GPS проследяване и поверителност на служителите: какво трябва да знаят работодателите

Проследяването на превозни средства ви помага да разпределяте задачите, да откривате откраднати превозни средства, да планирате техническото обслужване и да отговаряте на клиентите. То създава и подробен запис на това къде са били вашите служители. Според Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД, GDPR) този запис представлява лични данни, а правилата за събирането им са по-строги, отколкото много фирми очакват. Това ръководство разглежда въпросите, на които работодателят трябва да отговори преди и след монтирането на GPS тракери в превозните средства, управлявани от служители.

Защо позицията на превозното средство е лични данни

ОРЗД обхваща всяка информация за лице, което може да бъде идентифицирано, и посочва данните за местоположение като един от начините, по които дадено лице може да бъде идентифицирано (чл. 4, т. 1). Сама по себе си позицията може да описва само превозното средство. Щом знаете кой го е управлявал – чрез назначение на водач, тахографска карта или график на смените, – тя описва този водач.

Работната група по член 29 – групата на европейските органи за защита на данните, която по-късно беше заменена от Европейския комитет по защита на данните (ЕКЗД), – посочва същото в становището си относно обработването на данни на работното място: работодател, който използва телематика за превозни средства, събира данни както за превозното средство, така и за служителя, който го използва. В зависимост от устройството това може да включва освен местоположението и начина на шофиране.

Започнете с ясна цел и правно основание

Запишете защо проследявате, преди да монтирате каквото и да било. Обичайни цели са разпределянето и планирането на работата, защитата на превозните средства и товарите от кражба, безопасността на водачите, изпълнението на законови задължения и отчитането на служебния пробег. Принципът „ограничение на целите“ (чл. 5, пар. 1, буква „б“) означава, че не можете по-късно да използвате данните за нещо несвързано, например за оценка на индивидуалното представяне, без да проверите дали новата цел е съвместима с първоначалната.

След това изберете правното основание по чл. 6, което съответства на всяка цел:

• Легитимните интереси (чл. 6, пар. 1, буква „е“) са обичайното основание за проследяване на автопарка в частните фирми. Те изискват претегляне на интересите: правата на служителя не трябва да имат превес над вашия интерес, а проследяването трябва да е необходимо за целта.
• Законовото задължение (чл. 6, пар. 1, буква „в“) обхваща записите, които законът изисква, например тахографските записи за професионалните водачи. То не обхваща всяко друго използване на същия тракер.
• Задачата от обществен интерес (чл. 6, пар. 1, буква „д“) е основанието за публичните органи, които не могат да се позовават на легитимни интереси, когато изпълняват задачите си.
• Съгласието (чл. 6, пар. 1, буква „а“) рядко е подходящо в трудовите отношения. ЕКЗД смята, че е малко вероятно служителите да могат свободно да откажат на работодателя си, затова съгласието по правило не е подходящото основание за проследяването им.

Информирайте водачите, преди проследяването да започне

Съгласно чл. 13 служителите трябва да бъдат информирани ясно и преди началото на проследяването кой ги проследява, защо, на какво правно основание, кой ще вижда данните, колко дълго се съхраняват те и какви права имат. Работната група препоръчва също видимо уведомление във всяко проследявано превозно средство, в полезрението на водача, а Службата на комисаря по информацията на Обединеното кралство (ICO) очаква работодателите да информират за наблюдението на превозните средства както работниците, така и пътниците.

• Писмена политика за проследяване на превозните средства, предоставена на всеки водач
• Кратко уведомление във всяко проследявано превозно средство
• Актуализиране на политиката всеки път, когато добавяте цел или нов вид показание, например нивото на горивото или рязкото спиране
• Участие на представителите на персонала или на работническия съвет преди въвеждането на системата, когато националното право го изисква

Събирайте само това, от което се нуждаете

Принципът „свеждане на данните до минимум“ (чл. 5, пар. 1, буква „в“) се прилага за всяко показание, което тракерът изпраща. Съвременните тракери могат да отчитат скорост, рязко спиране, ниво на горивото, данни за двигателя и много други. Решете кои от тях служат на записаните от вас цели и оставете останалите неизползвани. Работната група формулира принципа ясно:

„Устройствата за проследяване на превозни средства не са устройства за проследяване на персонала. Тяхната функция е да проследяват или наблюдават местоположението на превозните средства, в които са монтирани. Работодателите не следва да ги разглеждат като устройства за проследяване или наблюдение на поведението или местонахождението на водачите или на друг персонал, например чрез изпращане на сигнали във връзка със скоростта на превозното средство.“
Работна група по член 29, Становище 2/2017 относно обработването на данни на работното място, цитирайки своето Становище 13/2011

Наблюдението на начина, по който някой шофира, се обосновава по-трудно, отколкото знанието къде се намира превозното средство. ICO посочва, че работодателите трябва да извършат оценка на въздействието върху защитата на данните, преди да наблюдават поведението или стила на шофиране на водачите, а френският орган за защита на данните CNIL посочва, че геолокацията не трябва да се използва за проверка дали водачите спазват ограниченията на скоростта. Ако искате сигнали за скоростта или агресивното шофиране, оценете ги отделно и ги обяснете на водачите.

