GPS praćenje i privatnost zaposlenika: što poslodavci trebaju znati

Praćenje vozila pomaže vam raspoređivati poslove, vratiti ukradena vozila, planirati održavanje i odgovarati kupcima. Ono ujedno stvara detaljan zapis o tome gdje su vaši zaposlenici bili. Prema Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR) taj se zapis smatra osobnim podacima, a pravila za njihovo prikupljanje stroža su nego što mnoge tvrtke očekuju. Ovaj vodič prolazi kroz pitanja na koja poslodavac treba odgovoriti prije i nakon ugradnje GPS uređaja za praćenje u vozila koja voze zaposlenici.

Zašto je pozicija vozila osobni podatak

GDPR obuhvaća sve informacije o osobi koja se može identificirati, a podatke o lokaciji izričito navodi kao jedan od načina na koje se osoba može identificirati (članak 4. točka 1.). Sama pozicija možda opisuje samo vozilo. Čim znate tko je vozio, na temelju dodjele vozača, tahografske kartice ili rasporeda smjena, ona opisuje tog vozača.

Radna skupina iz članka 29., skupina europskih tijela za zaštitu podataka koju je kasnije zamijenio Europski odbor za zaštitu podataka (EDPB), isto je navela u svom mišljenju o obradi podataka na radnom mjestu: poslodavac koji koristi telematiku vozila prikuplja podatke i o vozilu i o zaposleniku koji ga koristi. Ovisno o uređaju, osim lokacije to može uključivati i način vožnje.

Počnite od jasne svrhe i pravne osnove

Prije nego što išta ugradite, zapišite zašto pratite vozila. Uobičajene su svrhe raspoređivanje i planiranje poslova, zaštita vozila i robe od krađe, sigurnost vozača, ispunjavanje zakonskih obveza i evidentiranje poslovnih kilometara. Načelo ograničavanja svrhe (članak 5. stavak 1. točka (b)) znači da podatke kasnije ne smijete upotrijebiti za nešto nepovezano, primjerice za ocjenjivanje pojedinačnog učinka, a da prethodno ne provjerite je li nova svrha u skladu s izvornom.

Zatim za svaku svrhu odaberite odgovarajuću pravnu osnovu iz članka 6.:

• Legitimni interesi (članak 6. stavak 1. točka (f)) uobičajena su osnova za praćenje voznog parka u privatnim tvrtkama. Za njih je potreban test ravnoteže: vaš interes ne smiju nadjačati prava zaposlenika, a praćenje mora biti nužno za tu svrhu.
• Pravna obveza (članak 6. stavak 1. točka (c)) obuhvaća evidenciju koju propisuje zakon, poput tahografskih zapisa za profesionalne vozače. Ne obuhvaća svaku drugu uporabu istog uređaja za praćenje.
• Zadaća od javnog interesa (članak 6. stavak 1. točka (e)) osnova je za tijela javne vlasti, koja se pri izvršavanju svojih zadaća ne mogu pozivati na legitimne interese.
• Privola (članak 6. stavak 1. točka (a)) u radnom je odnosu rijetko primjerena. EDPB smatra malo vjerojatnim da zaposlenici mogu slobodno odbiti poslodavca, pa privola općenito nije prava osnova za njihovo praćenje.

Obavijestite vozače prije početka praćenja

Prema članku 13. zaposlenike se mora jasno i prije početka praćenja obavijestiti o tome tko ih prati, zašto, na kojoj pravnoj osnovi, tko će vidjeti podatke, koliko se dugo podaci čuvaju i koja prava imaju. Radna skupina preporučuje i vidljivu obavijest u svakom vozilu koje se prati, u vidokrugu vozača, a britanski Ured povjerenika za informiranje (ICO) očekuje da poslodavci o nadzoru vozila obavijeste i radnike i putnike.

