Политика за приватност

Office Hero развива деловни апликации: Fleet Hero за управување со возен парк, HR Hero за луѓето и работното време, Finance Hero за сметководство и Office Hero Connect, порталот за вработени, клиенти и добавувачи. Оваа политика објаснува како постапуваме со личните податоци на нашата веб-страница и во овие апликации. Се придржуваме кон Општата регулатива за заштита на податоците (GDPR) таму каде што таа се применува, како и кон Законот за заштита на личните податоци на Северна Македонија („Службен весник на Република Северна Македонија“ бр. 42/2020, 294/2021 и 101/2025), кој е усогласен со неа.

Кој е одговорен

За обработката опишана во оваа политика одговара Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, скратено ОФИС ХИРО ДОО Скопје (на латиница: OFIS HIRO DOO Skopje), освен кога одговорна е компанијата што ги користи нашите апликации, како што објаснуваат следните делови. Тоа е друштво со ограничена одговорност (ДОО) регистрирано во Северна Македонија, со единствен матичен број на субјектот (ЕМБС) 7901305, единствен даночен број (ЕДБ) 4043025542679 и седиште на ул. Јани Лукровски 4 А, лок. 86, Скопје – Гази Баба. Во оваа политика, „Office Hero“ и „ние“ значат ОФИС ХИРО ДОО Скопје, друштвото што ги објавува и апликациите Office Hero Manager, Office Hero Connect и Office Hero Track. За секое прашање за личните податоци, пишете на [email protected].

Што опфаќа оваа политика

• Веб-страницата officehero.io, со нејзините обрасци за контакт и за демо.
• Веб-апликациите Fleet Hero на адресата fm.officehero.io, HR Hero на hr.officehero.io, Finance Hero на fin.officehero.io и Office Hero Connect на connect.officehero.io.
• Апликациите за телефон и телевизор Office Hero Manager, Office Hero Connect и Office Hero Track за Android TV. Тие се во тестирање и сѐ уште не се достапни во продавниците за апликации.
• Нашата работа со клиентите: понуди, договори, фактури и поддршка.

Нашите податоци и податоците на вашата компанија

Кога одлучуваме ние. За веб-страницата, за понудите, договорите, фактурите и поддршката, како и за корисничките сметки преку кои луѓето пристапуваат до апликациите, Office Hero одлучува зошто и како се обработуваат личните податоци. Во тие случаи ние сме контролор.

Кога одлучува вашата компанија. Податоците што една компанија ги евидентира во апликациите, како што се нејзините возила и нивните позиции, досиејата на вработените, фактурите, пораките од разговорите и датотеките, се обработуваат за таа компанија и според нејзините упатства. Компанијата, нашиот клиент, е контролор, а Office Hero е нејзин обработувач. На секој клиент му нудиме договор за обработка на личните податоци, а овие податоци ги користиме само за да ѝ ги обезбедиме услугите на таа компанија.

Ако ги користите апликациите затоа што пристап ви дал вашиот работодавач или деловен партнер, за вашите податоци прво обратете се до таа компанија. Ако ни пишете нам, вашето барање го препраќаме до компанијата и ѝ помагаме да одговори.

Веб-страницата

Веб-страницата работи на сервер на Contabo GmbH, германска компанија за хостинг, во нејзиниот податочен центар во Франција. Посетите на веб-страницата минуваат преку Cloudflare, Inc., која брзо ги доставува страниците и ги блокира нападите. Двете компании обработуваат технички податоци, како што се вашата IP-адреса, прелистувачот, страницата што сте ја побарале и времето, за да ви ја прикажат страницата и да ја заштитат веб-страницата. Cloudflare може да прими и технички извештај од вашиот прелистувач кога некоја страница не успева да се вчита.

Веб-страницата не поставува свои колачиња и не користи алатки за аналитика, рекламирање или социјални мрежи. Нејзините фонтови и икони се вчитуваат од нашиот сопствен сервер. Само кога Cloudflare мора да провери дека посетата не е напад, може да постави краткотрајно безбедносно колаче за таа проверка.

