toute la période : il ne compte donc pas les jours qu’un véhicule a passés hors service.
Consommation de carburant par véhicule
Litres, dépenses et litres aux 100 km pour chaque véhicule, à partir des pleins que vous enregistrez.
Recharge par véhicule
Énergie et dépenses de recharge pour chaque véhicule électrique, à partir des sessions saisies.
Coût par kilomètre
Coût du carburant et de l’entretien par kilomètre pour chaque véhicule, par devise.
Historique de maintenance
Les tâches d’entretien effectuées sur la période, avec leur coût et leur fournisseur.
Liste des assurances arrivant à expiration
Les polices qui expirent dans le nombre de jours de votre choix.
Activité des géozones
Les entrées et sorties de chaque géozone sur la période.
Infractions au chronotachygraphe
Les dépassements du temps de travail par conducteur, prêts à exporter.
Ce rapport ne liste que les constats de temps de travail issus des feuilles de temps HR Hero, selon les règles de la Macédoine du Nord, de l’Albanie, de l’Allemagne et du Royaume-Uni ; la conduite et le repos ne sont pas contrôlés.
03Également inclus
Dans chaque rapport
Périodes prédéfinies
Choisissez aujourd’hui, hier, cette semaine ou la semaine dernière, ce mois-ci ou le mois dernier, les 7, 30 ou 90 derniers jours, ce trimestre, cette année ou vos propres dates.
À l’heure de l’entreprise
Les jours et les heures sont calculés dans le fuseau horaire de votre entreprise, dans chaque rapport et chaque planification.
Uniquement ce que chaque utilisateur peut voir
Les véhicules hors des accès d’un utilisateur sont exclus, et les chiffres qu’un rôle n’est pas autorisé à voir sont masqués.
Les colonnes de votre choix
Choisissez les colonnes du tableau ; un PDF planifié conserve les colonnes enregistrées avec lui.
Relancez-le
Relancez un rapport sur sa période, ou modifiez d’abord ses filtres.
04En chiffres
Ce que couvrent les rapports
- 14 rapports de flotte prêts à l’emploi
- 3 formats d’export : PDF, Excel et CSV
- 11 périodes prédéfinies, plus vos propres dates
- 15 langues pour le PDF et l’e-mail
05Questions
Questions sur les rapports de flotte
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Quels rapports sont inclus ?
Les 14 rapports sont inclus dans toutes les formules, et chacun affiche les données des modules dont vous disposez : les rapports Historique de maintenance, Coût par kilomètre, Consommation de carburant par véhicule et Recharge par véhicule nécessitent les modules des formules Professional ou Business, et le rapport Infractions au chronotachygraphe s’appuie sur les feuilles de temps de HR Hero. L’envoi planifié des rapports par e-mail fait partie des formules Professional et Business.
Pouvons-nous exporter les rapports vers Excel ?
Oui. Chaque rapport s’exporte en Excel (XLSX), en CSV et en PDF, avec les colonnes que vous avez choisies.
Pouvons-nous envoyer des rapports à des clients ou à un comptable externe ?
Pas depuis Fleet Hero : les rapports et les planifications ne sont envoyés par e-mail qu’à des collègues disposant d’un compte utilisateur dans votre entreprise. Vous pouvez télécharger le PDF ou le fichier Excel et le transmettre vous-même.
Pouvons-nous créer nos propres types de rapports ?
Vous définissez la période, les filtres proposés par chaque rapport et ses colonnes, mais vous ne pouvez pas concevoir de nouveaux types de rapports. Nous pouvons chiffrer un nouveau rapport en développement sur mesure, à 55 € de l’heure.
D’où proviennent les chiffres de carburant ?
La synthèse des véhicules utilise le compteur de carburant du moteur, le débit de carburant ou le niveau du réservoir, selon ce que transmet le traceur, et indique la source, ou explique pourquoi il n’y en a pas. Le rapport Consommation de carburant par véhicule utilise les pleins que vous enregistrez.
Un rapport peut-il arriver chaque lundi matin ?
Oui. Choisissez « Hebdomadaire », le lundi et une heure selon l’horloge de l’entreprise, avec une période glissante comme la semaine dernière. Si l’envoi tombe pendant les heures calmes ou un jour férié, l’e-mail part à leur fin.
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