Сигурност и защита на данните
Сигурност за данните на вашата компания: отделени, криптирани и с одитна следа
Office Hero пази бизнес записите на всяка компания в собствено пространство в базата данни, криптира чувствителните лични данни с ключ, уникален за тази компания, и записва административните промени в одитен журнал, който показва, ако даден запис е бил променен. Приложенията работят на сървъри, които управляваме в Скопие, Северна Македония.
01Как работи
Пет нива на защита във всяко приложение на Office Hero
Едни и същи мерки важат във Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero и Office Hero Connect, защото приложенията работят на една обща платформа.
Изолация
Всяка компания в собствено пространство в базата данни
Бизнес записите на всяка компания се намират в собствена схема в PostgreSQL, а не просто зад колона за компанията в общи таблици. Всяка заявка се обвързва с точно една компания, преди да прочете каквито и да е данни, а запис, който принадлежи на друга компания, връща отговор „не е намерен“, сякаш не съществува.
- Отделна схема за всяка компания
- Една компания за всяка заявка, с проверка на сървъра
- Хората, които работят за няколко компании, имат един вход и превключват между тях
Криптиране
Чувствителните полета се криптират с ключ, уникален за вашата компания
Най-чувствителните лични данни се съхраняват криптирани с AES-256-GCM, с ключ за данни, който е уникален за вашата компания и се управлява от Office Hero. Този ключ на свой ред е защитен с главен ключ, съхраняван в HashiCorp Vault, така че криптираните полета не могат да бъдат прочетени от копие на базата данни.
- Личният имейл, телефонът, датата на раждане, националният идентификационен номер, адресът и контактът за спешни случаи на служителите
- Данните за банковите сметки в HR Hero и в Office Hero Connect
- Съобщенията в чата (криптирани по подразбиране) и сигналите за нарушения
- Всяка криптирана стойност е обвързана с вашата компания, така че не може да бъде декриптирана като данни на друга компания
- Имената на служителите остават четими в базата данни, за да могат списъците и търсенето да ги показват и намират
Достъп
Всеки вижда само това, което ролята му позволява
Започнете от 18 готови роли – от администратор на компанията и диспечер до счетоводител и длъжностно лице по защита на данните – или създайте свои в матрица на разрешенията. След това правилата на ниво запис определят кои превозни средства, водачи, геозони, служители и клиенти може да вижда даден човек. Сървърът проверява всяка заявка и отказва всичко, което човекът няма право да прави.
- Права за преглед, редактиране, управление, одобряване и експорт за всяка област
- Допълнителни или отнети разрешения за отделен човек, освен тези от ролите му
- Правила на ниво запис: само изброени записи, по група, по собственик, нито един или всички
- Настройки по подразбиране според работата: водачите виждат своите превозни средства, служителите – своето досие
- Промяната важи от следващата заявка на човека
Одитна следа
Запис кой какво е променил, защитен от незабелязана намеса
Административните промени се записват в одитен журнал, в който всеки запис е свързан с предишния, така че променен или изтрит запис прекъсва веригата. Най-новите записи се проверяват всяка нощ, а всички записи се пазят 7 години. Администраторите филтрират журнала и виждат активността на всеки човек на неговата потребителска страница.
- Свързани записи, като най-новите се проверяват всяка нощ
- Пазят се 7 години
- Филтри по период във вашата часова зона, по категория и по тип събитие
- История на активността на страницата на всеки човек
Вход
Контрол върху входа и сесиите
Паролите трябва да са поне 12 знака, често срещаните пароли се отхвърлят, а паролите се съхраняват само като хешове Argon2id. Сесиите се пазят в защитени бисквитки на браузъра и приключват след 30 дни без използване или най-късно след 90 дни. Администраторите виждат всеки вход в компанията.
- Грешен имейл адрес и грешна парола получават един и същ отговор, така че адресите не могат да бъдат проверявани
- Вход в две стъпки с приложение за удостоверяване (днес за потребителите на портала, за служителите – с приложението Manager), с кодове за възстановяване
- Ограничения на заявките по адрес и по човек срещу отгатване на пароли
- Преглед на входовете с човека, IP адреса, браузъра, часовете и статуса
- Потребителите на портала виждат своите устройства и могат да прекратят сесията на всяко от тях
02И още
Още мерки за защита
Допълнителни мерки, включително една, която нашият екип изпълнява вместо вас, и една, която тепърва предстои.
Проверка за вируси на всеки качен файл
Файловете се проверяват с ClamAV, преди някой да може да ги изтегли. Заразените файлове се поставят под карантина, а ако скенерът не работи, файловете изчакват, вместо да бъдат пуснати непроверени.
HTTPS за всяко приложение
Всеки адрес на приложение – от fm.officehero.io до connect.officehero.io – използва HTTPS със сертификати от Let's Encrypt. Обикновеният HTTP се пренасочва, а браузърите получават указание да приемат само HTTPS.
Ключове в HashiCorp Vault
Ключовете за криптиране и системните идентификационни данни се съхраняват във Vault, който работи с TLS и след рестарт трябва да бъде отключен ръчно.