Локалното складиште на вашиот прелистувач го памети изборот на јазик и дали сте ја затвориле лентата за избор на јазик. Овие информации остануваат на вашиот уред, не ни се испраќаат нам и можете да ги избришете во прелистувачот во секое време.

Обрасци за контакт и за демо

Кога испраќате образец, го зачувуваме она што сте го внеле: темата, вашето име, е-адресата, компанијата, телефонскиот број, големината на компанијата, бројот на возила, производите за кои сте заинтересирани, вашата порака и вашата потврда во полето за означување. Ги зачувуваме и страницата и јазикот што сте ги користеле, како и времето. За да ја ограничиме злоупотребата, наместо самата IP-адреса чуваме хеш од вашата IP-адреса пресметан со таен клуч, а испраќањата од вашата мрежа ги броиме во текот на еден час, исто така во хеширан облик.

Испратениот образец се зачувува во базата на податоци на веб-страницата, каде што го чита нашиот тим. Го користиме само за да ви одговориме и да постапиме по вашето барање, на пример за да договориме демо или да ви испратиме понуда. Кога барате демо или понуда, правна основа е преземањето чекори на ваше барање пред склучување договор. За другите прашања, тоа е нашиот легитимен интерес да им одговориме на луѓето што ни пишуваат. Со полето за означување на образецот потврдувате дека се согласувате со ваквото користење на вашите податоци, како што е опишано во оваа политика. Во секое време можете да побарате да престанеме да ги користиме вашите податоци и да ги избришеме, со порака на [email protected].

Барањето го чуваме онолку долго колку што ни е потребно за да ви одговориме и да постапиме по него. Ако станете наш клиент, тоа станува дел од нашата евиденција за клиентите. Во секое време можете да побарате да го избришеме.

Е-пораки до нас

Е-пораките што ги испраќате на која било адреса @officehero.io ги препраќа услугата за насочување е-пошта на Cloudflare до поштенските сандачиња на нашиот тим. Ги користиме за да ви одговориме и ги чуваме онолку долго колку што е потребно за разговорот, или подолго кога тоа го бараат сметководствените или други закони.

Клиенти и поддршка

За понудите, договорите и фактурите ги обработуваме податоците за компаниите на нашите клиенти и имињата, е-адресите и телефонските броеви на луѓето со кои соработуваме. Кога ќе побарате помош од нашиот тим за поддршка, по е-пошта, со тикет во Office Hero Connect или од центарот за помош во Office Hero Manager, ги користиме вашата порака и вашите податоци за контакт за да ви помогнеме, а податоците во сметката на вашата компанија ги гледаме само кога тоа е потребно за барањето.

Сметки во апликациите

За да ви овозможиме пристап до апликациите, ги обработуваме вашето име, е-адресата, телефонскиот број ако е внесен, вашата улога и дозволи, компаниите во кои членувате и вашите поставки, како што се јазикот, временската зона, темата, поставките на мапата и изборите за известувања. Вашата лозинка се чува само како еднонасочен хеш (Argon2id). Ако се најавувате со апликација за автентикација, ја чуваме тајната што таа ја користи и вашите резервни кодови.

За секоја најава ги евидентираме IP-адресата, прелистувачот или уредот, како и кога сесијата започнала и кога последен пат била користена. Администраторите на вашата компанија можат да ги видат најавите во компанијата, а во Office Hero Connect и Office Hero Manager можете да ги видите своите уреди и да ги одјавите. Сесиите завршуваат по 30 дена без користење, а најдоцна по 90 дена.

Безбедносно значајните дејства, како што се додавање корисници, менување улоги или менување поставки, се запишуваат во дневник на ревизија што бележи кој што направил, кога и од која IP-адреса и прелистувач. Секој запис е поврзан со претходниот, за да може да се открие неовластена измена, а записите се чуваат 7 години и потоа се бришат.

