GPS следење и приватноста на вработените: што треба да знаат работодавците

Следењето на возилата ви помага да ја распоредувате работата, да ги пронаоѓате украдените возила, да го планирате одржувањето и да им одговарате на клиентите. Истовремено создава детална евиденција за тоа каде биле вашите вработени. Според Општата регулатива за заштита на податоците (GDPR), таа евиденција се лични податоци, а правилата за нивното собирање се построги отколку што очекуваат многу компании. Овој водич ги минува прашањата на кои работодавачот треба да одговори пред и по вградувањето на GPS тракери во возилата што ги возат вработените.

Зошто позицијата на возилото е личен податок

GDPR ја опфаќа секоја информација за лице што може да се идентификува, а податоците за локација ги наведува како еден од начините на кои едно лице може да се идентификува (член 4(1)). Самата позиција може да опишува само возило. Штом знаете кој возел, преку доделувањето возач, тахографската картичка или распоредот на смени, таа го опишува тој возач.

Работната група од член 29, групата на европските органи за заштита на податоците чие место подоцна го зазеде Европскиот одбор за заштита на податоците (EDPB), го кажа истото во своето мислење за обработката на податоци на работното место: работодавачот што користи телематика во возилата собира податоци и за возилото и за вработениот што го користи. Зависно од уредот, тоа може да го вклучува и начинот на возење, а не само локацијата.

Почнете со јасна цел и правна основа

Запишете зошто следите пред да вградите што било. Вообичаени цели се распоредувањето и планирањето на работата, заштитата на возилата и стоката од кражба, безбедноста на возачите, исполнувањето на законските обврски и евидентирањето на службените километри. Ограничувањето на целта (член 5(1)(b)) значи дека подоцна не смеете да ги користите податоците за нешто неповрзано, на пример за оценување на индивидуалниот учинок, без да проверите дали новата цел е компатибилна со првобитната.

Потоа за секоја цел изберете ја правната основа од член 6 што ѝ одговара:

• Легитимните интереси (член 6(1)(f)) се вообичаената основа за следење на возниот парк во приватните компании. Потребен е тест на балансирање: правата на вработениот не смеат да преовладуваат над вашиот интерес, а следењето мора да биде неопходно за целта.
• Законската обврска (член 6(1)(c)) ја опфаќа евиденцијата што ја бара законот, како тахографската евиденција за професионалните возачи. Таа не ја опфаќа секоја друга употреба на истиот тракер.
• Јавната задача (член 6(1)(e)) е основата за јавните органи, кои не можат да се повикуваат на легитимни интереси кога ги вршат своите задачи.
• Согласноста (член 6(1)(a)) ретко функционира во работниот однос. EDPB смета дека е малку веројатно вработените слободно да можат да го одбијат својот работодавач, па согласноста генерално не е соодветна основа за нивното следење.

Информирајте ги возачите пред да почне следењето

Според член 13, вработените мора да бидат информирани, јасно и пред да почне следењето, кој ги следи, зошто, врз која правна основа, кој ќе ги гледа податоците, колку долго се чуваат и кои права ги имаат. Работната група препорачува и видливо известување во секое следено возило, во видното поле на возачот, а британската Канцеларија на информацискиот комесар (ICO) очекува работодавците да ги информираат и работниците и патниците за надгледувањето на возилата.

• Пишана политика за следење на возилата, дадена на секој возач
• Кратко известување во секое следено возило
• Ажурирање на политиката секогаш кога додавате цел или нов вид читање, како нивото на гориво или наглото сопирање
• Вклучување на претставниците на вработените или на работничкиот совет пред системот да почне да работи, кога тоа го бара националното право

Собирајте само она што ви е потребно

Минимизирањето на податоците (член 5(1)(c)) важи за секое читање што го испраќа тракерот. Современите тракери можат да пријавуваат брзина, нагло сопирање, ниво на гориво, податоци за моторот и многу повеќе. Одлучете кои од нив служат за целите што ги запишавте, а останатите не ги користете. Работната група го искажа начелото јасно:

„Уредите за следење на возила не се уреди за следење на вработените. Нивната функција е да ја следат или надгледуваат локацијата на возилата во кои се вградени. Работодавците не треба да ги сметаат за уреди за следење или надгледување на однесувањето или движењето на возачите или на другите вработени, на пример со испраќање аларми во врска со брзината на возилото.“
Работна група од член 29, Мислење 2/2017 за обработката на податоци на работното место, со цитат од нејзиното Мислење 13/2011

Надгледувањето на начинот на кој некој вози потешко се оправдува отколку знаењето каде е возилото. ICO наведува дека работодавците мора да направат проценка на влијанието врз заштитата на податоците пред да го надгледуваат однесувањето или стилот на возење на возачите, а француската агенција за заштита на податоците, CNIL, наведува дека геолокацијата не смее да се користи за проверка дали возачите ги почитуваат ограничувањата на брзината. Ако сакате аларми за брзина или за агресивно возење, проценете ги посебно и објаснете им ги на возачите.

