Politika e privatësisë

Office Hero krijon aplikacione biznesi: Fleet Hero për menaxhimin e flotës, HR Hero për punonjësit dhe kohën e punës, Finance Hero për kontabilitetin dhe Office Hero Connect, portalin për punonjësit, klientët dhe furnitorët. Kjo politikë shpjegon si i trajtojmë të dhënat personale në faqen tonë të internetit dhe në këto aplikacione. I përmbahemi Rregullores së Përgjithshme për Mbrojtjen e të Dhënave (GDPR) aty ku ajo zbatohet, si dhe Ligjit për mbrojtjen e të dhënave personale të Maqedonisë së Veriut (Gazeta Zyrtare nr. 42/2020, 294/2021 dhe 101/2025), i cili është harmonizuar me të.

Kush është përgjegjës

Përgjegjëse për përpunimin e përshkruar në këtë politikë është shoqëria Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, me emrin e shkurtër ОФИС ХИРО ДОО Скопје (OFIS HIRO DOO Skopje në alfabetin latin), përveç rasteve kur përgjegjëse është një kompani që përdor aplikacionet tona, siç shpjegojnë seksionet në vijim. Ajo është shoqëri me përgjegjësi të kufizuar (DOO), e regjistruar në Maqedoninë e Veriut, me numrin e regjistrimit të shoqërisë (EMBS) 7901305, numrin tatimor (EDB) 4043025542679 dhe adresën e regjistruar në Jani Lukrovski 4A, lokali 86, Gazi Baba, Skopje. Në këtë politikë, me “Office Hero” dhe “ne” nënkuptohet shoqëria ОФИС ХИРО ДОО Скопје, e cila publikon edhe aplikacionet Office Hero Manager, Office Hero Connect dhe Office Hero Track. Për çdo pyetje rreth të dhënave personale, na shkruani në [email protected].

Çfarë mbulon kjo politikë

• Faqja e internetit officehero.io, me formularët e saj të kontaktit dhe të kërkesës për demo.
• Aplikacionet web Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) dhe Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Aplikacionet për telefon dhe televizor Office Hero Manager, Office Hero Connect dhe Office Hero Track për Android TV. Ato janë në testim dhe ende nuk ofrohen në dyqanet e aplikacioneve.
• Puna jonë me klientët: ofertat, kontratat, faturat dhe mbështetja.

Të dhënat tona dhe të dhënat e kompanisë suaj

Kur vendosim ne. Për faqen e internetit, për ofertat, kontratat, faturat dhe mbështetjen, si dhe për llogaritë e përdoruesve që u japin njerëzve qasje në aplikacione, Office Hero vendos pse dhe si përpunohen të dhënat personale. Në këto raste ne jemi kontrolluesi.

Kur vendos kompania juaj. Të dhënat që një kompani regjistron në aplikacione, si automjetet e saj dhe pozicionet e tyre, dosjet e punonjësve, faturat, mesazhet e bisedës dhe skedarët, përpunohen për atë kompani dhe sipas udhëzimeve të saj. Kompania, klienti ynë, është kontrolluesi, dhe Office Hero është përpunuesi i saj. Çdo klienti i ofrojmë një marrëveshje për përpunimin e të dhënave, dhe këto të dhëna i përdorim vetëm për t’i ofruar shërbimet asaj kompanie.

Nëse i përdorni aplikacionet sepse punëdhënësi juaj ose një partner biznesi ju ka dhënë qasje, për të dhënat tuaja drejtojuni fillimisht asaj kompanie. Nëse na shkruani ne, kërkesën tuaj ia përcjellim kompanisë dhe e ndihmojmë të përgjigjet.

Faqja e internetit

Faqja e internetit funksionon në një server të Contabo GmbH, kompani gjermane hostingu, në qendrën e saj të të dhënave në Francë. Vizitat në faqe kalojnë përmes Cloudflare, Inc., e cila i shpërndan faqet shpejt dhe bllokon sulmet. Të dyja përpunojnë të dhëna teknike, si adresën tuaj IP, shfletuesin, faqen që kërkuat dhe orën, për t’jua shfaqur faqen dhe për ta mbajtur të sigurt faqen e internetit. Cloudflare mund të marrë gjithashtu një raport teknik nga shfletuesi juaj kur një faqe nuk arrin të ngarkohet.

Vetë faqja e internetit nuk vendos skedarë cookie dhe nuk përdor mjete analitike, reklamash ose rrjetesh sociale. Fontet dhe ikonat e saj vijnë nga serveri ynë. Vetëm kur Cloudflare duhet të kontrollojë që një vizitë nuk është sulm, mund të vendosë për atë kontroll një skedar cookie sigurie me jetë të shkurtër.