Што обработуваат апликациите за вашата компанија

Што ќе евидентира една компанија зависи од апликациите и функциите што ги користи. Списоците подолу ги покажуваат личните податоци што можат да ги содржат апликациите. Компанијата одлучува што евидентира и кој во компанијата може да го види тоа.

Fleet Hero

• Возила: регистарски број, VIN, спецификации, фотографии, документи, трошоци, евиденција за гориво, одржување и осигурување.
• Тракери и SIM-картички: броеви на уредите и на SIM-картичките.
• Позиции и отчитувања: локација, брзина, насока и време, отчитувања како што се палењето, километражата, нивото на гориво, податоците од моторот и кодовите за грешки, како и патувањата, застанувањата и влезовите и излезите од зони пресметани врз основа на нив.
• Возачи: име, податоци за контакт, број на возачката дозвола, категориите и датумот на нејзиното истекување, датумот на истекување на сертификатот за стручна оспособеност на возачот (CPC), број на тахографската картичка, кои возила и планирани рути им се доделени и кога, како и потсетници, на пример кога истекува возачката дозвола или тахографската картичка.
• Податоци од тахографот: од тракерите поврзани со тахографот, картичките на возачот и совозачот во тахографот и нивните времиња на возење и одмор.
• Аларми: алармите што ги поставува компанијата, на пример кога возило ќе ја надмине одредена брзина или ќе влезе во зона, и кој ги примил.

Режим на приватност. Додека следењето на некое возило е паузирано, неговите позиции се отфрлаат штом пристигнат и никогаш не се зачувуваат. Се брои само изминатото растојание, а секоја пауза се евидентира.

Линкови за локација во живо. Секој што има линк ги гледа името на возилото, компанијата што го споделила, позицијата и брзината на возилото и неговата неодамнешна рута, но никогаш рутата од пред создавањето на линкот. Линкот работи додека не истече, најдоцна по 7 дена, или додека компанијата не го прекине. Страницата не го прикажува возачот и не ја индексираат пребарувачите.

Ако компанијата ги испраќа алармите до своите системи преку webhook-пораки, податоците за алармите одат на адресите што ги избира компанијата. Компанијата што ги следи возилата што ги возат нејзините вработени мора да ги информира и ѝ е потребна законска основа; нашиот водич за GPS следењето и приватноста на вработените објаснува што подразбира тоа.

HR Hero

• Досиеја на вработените: име, податоци за контакт, датум на раѓање, матичен број, адреса, контакт за итни случаи, банкарска сметка, пол, брачен статус, државјанство, работно место, оддел, менаџер и датум на вработување.
• Договори и плати: условите од договорот, платата и платните листи.
• Работно време: времињата на најава на влез и на излез, со уредот и мрежната адреса што биле користени, смените, неделните евиденции на работно време и отсуствата. Боледувањето може да открие информации за здравјето.
• Документи: HR документи и потврди за прием или потпис, со времето и IP-адресата.
• Развој: оценувања на учинокот, цели, повратни информации, обуки, сертификати и вештини.
• Регрутирање: податоци за контакт на кандидатите, биографии (CV), сегашно работно место, искуство, очекувана плата, линкови до профили, мотивациски писма и повратни информации од интервјуата.
• Транспарентност на платите: споредби на платите меѓу жените и мажите, за извештаи за јазот во платите.

Заштитено внатрешно пријавување. Секој може да пријави сомнеж за неправилност преку страницата за пријавување на компанијата, анонимно ако сака. Самата пријава се чува шифрирана и без IP-адресата на подносителот, а страницата за пријавување не поставува колаче. За да ја ограничат злоупотребата, нашите сервери ги бројат пријавите по IP-адреса во текот на еден час. Како и секоја страница на нашите веб-апликации, страницата за пријавување вчитува фонтови од серверите на Google, а техничките дневници на нашите сервери ги бележат IP-адресата и прелистувачот при секое барање, вклучително и при она со кое се испраќа пријавата.

