GPS praćenje i privatnost uposlenika: šta poslodavci trebaju znati

Praćenje vozila pomaže vam da raspoređujete posao, pronađete ukradena vozila, planirate održavanje i odgovarate klijentima. Ono također stvara detaljan zapis o tome gdje su se vaši uposlenici kretali. Prema Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR) taj zapis predstavlja lične podatke, a pravila za njihovo prikupljanje stroža su nego što mnoge kompanije očekuju. Ovaj vodič prolazi kroz pitanja na koja poslodavac treba odgovoriti prije i nakon ugradnje GPS uređaja za praćenje u vozila koja voze uposlenici.

Zašto je pozicija vozila lični podatak

GDPR obuhvata svaku informaciju o osobi koja se može identifikovati i navodi podatke o lokaciji kao jedan od načina na koje se osoba može identifikovati (član 4(1)). Sama pozicija možda opisuje samo vozilo. Čim znate ko je vozio, preko dodjele vozača, tahografske kartice ili rasporeda dežurstava, ona opisuje tog vozača.

Radna grupa iz člana 29, skupina evropskih tijela za zaštitu podataka koju je kasnije zamijenio Evropski odbor za zaštitu podataka (EDPB), navela je isto u svom mišljenju o obradi podataka na radu: poslodavac koji koristi telematiku vozila prikuplja podatke i o vozilu i o uposleniku koji ga koristi. Zavisno od uređaja, to osim lokacije može obuhvatati i način vožnje.

Počnite od jasne svrhe i pravnog osnova

Prije nego što bilo šta ugradite, zapišite zašto pratite vozila. Uobičajene svrhe su raspoređivanje i planiranje posla, zaštita vozila i robe od krađe, sigurnost vozača, ispunjavanje zakonskih obaveza i evidentiranje službenih kilometara. Načelo ograničenja svrhe (član 5(1)(b)) znači da podatke kasnije ne možete koristiti za nešto nepovezano, npr. za ocjenjivanje pojedinačnog učinka, a da prethodno ne provjerite da li je nova svrha kompatibilna s prvobitnom.

Zatim za svaku svrhu odaberite pravni osnov iz člana 6. koji joj odgovara:

• Legitimni interesi (član 6(1)(f)) uobičajeni su osnov za praćenje voznog parka u privatnim kompanijama. Za njih je potreban test ravnoteže: prava uposlenika ne smiju prevagnuti nad vašim interesom, a praćenje mora biti neophodno za datu svrhu.
• Pravna obaveza (član 6(1)(c)) obuhvata evidenciju koju propisuje zakon, kao što su tahografski zapisi za profesionalne vozače. Ne obuhvata svaku drugu upotrebu istog uređaja za praćenje.
• Zadatak od javnog interesa (član 6(1)(e)) osnov je za organe javne vlasti, koji se pri obavljanju svojih zadataka ne mogu pozivati na legitimne interese.
• Pristanak (član 6(1)(a)) u radnom odnosu rijetko je primjenjiv. EDPB smatra malo vjerovatnim da uposlenici mogu slobodno odbiti poslodavca, pa pristanak općenito nije pravi osnov za njihovo praćenje.

Obavijestite vozače prije početka praćenja

Član 13. propisuje da uposlenici moraju biti jasno obaviješteni, i to prije početka praćenja, ko ih prati, zašto, na kojem pravnom osnovu, ko će vidjeti podatke, koliko dugo se čuvaju i koja prava imaju. Radna grupa preporučuje i vidljivo obavještenje u svakom vozilu koje se prati, u vidnom polju vozača, a britanski Ured povjerenika za informacije (ICO) očekuje da poslodavci o nadzoru vozila obavijeste i radnike i putnike.