Hapësira e ruajtjes lokale e shfletuesit tuaj mban mend gjuhën që zgjodhët dhe nëse e mbyllët shiritin e gjuhës. Ky informacion mbetet në pajisjen tuaj, nuk na dërgohet neve dhe mund ta fshini në shfletues në çdo kohë.

Formularët e kontaktit dhe të kërkesës për demo

Kur dërgoni një formular, ruajmë atë që keni shkruar: temën, emrin tuaj, adresën e email-it, kompaninë, numrin e telefonit, madhësinë e kompanisë, numrin e automjeteve, produktet që ju interesojnë, mesazhin tuaj dhe konfirmimin tuaj në kutinë e shënimit. Ruajmë gjithashtu faqen dhe gjuhën që përdorët, si dhe orën. Për të kufizuar abuzimet, në vend të vetë adresës suaj IP ruajmë një hash me çelës të saj, dhe për një orë numërojmë dërgesat nga rrjeti juaj, edhe këto në formë hash-i.

Dërgesa ruhet në bazën e të dhënave të faqes së internetit, ku e lexon ekipi ynë. E përdorim vetëm për t’ju përgjigjur dhe për të ndjekur kërkesën tuaj, për shembull për të caktuar një demo ose për t’ju dërguar një ofertë. Kur kërkoni një demo ose një ofertë, baza ligjore është ndërmarrja e hapave me kërkesën tuaj përpara lidhjes së një kontrate. Për pyetjet e tjera, baza ligjore është interesi ynë legjitim për t’u përgjigjur njerëzve që na shkruajnë. Me kutinë e shënimit në formular konfirmoni se jeni dakord me këtë përdorim të të dhënave tuaja, siç përshkruhet në këtë politikë. Mund të na kërkoni në çdo kohë të mos i përdorim më të dhënat tuaja dhe t’i fshijmë, duke na shkruar në [email protected].

Një kërkesë e ruajmë për aq kohë sa na nevojitet për t’ju përgjigjur dhe për ta ndjekur. Nëse bëheni klient, ajo bëhet pjesë e të dhënave tona për klientët. Mund të na kërkoni ta fshijmë në çdo kohë.

Email-et që na dërgoni

Email-et që dërgoni në një adresë @officehero.io përcillen nga shërbimi i ridrejtimit të email-eve i Cloudflare te kutitë postare të ekipit tonë. I përdorim për t’ju përgjigjur dhe i ruajmë për aq kohë sa e kërkon biseda, ose më gjatë kur e kërkojnë ligjet e kontabilitetit ose ligje të tjera.

Klientët dhe mbështetja

Për ofertat, kontratat dhe faturat, përpunojmë të dhënat e kompanive të klientëve tanë, si dhe emrat, adresat e email-it dhe numrat e telefonit të personave me të cilët bashkëpunojmë. Kur i kërkoni ndihmë ekipit tonë të mbështetjes, me email, me një biletë mbështetjeje në Office Hero Connect ose nga qendra e ndihmës në Office Hero Manager, përdorim mesazhin dhe të dhënat tuaja të kontaktit për t’ju ndihmuar, dhe të dhënat në llogarinë e kompanisë suaj i shikojmë vetëm kur kërkesa e bën të nevojshme.

Llogaritë në aplikacione

Për t’ju dhënë qasje në aplikacione, përpunojmë emrin tuaj, adresën e email-it, numrin e telefonit nëse është dhënë, rolin dhe lejet tuaja, kompanitë ku bëni pjesë dhe cilësimet tuaja, si gjuhën, zonën kohore, temën, cilësimet e hartës dhe zgjedhjet për njoftimet. Fjalëkalimi juaj ruhet vetëm si hash i pakthyeshëm (Argon2id). Nëse hyni me një aplikacion vërtetimi, ruajmë çelësin sekret që ai përdor dhe kodet tuaja të rikuperimit.

Për çdo hyrje në llogari regjistrojmë adresën IP, shfletuesin ose pajisjen, si dhe kur filloi sesioni dhe kur u përdor për herë të fundit. Administratorët e kompanisë suaj mund t’i shohin hyrjet në llogari brenda kompanisë, ndërsa në Office Hero Connect dhe Office Hero Manager ju mund të shihni pajisjet tuaja dhe t’i nxirrni nga llogaria. Sesionet përfundojnë pas 30 ditësh pa përdorim dhe jo më vonë se pas 90 ditësh.

Veprimet që kanë rëndësi për sigurinë, si shtimi i përdoruesve, ndryshimi i roleve ose i cilësimeve, shënohen në një regjistër auditimi që ruan kush bëri çfarë, kur, dhe nga cila adresë IP dhe cili shfletues. Çdo shënim lidhet me shënimin e mëparshëm, në mënyrë që çdo ndërhyrje të mund të zbulohet, dhe shënimet ruhen për 7 vjet e pastaj fshihen.