Во HR Hero, пријавите можат да ги читаат само лицата на кои компанијата им дозволила да постапуваат по нив, како што се нејзините администратори и службениците за усогласеност. Нашиот персонал исто така може да отвора пријави во нашата административна конзола, но само од причините наведени подолу за пристапот на персоналот. Затворените пријави се отстрануваат од апликациите по рокот на чување опишан подолу.

Finance Hero

• Клиенти и добавувачи: имиња, лица за контакт, адреси, е-адреси, телефонски броеви, даночни броеви за ДДВ и банкарски податоци.
• Продажба и набавки: понуди, нарачки, фактури, книжни одобренија, влезни фактури и плаќања, како и резимеата на фактурите што им се испраќаат на клиентите по е-пошта.
• Банкарски изводи: трансакциите во изводите што компанијата ги увезува, вклучително и имињата и сметките на другите страни.
• Трошоци: барања за надомест на трошоци со приложените сметки, како и почетната точка, одредиштето и растојанието кај барањата за надомест за километража.

Office Hero Connect

Вработените го користат Connect за своето работно време, отсуствата, распоредот, платните листи, документите, обуките и целите. Кога вработен ќе потврди прием на платна листа, се евидентираат името што ќе го внесе, времето, IP-адресата и уредот. Банкарските податоци се чуваат шифрирани, а за нивна промена повторно е потребна лозинката. Клиентите и добавувачите ги гледаат само своите салда и фактури. На тикетите за поддршка отворени во Connect одговара тимот за поддршка на Office Hero.

Тимски разговор и датотеки

Тимскиот разговор ги чува пораките и реакциите, фотографиите, датотеките и гласовните пораки испратени од Office Hero Manager, како и пријавите и блокирањата што ги прават луѓето. Стандардно, пораките се чуваат шифрирани со сопствениот клуч на компанијата. Еден разговор се чува без ова шифрирање само ако пред неговата прва порака бил поставен на „Не е енкриптирано при чување“. Некои постари пораки, испратени пред октомври 2026, можеби сѐ уште не се чуваат со ова шифрирање. Нашите сервери ги дешифрираат пораките за да им ги прикажат на луѓето во разговорот. Компанијата може да одреди колку долго секој канал ги чува своите пораки.

Администраторите на компанијата ги разгледуваат пријавите. Кога некој ќе пријави порака, лице или разговор, администраторите ги гледаат пријавата и кој ја поднел, пријавената порака, како и членовите на разговорот и неговите најнови пораки до моментот на пријавата. Тие можат да видат и кој кого блокирал. Пријавеното лице не дознава кој го пријавил.

Секоја прикачена датотека се проверува за злонамерен софтвер на нашите сопствени сервери пред некој да може да ја преземе, а линковите за преземање истекуваат по 15 минути. Датотеките се чуваат во Cloudflare R2.

Апликациите за телефон и телевизор

Апликациите за телефон ги користат локацијата, камерата, фотографиите или микрофонот на вашиот телефон само за функциите наведени подолу и само откако ќе дозволите. Пристапот можете да го повлечете во секое време во поставките на телефонот.