Службени возила што се користат приватно

Токму кај приватната употреба следењето на возилата најчесто тргнува наопаку. Ако вработените смеат да возат службено возило по работа, за викенд или на одмор, нивното следење во тоа време многу тешко се оправдува. Работната група смета дека е малку веројатно да постои правна основа за надгледување на локацијата на возилата надвор од договореното работно време. Кога е дозволена приватна употреба, наведе таа, вработениот во принцип треба да може привремено да го исклучи следењето на локацијата кога околностите го оправдуваат тоа, на пример за посета на лекар.

Националните органи одат во иста насока:

• Во Франција, CNIL наведува дека вработените мора да можат да го исклучат собирањето или преносот на својата локација надвор од работното време, што ги вклучува паузите и патот од дома до работа.
• Во Обединетото Кралство, ICO наведува дека работодавците ретко ќе можат да го оправдаат надгледувањето за време на приватната употреба и го дава примерот на систем за следење што возачот може да го исклучи надвор од работното време.

Ако ви е потребна одредена заштита надвор од работното време, на пример од кражба, Работната група предлага пропорционално решение: локацијата не се евидентира надвор од работното време, освен ако возилото не излезе од широко, однапред определено подрачје, и само тогаш се прикажува. CNIL е построга: во Франција локацијата не смее да се собира надвор од работното време, дури ни за спречување кражба.

Што и да изберете, чувајте ги службените и приватните километри одделно и договорете писмено како се пријавува приватната употреба.

Ограничете кој што гледа

GDPR бара соодветна безбедност и доверливост (член 5(1)(f) и член 32), па податоците за локацијата треба да бидат видливи само за луѓето на кои им се потребни. На диспечерот му се потребни денешните позиции; на сметководителот обично не му е потребна ниту една. Дајте ѝ на секоја улога најтесен пристап што функционира, водете евиденција за тоа кој има пристап и преиспитајте ја кога луѓето ќе ја сменат работата.

Со истото внимание постапувајте и со линковите за локација во живо за клиентите. Споделувајте ја позицијата на возилото само онолку долго колку што е потребно за доставата или посетата и потоа запрете го линкот. CNIL додава дека името на возачот не треба да им се соопштува на клиентите, освен ако тоа не е неопходно.

Чувајте ја историјата на локации само онолку колку што ви е потребна

Ограничувањето на чувањето (член 5(1)(e)) бара определен рок на чување за секоја цел. GDPR не одредува фиксна бројка, но националните упатства даваат претстава за редот на големина. CNIL, на пример, наведува дека податоците од геолокација во принцип треба да се чуваат најмногу два месеци, до една година кога се користат за оптимизирање на турите или за докажување на извршената работа кога не е можен друг доказ и до пет години кога се користат за евидентирање на работното време.

Запишете ги роковите на чување во политиката за следење и во евиденцијата за активностите на обработка (член 30) и избришете ја или анонимизирајте ја историјата што повеќе не ви е потребна.

Проверете дали ви е потребна проценка на влијанието

Проценката на влијанието врз заштитата на податоците (DPIA) е задолжителна кога обработката веројатно ќе доведе до висок ризик за правата на луѓето (член 35). Упатствата на Работната група за проценката на влијанието наведуваат критериуми што укажуваат на висок ризик, меѓу кои систематското надгледување и податоците за ранливи лица, група во која изречно се вклучени вработените. Податоците за локација ги сметаат и за податоци од многу личен карактер. Во повеќето случаи, за обработка што исполнува два критериума е потребна проценка на влијанието, а систематското следење на возилата на вработените обично исполнува најмалку два.

Проценката на влијанието ги опишува целта, зошто следењето е неопходно и пропорционално, ризиците за возачите и мерките што ги намалуваат, како приватен режим, ограничен пристап и краток рок на чување. Ако имате офицер за заштита на личните податоци, побарајте го неговиот совет уште од почетокот.

Одговорете на барањата на возачите

Возачите ги задржуваат своите права според GDPR и во однос на податоците од следењето. Можат да побараат копија од податоците за нив (член 15), исправка на неточните податоци (член 16) и, кога се потпирате на легитимни интереси, да приговорат на обработката (член 21). Однапред одлучете кој одговара на таквите барања и како ќе ги извезете патувањата и позициите на еден возач за одреден период.