Çfarë përpunojnë aplikacionet për kompaninë tuaj

Çfarë regjistron një kompani varet nga aplikacionet dhe funksionet që përdor. Listat më poshtë tregojnë të dhënat personale që mund të përmbajnë aplikacionet. Kompania vendos çfarë regjistron dhe kush brenda saj mund t’i shohë.

Fleet Hero

• Automjetet: numri i targës, VIN-i, specifikimet, fotot, dokumentet, kostot, të dhënat e karburantit, mirëmbajtja dhe sigurimi.
• Gjurmuesit dhe kartat SIM: numrat e pajisjeve dhe të kartave SIM.
• Pozicionet dhe leximet: vendndodhja, shpejtësia, drejtimi dhe ora, lexime si gjendja e kontaktit, kilometrazhi, niveli i karburantit, të dhënat e motorit dhe kodet e defekteve, si dhe udhëtimet, ndalesat, hyrjet dhe daljet nga zonat që llogariten prej tyre.
• Shoferët: emri, të dhënat e kontaktit, numri, kategoritë dhe data e skadimit të patentës së shoferit, data e skadimit të certifikatës së aftësisë profesionale të shoferit (CPC), numri i kartës së takografit, automjetet dhe rrugët e planifikuara që u janë caktuar dhe kur, si dhe kujtesat, për shembull kur skadon patenta ose karta e takografit.
• Të dhënat e takografit: nga gjurmuesit e lidhur me takografin, kartat e drejtuesit për shoferin dhe bashkëshoferin që ndodhen në takograf, si dhe kohët e tyre të drejtimit dhe të pushimit.
• Alarmet: alarmet që konfiguron kompania, për shembull kur një automjet tejkalon një shpejtësi ose hyn në një zonë, dhe kush i ka marrë ato.

Modaliteti i privatësisë. Ndërsa gjurmimi i një automjeti është i pauzuar, pozicionet e tij hidhen sapo mbërrijnë dhe nuk ruhen kurrë. Numërohet vetëm distanca e përshkuar, dhe çdo pauzë regjistrohet.

Lidhjet e vendndodhjes në kohë reale. Kushdo që ka një lidhje sheh emrin e automjetit, kompaninë që e ndau, pozicionin dhe shpejtësinë e automjetit dhe rrugën e tij të fundit, por kurrë rrugën nga koha para krijimit të lidhjes. Një lidhje funksionon derisa të skadojë, pas jo më shumë se 7 ditësh, ose derisa kompania ta ndalojë. Faqja nuk e tregon shoferin dhe nuk indeksohet nga motorët e kërkimit.

Nëse kompania i dërgon alarmet në sistemet e veta përmes webhook-eve, të dhënat e alarmeve shkojnë në adresat që zgjedh kompania. Një kompani që gjurmon automjete të drejtuara nga punonjësit e saj duhet t’i informojë ata dhe duhet të ketë një bazë ligjore; udhëzuesi ynë për gjurmimin GPS dhe privatësinë e punonjësve shpjegon çfarë përfshin kjo.

HR Hero

• Dosjet e punonjësve: emri, të dhënat e kontaktit, data e lindjes, numri personal, adresa, kontakti për raste urgjence, llogaria bankare, gjinia, statusi martesor, shtetësia, pozicioni i punës, departamenti, menaxheri dhe data e fillimit të punës.
• Kontratat dhe pagat: kushtet e kontratës, paga dhe fletëpagesat.
• Koha e punës: oraret e regjistrimit të hyrjes dhe të daljes, me pajisjen dhe adresën e rrjetit të përdorur, turnet, fletët e orarit dhe lejet. Lejet për sëmundje mund të zbulojnë informacion për shëndetin.
• Dokumentet: dokumentet HR, si dhe konfirmimet e marrjes ose të nënshkrimit, me orën dhe adresën IP.
• Zhvillimi: vlerësimet e performancës, qëllimet, reagimet, trajnimet, certifikatat dhe aftësitë.
• Rekrutimi: të dhënat e kontaktit të kandidatëve, CV-të, puna aktuale, përvoja, paga e pritur, lidhjet e profileve, letrat motivuese dhe reagimet nga intervistat.
• Transparenca e pagave: krahasimet e pagave mes grave dhe burrave, për raportet e hendekut gjinor të pagave.

Sinjalizimi. Kushdo mund të sinjalizojë një shqetësim përmes faqes së sinjalizimit të një kompanie, edhe në mënyrë anonime nëse dëshiron. Vetë sinjalizimi ruhet i enkriptuar dhe pa adresën IP të sinjalizuesit, dhe faqja e sinjalizimit nuk vendos asnjë skedar cookie. Për të kufizuar abuzimet, serverët tanë numërojnë për një orë sinjalizimet sipas adresës IP. Si çdo faqe e aplikacioneve tona web, faqja e sinjalizimit i ngarkon fontet nga serverët e Google, dhe regjistrat teknikë të serverëve tanë ruajnë adresën IP dhe shfletuesin e çdo kërkese, përfshirë atë që dërgon një sinjalizim.

