Facturation
Un logiciel de facturation qui passe chaque facture dans votre comptabilité
Finance Hero, l’application comptable d’Office Hero, vous accompagne du devis à la facture émise, puis au paiement. Chaque facture émise reçoit le numéro suivant de votre série, est comptabilisée au grand livre et se télécharge en PDF dans la langue de votre entreprise.
Les devis, les factures et les avoirs sont inclus dans toutes les formules de Finance Hero.
Fonctionnement
Du premier devis à la facture payée
Devis
Des devis avec une date d’expiration et un statut clair
Rédigez un devis avec ses lignes, ses taxes et sa date d’expiration, puis téléchargez-le en PDF pour le client. Lorsque le client l’accepte, transformez-le en une seule étape en facture brouillon reprenant les mêmes lignes.
- Statuts : brouillon, envoyé, accepté, refusé, expiré et converti
- Les PDF des devis s’impriment dans la même langue que vos factures
Commandes clients
Des commandes clients qui deviennent des factures
Enregistrez une commande client avec la quantité, l’unité, le prix et la taxe sur chaque ligne, ainsi qu’un centre de coûts et un centre de profit. Chaque commande est numérotée dès sa création. Confirmez-la, puis marquez-la comme exécutée ; une étape de plus la transforme en facture émise. Tant qu’elle n’est pas exécutée, vous pouvez l’annuler en indiquant un motif.
- Les commandes clients sont incluses dans la formule Professional
- Chaque annulation conserve son motif
Factures
Émettez une facture : le grand livre est déjà à jour
Modifiez les lignes autant que nécessaire tant que la facture est en brouillon. Son émission lui attribue le numéro suivant de votre série et comptabilise, dans la même étape, la créance client, le produit et la TVA.
- Statuts : brouillon, émise, partielle, payée, en retard, créditée et annulée
- Des totaux au-dessus de la liste : facturé, restant dû par devise, payé ce mois-ci et en retard
- Les factures en devise étrangère affichent leur total dans la devise de votre entreprise, avec le taux et sa date
Des PDF prêts à envoyer, dans la langue de votre entreprise
Chaque facture et chaque devis se téléchargent en PDF avec les coordonnées de votre entreprise. Le PDF s’imprime dans la langue par défaut de votre entreprise, qui peut être l’une des 15 langues d’Office Hero, du macédonien, de l’albanais et du serbe dans ses deux alphabets jusqu’à l’allemand, au français et au polonais. Toutes les factures et tous les devis d’une entreprise utilisent cette seule langue.
Avoirs et annulations
Corrigez une facture sans rien supprimer
Établissez un avoir sur une facture émise, en indiquant un motif, ou annulez la facture : l’annulation comptabilise des écritures d’extourne et un avoir, et les deux restent dans la piste d’audit. Chaque facture liste ses avoirs, et vous pouvez aussi créer un avoir indépendant.
- Sous-total, taxe, total et écriture comptable liée sur chaque avoir
- Les annulations extournent les écritures au lieu de les supprimer
Également inclus
Tout ce qu’il faut d’autre pour facturer
Factures récurrentes
Un assistant permet de définir le client, les lignes, la fréquence (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle ou selon un nombre de jours défini), les dates et les conditions de paiement. Chaque nuit, les factures arrivées à leur date prévue sont générées et peuvent être émises automatiquement.
Votre propre numérotation
Préfixe et suffixe avec jetons d’année et de mois, nombre de chiffres, numéro de départ et remise à zéro chaque année, chaque mois ou jamais, avec un aperçu des cinq prochains numéros.
Un récapitulatif par e-mail
Depuis la facture, envoyez au client le numéro de facture, le total, la date d’échéance et votre message, avec son adresse déjà renseignée.
L’e-mail ne contient qu’un récapitulatif : le PDF n’est pas joint, téléchargez-le donc si le client a besoin du fichier.