• Pisana politika praćenja vozila, uručena svakom vozaču
• Kratko obavještenje u svakom vozilu koje se prati
• Ažuriranje politike svaki put kada dodate svrhu ili novu vrstu očitanja, npr. nivo goriva ili naglo kočenje
• Uključivanje predstavnika radnika ili vijeća zaposlenika prije puštanja sistema u rad, gdje to nalaže nacionalno zakonodavstvo

Prikupljajte samo ono što vam treba

Načelo smanjenja količine podataka (član 5(1)(c)) odnosi se na svako očitanje koje uređaj za praćenje šalje. Savremeni uređaji mogu javljati brzinu, naglo kočenje, nivo goriva, podatke o motoru i još mnogo toga. Odlučite šta od toga služi svrhama koje ste zapisali, a ostalo ne koristite. Radna grupa je to načelo jasno izrazila:

„Uređaji za praćenje vozila nisu uređaji za praćenje osoblja. Njihova je funkcija da prate ili nadziru lokaciju vozila u koja su ugrađeni. Poslodavci ih ne bi trebali smatrati uređajima za praćenje ili nadzor ponašanja ili kretanja vozača ili drugog osoblja, na primjer slanjem upozorenja u vezi s brzinom vozila.“
Radna grupa iz člana 29, Mišljenje 2/2017 o obradi podataka na radu, uz citat iz njenog Mišljenja 13/2011

Nadzor načina vožnje teže je opravdati nego znati gdje se vozilo nalazi. ICO navodi da poslodavci moraju provesti procjenu učinka na zaštitu podataka prije nadzora ponašanja ili stila vožnje vozača, a francusko tijelo za zaštitu podataka, CNIL, navodi da se geolokacija ne smije koristiti za provjeru da li vozači poštuju ograničenja brzine. Ako želite upozorenja o brzini ili agresivnoj vožnji, procijenite ih zasebno i objasnite ih vozačima.

Službeni automobili u privatnoj upotrebi

Kod privatne upotrebe se u praćenju vozila najčešće griješi. Ako uposlenici smiju voziti službeni automobil nakon posla, vikendom ili na godišnjem odmoru, njihovo praćenje u to vrijeme vrlo je teško opravdati. Radna grupa je smatrala malo vjerovatnim da postoji pravni osnov za nadzor lokacije vozila izvan dogovorenog radnog vremena. Tamo gdje je privatna upotreba dozvoljena, uposlenik bi, prema njenom mišljenju, u načelu trebao moći privremeno isključiti praćenje lokacije kada to okolnosti opravdavaju, na primjer zbog posjete ljekaru.

Nacionalni organi idu u istom smjeru:

• U Francuskoj CNIL navodi da uposlenici moraju moći isključiti prikupljanje ili slanje svoje lokacije izvan radnog vremena, što uključuje pauze i put između kuće i posla.
• U Ujedinjenom Kraljevstvu ICO navodi da će poslodavci rijetko moći opravdati nadzor tokom privatne upotrebe i kao primjer navodi sistem praćenja koji vozač može isključiti izvan radnog vremena.

Ako vam treba određena zaštita izvan radnog vremena, npr. od krađe, Radna grupa predlaže srazmjerno rješenje: lokacija se izvan radnog vremena ne bilježi osim ako vozilo napusti široko, unaprijed određeno područje, i tek se tada prikazuje. CNIL je stroži: u Francuskoj se lokacija izvan radnog vremena ne smije prikupljati, čak ni radi sprječavanja krađe.

Šta god odabrali, službene i privatne kilometre držite odvojeno i pismeno dogovorite kako se privatna upotreba prijavljuje.

Ograničite ko šta vidi

GDPR traži odgovarajuću sigurnost i povjerljivost (članovi 5(1)(f) i 32.), pa podaci o lokaciji trebaju biti vidljivi samo osobama kojima su potrebni. Dispečeru trebaju današnje pozicije, a računovođi obično nikakve. Svakoj ulozi dajte najuži pristup koji je dovoljan za rad, vodite evidenciju o tome ko ima pristup i preispitajte je kada ljudi promijene posao.

