Comment choisir un logiciel de gestion de flotte : la liste de contrôle de l’acheteur

D’un fournisseur à l’autre, les logiciels de gestion de flotte se ressemblent beaucoup : une carte avec des véhicules, une liste d’alertes, une page de rapports. Les différences apparaissent plus tard, lorsqu’un traceur cesse d’émettre, qu’un conducteur demande ce que vous pouvez voir le week-end ou qu’un rapport affiche un chiffre de carburant que personne ne sait expliquer. Cette liste de contrôle vous donne les questions qui révèlent ces différences avant la signature.

Elle s’adresse aux dirigeants, aux gestionnaires de flotte et aux régulateurs de petites et moyennes flottes dans les Balkans et dans l’UE, et ne cite aucun fournisseur. À la fin, nous donnons nos propres réponses pour Fleet Hero, limites comprises.

1. Partir des tâches, pas des fonctionnalités

Notez ce que le logiciel doit faire chaque semaine, et qui s’en chargera. Les tâches habituelles sont les suivantes :

• Voir où se trouve chaque véhicule, et lesquels tournent au ralenti, sont à l’arrêt ou n’émettent plus.
• Savoir où se trouvait un véhicule un jour donné, et qui le conduisait.
• Être prévenu quand quelque chose demande votre attention : un véhicule quitte une zone, un niveau de carburant baisse, un entretien arrive à échéance.
• Éviter que des assurances, des immatriculations, des permis ou des entretiens arrivent à échéance sans que personne ne s’en aperçoive.
• Fournir aux responsables les chiffres qu’ils demandent, sans construire de tableurs à la main.
• Respecter les règles sur les temps de conduite et le chronotachygraphe qui s’appliquent à vos poids lourds et à vos utilitaires.

Classez-les ensuite par ordre d’importance. Avec une liste hiérarchisée, une démo est bien plus utile qu’une visite de tous les menus.

2. Traceurs et installation

Le logiciel ne peut afficher que ce que le traceur transmet. Demandez quels traceurs le fournisseur prend en charge et ce que chacun pourra lire dans vos véhicules, pas en général.

• Les traceurs à brancher se connectent à la prise de diagnostic (OBD) des voitures et des utilitaires. Ils se posent et se déplacent rapidement, et peuvent lire des données comme le kilométrage lorsque le véhicule les fournit.
• Les traceurs câblés sont installés hors de vue et raccordés à l’alimentation et au contact. Ils sont plus difficiles à retirer et conviennent aux véhicules qui restent des années dans la flotte.
• Les traceurs raccordés au bus CAN ou à l’interface FMS lisent les données propres au véhicule, comme le niveau de carburant, le compteur kilométrique et les données moteur, lorsque le véhicule le permet.
• Les traceurs pour poids lourds raccordés au chronotachygraphe peuvent afficher en direct les cartes conducteur et le temps de conduite, si le logiciel exploite ces données.

Demandez aussi si vous achetez les traceurs ou si vous les payez dans l’abonnement mensuel, qui les installe, combien coûte l’installation par véhicule et si la carte SIM et les données mobiles sont incluses. Si vous avez déjà des traceurs, demandez s’ils peuvent être conservés et ce qu’implique leur reprise.

3. Des données fiables

• Fréquence de mise à jour : à quelle fréquence un véhicule en mouvement transmet sa position, et si une fréquence plus élevée coûte plus cher.
• Historique : combien de mois de trajets vous conservez, et ce que deviennent les données plus anciennes.
• Données obsolètes : comment la carte affiche un véhicule qui a cessé d’émettre. Une carte qui ne se met plus à jour sans le signaler induit en erreur ceux qui s’y fient.
• Coupures : ce que fait un traceur sans réseau mobile, et si la partie manquante d’un trajet arrive plus tard ou est tracée en ligne droite.
• Relevés : si le carburant, le compteur kilométrique et les codes défaut s’affichent avec leur nom et leur unité, ou sous forme de valeurs brutes.

4. Des alertes qui atteignent les bonnes personnes

Tous les systèmes proposent des alertes. Ce qui compte, c’est qu’elles atteignent la bonne personne, par un canal qui fonctionne dès aujourd’hui.