Pièces jointes
Conservez le bon de commande, la preuve de livraison ou le contrat avec la facture. Les fichiers téléversés sont analysés par un antivirus et restent rattachés à la facture, sans être intégrés au PDF.
Toute devise active
Facturez dans n’importe quelle devise que vous avez activée. Une facture établie à un ancien taux de change porte la mention « Taux obsolète ».
Fiches clients
Numéro de TVA, adresse, conditions de paiement, devise, groupe et commercial dans une seule fiche, avec des filtres enregistrés et un outil de fusion des doublons.
Recherche et export
Ctrl/Cmd-K trouve les clients, les produits, les factures et les avoirs depuis n’importe quelle page, et les listes exportent en CSV les lignes que vous sélectionnez.
Les factures dans Office Hero Connect
Les clients qui se connectent à Office Hero Connect voient leur solde restant dû et leurs factures les plus récentes.
La liste complète des factures et les relevés mensuels sont activés sur demande, et les PDF des factures ne sont pas affichés dans le portail.
FAQ
Questions sur la facturation
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Dans quelle langue les PDF des factures sont-ils imprimés ?
Dans la langue de votre entreprise, qui peut être l’une des 15 langues d’Office Hero, dont le macédonien, l’albanais, le serbe (latin et cyrillique), le croate, le bosnien, le slovène, le bulgare et le roumain. Toutes les factures et tous les devis d’une entreprise s’impriment dans cette seule langue ; pour la changer, contactez-nous.
Puis-je modifier une facture après son émission ?
Pas directement, car une facture émise fait partie du grand livre. Émettez un avoir sur cette facture ou annulez-la ; dans les deux cas, l’original est conservé. Les brouillons, eux, se modifient librement.
Comment les numéros de facture sont-ils attribués ?
L’émission prend le numéro suivant de votre série. Deux factures émises au même moment ne partagent jamais un numéro, et une émission qui échoue rend son numéro : la série ne comporte donc aucun trou. Vous définissez le préfixe, le suffixe, le nombre de chiffres, le numéro de départ et la remise à zéro dans les paramètres de numérotation.
Puis-je envoyer une facture par e-mail depuis Finance Hero ?
Vous pouvez envoyer au client un e-mail avec le numéro de facture, le total, la date d’échéance et votre message. Le PDF n’est pas joint : téléchargez-le depuis la facture et envoyez-le vous-même si le client a besoin du fichier.
Finance Hero peut-il facturer un client chaque mois ?
Oui. Un échéancier récurrent crée la facture à chaque échéance et peut l’émettre automatiquement ; les factures générées ne sont pas envoyées par e-mail. Vous pouvez suspendre, reprendre ou arrêter un échéancier à tout moment.
Puis-je facturer en euros si ma comptabilité est tenue en denars ?
Oui. La facture affiche son total en denars avec le taux et sa date, d’après la liste quotidienne des taux de la Banque nationale de la République de Macédoine du Nord. En fin de mois, la réévaluation recalcule les factures ouvertes au taux de fin de période.
Finance Hero envoie-t-il les factures à l’administration fiscale ?
Non. Finance Hero n’envoie pas de factures au système d’une administration fiscale, comme e-Faktura en Macédoine du Nord, SEF en Serbie, eRačun en Croatie ou CIS en Albanie, et il n’enregistre ni factures ni tickets de caisse sur un appareil fiscal. Lorsque votre pays l’exige, continuez à utiliser pour cela votre prestataire actuel, en parallèle de Finance Hero.
La facturation est-elle incluse dans toutes les formules ?
Les devis, les factures et les avoirs font partie des deux formules : Essentials à 29 € par entreprise et par mois avec 3 utilisateurs, et Professional à 59 € avec 10 utilisateurs. Les commandes clients sont incluses dans Professional. Les prix s’entendent HT.
Découvrez la facturation dans Finance Hero
Réservez une démo : nous vous présenterons les devis, les factures, les avoirs et les paiements, avec l’application dans votre langue.