• Pisana politika praćenja vozila, uručena svakom vozaču
• Kratka obavijest u svakom vozilu koje se prati
• Ažuriranje politike kad god dodate svrhu ili novu vrstu očitanja, poput razine goriva ili naglog kočenja
• Uključivanje predstavnika zaposlenika ili radničkog vijeća prije puštanja sustava u rad, ako to zahtijeva nacionalno pravo

Prikupljajte samo ono što vam treba

Načelo smanjenja količine podataka (članak 5. stavak 1. točka (c)) odnosi se na svako očitanje koje uređaj za praćenje šalje. Suvremeni uređaji mogu javljati brzinu, naglo kočenje, razinu goriva, podatke o motoru i još mnogo toga. Odlučite koja od tih očitanja služe svrhama koje ste zapisali, a ostala ne koristite. Radna skupina to je načelo izrazila jasno:

„Uređaji za praćenje vozila nisu uređaji za praćenje osoblja. Njihova je funkcija praćenje ili nadzor lokacije vozila u koja su ugrađeni. Poslodavci ih ne bi smjeli smatrati uređajima za praćenje ili nadzor ponašanja ili kretanja vozača ili drugog osoblja, primjerice slanjem upozorenja u vezi s brzinom vozila.“
Radna skupina iz članka 29., Mišljenje 2/2017 o obradi podataka na radnom mjestu, uz citat iz njezina Mišljenja 13/2011

Nadzor načina na koji netko vozi teže je opravdati od saznanja gdje se vozilo nalazi. ICO navodi da poslodavci moraju provesti procjenu učinka na zaštitu podataka prije nadzora ponašanja ili stila vožnje, a francusko tijelo za zaštitu podataka, CNIL, navodi da se geolokacija ne smije koristiti za provjeru poštuju li vozači ograničenja brzine. Ako želite upozorenja o brzini ili agresivnoj vožnji, procijenite ih zasebno i objasnite ih vozačima.

Privatna uporaba službenih automobila

Privatna uporaba područje je na kojem praćenje vozila najčešće pođe po zlu. Ako zaposlenici službeni automobil smiju voziti nakon posla, vikendom ili na godišnjem odmoru, njihovo je praćenje u to vrijeme vrlo teško opravdati. Radna skupina smatrala je malo vjerojatnim da postoji pravna osnova za praćenje lokacije vozila izvan dogovorenog radnog vremena. Ako je privatna uporaba dopuštena, navela je, zaposlenik bi u načelu trebao moći privremeno isključiti praćenje lokacije kada to okolnosti opravdavaju, primjerice zbog posjeta liječniku.

Nacionalna tijela idu u istom smjeru:

• U Francuskoj CNIL navodi da zaposlenici moraju moći isključiti prikupljanje ili prijenos svoje lokacije izvan radnog vremena, što uključuje stanke i put između doma i posla.
• U Ujedinjenoj Kraljevini ICO navodi da će poslodavci rijetko moći opravdati nadzor tijekom privatne uporabe te kao primjer navodi sustav praćenja koji vozač može isključiti izvan radnog vremena.

Ako vam je izvan radnog vremena potrebna određena zaštita, primjerice od krađe, Radna skupina predlaže razmjerno rješenje: lokacija se izvan radnog vremena ne bilježi, osim ako vozilo napusti široko, unaprijed određeno područje, i tek se tada prikazuje. CNIL je stroži: u Francuskoj se lokacija izvan radnog vremena ne smije prikupljati čak ni radi sprečavanja krađe.

Što god odabrali, poslovne i privatne kilometre držite odvojeno i pisanim putem dogovorite kako se privatna uporaba prijavljuje.

Ograničite tko što vidi

GDPR traži odgovarajuću sigurnost i povjerljivost (članak 5. stavak 1. točka (f) i članak 32.), pa podaci o lokaciji trebaju biti vidljivi samo osobama kojima su potrebni. Dispečeru trebaju današnje pozicije, a računovođi obično nijedna. Svakoj ulozi dajte najuži pristup koji je dovoljan, vodite evidenciju o tome tko ima pristup i preispitajte je kada ljudi promijene radno mjesto.