Jednako pažljivo postupajte s linkovima za lokaciju uživo za klijente. Poziciju vozila dijelite samo onoliko dugo koliko to zahtijeva dostava ili posjeta, a nakon toga zaustavite link. CNIL dodaje da ime vozača ne bi trebalo prosljeđivati klijentima, osim ako je to neophodno.

Historiju lokacija čuvajte samo onoliko dugo koliko vam treba

Načelo ograničenja čuvanja (član 5(1)(e)) zahtijeva utvrđen rok čuvanja za svaku svrhu. GDPR ne propisuje tačan broj, ali nacionalne smjernice daju predstavu o redu veličine. CNIL, na primjer, navodi da se podaci o geolokaciji u načelu ne bi trebali čuvati duže od dva mjeseca, do godinu dana kada se koriste za optimizaciju tura ili kao dokaz obavljenog posla kada drugi dokaz nije moguć, te do pet godina kada se koriste za evidentiranje radnog vremena.

Rokove čuvanja upišite u politiku praćenja i u evidenciju aktivnosti obrade (član 30.), a historiju koja vam više ne treba izbrišite ili anonimizirajte.

Provjerite da li vam treba procjena učinka (DPIA)

Procjena učinka na zaštitu podataka (DPIA) obavezna je kada je vjerovatno da će obrada prouzrokovati visok rizik za prava osoba (član 35.). Smjernice Radne grupe o procjeni učinka navode kriterije koji upućuju na visok rizik, među njima sistematski nadzor i podatke o ranjivim osobama, grupi u koju su izričito svrstani i uposlenici. Podatke o lokaciji smjernice također tretiraju kao izrazito lične. U većini slučajeva za obradu koja ispunjava dva kriterija potrebna je procjena učinka, a sistematsko praćenje vozila uposlenika obično ispunjava najmanje dva.

Procjena učinka opisuje svrhu, zašto je praćenje neophodno i srazmjerno, rizike za vozače i mjere koje ih smanjuju, kao što su režim privatnosti, ograničenja pristupa i kratak rok čuvanja. Ako imate službenika za zaštitu podataka, od početka tražite njegov savjet.

Odgovarajte na zahtjeve vozača

Vozači zadržavaju svoja prava iz GDPR-a nad podacima o praćenju. Mogu zatražiti kopiju podataka o sebi (član 15.), ispravku netačnih podataka (član 16.) i, kada se oslanjate na legitimne interese, uložiti prigovor na obradu (član 21.). Unaprijed odlučite ko odgovara na takve zahtjeve i kako ćete izvesti vožnje i pozicije jednog vozača za određeni period.

Nacionalna pravila uz GDPR

Član 88. omogućava svakoj zemlji da utvrdi posebnija pravila za obradu podataka na radu, a radno pravo često dodaje i vlastite zahtjeve. Neki primjeri:

• Njemačka: prema § 87(1) tačka 6 Zakona o ustrojstvu preduzeća (BetrVG) vijeće zaposlenika ima pravo suodlučivanja o tehničkim sistemima namijenjenim nadzoru ponašanja ili učinka uposlenika, što obično uključuje i praćenje vozila.
• Francuska: predstavnici radnika moraju biti obaviješteni ili konsultovani prije uvođenja sistema geolokacije, a primjenjuju se i gore opisane smjernice CNIL-a.
• Italija: član 4. Statuta radnika (Zakon 300/1970) opremu kojom se radnici mogu i daljinski nadzirati dozvoljava samo radi organizacionih i proizvodnih potreba, sigurnosti na radu ili zaštite imovine kompanije. Za to je obično potreban sporazum sa sindikalnim predstavnicima u preduzeću ili odobrenje Nacionalnog inspektorata rada, a radnici moraju biti obaviješteni o tome kako se oprema koristi i kako se vrše provjere.
• Ujedinjeno Kraljevstvo: primjenjuje se UK GDPR, a smjernice ICO-a o nadzoru radnika detaljno obrađuju praćenje vozila.
• Sjeverna Makedonija: Zakon o zaštiti ličnih podataka („Službeni vjesnik Republike Sjeverne Makedonije“ br. 42/2020, izmijenjen br. 294/2021 i br. 101/2025) usklađen je s GDPR-om, a nadzor nad njegovom primjenom vrši Agencija za zaštitu ličnih podataka.