• Quels types d’alerte existent, et lesquels vos traceurs peuvent alimenter. Une alerte qui a besoin de données que vos traceurs n’envoient pas ne se déclenchera jamais.
• Quels canaux fonctionnent aujourd’hui, comme les notifications dans l’application, l’e-mail ou un webhook vers vos propres systèmes, et lesquels sont seulement prévus.
• Si vous pouvez voir qui sera notifié avant d’enregistrer une règle, et envoyer un test.
• Si des heures calmes et des limites de répétition évitent une avalanche de messages la nuit.

5. Des rapports vérifiables

• Quels rapports sont prêts à l’emploi, et s’ils s’exportent en PDF, Excel et CSV.
• Si les rapports peuvent être envoyés par e-mail selon une planification, et à qui.
• Si un chiffre indique comment il a été mesuré. Le carburant consommé peut provenir du compteur du moteur, du niveau du réservoir ou des pleins que vous saisissez, et les résultats diffèrent.
• Si les données manquantes apparaissent comme manquantes, ou discrètement comme des zéros.

6. Chronotachygraphe et temps de conduite

Si vous exploitez des poids lourds, ou des utilitaires qui doivent désormais être équipés d’un chronotachygraphe pour le transport international, posez trois questions distinctes, car les réponses sont souvent données comme s’il n’y en avait qu’une :

1. Le système affiche-t-il en direct les données du chronotachygraphe, comme la carte conducteur et le temps de conduite restant, et quels traceurs et chronotachygraphes faut-il pour cela ?
2. Télécharge-t-il à distance les fichiers des cartes conducteur et des unités embarquées, et à quelle fréquence ? Les règles de l’UE imposent un téléchargement au moins tous les 28 jours pour les cartes conducteur et au moins tous les 90 jours pour les unités embarquées.
3. Analyse-t-il ces fichiers pour détecter les infractions, et selon quelles règles : le règlement (CE) n° 561/2006, ou l’AETR pour les trajets effectués en partie hors de l’UE ?

Demandez aussi si les temps de conduite proviennent du chronotachygraphe lui-même ou s’ils sont estimés à partir du GPS. Les estimations peuvent aider à la planification, mais elles ne constituent pas un enregistrement légal.

7. Véhicules de fonction et vie privée des conducteurs

Suivre un véhicule, c’est aussi suivre la personne qui le conduit. Dans son avis sur le traitement des données sur le lieu de travail, le groupe de travail « Article 29 », qui réunissait les autorités de protection des données de l’UE, a indiqué que, lorsque l’usage privé d’un véhicule de l’entreprise est autorisé, le salarié devrait en principe pouvoir désactiver temporairement la géolocalisation lorsque des circonstances particulières le justifient, comme une visite chez le médecin, et qu’il est peu probable qu’une base légale permette de suivre un véhicule en dehors des heures de travail convenues. Les conducteurs doivent aussi être informés qu’un traceur est installé.

• Un conducteur ou un responsable peut-il suspendre le suivi pendant les trajets privés, et chaque pause est-elle enregistrée ?
• Pendant un trajet privé, les positions sont-elles rejetées, ou seulement masquées sur la carte ?
• Pouvez-vous limiter qui voit quels véhicules et quelles informations sur les conducteurs ?
• Pouvez-vous indiquer aux conducteurs ce qui est enregistré à leur sujet, et pendant combien de temps c’est conservé ?

8. Utilisateurs, rôles et sécurité

• Pouvez-vous créer vos propres rôles, et limiter chaque utilisateur à certains véhicules ou groupes de véhicules ?
• Existe-t-il un journal d’audit indiquant qui a modifié quoi, et quand ?
• Où se trouvent les serveurs, et qui peut accéder à vos données ?
• Si le fournisseur cite une certification, demandez le certificat et son périmètre.

9. Langue et adaptation locale

• Chaque utilisateur, du régulateur au conducteur, peut-il travailler dans sa propre langue, y compris en alphabet cyrillique ou latin si nécessaire ?
• Les PDF et les e-mails parviennent-ils à chaque destinataire dans sa langue ?
• Les factures sont-elles émises avec la TVA, dans la devise dont vous avez besoin ?
• Dans quelles langues et à quelles heures l’assistance est-elle disponible ?

10. Prix et conditions contractuelles

Comparez le coût total sur la durée du contrat, pas seulement le prix affiché par véhicule.

• Ce que comprend le prix mensuel : la carte SIM et les données mobiles, les utilisateurs, l’historique, les alertes et les rapports.
• Quelles fonctionnalités relèvent de quelle formule, et ce que coûte le passage à une formule supérieure.
• Ce que coûtent les traceurs, l’installation et la formation, et quand ils sont payés.
• La durée minimale d’engagement, le préavis de résiliation, et ce qui se passe quand vous vendez un véhicule.
• Si vous pouvez emporter vos données quand vous partez, et dans quel format.