Служебни автомобили за лично ползване

Личното ползване е мястото, където проследяването на превозни средства най-често се обърква. Ако служителите могат да управляват служебен автомобил след работа, през уикендите или по време на отпуск, проследяването им през това време се обосновава много трудно. Работната група смята за малко вероятно да има правно основание за наблюдение на местоположението на превозните средства извън договореното работно време. Когато личното ползване е разрешено, посочва тя, служителят по принцип трябва да може временно да изключва проследяването на местоположението, когато обстоятелствата оправдават това, например при посещение при лекар.

Националните органи следват същата посока:

• Във Франция CNIL посочва, че служителите трябва да могат да изключват събирането или предаването на местоположението си извън работното време, което включва почивките и пътя между дома и работата.
• В Обединеното кралство ICO посочва, че работодателите рядко ще могат да обосноват наблюдението по време на лично ползване, и дава пример със система за проследяване, която водачът може да изключи извън работното време.

Ако се нуждаете от известна защита извън работното време, например срещу кражба, Работната група предлага пропорционално решение: извън работното време местоположението не се записва, освен ако превозното средство не напусне широка, предварително определена зона, и едва тогава то се показва. CNIL е по-строга: във Франция местоположението не трябва да се събира извън работното време дори за предотвратяване на кражба.

Каквото и да изберете, разграничавайте служебните от личните километри и договорете писмено как се декларира личното ползване.

Ограничете кой какво вижда

ОРЗД изисква подходяща сигурност и поверителност (чл. 5, пар. 1, буква „е“ и чл. 32), затова данните за местоположение трябва да са видими само за хората, които се нуждаят от тях. Диспечерът се нуждае от днешните позиции; счетоводителят обикновено не се нуждае от никакви. Дайте на всяка роля възможно най-тесния достъп, с който тя може да работи, водете запис кой има достъп и го преглеждайте, когато хората сменят длъжността си.

Подхождайте със същото внимание и към връзките за местоположение в реално време за клиенти. Споделяйте позицията на превозното средство само докато е необходимо за доставката или посещението и след това спрете връзката. CNIL добавя, че името на водача не следва да се предава на клиентите, освен ако това не е наложително.

Пазете историята на местоположенията само докато ви е необходима

Принципът „ограничение на съхранението“ (чл. 5, пар. 1, буква „д“) изисква определен срок на съхранение за всяка цел. ОРЗД не определя конкретен срок, но националните насоки дават представа за мащаба. CNIL например посочва, че данните за геолокация по принцип следва да се съхраняват не повече от два месеца, до една година, когато се използват за оптимизиране на обиколките или за доказване на извършена работа, ако няма друго възможно доказателство, и до пет години, когато се използват за отчитане на работното време.

Впишете сроковете на съхранение в политиката за проследяване и в регистъра на дейностите по обработване (чл. 30) и изтривайте или анонимизирайте историята, от която вече нямате нужда.

Проверете дали ви е необходима ОВЗД

Оценка на въздействието върху защитата на данните (ОВЗД) се изисква, когато има вероятност обработването да породи висок риск за правата на хората (чл. 35). Насоките на Работната група относно ОВЗД изброяват критерии, които сочат висок риск, сред тях систематичното наблюдение и данните за уязвими лица – група, която изрично включва служителите. В тях данните за местоположение също се третират като силно лични. В повечето случаи обработване, което отговаря на два критерия, изисква ОВЗД, а систематичното проследяване на превозните средства на служителите обикновено отговаря на поне два.

ОВЗД описва целта, защо проследяването е необходимо и пропорционално, рисковете за водачите и мерките, които ги намаляват, като режим на поверителност, ограничения на достъпа и кратки срокове на съхранение. Ако имате длъжностно лице по защита на данните, поискайте съвета му от самото начало.

Отговаряйте на исканията на водачите

Водачите запазват правата си по ОРЗД по отношение на данните от проследяването. Те могат да поискат копие от данните за тях (чл. 15), коригиране на неточни данни (чл. 16) и, когато се позовавате на легитимни интереси, да възразят срещу обработването (чл. 21). Решете предварително кой отговаря на такива искания и как ще експортирате пътуванията и позициите на един водач за даден период.