• Локација (Office Hero Manager, само додека апликацијата е отворена): ако дозволите, вашата позиција се испраќа со најавата на влез или на излез, за да може вашиот работодавач да потврди дека таа се случила на работната локација. Прикажувањето на вашата позиција на мапата се случува на вашиот телефон и таа позиција не ни се испраќа нам. Апликацијата никогаш не ја користи вашата локација во позадина.
• Камера и фотографии: за скенирање на VIN на возило и за фотографирање или избирање фотографии од сметки, проблеми со возилата, документи и прилози во разговорите. Кога скенирате VIN, се задржува само VIN-от, никогаш сликата. Апликациите ги гледаат само фотографиите што ќе ги изберете.
• Микрофон (Office Hero Manager): за снимање на гласовните пораки што сакате да ги испратите.
• Face ID и отпечаток од прст (Office Hero Manager): вашиот телефон ги проверува за да ја отклучи апликацијата. Ние никогаш не примаме биометриски податоци.
• Известувања: ако ги дозволите, чуваме токен за вашиот уред и испраќаме известувања, вклучително и нивниот текст, преку услугата за известувања на Apple или на Google.
• Складирање на телефонот: токените за најава се чуваат во безбедното складиште на телефонот, а најавите на влез направени без сигнал остануваат на телефонот додека не можат да се испратат.

Office Hero Manager прикажува мапи со Apple Maps на iPhone и iPad, освен ако не изберете Google Maps, и со Google Maps на Android. Google Maps SDK е дел од апликацијата на двата системи и се стартува заедно со неа, па Google прима барања за мапи и, според сопствените услови, идентификатори на уредот и податоци за користењето, перформансите и падовите на апликацијата. На Android, скенерот за VIN го користи ML Kit на Google: сликата од камерата се чита на телефонот и не се испраќа, но Google прима технички податоци, како што се моделот на уредот, верзијата на апликацијата и идентификатор на инсталацијата. Апликациите не прикажуваат реклами, а во нив не користиме услуги за аналитика или за пријавување падови.

Office Hero Track не бара никакви дозволи на телевизорот. Се спарува со краток код, добива сопствен токен за пристап и ги прикажува само возилата од групите избрани за него, со нивните регистарски броеви и, во деталите за возилото, името на неговиот возач. Позициите на возилата ги чува само во својата меморија додека ја прикажува мапата. Кога компанијата ќе го отповика пристапот на телевизорот, тој ги брише својот токен за пристап и податоците за спарување, ги отстранува податоците за возниот парк од меморијата и се враќа на екранот за спарување.

Колачиња и слични технологии

Веб-апликациите користат колачиња што ја одржуваат вашата најава и едно колаче што го памети вашиот јазик една година. Вашиот прелистувач исто така чува некои поставки, како што се јазикот и колоните што сте ги избрале во списоците, во своето локално складиште. Овие се неопходни за работата на апликациите и ниедно од нив не се користи за рекламирање или аналитика. Самата веб-страница не поставува колачиња, како што е објаснето погоре.

Каде се чуваат податоците и кој ни помага

Апликациите и нивните бази на податоци работат на сервери што ги управуваме во Скопје, Северна Македонија. Пресметувањето на патните рути, скенирањето за злонамерен софтвер и трезорот во кој се чуваат клучевите за шифрирање исто така работат на нашите сопствени сервери. Нашиот персонал пристапува до податоците на една компанија само кога тоа е потребно за поставување и работа на услугата, за конфигурирање на тракерите, за одговор на барање за поддршка или за заштита на безбедноста на услугата.

Ги користиме услугите на следниве компании, кои затоа примаат лични податоци:

• Cloudflare, Inc. (САД) ги чува прикачените датотеки и резервните копии на базите на податоци, ја штити веб-страницата и ги препраќа е-пораките испратени на нашите адреси.
• Contabo GmbH (Германија) ја хостира веб-страницата и барањата испратени преку нејзините обрасци, на сервер во Франција.
• Mailtrap, услуга на Railsware Products Studio LLC (САД), ги доставува е-пораките што ги испраќаат апликациите, како што се покани, кодови за најава, ресетирања на лозинка, аларми, извештаи и резимеа на фактури. Таа ја прима адресата на примачот и содржината на секоја е-порака.
• Google LLC (САД) ги обезбедува фонтовите на веб-апликациите, кои вашиот прелистувач ги вчитува од серверите на Google, па Google ја прима вашата IP-адреса. Во Office Hero Manager, Google ги обезбедува Google Maps SDK и, на Android, скенерот за баркодови на ML Kit. Firebase Cloud Messaging на Google ги доставува известувањата до телефоните со Android, со токен за известувања и идентификатор на инсталацијата на Firebase.
• Apple Inc. (САД) ги обезбедува Apple Maps во Office Hero Manager и ги доставува известувањата до iPhone и iPad.
• OpenStreetMap Foundation (Обединето Кралство) ја обезбедува основната мапа OpenStreetMap на веб-апликациите. Вашиот прелистувач ги вчитува сликите на мапата директно, па фондацијата ги прима вашата IP-адреса и делот од мапата што го гледате, што може приближно да покаже каде се возилата што ги гледате, но не и имиња на возила или лични податоци. Кога барате адреса додека планирате рута во Office Hero Manager, нашите сервери ја пребаруваат преку нејзината услуга Nominatim и ја испраќаат само адресата или точката.
• OpenFreeMap, услуга на Hyperknot Software Kft. (Унгарија), ги обезбедува уличната и темната мапа на екраните на Office Hero Track, па ги прима IP-адресата на телевизорот и делот од мапата што се прикажува.
• 1NCE GmbH (Германија) ги обезбедува SIM-картичките и мобилните податоци на тракерите што ги испорачуваме. Податоците од тракерите патуваат преку нејзината мрежа до нашите сервери.

Во веб-апликациите и на Office Hero Track, сликите од патните, сателитските и сообраќајните мапи на Google стигнуваат до вас преку нашите сопствени сервери, па Google не ја прима вашата IP-адреса за нив. Ако изберете да отворите локација во Google Maps, Apple Maps или OpenStreetMap од апликациите, таа услуга ја прима локацијата. Девизните курсеви ги преземаме од Европската централна банка и од Народната банка на Република Северна Македонија; до нив не се испраќа ништо за вас.

Не продаваме лични податоци и не ги користиме за рекламирање. Ги откриваме на органите само кога тоа го бара законот.

Пренос надвор од Северна Македонија и ЕУ

Северна Македонија не е членка на Европската унија. Некои од компаниите наведени погоре се во ЕУ, една е во Обединетото Кралство, а некои се во САД, и тие може да обработуваат податоци и во други земји. Таму каде што законот бара заштитни мерки за ваквите преноси, се потпираме на заштитните мерки што ги нуди давателот на услугата, како што се неговата сертификација според Рамката за приватност на податоците ЕУ–САД (EU–US Data Privacy Framework) или стандардните договорни клаузули. Ако вашата компанија е во ЕУ, правилата на GDPR за пренос во земји надвор од ЕУ важат и за нејзиното користење на нашите сервери во Скопје. Пишете ни ако ви се потребни подетални информации.

Правни основи

• Договор (член 6 став 1 точка б од GDPR): за да им ги обезбедиме услугите на нашите клиенти и да одговориме на барањата за демо или понуда.
• Легитимни интереси (член 6 став 1 точка ѓ): за да одговориме на прашањата што ни ги испраќаат луѓето, да управуваме со корисничките сметки, да ги заштитиме веб-страницата и апликациите, да спречиме злоупотреби, да ги поправаме грешките и да ги подобруваме услугите, како и да одржуваме контакт со луѓето со кои соработуваме кај нашите клиенти.
• Законски обврски (член 6 став 1 точка в): за да водиме сметководствена и даночна евиденција и да одговараме на законските барања од органите.
• Согласност (член 6 став 1 точка а): само кога ќе ве замолиме за неа. Можете да ја повлечете во секое време.

Вашиот телефон исто така бара ваша дозвола пред апликацијата да ги користи неговата локација, камера или микрофон или пред да ви испраќа известувања. За податоците што компанијата ги евидентира во апликациите, компанијата ја избира правната основа и е одговорна за неа. Законот за заштита на личните податоци на Северна Македонија ги предвидува истите правни основи.