Në HR Hero, sinjalizimet mund t’i lexojnë vetëm personat që kompania i autorizon t’i trajtojnë, si administratorët dhe zyrtarët e saj të pajtueshmërisë. Stafi ynë mund t’i hapë sinjalizimet edhe në konsolën tonë të administrimit, por vetëm për arsyet e dhëna më poshtë për qasjen e stafit. Sinjalizimet e mbyllura hiqen nga aplikacionet pas periudhës së ruajtjes që përshkruhet më poshtë.

Finance Hero

• Klientët dhe furnitorët: emrat, personat e kontaktit, adresat, adresat e email-it, numrat e telefonit, numrat e TVSH-së dhe të dhënat bankare.
• Shitjet dhe blerjet: ofertat, porositë, faturat, notat e kreditit, faturat e furnitorëve dhe pagesat, si dhe përmbledhjet e faturave që u dërgohen klientëve me email.
• Ekstraktet bankare: transaksionet në ekstraktet që importon një kompani, përfshirë emrat dhe llogaritë e palëve të tjera.
• Shpenzimet: kërkesat për rimbursim shpenzimesh me kuponët përkatës, si dhe pika e nisjes, destinacioni dhe distanca e kërkesave për rimbursim kilometrazhi.

Office Hero Connect

Punonjësit e përdorin Connect për kohën e tyre të punës, lejet, orarin, fletëpagesat, dokumentet, trajnimet dhe qëllimet. Kur një punonjës konfirmon marrjen e një fletëpagese, regjistrohen emri që shkruan, ora, adresa IP dhe pajisja. Të dhënat bankare ruhen të enkriptuara, dhe për t’i ndryshuar duhet futur përsëri fjalëkalimi. Klientët dhe furnitorët shohin vetëm balancat dhe faturat e tyre. Biletave të mbështetjes që hapen në Connect u përgjigjet ekipi i mbështetjes i Office Hero.

Biseda e ekipit dhe skedarët

Biseda e ekipit ruan mesazhet dhe reagimet, fotot, skedarët dhe mesazhet zanore të dërguara nga Office Hero Manager, si dhe raportimet dhe bllokimet që bëjnë njerëzit. Si parazgjedhje, mesazhet ruhen të enkriptuara me çelësin e vetë kompanisë. Një bisedë ruhet pa këtë enkriptim vetëm nëse, para mesazhit të saj të parë, është vendosur në “E pakriptuar gjatë ruajtjes”. Disa mesazhe më të vjetra, të dërguara para tetorit 2026, mund të mos ruhen ende me këtë enkriptim. Serverët tanë i deshifrojnë mesazhet për t’ua shfaqur personave në bisedë. Një kompani mund të caktojë sa kohë i ruan mesazhet çdo kanal.

Raportimet i shqyrtojnë administratorët e kompanisë. Kur dikush raporton një mesazh, një person ose një bisedë, administratorët shohin raportimin dhe kush e bëri, mesazhin e raportuar, si dhe anëtarët e bisedës dhe mesazhet e saj më të fundit deri në raportim. Ata mund të shohin gjithashtu kush ka bllokuar kë. Personit të raportuar nuk i thuhet se kush e raportoi.

Çdo skedar i ngarkuar kontrollohet për viruse në serverët tanë përpara se dikush të mund ta shkarkojë, dhe lidhjet e shkarkimit skadojnë pas 15 minutash. Skedarët ruhen në Cloudflare R2.

Aplikacionet për telefon dhe televizor

Aplikacionet për telefon e përdorin vendndodhjen, kamerën, fotot ose mikrofonin e telefonit tuaj vetëm për funksionet më poshtë dhe vetëm pasi ta lejoni. Qasjen mund ta tërhiqni në çdo kohë te cilësimet e telefonit.

• Vendndodhja (Office Hero Manager, vetëm kur aplikacioni është i hapur): nëse e lejoni, pozicioni juaj dërgohet bashkë me regjistrimin e hyrjes ose të daljes, që punëdhënësi juaj të mund të konfirmojë se ai u bë në vendin e punës. Shfaqja e pozicionit tuaj në hartë ndodh në telefonin tuaj, dhe ai pozicion nuk na dërgohet neve. Aplikacioni nuk e përdor kurrë vendndodhjen tuaj në sfond.
• Kamera dhe fotot: për të skanuar VIN-in e një automjeti dhe për të bërë ose zgjedhur foto të kuponëve, të problemeve të automjetit, të dokumenteve dhe të bashkëngjitjeve në bisedë. Kur skanoni një VIN, ruhet vetëm VIN-i, kurrë imazhi. Aplikacionet mund të shohin vetëm fotot që zgjidhni.
• Mikrofoni (Office Hero Manager): për të regjistruar mesazhet zanore që zgjidhni të dërgoni.
• Face ID dhe gjurma e gishtit (Office Hero Manager): telefoni juaj i verifikon për të zhbllokuar aplikacionin. Ne nuk marrim kurrë të dhëna biometrike.
• Njoftimet: nëse i lejoni, ruajmë një token për pajisjen tuaj dhe i dërgojmë njoftimet, përfshirë tekstin e tyre, përmes shërbimit të njoftimeve të Apple ose të Google.
• Ruajtja në telefon: tokenët e hyrjes mbahen në hapësirën e sigurt të ruajtjes së telefonit, dhe regjistrimet e hyrjes të bëra pa sinjal mbeten në telefon derisa të mund të dërgohen.