Национални правила в допълнение към ОРЗД

Член 88 позволява на всяка държава да въвежда по-конкретни правила за обработването на данни на работното място, а трудовото право често добавя собствени изисквания. Някои примери:

• Германия: съгласно § 87, ал. 1, т. 6 от Закона за устройството на предприятията (BetrVG) работническият съвет има право на съвместно вземане на решения относно техническите системи, предназначени за наблюдение на поведението или представянето на служителите, което обикновено включва проследяването на превозни средства.
• Франция: представителите на персонала трябва да бъдат информирани или консултирани, преди да бъде инсталирана система за геолокация, като се прилагат описаните по-горе насоки на CNIL.
• Италия: член 4 от Статута на работниците (Закон № 300/1970) допуска оборудване, което може да служи и за дистанционно наблюдение на работниците, само за организационни и производствени нужди, за безопасност на труда или за защита на имуществото на фирмата. По правило е необходимо споразумение със синдикалните представители в предприятието или разрешение от Националния инспекторат по труда, а работниците трябва да бъдат информирани как се използва оборудването и как се извършват проверките.
• Обединено кралство: прилага се ОРЗД на Обединеното кралство (UK GDPR), а насоките на ICO за наблюдение на работниците разглеждат подробно проследяването на превозни средства.
• Северна Македония: Законът за защита на личните данни (Официален вестник бр. 42/2020, изменен с бр. 294/2021 и бр. 101/2025) е хармонизиран с ОРЗД, а надзорът по него се осъществява от Агенцията за защита на личните данни.

Ако водачите ви са наети в няколко държави, проверете правилата във всяка от тях.

Контролен списък, преди да включите проследяването

1. Запишете всяка цел и нейното правно основание.
2. Решете кои показания ще използвате и изключете останалите.
3. Определете правилата за личното ползване и за временното спиране на проследяването.
4. Определете кой може да вижда позициите, историята и данните на водачите.
5. Определете срок на съхранение за всяка цел.
6. Извършете ОВЗД или запишете защо не ви е необходима.
7. Включете представителите на персонала, когато законът го изисква.
8. Информирайте всеки водач и поставете уведомление във всяко превозно средство.
9. Добавете проследяването в регистъра на дейностите по обработване.
10. Попитайте доставчика си къде се съхраняват данните и сключете с него договор за обработване на данни.
11. Преглеждайте настройките веднъж годишно и всеки път, когато добавяте цел.

Как Office Hero подпомага тези стъпки

Fleet Hero – приложението на Office Hero за управление на автопарк – не може само по себе си да направи проследяването ви законосъобразно, но ви дава механизмите за контрол, описани в насоките:

• Пауза за поверителност: докато паузата е активна, позициите на превозното средство се отхвърлят при пристигането си и никога не се съхраняват. Изминатото лично разстояние все пак се отчита – от одометъра или от скоростта и времето, а картата в реално време и връзките за споделяне показват превозното средство като поставено на пауза.
• Насрочени лични периоди: насрочете предварително личен период с продължителност до 31 дни и до една година напред, а записването спира и се възобновява автоматично.
• Паузи с одитна следа: всяка пауза се записва, а хората без разрешение за паузи изобщо не виждат функцията.
• Роли и правила за достъп на ниво запис: ограничете всеки човек до превозните средства, водачите и геозоните, от които се нуждае. По подразбиране водачите виждат само своите превозни средства.
• Сигнали само там, където решите: Fleet Hero създава сигнали само по правила, създадени от някого във вашата компания, или когато някой създаде сигнал ръчно.
• Връзки за споделяне с ограничен срок: връзката за местоположение в реално време е валидна 15 минути, 1 час, 24 часа или 7 дни, може да бъде спряна по всяко време и показва превозното средство, а не името на водача.

За стартиране на пауза е необходимо разрешение, което давате на служители, а в Office Hero Connect, където водачите влизат, няма бутон за пауза. Определете в политиката си кой поставя проследяването на пауза вместо водачите и как водачите го заявяват.

Приблизителен пътен маршрут през приключил личен период може да бъде начертан при поискване от хора с отделно разрешение. Имат го администраторите на компанията, както и хората с вградената роля Fleet Manager (мениджър на автопарк), защото то идва с пълния им достъп до Fleet Hero. Приблизителният маршрут винаги е обозначен като такъв и е изключен от пътуванията, отчетите и експортите. Тъй като показва вероятния маршрут на лично пътуване, посочете в политиката си кога може да се използва, а на мениджърите на автопарк, които не трябва да го имат, дайте персонализирана роля без него.

Fleet Hero все още няма настройка, която автоматично да изтрива историята на местоположенията след избран от вас срок. Обсъдете с нас срока на съхранение, преди да започне проследяването.