Колку долго ги чуваме податоците

• Барања од веб-страницата: онолку долго колку што ни се потребни за да ви одговориме и да постапиме по нив, или додека не побарате да ги избришеме. Копии може да останат во дневните резервни копии на веб-страницата уште некое време потоа, додека тие резервни копии не се заменат.
• Податоците на компанијата во апликациите: додека компанијата ги користи услугите. По престанокот на договорот, компанијата може да ги извезе своите податоци во рок од 30 дена, а потоа ги бришеме.
• Историја на следењето: не се брише автоматски по одреден период, туку се чува додека компанијата ја задржува својата сметка, освен ако компанијата не побара да ја избришеме порано. Позициите испратени за време на пауза за приватност никогаш не се зачувуваат.
• Пораки во разговорите: за периодот што компанијата го поставила за каналот, а во спротивно додека компанијата ја задржува својата сметка. Избришаната порака, од нејзиниот автор или на крајот од тој период, трајно се отстранува по 90 дена.
• Пријави за неправилности: затворената пријава се отстранува од апликациите 5 години откако е примена, или по друг период, од 1 до 10 години, ако компанијата побара таков. Компанијата може да побара и пријавите да не се отстрануваат автоматски. Отстранетата пријава останува во базата на податоци на компанијата, со содржината сѐ уште шифрирана, за да може и понатаму да се покаже како е постапено по случајот, додека компанијата ја задржува својата сметка.
• Извештаи испратени по е-пошта: PDF-копијата што се чува за испраќање се брише по 7 дена.
• Записи за најавите: сесијата истекува по 30 дена без користење и најдоцна по 90 дена, а одјавувањето веднаш ја завршува. Нејзиниот запис, со IP-адресата и уредот, се брише во рок од околу 60 дена откако сесијата последен пат била користена, а веднаш ако вашата сметка се избрише.
• Токени за известувања: додека не се одјавите, додека токенот не престане да работи или додека вашата сметка не се избрише.
• Дневник на ревизија: 7 години, потоа се брише.
• Резервни копии на базите на податоци на апликациите: 30 дена. Чувствителните полиња остануваат шифрирани и во резервните копии.
• Нашите договори и фактури: онолку долго колку што бараат сметководствените и даночните закони.
• Технички дневници: онолку долго колку што е потребно за да се заштитат услугите и да се истражуваат грешките.

Како ги штитиме податоците

• Податоците на секоја компанија се чуваат во посебна шема на базата на податоци, а секое барање е врзано за точно една компанија.
• Чувствителните лични податоци се шифрираат (AES-256-GCM) со клуч што ѝ припаѓа на компанијата: личните е-адреси и телефонските броеви на вработените, датумите на раѓање, матичните броеви, адресите, контактите за итни случаи и банкарските сметки, имињата и податоците за контакт на кандидатите, банкарските податоци внесени во Office Hero Connect, пораките во разговорите (стандардно) и пријавите за неправилности. Тој клуч е заштитен со главен клуч во трезор на нашите сервери. Имињата, службените податоци за контакт и другите полиња според кои апликациите пребаруваат и подредуваат не се шифрирани на овој начин.
• Вашиот прелистувач и нашите апликации за телефон и телевизор се поврзуваат со апликациите преку HTTPS. Тракерите ги испраќаат своите податоци до нашите сервери преку мобилната мрежа, со сопствениот протокол на тракерот, а не преку HTTPS. Лозинките се чуваат со Argon2id.
• Улогите и правилата на ниво на запис одлучуваат кој кои возила, возачи, вработени и клиенти ги гледа, а серверот ги проверува при секое барање.
• Прикачените датотеки се проверуваат за злонамерен софтвер, а новите записи во дневникот на ревизија секоја ноќ се проверуваат за неовластени измени.
• Од базите на податоци секоја ноќ се прават резервни копии, а целосно враќање на податоците од овие резервни копии е испробано.