Office Hero Manager i shfaq hartat me Apple Maps në iPhone dhe iPad, përveç nëse zgjidhni Google Maps, dhe me Google Maps në Android. Google Maps SDK është pjesë e aplikacionit në të dy sistemet dhe niset bashkë me të, prandaj Google merr kërkesat për harta dhe, sipas kushteve të veta, identifikues të pajisjes dhe të dhëna për përdorimin, performancën dhe rrëzimet e aplikacionit. Në Android, skaneri i VIN-it përdor ML Kit të Google: imazhi i kamerës lexohet në telefon dhe nuk dërgohet, por Google merr të dhëna teknike si modelin e pajisjes, versionin e aplikacionit dhe një identifikues instalimi. Aplikacionet nuk shfaqin reklama, dhe ne nuk përdorim në to shërbime analitike ose për raportimin e rrëzimeve.

Office Hero Track nuk kërkon asnjë leje në televizor. Ai çiftohet me një kod të shkurtër, merr tokenin e vet të qasjes dhe shfaq vetëm automjetet e grupeve të zgjedhura për të, me targat e tyre dhe, te detajet e një automjeti, emrin e shoferit të tij. Pozicionet e automjeteve i mban vetëm në memorie, për sa kohë shfaq hartën. Kur kompania i heq qasjen një televizori, televizori fshin tokenin e qasjes dhe të dhënat e çiftimit, pastron të dhënat e flotës nga memoria dhe kthehet në ekranin e çiftimit.

Skedarët cookie dhe teknologjitë e ngjashme

Aplikacionet web përdorin skedarë cookie që ju mbajnë të identifikuar dhe një që mban mend gjuhën tuaj për një vit. Shfletuesi juaj ruan gjithashtu disa cilësime, si gjuhën dhe kolonat që keni zgjedhur në lista, në hapësirën e vet të ruajtjes lokale. Aplikacionet kanë nevojë për to për të funksionuar, dhe asnjë prej tyre nuk përdoret për reklama ose për analitikë. Vetë faqja e internetit nuk vendos skedarë cookie, siç u shpjegua më lart.

Ku ruhen të dhënat dhe kush na ndihmon

Aplikacionet dhe bazat e tyre të të dhënave funksionojnë në serverë që i administrojmë në Shkup, Maqedoni e Veriut. Llogaritja e itinerareve rrugore, skanimi për viruse dhe kasaforta që ruan çelësat e enkriptimit funksionojnë gjithashtu në serverët tanë. Stafi ynë ka qasje në të dhënat e një kompanie vetëm kur kjo nevojitet për ta ngritur dhe për ta mbajtur në funksionim shërbimin, për të konfiguruar gjurmuesit, për t’iu përgjigjur një kërkese për mbështetje ose për ta mbajtur shërbimin të sigurt.

Përdorim shërbimet e këtyre kompanive, të cilat për këtë arsye marrin të dhëna personale:

• Cloudflare, Inc. (Shtetet e Bashkuara) ruan skedarët e ngarkuar dhe kopjet rezervë të bazave të të dhënave, mbron faqen e internetit dhe përcjell email-et e dërguara në adresat tona.
• Contabo GmbH (Gjermani) strehon faqen e internetit dhe kërkesat e dërguara përmes formularëve të saj, në një server në Francë.
• Mailtrap, që drejtohet nga Railsware Products Studio LLC (Shtetet e Bashkuara), dorëzon email-et që dërgojnë aplikacionet, si ftesat, kodet e hyrjes, rivendosjet e fjalëkalimit, alarmet, raportet dhe përmbledhjet e faturave. Ai merr adresën e marrësit dhe përmbajtjen e çdo email-i.
• Google LLC (Shtetet e Bashkuara) ofron fontet e aplikacioneve web, të cilat shfletuesi juaj i ngarkon nga serverët e Google, prandaj Google merr adresën tuaj IP. Në Office Hero Manager, Google ofron Google Maps SDK dhe, në Android, skanerin e barkodeve ML Kit. Firebase Cloud Messaging i Google u dorëzon njoftimet telefonave Android, duke përdorur një token njoftimesh dhe një identifikues instalimi të Firebase.
• Apple Inc. (Shtetet e Bashkuara) ofron Apple Maps në Office Hero Manager dhe u dorëzon njoftimet pajisjeve iPhone dhe iPad.
• OpenStreetMap Foundation (Mbretëria e Bashkuar) ofron hartën bazë OpenStreetMap të aplikacioneve web. Shfletuesi juaj i ngarkon imazhet e hartës drejtpërdrejt prej tij, prandaj fondacioni merr adresën tuaj IP dhe zonën e hartës që shikoni, e cila mund të tregojë përafërsisht ku ndodhen automjetet që po shikoni, por jo emra automjetesh ose të dhëna personale. Kur kërkoni një adresë gjatë planifikimit të një rruge në Office Hero Manager, serverët tanë e kërkojnë atë me shërbimin e tij Nominatim dhe dërgojnë vetëm adresën ose pikën.
• OpenFreeMap, që drejtohet nga Hyperknot Software Kft. (Hungari), ofron hartat rrugore dhe hartat me temë të errët të ekraneve të Office Hero Track, prandaj merr adresën IP të televizorit dhe zonën e hartës që shfaqet.
• 1NCE GmbH (Gjermani) ofron kartat SIM dhe të dhënat celulare të gjurmuesve që furnizojmë. Të dhënat e gjurmuesve udhëtojnë përmes rrjetit të saj deri te serverët tanë.

Në aplikacionet web dhe në Office Hero Track, imazhet e hartave rrugore, satelitore dhe të trafikut të Google ju arrijnë përmes serverëve tanë, prandaj Google nuk merr adresën tuaj IP për to. Nëse zgjidhni të hapni një vendndodhje në Google Maps, Apple Maps ose OpenStreetMap nga aplikacionet, ai shërbim e merr vendndodhjen. Kurset e këmbimit i shkarkojmë nga Banka Qendrore Evropiane dhe nga Banka Popullore e Republikës së Maqedonisë së Veriut; atyre nuk u dërgohet asgjë për ju.

Ne nuk shesim të dhëna personale dhe nuk i përdorim për reklama. Ua zbulojmë autoriteteve vetëm kur ligji na detyron ta bëjmë.

Transferimet jashtë Maqedonisë së Veriut dhe BE-së

Maqedonia e Veriut nuk është anëtare e Bashkimit Evropian. Disa nga kompanitë e mësipërme ndodhen në BE, njëra në Mbretërinë e Bashkuar dhe disa në Shtetet e Bashkuara, dhe ato mund të përpunojnë të dhëna edhe në vende të tjera. Kur ligji kërkon masa mbrojtëse për transferime të tilla, mbështetemi te masat mbrojtëse që ofron ofruesi, si certifikimi i tij sipas Kornizës së Privatësisë së të Dhënave BE–SHBA ose klauzolat standarde kontraktuale. Nëse kompania juaj ndodhet në BE, rregullat e GDPR-së për transferimet në vende jashtë BE-së zbatohen edhe për përdorimin nga ana e saj të serverëve tanë në Shkup. Na shkruani nëse ju duhen më shumë detaje.

Bazat ligjore

• Kontrata (neni 6(1)(b) i GDPR-së): për t’u ofruar shërbimet klientëve tanë dhe për t’iu përgjigjur kërkesave për një demo ose për një ofertë.
• Interesat legjitime (neni 6(1)(f)): për t’iu përgjigjur pyetjeve që na dërgojnë njerëzit, për të menaxhuar llogaritë e përdoruesve, për të mbajtur të sigurta faqen e internetit dhe aplikacionet, për të parandaluar abuzimet, për të rregulluar gabimet dhe për të përmirësuar shërbimet, si dhe për të mbajtur kontakt me personat me të cilët bashkëpunojmë te klientët tanë.
• Detyrimet ligjore (neni 6(1)(c)): për të mbajtur të dhënat kontabël dhe tatimore dhe për t’iu përgjigjur kërkesave të ligjshme të autoriteteve.
• Pëlqimi (neni 6(1)(a)): vetëm kur jua kërkojmë. Mund ta tërhiqni në çdo kohë.

Telefoni juaj ju kërkon gjithashtu leje përpara se një aplikacion të përdorë vendndodhjen, kamerën ose mikrofonin e telefonit, ose t’ju dërgojë njoftime. Për të dhënat që një kompani regjistron në aplikacione, bazën ligjore e zgjedh kompania dhe ajo është përgjegjëse për të. Ligji për mbrojtjen e të dhënave personale i Maqedonisë së Veriut parashikon të njëjtat baza ligjore.