11. Tester sur vos propres véhicules

Une démo avec des données d’exemple montre les écrans. Un test sur quelques-uns de vos véhicules montre si les relevés dont vous avez besoin arrivent vraiment. Avant de décider :

1. Installez ou raccordez des traceurs dans deux ou trois véhicules représentatifs, dont le plus complexe.
2. Comparez les relevés qui vous importent, comme le niveau de carburant, le compteur kilométrique et les codes défaut, avec le tableau de bord du véhicule.
3. Configurez les alertes que vous utiliseriez en premier, et envoyez un test pour chacune.
4. Lancez les rapports que demandent vos responsables, et exportez-les.
5. Demandez à un régulateur et à un conducteur d’utiliser le système pendant une semaine, et écoutez ce qu’ils en disent.

Les questions à poser à chaque fournisseur

1. Quels traceurs prenez-vous en charge, et que pourra lire chacun d’eux dans nos véhicules ?
2. Parmi les fonctionnalités que vous nous avez montrées, lesquelles sont disponibles aujourd’hui et lesquelles sont prévues ?
3. Quels canaux d’alerte fonctionnent aujourd’hui ?
4. Comment vos rapports présentent-ils les valeurs estimées ou manquantes ?
5. Affichez-vous les données du chronotachygraphe en direct, téléchargez-vous les fichiers du chronotachygraphe ou les analysez-vous, et lesquelles de ces trois fonctions aurons-nous ?
6. Comment gérez-vous l’usage privé des véhicules de l’entreprise dans votre système ?
7. Où sont vos serveurs, et qui peut voir nos données ?
8. Qu’est-ce qui est compris dans le prix par véhicule, et qu’est-ce qui est facturé en plus ?
9. Comment récupérons-nous nos données si nous partons ?

Les réponses d’Office Hero à ces questions

C’est nous qui avons rédigé cette liste de contrôle : voici donc nos propres réponses pour Fleet Hero, l’application de gestion de flotte d’Office Hero, y compris ses limites.

• Traceurs : des traceurs Teltonika pour voitures, utilitaires et poids lourds, configurés par notre équipe. Vous achetez les traceurs, à partir de 65 €, et la carte SIM M2M et les données mobiles sont incluses dans chaque formule.
• Données : des positions toutes les 60, 30 ou 10 secondes selon la formule, et une carte qui indique quels véhicules n’émettent plus. L’historique des positions n’est pas encore supprimé automatiquement au bout d’une durée définie ; demandez-nous de supprimer l’historique dont vous n’avez plus besoin.
• Alertes : 21 types d’alerte intégrés, chacun indiquant si vos traceurs envoient les données dont il a besoin. Les alertes arrivent dans l’application et par e-mail à vos collègues, et la formule Business ajoute des webhooks signés vers vos propres systèmes.
• Rapports : 14 rapports prêts à l’emploi en PDF, Excel et CSV. Dans la synthèse des véhicules, les chiffres estimés et manquants sont signalés comme tels.
• Chronotachygraphe : cartes conducteur et temps de conduite en direct avec un traceur raccordé au chronotachygraphe. Fleet Hero ne télécharge pas et n’analyse pas les fichiers du chronotachygraphe.
• Vie privée : une pause de confidentialité qui rejette les positions au lieu de les masquer, avec des périodes privées que l’on peut planifier à l’avance. Par défaut, seuls les administrateurs et les gestionnaires de flotte peuvent suspendre l’enregistrement.
• Langues et serveurs : 15 langues d’interface, traduites automatiquement, avec une relecture par des locuteurs natifs en cours, et des serveurs à Skopje, en Macédoine du Nord.
• Prix : à partir de 10,80 € HT par véhicule et par mois, avec une facturation annuelle 10 % moins chère.
• Vos données : les rapports s’exportent en PDF, Excel et CSV, et notre équipe prépare sur demande un export complet des données de votre entreprise.

Fleet Hero fait partie de la suite Office Hero, avec HR Hero et Finance Hero sur le même compte, et chaque conducteur a une seule fiche, partagée avec HR Hero. Comparez les formules sur la page des tarifs, ou réservez une démo et posez-nous ces questions sur votre propre flotte.