Si të zgjidhni programin për menaxhimin e flotës: listë kontrolli për blerësin

Programet për menaxhimin e flotës duken pothuajse njësoj nga një ofrues te tjetri: një hartë me automjete, një listë alarmesh, një faqe me raporte. Dallimet dalin më vonë, kur një gjurmues pushon së raportuari, kur një shofer pyet çfarë mund të shihni gjatë fundjavës ose kur një raport jep një shifër karburanti që askush nuk e shpjegon dot. Kjo listë kontrolli ju jep pyetjet që i nxjerrin në pah këto dallime para se të nënshkruani.

Është shkruar për pronarët, menaxherët dhe dispeçerët e flotave të vogla dhe të mesme në Ballkan dhe në BE, dhe nuk përmend asnjë ofrues. Në fund japim përgjigjet tona për Fleet Hero, përfshirë kufizimet e tij.

1. Filloni nga detyrat, jo nga funksionet

Shkruani çfarë duhet të bëjë programi çdo javë dhe kush do ta bëjë. Detyrat tipike janë:

• Të shihni ku ndodhet çdo automjet dhe cilat punojnë në vend, janë të ndaluara ose nuk raportojnë.
• Të zbuloni ku ishte një automjet në një ditë të caktuar dhe kush e drejtonte.
• Të njoftoheni kur diçka kërkon vëmendje: një automjet del nga një zonë, niveli i karburantit bie, vjen koha për servis.
• Të mos lini sigurimet, regjistrimet, patentat dhe servisët të kalojnë afatin pa u vënë re.
• T’u jepni menaxherëve shifrat që kërkojnë, pa ndërtuar tabela me dorë.
• Të respektoni rregullat për kohën e drejtimit dhe për takografët që zbatohen për kamionët dhe furgonët tuaj.

Pastaj renditini sipas rëndësisë. Me një listë të renditur, një demo është shumë më e dobishme se një shëtitje nëpër çdo menu.

2. Gjurmuesit dhe instalimi

Programi mund të tregojë vetëm atë që dërgon gjurmuesi. Pyesni cilat pajisje mbështet ofruesi dhe çfarë do të lexojë secila në automjetet tuaja, jo në përgjithësi.

• Gjurmuesit që futen në prizë vendosen në prizën diagnostikuese (OBD) të makinave dhe të furgonëve. Montohen dhe zhvendosen shpejt, dhe mund të lexojnë të dhëna si kilometrazhi, kur automjeti i jep ato.
• Gjurmuesit me instalim fiks montohen në një vend të padukshëm dhe lidhen me furnizimin me energji dhe me ndezjen. Hiqen më vështirë dhe u përshtaten automjeteve që qëndrojnë në flotë për vite.
• Gjurmuesit me lidhje CAN ose FMS lexojnë të dhënat e vetë automjetit, si niveli i karburantit, kilometrazhi dhe të dhënat e motorit, kur automjeti e mbështet këtë.
• Gjurmuesit e kamionëve të lidhur me takografin mund të tregojnë në kohë reale kartat e drejtuesit dhe kohën e drejtimit, nëse programi i përdor këto të dhëna.

Pyesni gjithashtu nëse gjurmuesit i blini apo i paguani brenda tarifës mujore, kush i instalon, sa kushton instalimi për automjet dhe nëse përfshihen karta SIM dhe të dhënat celulare. Nëse keni tashmë gjurmues, pyesni nëse mund të mbeten dhe çfarë duhet për t’i kaluar në sistemin e ri.

3. Të dhëna që mund t’u besoni

• Intervali i përditësimit: sa shpesh e raporton pozicionin një automjet në lëvizje dhe nëse një interval më i shpejtë kushton më shumë.
• Historiku: për sa muaj ruhen rrugët dhe çfarë ndodh me të dhënat më të vjetra.
• Të dhënat e vjetruara: si e tregon harta një automjet që ka pushuar së raportuari. Një hartë që ndalon së përditësuari pa e thënë i çorienton ata që mbështeten tek ajo.
• Boshllëqet: çfarë bën një gjurmues pa sinjal celular dhe nëse pjesa që mungon e një rruge mbërrin më vonë apo vizatohet si vijë e drejtë.
• Leximet: nëse karburanti, kilometrazhi dhe kodet e defekteve shfaqen me emra dhe njësi apo si numra të papërpunuar.

4. Alarme që u mbërrijnë njerëzve të duhur

Çdo sistem ka alarme. Ajo që ka rëndësi është nëse ato i mbërrijnë personit të duhur, përmes një kanali që funksionon sot.