Jednako pažljivo postupajte s poveznicama za lokaciju uživo koje šaljete kupcima. Poziciju vozila dijelite samo onoliko dugo koliko to zahtijeva dostava ili posjet, a nakon toga zaustavite poveznicu. CNIL dodaje da se ime vozača ne bi smjelo prosljeđivati klijentima, osim ako je to nužno.

Povijest lokacija čuvajte samo onoliko dugo koliko vam je potrebna

Načelo ograničenja pohrane (članak 5. stavak 1. točka (e)) zahtijeva određeni rok čuvanja za svaku svrhu. GDPR ne propisuje fiksan broj, ali nacionalne smjernice daju predodžbu o redu veličine. CNIL, primjerice, navodi da bi se podaci o geolokaciji u načelu trebali čuvati najviše dva mjeseca, do godinu dana kada se koriste za optimizaciju obilazaka ili za dokazivanje obavljenog posla kada drugi dokaz nije moguć te do pet godina kada se koriste za evidentiranje radnog vremena.

Rokove čuvanja upišite u politiku praćenja i u evidenciju aktivnosti obrade (članak 30.) te izbrišite ili anonimizirajte povijest koja vam više nije potrebna.

Provjerite je li vam potrebna procjena učinka (DPIA)

Procjena učinka na zaštitu podataka (DPIA) obvezna je kada je vjerojatno da će obrada prouzročiti visok rizik za prava pojedinaca (članak 35.). Smjernice Radne skupine o procjeni učinka navode kriterije koji upućuju na visok rizik, među njima sustavno praćenje i podatke o ranjivim osobama, skupini u koju su izričito uključeni zaposlenici. Podatke o lokaciji također smatraju podacima vrlo osobne naravi. U većini slučajeva za obradu koja ispunjava dva kriterija potrebna je procjena učinka, a sustavno praćenje vozila zaposlenika obično ispunjava barem dva.

Procjena učinka opisuje svrhu, zašto je praćenje nužno i razmjerno, rizike za vozače i mjere koje ih smanjuju, poput privatnog načina rada, ograničenja pristupa i kratkog roka čuvanja. Ako imate službenika za zaštitu podataka, zatražite njegov savjet od samog početka.

Odgovarajte na zahtjeve vozača

Vozači zadržavaju svoja prava iz GDPR-a nad podacima o praćenju. Mogu zatražiti kopiju podataka o sebi (članak 15.), ispravak netočnih podataka (članak 16.) i, kada se oslanjate na legitimne interese, uložiti prigovor na obradu (članak 21.). Unaprijed odlučite tko odgovara na takve zahtjeve i kako ćete izvesti vožnje i pozicije jednog vozača za određeno razdoblje.

Nacionalna pravila uz GDPR

Članak 88. svakoj državi omogućuje da propiše detaljnija pravila za obradu podataka na radnom mjestu, a radno pravo često dodaje vlastite zahtjeve. Nekoliko primjera:

• Njemačka: prema § 87. stavku 1. točki 6. Zakona o ustroju poduzeća (BetrVG) radničko vijeće ima pravo suodlučivanja o tehničkim sustavima namijenjenima nadzoru ponašanja ili učinka zaposlenika, što obično uključuje i praćenje vozila.
• Francuska: predstavnike zaposlenika mora se obavijestiti ili se s njima savjetovati prije ugradnje sustava geolokacije, a primjenjuju se i prethodno opisane smjernice CNIL-a.
• Italija: članak 4. Statuta radnika (Zakon 300/1970) opremu kojom se radnici mogu i daljinski nadzirati dopušta samo radi organizacijskih i proizvodnih potreba, sigurnosti na radu ili zaštite imovine tvrtke. Za to je obično potreban sporazum sa sindikalnim predstavnicima na radnom mjestu ili odobrenje Nacionalnog inspektorata rada, a radnike se mora obavijestiti o tome kako se oprema koristi i kako se provode provjere.
• Ujedinjena Kraljevina: primjenjuje se UK GDPR, a smjernice ICO-a o nadzoru radnika detaljno obrađuju praćenje vozila.
• Sjeverna Makedonija: Zakon o zaštiti osobnih podataka („Službeni vjesnik Republike Sjeverne Makedonije“ br. 42/2020, s izmjenama br. 294/2021 i br. 101/2025) usklađen je s GDPR-om, a nadzire ga makedonska Agencija za zaštitu osobnih podataka.