Sa kohë i ruajmë të dhënat

• Kërkesat nga faqja e internetit: për aq kohë sa na duhen për t’ju përgjigjur dhe për t’i ndjekur, ose derisa të na kërkoni t’i fshijmë. Pas kësaj, kopje të tyre mund të mbeten për njëfarë kohe në kopjet rezervë ditore të faqes së internetit, derisa këto të zëvendësohen.
• Të dhënat e një kompanie në aplikacione: për aq kohë sa kompania i përdor shërbimet. Pas përfundimit të kontratës, kompania mund t’i eksportojë të dhënat e saj për 30 ditë, dhe pastaj ne i fshijmë.
• Historiku i gjurmimit: nuk fshihet automatikisht pas një periudhe të caktuar, por ruhet për aq kohë sa kompania e mban llogarinë e saj, përveç nëse kompania na kërkon ta fshijmë më herët. Pozicionet e dërguara gjatë një pauze privatësie nuk ruhen kurrë.
• Mesazhet e bisedës: për periudhën që kompania cakton për një kanal, dhe përndryshe për aq kohë sa kompania e mban llogarinë e saj. Një mesazh që fshihet, nga autori i tij ose në fund të asaj periudhe, hiqet përfundimisht pas 90 ditësh.
• Sinjalizimet: një sinjalizim i mbyllur hiqet nga aplikacionet 5 vjet pasi është pranuar, ose pas një periudhe tjetër nga 1 deri në 10 vjet, nëse kompania e kërkon. Kompania mund të na kërkojë gjithashtu që sinjalizimet të mos hiqen automatikisht. Një sinjalizim i hequr mbetet në bazën e të dhënave të kompanisë, me përmbajtjen ende të enkriptuar, në mënyrë që trajtimi i rastit të mund të dëshmohet ende, për aq kohë sa kompania e mban llogarinë e saj.
• Raportet e dërguara me email: kopja PDF që ruhet për dërgim fshihet pas 7 ditësh.
• Të dhënat e hyrjeve në llogari: një sesion skadon pas 30 ditësh pa përdorim dhe jo më vonë se pas 90 ditësh, ndërsa dalja nga llogaria e përfundon menjëherë. Shënimi i tij, me adresën IP dhe pajisjen, fshihet brenda rreth 60 ditëve pas përdorimit të fundit të sesionit, dhe menjëherë nëse fshihet llogaria juaj.
• Tokenët e njoftimeve: derisa të dilni nga llogaria, tokeni të pushojë së funksionuari ose llogaria juaj të fshihet.
• Regjistri i auditimit: 7 vjet, pastaj fshihet.
• Kopjet rezervë të bazave të të dhënave të aplikacioneve: 30 ditë. Fushat e ndjeshme mbeten të enkriptuara brenda kopjeve rezervë.
• Kontratat dhe faturat tona: për aq kohë sa e kërkojnë ligjet e kontabilitetit dhe ato tatimore.
• Regjistrat teknikë: për aq kohë sa nevojitet për të mbajtur të sigurta shërbimet dhe për të hetuar gabimet.

Si i mbrojmë të dhënat

• Të dhënat e çdo kompanie mbahen në skemën e saj të veçantë të bazës së të dhënave, dhe çdo kërkesë lidhet me saktësisht një kompani.
• Të dhënat personale të ndjeshme enkriptohen (AES-256-GCM) me një çelës që i përket kompanisë: adresat private të email-it dhe numrat privatë të telefonit të punonjësve, datat e lindjes, numrat personalë, adresat, kontaktet për raste urgjence dhe llogaritë bankare, emrat dhe të dhënat e kontaktit të kandidatëve, të dhënat bankare të futura në Office Hero Connect, mesazhet e bisedës (si parazgjedhje) dhe sinjalizimet. Ky çelës mbrohet nga një çelës kryesor në një kasafortë në serverët tanë. Emrat, të dhënat e kontaktit të punës dhe fushat e tjera sipas të cilave aplikacionet kërkojnë dhe renditin nuk enkriptohen në këtë mënyrë.
• Shfletuesi juaj dhe aplikacionet tona për telefon dhe televizor lidhen me aplikacionet përmes HTTPS. Gjurmuesit i dërgojnë të dhënat e tyre në serverët tanë përmes rrjetit celular, duke përdorur protokollin e vetë gjurmuesit dhe jo HTTPS. Fjalëkalimet ruhen me Argon2id.
• Rolet dhe rregullat në nivel regjistri përcaktojnë kush sheh cilat automjete, shoferë, punonjës dhe klientë, dhe serveri i kontrollon ato në çdo kërkesë.
• Skedarët e ngarkuar kontrollohen për viruse, dhe shënimet e reja në regjistrin e auditimit kontrollohen çdo natë për ndërhyrje.
• Çdo natë bëhen kopje rezervë të bazave të të dhënave, dhe një rikthim i plotë nga këto kopje rezervë është testuar.