Еженощни резервни копия с тествано възстановяване
Пълно резервно копие на базата данни всяка нощ и непрекъснат архив на промените, които се пазят 30 дни в хранилището Cloudflare R2. Пълно възстановяване от тези резервни копия е тествано.
Достъпът приключва с работата
Когато трудовото правоотношение бъде прекратено в HR Hero, достъпът на човека до портала се премахва, а отворените му покани се оттеглят автоматично. Администраторите могат също да деактивират, да активират отново или да премахнат всеки потребител в „Потребители и достъп“.
Изтриване на акаунта при поискване
Всеки може да поиска акаунтът му да бъде изтрит – в приложенията или на connect.officehero.io/delete-account. Решението вземат компаниите, към които принадлежи акаунтът, а отговорът идва в срок до 30 дни.
По-малко външни услуги
Пътните маршрути се изчисляват от собствения ни модул за маршрутизация, а VIN номерата се декодират на нашите сървъри, така че нито едните, нито другите се изпращат до външна услуга. Плочките с карти и трафик на Google достигат до браузъра ви през нашите сървъри, а основната карта на OpenStreetMap се зарежда от собствените сървъри на OpenStreetMap.
Експорт на данни и искания по ОРЗД
Когато поискате, нашият екип подготвя пълен експорт на данните на вашата компания и обработва искания за достъп до данните на даден човек или за изтриването им.
Все още няма екран, от който да правите това сами: нашият екип го прави вместо вас от служебната ни конзола.
Единен вход (SSO)
Вход чрез собствената система за управление на самоличността на вашата компания – очаквайте скоро.
Очаквайте скоро
03В цифри
Сигурността в цифри
- 18 готови роли, плюс роли, които създавате сами
- 7 години се пази одитната следа, а новите записи се проверяват всяка нощ
- 12 знака минимум във всяка парола
- 30 дни се пазят еженощните резервни копия на базата данни
Къде са вашите данни
Приложенията на Office Hero и техните бази данни работят на сървъри, които управляваме в Скопие, Северна Македония, която е извън Европейския съюз. Качените файлове и резервните копия на базите данни се съхраняват в Cloudflare R2. Не твърдим, че имаме сертификати за сигурност, и отговаряме на въпросите, от които се нуждае вашата собствена проверка на сигурността.
05Въпроси
Въпроси за сигурността, които задават купувачите
Не намерихте отговор? Пишете ни на [email protected]. Отговаря човек от нашия екип в Скопие, от понеделник до петък, 09:00–17:00 ч. централноевропейско време.
Къде се съхраняват нашите данни?
На сървъри, които управляваме в Скопие, Северна Македония, която е извън Европейския съюз. Качените файлове и резервните копия на базата данни се пазят в обектното хранилище Cloudflare R2.
Могат ли други компании да виждат нашите данни?
Не. Записите на всяка компания са в собствена схема на базата данни, а запис от друга компания връща отговор „не е намерен“, сякаш не съществува.
Кои данни се криптират?
Браузърът ви се свързва с приложенията през HTTPS. В базата данни чувствителните полета се криптират допълнително с ключ, уникален за вашата компания: личните данни за контакт на служителите, датата на раждане, националният идентификационен номер, адресът, контактът за спешни случаи и данните за банковите сметки, съобщенията в чата (по подразбиране) и сигналите за нарушения. Имената на служителите остават четими, за да работят списъците и търсенето.
Предлагате ли вход в две стъпки?
Да: вход в две стъпки с приложение за удостоверяване (днес за потребителите на портала, за служителите – с приложението Manager), с еднократни кодове за възстановяване. Администраторите виждат кой го е включил и могат да го нулират за даден човек. Правило за цялата компания, което да го прави задължително за всички, все още няма. Office Hero Manager скоро ще бъде наличен в магазините за приложения.
Какво става, когато някой напусне компанията?
Администратор го деактивира или премахва в „Потребители и достъп“, което е налично във Fleet Hero, HR Hero и Finance Hero. Когато трудовото правоотношение бъде прекратено в HR Hero, достъпът на човека до Office Hero Connect се премахва автоматично.
Можем ли да изнесем данните си?
Да. Отчетите за автопарка се експортират в PDF, Excel или CSV, а списъците в HR Hero и Finance Hero експортират избраните редове в CSV. За пълен експорт на данните на вашата компания се обърнете към нашия екип и ние ще го подготвим за вас.
Можем ли да зададем по-строга политика за паролите?
Да, при поискване. Нашият екип може да зададе по-голяма минимална дължина и правила за знаците за вашата компания, като по-строгите правила важат и за временните пароли.
Имате ли сертификати за сигурност?
Не, и не твърдим, че имаме такива. Тази страница описва мерките, които софтуерът има днес. За всичко друго, от което се нуждае вашата проверка, пишете на [email protected].
Вижте контролите в демонстрационна компания
Ще ви покажем ролите, правилата на ниво запис, одитния журнал и режима на поверителност и ще отговорим на въпросите ви за сигурността по време на разговора.