Ako su vaši vozači zaposleni u više država, provjerite pravila u svakoj od njih.

Kontrolni popis prije nego što uključite praćenje

1. Zapišite svaku svrhu i njezinu pravnu osnovu.
2. Odlučite koja ćete očitanja koristiti, a ostala izostavite.
3. Postavite pravila za privatnu uporabu i za pauziranje praćenja.
4. Odredite tko smije vidjeti pozicije, povijest i podatke o vozačima.
5. Odredite rok čuvanja za svaku svrhu.
6. Provedite procjenu učinka (DPIA) ili zabilježite zašto vam nije potrebna.
7. Uključite predstavnike zaposlenika kada to zakon zahtijeva.
8. Obavijestite svakog vozača i postavite obavijest u svako vozilo.
9. Dodajte praćenje u svoju evidenciju aktivnosti obrade.
10. Pitajte svog pružatelja usluge gdje se podaci pohranjuju i potpišite s njim ugovor o obradi podataka.
11. Preispitajte postavke jednom godišnje i kad god dodate novu svrhu.

Kako Office Hero podržava ove korake

Fleet Hero, aplikacija Office Hero za upravljanje voznim parkom, sama ne može učiniti vaše praćenje zakonitim, ali vam daje kontrole koje smjernice opisuju:

• Pauza radi privatnosti: dok je pauza uključena, pozicije vozila odbacuju se pri primitku i nikada se ne pohranjuju. Privatna udaljenost i dalje se broji, s brojača kilometara ili iz brzine i vremena, a karta uživo i poveznice za dijeljenje prikazuju vozilo kao pauzirano.
• Zakazana privatna razdoblja: zakažite privatno razdoblje u trajanju do 31 dana, najviše godinu dana unaprijed, a bilježenje se samo zaustavlja i ponovno pokreće.
• Pauze s revizijskim tragom: svaka se pauza bilježi, a osobe bez dopuštenja za pauziranje tu funkciju uopće ne vide.
• Uloge i pravila na razini zapisa: svakoj osobi ograničite pristup na vozila, vozače i geozone koji su joj potrebni. Vozači prema zadanim postavkama vide samo svoja vozila.
• Upozorenja samo ondje gdje ih odaberete: Fleet Hero stvara upozorenja samo na temelju pravila koja je izradio netko u vašoj tvrtki ili kada netko upozorenje pokrene ručno.
• Poveznice za dijeljenje koje istječu: poveznica za lokaciju uživo traje 15 minuta, 1 sat, 24 sata ili 7 dana, može se zaustaviti u bilo kojem trenutku i prikazuje vozilo, a ne ime vozača.

Za pokretanje pauze potrebno je dopuštenje koje dodjeljujete osoblju, a Office Hero Connect, u koji se vozači prijavljuju, nema gumb za pauzu. U svojoj politici odredite tko pauzira praćenje za vozače i kako vozači traže pauzu.

Procijenjenu cestovnu rutu preko završenog privatnog razdoblja na zahtjev mogu iscrtati osobe s posebnim dopuštenjem. Imaju ga administratori tvrtke, kao i osobe s ugrađenom ulogom „Fleet Manager“, jer ono dolazi s njihovim punim pristupom aplikaciji Fleet Hero. Procjena je uvijek označena kao procjena i izostavljena iz vožnji, izvještaja i izvoza. Budući da prikazuje vjerojatnu rutu privatnog putovanja, u politici navedite kada se smije koristiti, a voditeljima voznog parka koji to dopuštenje ne bi smjeli imati dodijelite prilagođenu ulogu bez njega.

Fleet Hero zasad nema postavku koja automatski briše povijest lokacija nakon razdoblja koje odaberete. O svom roku čuvanja razgovarajte s nama prije početka praćenja.