Ниту еден систем не е целосно безбеден. Ако нарушување на безбедноста засегне лични податоци, без непотребно одложување ја известуваме засегнатата компанија и, кога ние сме одговорни и законот го бара тоа, надзорниот орган и засегнатите лица. Нашата страница за безбедност ги опишува овие мерки подетално.

Вашите права

GDPR и Законот за заштита на личните податоци на Северна Македонија ви ги даваат следниве права:

• Пристап: да добиете копија од вашите лични податоци и информации за тоа како се обработуваат.
• Исправка: погрешните или нецелосните податоци да се исправат.
• Бришење: вашите податоци да се избришат кога веќе нема причина да се чуваат.
• Ограничување: обработката да се ограничи додека се решава прашање поврзано со неа.
• Преносливост: да ги добиете податоците што ни ги дадовте во машински читлив формат или тие да се испратат до друг давател.
• Приговор: да поднесете приговор на обработката што се заснова на легитимни интереси.
• Повлекување на согласноста: да ја повлечете согласноста во секое време, без тоа да влијае на она што е направено претходно.
• Поплака: да поднесете поплака до надзорен орган.

За да ги остварите своите права, пишете на [email protected] или [email protected]. Може да побараме да потврдите кои сте. Како што бара законот на Северна Македонија, неточните податоци ги исправаме во рок од 15 дена од вашето барање, а кога податоците треба да се избришат, ги бришеме во рок од 30 дена. На другите барања одговараме во рок од еден месец; ако барањето е сложено, законот дозволува уште два месеци, а ако ни се потребни, ве известуваме во текот на првиот месец и ви објаснуваме зошто. За податоците што компанијата ги евидентира во апликациите, за барањето одлучува компанијата, а ние ѝ помагаме.

Бришење на сметката. Бришење на сметката можете да побарате во апликациите (Office Hero Manager: „Сметка“, потоа „Избриши сметка“; Office Hero Connect: „Профил“, потоа „Избриши ја сметката“; веб-апликациите: „Моја сметка“) или без најава на connect.officehero.io/delete-account. Компаниите со кои работите го разгледуваат барањето, поддршката на Office Hero одлучува за секое барање што тие ќе го одбијат или нема да го решат навреме, а одговор добивате во рок од 30 дена. Кога барањето ќе се одобри, ја бришеме вашата сметка: вашето име, е-адресата, телефонскиот број, лозинката, безбедносните поставки, сесиите и уредите. Пораките, фотографиите, гласовните пораки и датотеките што сте ги испратиле до колегите, евиденцијата за човечки ресурси и финансии што вашиот работодавач мора да ја чува и безбедносните дневници на ревизија остануваат во роковите опишани погоре.

Поплаки. Во Северна Македонија надзорен орган е Агенцијата за заштита на личните податоци (azlp.mk). Ако сте во ЕУ, можете да поднесете поплака и до органот за заштита на податоците во вашата земја; Европскиот одбор за заштита на податоците ги наведува овие органи. Би сакале прво да ни се обратите нам, за да се обидеме да го решиме вашето прашање.

Автоматизирано одлучување

Office Hero не донесува одлуки за луѓето што се засноваат исклучиво на автоматизирана обработка. Во апликациите, правилата што ги поставува компанијата, како што се правилата за аларми или правата на отсуство, се извршуваат автоматски, а компанијата останува одговорна за одлуките што ги донесува.

Деца

Нашите услуги се наменети за компании и јавни институции и не се насочени кон деца.

Измени на оваа политика

Ја ажурираме оваа политика кога ќе се променат нашите услуги или законот. Датумот на крајот од оваа страница ја покажува важечката верзија. Пред да стапи на сила значајна измена, ги известуваме нашите клиенти по е-пошта.

Контакт

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, ул. Јани Лукровски 4 А, лок. 86, Скопје – Гази Баба, Северна Македонија. Прашања за личните податоци: [email protected]. Помош со сметка: [email protected].