Asnjë sistem nuk është plotësisht i sigurt. Nëse një cenim i sigurisë prek të dhëna personale, e njoftojmë kompaninë përkatëse pa vonesë të panevojshme dhe, kur jemi ne përgjegjës dhe kur e kërkon ligji, autoritetin mbikëqyrës dhe personat e prekur. Faqja jonë e sigurisë i përshkruan këto masa më në detaje.

Të drejtat tuaja

GDPR-ja dhe Ligji për mbrojtjen e të dhënave personale i Maqedonisë së Veriut ju japin këto të drejta:

• Qasja: të merrni një kopje të të dhënave tuaja personale dhe informacion se si përpunohen ato.
• Korrigjimi: të korrigjohen të dhënat e gabuara ose të paplota.
• Fshirja: të fshihen të dhënat tuaja kur nuk ka më arsye për t’i ruajtur.
• Kufizimi: të kufizohet përpunimi ndërsa po zgjidhet një çështje që lidhet me të.
• Transferueshmëria: të merrni të dhënat që na keni dhënë në një format të lexueshëm nga makina, ose t’i dërgohen ato një ofruesi tjetër.
• Kundërshtimi: të kundërshtoni përpunimin që bazohet në interesa legjitime.
• Tërheqja e pëlqimit: ta tërhiqni pëlqimin në çdo kohë, pa ndikuar në atë që është bërë më parë.
• Ankesa: të paraqitni ankesë te një autoritet mbikëqyrës.

Për të ushtruar të drejtat tuaja, shkruani në [email protected] ose [email protected]. Mund t’ju kërkojmë të konfirmoni identitetin tuaj. Siç e kërkon ligji i Maqedonisë së Veriut, të dhënat e gabuara i korrigjojmë brenda 15 ditëve nga kërkesa juaj dhe, kur të dhënat duhet të fshihen, i fshijmë brenda 30 ditëve. Kërkesave të tjera u përgjigjemi brenda një muaji; nëse një kërkesë është e ndërlikuar, ligji lejon edhe dy muaj të tjerë, dhe brenda muajit të parë ju njoftojmë nëse na duhen dhe pse. Për të dhënat që një kompani regjistron në aplikacione, për kërkesën vendos kompania, dhe ne e ndihmojmë.

Fshirja e llogarisë. Mund të kërkoni fshirjen e llogarisë suaj në aplikacione (Office Hero Manager: Llogaria, pastaj Fshi llogarinë; Office Hero Connect: Profili, pastaj Fshij llogarinë; aplikacionet web: Llogaria ime), ose pa hyrë në llogari, në connect.officehero.io/delete-account. Kompanitë me të cilat punoni e shqyrtojnë kërkesën, mbështetja e Office Hero vendos për çdo kërkesë që ato refuzojnë ose që nuk e vendosin në kohë, dhe ju merrni përgjigje brenda 30 ditëve. Kur kërkesa miratohet, e fshijmë llogarinë tuaj: emrin, adresën e email-it, numrin e telefonit, fjalëkalimin, cilësimet e sigurisë, sesionet dhe pajisjet. Mesazhet, fotot, mesazhet zanore dhe skedarët që u keni dërguar kolegëve, të dhënat e burimeve njerëzore dhe ato financiare që punëdhënësi juaj duhet t’i ruajë, si dhe regjistrat e auditimit të sigurisë mbeten për periudhat e përshkruara më lart.

Ankesat. Në Maqedoninë e Veriut, autoriteti mbikëqyrës është Agjencia për Mbrojtjen e të Dhënave Personale (azlp.mk). Nëse ndodheni në BE, mund të ankoheni edhe te autoriteti për mbrojtjen e të dhënave i vendit tuaj; Bordi Evropian për Mbrojtjen e të Dhënave i liston këto autoritete. Do të dëshironim që fillimisht të na shkruani ne, në mënyrë që të përpiqemi ta zgjidhim shqetësimin tuaj.

Vendimet e automatizuara

Office Hero nuk merr vendime për njerëzit që bazohen vetëm në përpunim të automatizuar. Në aplikacione, rregullat që cakton një kompani, si rregullat e alarmeve ose ditët e lejes që u takojnë punonjësve, zbatohen automatikisht, dhe kompania mbetet përgjegjëse për vendimet që merr.

Fëmijët

Shërbimet tona janë të destinuara për bizneset dhe institucionet publike dhe nuk u drejtohen fëmijëve.

Ndryshimet në këtë politikë

E përditësojmë këtë politikë kur ndryshojnë shërbimet tona ose ligji. Data në fund të kësaj faqeje tregon versionin aktual. Përpara se një ndryshim i rëndësishëm të hyjë në fuqi, i njoftojmë klientët tanë me email.

Kontakti

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, lokali 86, Gazi Baba, Skopje, Maqedonia e Veriut. Pyetje për të dhënat personale: [email protected]. Ndihmë për një llogari: [email protected].