• Cilat lloje alarmesh ekzistojnë dhe cilave prej tyre mund t’u japin të dhëna gjurmuesit tuaj. Një alarm që ka nevojë për të dhëna që gjurmuesit tuaj nuk i dërgojnë nuk do të aktivizohet kurrë.
• Cilat kanale funksionojnë tani, si njoftimet në aplikacion, email-i ose një webhook drejt sistemeve tuaja, dhe cilat janë vetëm të planifikuara.
• Nëse mund të shihni kush do të njoftohet para se të ruani një rregull dhe nëse mund të dërgoni një test.
• Nëse orët e qeta dhe kufijtë e përsëritjes e parandalojnë një vërshim mesazhesh gjatë natës.

5. Raporte që mund t’i verifikoni

• Cilat raporte janë gati për përdorim dhe nëse eksportohen në PDF, Excel dhe CSV.
• Nëse raportet mund të dërgohen me email sipas një orari, dhe te kush.
• Nëse një shifër tregon si është matur. Karburanti i harxhuar mund të vijë nga numëruesi i motorit, nga niveli në depozitë ose nga mbushjet që futni ju, dhe rezultatet ndryshojnë.
• Nëse të dhënat që mungojnë shfaqen si mungesë apo, pa asnjë shënim, si zero.

6. Takografët dhe koha e drejtimit

Nëse keni kamionë, ose furgonë që tani kanë nevojë për takograf për punë ndërkombëtare, bëni tri pyetje të veçanta, sepse përgjigjet shpesh jepen si një e vetme:

1. A tregon sistemi të dhëna takografi në kohë reale, si karta e drejtuesit dhe koha e mbetur e drejtimit, dhe cilët gjurmues dhe takografë nevojiten për këtë?
2. A i shkarkon nga distanca skedarët e kartës së drejtuesit dhe të njësisë së automjetit, dhe sa shpesh? Rregullat e BE-së kërkojnë shkarkim të paktën çdo 28 ditë për kartat e drejtuesit dhe çdo 90 ditë për njësitë e automjeteve.
3. A i analizon këta skedarë për shkelje, dhe sipas cilave rregulla: Rregullores (KE) nr. 561/2006 apo AETR-së për udhëtimet që kalojnë pjesërisht jashtë BE-së?

Pyesni gjithashtu nëse shifrat e kohës së drejtimit vijnë nga vetë takografi apo vlerësohen nga GPS-i. Vlerësimet mund të ndihmojnë në planifikim, por nuk janë regjistrim ligjor.

7. Makinat e kompanisë dhe privatësia e shoferëve

Kur gjurmoni një automjet, gjurmoni edhe personin që e drejton. Grupi i Punës i Nenit 29, i përbërë nga autoritetet e mbrojtjes së të dhënave të BE-së, tha në opinionin e tij për përpunimin e të dhënave në punë se, kur lejohet përdorimi privat i një automjeti të kompanisë, punonjësi duhet në parim të mund ta çaktivizojë përkohësisht gjurmimin e vendndodhjes kur rrethanat e justifikojnë, si për një vizitë te mjeku, dhe se gjurmimi i një automjeti jashtë orarit të rënë dakord të punës ka pak gjasa të ketë bazë ligjore. Shoferët duhet të informohen gjithashtu se në automjet është instaluar një gjurmues.

• A mund ta pauzojë gjurmimin një shofer ose një menaxher për udhëtimet private, dhe a regjistrohet çdo pauzë?
• Gjatë një udhëtimi privat, a hidhen pozicionet apo vetëm fshihen nga harta?
• A mund të kufizoni kush sheh cilat automjete dhe të dhënat e cilëve shoferë?
• A mund t’u tregoni shoferëve çfarë regjistrohet për ta dhe për sa kohë ruhet?

8. Përdoruesit, rolet dhe siguria

• A mund të krijoni rolet tuaja dhe ta kufizoni çdo përdorues te disa automjete ose grupe automjetesh?
• A ka një regjistër auditimi që tregon kush ndryshoi çfarë dhe kur?
• Ku ndodhen serverët dhe kush mund t’u qaset të dhënave tuaja?
• Nëse ofruesi përmend një certifikim, kërkoni certifikatën dhe fushën e saj të zbatimit.

9. Gjuha dhe përshtatja me vendin

• A mund të punojë çdo përdorues, nga dispeçeri te shoferi, në gjuhën e vet, përfshirë alfabetin cirilik ose latin kur nevojitet?
• A i mbërrijnë PDF-të dhe email-et çdo lexuesi në gjuhën e vet?
• A lëshohen faturat me TVSH, në monedhën që ju nevojitet?
• Në cilat gjuhë dhe në cilat orë ofrohet mbështetja?

10. Çmimi dhe kushtet e kontratës

Krahasoni koston totale gjatë gjithë kontratës, jo vetëm çmimin e shpallur për automjet.

• Çfarë përfshin çmimi mujor: kartën SIM dhe të dhënat celulare, përdoruesit, historikun, alarmet dhe raportet.
• Cilat funksione i përkasin cilës paketë dhe sa kushton kalimi në një paketë më të lartë.
• Sa kushtojnë gjurmuesit, instalimi dhe trajnimi, dhe kur paguhen.
• Kohëzgjatja minimale e kontratës, afati i njoftimit për ndërprerje dhe çfarë ndodh kur shisni një automjet.
• Nëse mund t’i merrni të dhënat tuaja me vete kur largoheni, dhe në cilin format.