Национални правила покрај GDPR

Член 88 ѝ овозможува на секоја земја да утврди поконкретни правила за обработката на податоци на работното место, а трудовото право често додава и свои барања. Неколку примери:

• Германија: според § 87 став 1 точка 6 од Законот за уредувањето на претпријатијата (BetrVG), работничкиот совет има право на соодлучување за техничките системи наменети за надгледување на однесувањето или учинокот на вработените, што обично го вклучува и следењето на возилата.
• Франција: претставниците на вработените мора да бидат информирани или консултирани пред да се вгради систем за геолокација, а важат и упатствата на CNIL опишани погоре.
• Италија: член 4 од Статутот на работниците (Закон 300/1970) дозволува опрема што може да служи и за далечинско надгледување на работниците само за организациски и производствени потреби, за безбедност при работа или за заштита на имотот на компанијата. За тоа обично е потребен договор со синдикалните претставници на работното место или одобрение од Националниот инспекторат за труд, а работниците мора да бидат информирани како се користи опремата и како се вршат проверките.
• Обединето Кралство: важи UK GDPR, а упатството на ICO за надгледување на работниците детално го опфаќа следењето на возилата.
• Северна Македонија: Законот за заштита на личните податоци („Службен весник“ бр. 42/2020, изменет со бр. 294/2021 и бр. 101/2025) е усогласен со GDPR, а надзорот над неговата примена го врши Агенцијата за заштита на личните податоци.

Ако вашите возачи се вработени во повеќе земји, проверете ги правилата во секоја од нив.

Список за проверка пред да го вклучите следењето

1. Запишете ја секоја цел и нејзината правна основа.
2. Одлучете кои читања ќе ги користите, а останатите изоставете ги.
3. Утврдете ги правилата за приватната употреба и за паузирањето на следењето.
4. Изберете кој може да ги гледа позициите, историјата и податоците за возачите.
5. Утврдете рок на чување за секоја цел.
6. Направете проценка на влијанието или запишете зошто не ви е потребна.
7. Вклучете ги претставниците на вработените кога тоа го бара законот.
8. Информирајте го секој возач и ставете известување во секое возило.
9. Додајте го следењето во евиденцијата за активностите на обработка.
10. Прашајте го давателот на услугата каде се чуваат податоците и потпишете договор за обработка на податоци со него.
11. Преиспитувајте го поставувањето еднаш годишно и секогаш кога додавате цел.

Како Office Hero ги поддржува овие чекори

Fleet Hero, апликацијата на Office Hero за управување со возен парк, не може сама по себе да го направи вашето следење законито, но ви ги дава контролите што ги опишуваат упатствата:

• Пауза за приватност: додека паузата е вклучена, позициите на возилото се отфрлаат штом пристигнат и никогаш не се зачувуваат. Приватното растојание сепак се брои, од километражата или од брзината и времето, а мапата во живо и линковите за споделување го прикажуваат возилото како паузирано.
• Закажани приватни периоди: закажете приватен период однапред, со траење до 31 ден и најмногу една година однапред, а снимањето само ќе запре и повторно ќе почне.
• Евидентирани паузи: секоја пауза се евидентира, а лицата без дозвола за паузирање воопшто не ја гледаат функцијата.
• Улоги и правила на ниво на запис: ограничете го секое лице на возилата, возачите и геозоните што му се потребни. Возачите стандардно ги гледаат само своите возила.
• Аларми само таму каде што вие ќе одлучите: Fleet Hero подига аларми само според правилата што ги создал некој во вашата компанија или кога некој рачно ќе подигне аларм.
• Линкови за споделување со рок на важење: линкот за локација во живо трае 15 минути, 1 час, 24 часа или 7 дена, може да се запре во секое време и го прикажува возилото, а не името на возачот.

За започнување пауза е потребна дозвола што му ја доделувате на персоналот, а Office Hero Connect, каде што се најавуваат возачите, нема копче за пауза. Во вашата политика одлучете кој го паузира следењето за возачите и како возачите го бараат тоа.

Проценета патна рута низ завршен приватен период можат да исцртаат, на барање, лицата со посебна дозвола. Ја имаат администраторите на компанијата, а и лицата со вградената улога „Менаџер на возен парк“, бидејќи доаѓа со нивниот целосен пристап до Fleet Hero. Проценката е секогаш означена како таква и е исклучена од патувањата, извештаите и извозите. Бидејќи ја покажува веројатната рута на приватното патување, во вашата политика наведете кога смее да се користи, а на менаџерите на возен парк што не треба да ја имаат дајте им сопствена улога без неа.

Fleet Hero сѐ уште нема поставка што автоматски ја брише историјата на локации по период што вие ќе го изберете. Разговарајте со нас за вашиот рок на чување пред да почне следењето.