Ako su vaši vozači zaposleni u više zemalja, provjerite pravila u svakoj od njih.

Kontrolna lista prije uključivanja praćenja

1. Zapišite svaku svrhu i njen pravni osnov.
2. Odlučite koja ćete očitanja koristiti, a ostala izostavite.
3. Utvrdite pravila za privatnu upotrebu i za pauziranje praćenja.
4. Odaberite ko može vidjeti pozicije, historiju i podatke o vozačima.
5. Odredite rok čuvanja za svaku svrhu.
6. Provedite procjenu učinka ili zabilježite zašto vam nije potrebna.
7. Uključite predstavnike radnika gdje to zakon zahtijeva.
8. Obavijestite svakog vozača i postavite obavještenje u svako vozilo.
9. Unesite praćenje u evidenciju aktivnosti obrade.
10. Pitajte svog pružaoca usluge gdje se podaci pohranjuju i potpišite s njim ugovor o obradi podataka.
11. Preispitajte postavke jednom godišnje i svaki put kada dodate novu svrhu.

Kako Office Hero podržava ove korake

Fleet Hero, aplikacija Office Hero za upravljanje voznim parkom, sama ne može učiniti vaše praćenje zakonitim, ali vam daje kontrole koje smjernice opisuju:

• Pauza privatnosti: dok je pauza uključena, pozicije vozila odbacuju se čim stignu i nikada se ne pohranjuju. Privatna udaljenost se i dalje računa, prema odometru ili na osnovu brzine i vremena, a mapa uživo i linkovi za dijeljenje prikazuju vozilo kao pauzirano.
• Zakazani privatni periodi: zakažite privatni period unaprijed, u trajanju do 31 dan i najviše godinu dana unaprijed, a bilježenje se automatski zaustavlja i ponovo pokreće.
• Pauze s revizijskim tragom: svaka pauza se bilježi, a osobe bez dozvole za pauziranje uopće ne vide ovu funkciju.
• Uloge i pravila na nivou zapisa: svakoj osobi ograničite pristup na vozila, vozače i geozone koji su joj potrebni. Vozači prema zadanim postavkama vide samo svoja vozila.
• Upozorenja samo tamo gdje vi odlučite: Fleet Hero pokreće upozorenja samo na osnovu pravila koja je neko u vašoj kompaniji kreirao ili kada neko upozorenje pokrene ručno.
• Linkovi za dijeljenje koji ističu: link za lokaciju uživo traje 15 minuta, 1 sat, 24 sata ili 7 dana, može se zaustaviti u bilo kojem trenutku i prikazuje vozilo, a ne ime vozača.

Za pokretanje pauze potrebna je dozvola koju dodjeljujete osoblju, a Office Hero Connect, gdje se vozači prijavljuju, nema dugme za pauzu. U politici odredite ko pauzira praćenje umjesto vozača i kako vozači to traže.

Procijenjenu rutu po cestama za završeni privatni period na zahtjev mogu iscrtati osobe s posebnom dozvolom. Imaju je administratori kompanije, kao i osobe s ugrađenom ulogom „Fleet Manager“, jer ta dozvola dolazi uz njihov puni pristup aplikaciji Fleet Hero. Procjena je uvijek označena kao procjena i ne ulazi u vožnje, izvještaje i izvoze. Budući da prikazuje vjerovatnu rutu privatne vožnje, u politici navedite kada se smije koristiti, a menadžerima voznog parka koji je ne bi trebali imati dodijelite prilagođenu ulogu bez te dozvole.

Fleet Hero još nema postavku koja automatski briše historiju lokacija nakon perioda koji odaberete. Razgovarajte s nama o roku čuvanja prije nego što praćenje počne.