11. Provojeni me automjetet tuaja

Një demo me të dhëna shembull tregon ekranet. Një provë me disa nga automjetet tuaja tregon nëse leximet që ju duhen mbërrijnë vërtet. Para se të vendosni:

1. Montoni ose lidhni gjurmues në dy ose tre automjete tipike, përfshirë më të ndërlikuarin prej tyre.
2. Krahasoni leximet që ju interesojnë, si niveli i karburantit, kilometrazhi dhe kodet e defekteve, me panelin e instrumenteve të automjetit.
3. Konfiguroni alarmet që do të përdornit të parat dhe dërgoni një test për secilin.
4. Gjeneroni raportet që kërkojnë menaxherët tuaj dhe eksportojini.
5. Kërkojuni një dispeçeri dhe një shoferi ta përdorin sistemin për një javë dhe dëgjoni çfarë thonë.

Pyetje për çdo ofrues

1. Cilët gjurmues mbështetni dhe çfarë do të lexojë secili në automjetet tona?
2. Cilat nga funksionet që na treguat janë të disponueshme sot dhe cilat janë të planifikuara?
3. Cilat kanale alarmesh funksionojnë sot?
4. Si i tregojnë raportet tuaja vlerat e vlerësuara ose ato që mungojnë?
5. A tregoni të dhëna takografi në kohë reale, a shkarkoni skedarë takografi apo a i analizoni ata, dhe cilën nga të tria marrim ne?
6. Si funksionon në sistemin tuaj përdorimi privat i makinave të kompanisë?
7. Ku ndodhen serverët tuaj dhe kush mund t’i shohë të dhënat tona?
8. Çfarë përfshihet në çmimin për automjet dhe çfarë paguhet veçmas?
9. Si i nxjerrim të dhënat tona nëse largohemi?

Si u përgjigjet Office Hero këtyre pyetjeve

Këtë listë kontrolli e kemi shkruar ne, ndaj ja përgjigjet tona për Fleet Hero, aplikacionin e Office Hero për menaxhimin e flotës, përfshirë edhe kufijtë e tij.

• Gjurmuesit: gjurmues Teltonika për makina, furgonë dhe kamionë, të konfiguruar nga ekipi ynë. Gjurmuesit i blini ju, nga 65 €, ndërsa karta SIM M2M dhe të dhënat celulare përfshihen në çdo paketë.
• Të dhënat: pozicione çdo 60, 30 ose 10 sekonda, sipas paketës, dhe një hartë që tregon cilat automjete nuk raportojnë. Historiku i vendndodhjeve ende nuk fshihet automatikisht pas një periudhe të caktuar; na kërkoni ta heqim historikun që nuk ju nevojitet më.
• Alarmet: 21 lloje alarmesh të integruara, dhe secili tregon nëse gjurmuesit tuaj dërgojnë të dhënat që i nevojiten. Alarmet mbërrijnë në aplikacion dhe me email te kolegët, ndërsa paketa Business shton webhook-e të nënshkruara drejt sistemeve tuaja.
• Raportet: 14 raporte të gatshme në PDF, Excel dhe CSV. Në raportin “Përmbledhje e automjeteve”, shifrat e vlerësuara dhe ato që mungojnë shënohen si të tilla.
• Takografët: kartat e drejtuesit dhe koha e drejtimit në kohë reale, me një gjurmues të lidhur me takografin. Fleet Hero nuk shkarkon dhe nuk analizon skedarë takografi.
• Privatësia: një pauzë privatësie që i hedh pozicionet në vend që t’i fshehë, me periudha private që mund të rezervohen paraprakisht. Si parazgjedhje, vetëm administratorët dhe menaxherët e flotës mund ta pauzojnë regjistrimin.
• Gjuhët dhe serverët: 15 gjuhë të ndërfaqes, të përkthyera me makinë (rishikimi nga folës amtarë po vazhdon), dhe serverë në Shkup, Maqedoni e Veriut.
• Çmimi: nga 10,80 € për automjet në muaj, pa TVSH, dhe me pagesë vjetore 10% më i ulët.
• Të dhënat tuaja: raportet eksportohen në PDF, Excel dhe CSV, dhe me kërkesë ekipi ynë përgatit një eksport të plotë të të dhënave të kompanisë suaj.

Fleet Hero është pjesë e Office Hero, krahas HR Hero dhe Finance Hero në të njëjtën llogari, dhe çdo shofer ka një dosje të përbashkët me HR Hero. Krahasoni paketat në faqen e çmimeve ose rezervoni një demo dhe na bëni këto pyetje për flotën tuaj.