Securitate și protecția datelor
Securitatea datelor companiei dumneavoastră: păstrate separat, criptate și auditate
Office Hero păstrează datele de afaceri ale fiecărei companii într-un spațiu propriu din baza de date, criptează datele personale sensibile cu o cheie unică pentru acea companie și înregistrează modificările administrative într-un jurnal de audit care arată dacă o intrare a fost modificată. Aplicațiile rulează pe servere pe care le operăm în Skopje, Macedonia de Nord.
01Cum funcționează
Cinci niveluri de protecție în fiecare aplicație Office Hero
Aceleași măsuri se aplică în Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero și Office Hero Connect, deoarece aplicațiile rulează pe o platformă comună.
Izolare
Fiecare companie în propriul spațiu din baza de date
Datele de afaceri ale fiecărei companii se află în propria schemă PostgreSQL, nu doar în spatele unei coloane de companie din tabele comune. Fiecare cerere este legată de o singură companie înainte de a citi orice date, iar pentru o înregistrare care aparține altei companii răspunsul este „nu a fost găsită”, ca și cum nu ar exista.
- O schemă separată pentru fiecare companie
- O singură companie per cerere, verificată pe server
- Persoanele care lucrează pentru mai multe companii păstrează un singur cont și trec de la una la alta
Criptare
Câmpuri sensibile criptate cu o cheie unică pentru compania dumneavoastră
Cele mai sensibile date personale sunt stocate criptat cu AES-256-GCM, folosind o cheie de date unică pentru compania dumneavoastră și gestionată de Office Hero. La rândul ei, această cheie este protejată de o cheie principală păstrată în HashiCorp Vault, astfel încât câmpurile criptate nu pot fi citite dintr-o copie a bazei de date.
- Datele personale ale angajaților: e-mailul personal, telefonul, data nașterii, codul național de identificare, adresa și persoana de contact în caz de urgență
- Datele conturilor bancare din HR Hero și din Office Hero Connect
- Mesajele din chat (criptate implicit) și sesizările trimise prin canalul de raportare
- Fiecare valoare criptată este legată de compania dumneavoastră, așa că nu poate fi decriptată ca date ale altei companii
- Numele angajaților rămân lizibile în baza de date, pentru ca listele și căutarea să le poată afișa și găsi
Acces
Fiecare vede doar ce îi permite rolul
Porniți de la 18 roluri predefinite, de la administrator al companiei și dispecer până la contabil și responsabil cu protecția datelor, sau creați-vă propriile roluri într-o matrice a permisiunilor. Regulile la nivel de înregistrare stabilesc apoi ce vehicule, șoferi, geozone, angajați și clienți poate vedea o persoană. Serverul verifică fiecare cerere și refuză orice acțiune pe care persoana nu are dreptul să o facă.
- Drepturi de Vizualizare, Editare, Gestionare, Aprobare și Export pentru fiecare domeniu
- Permisiuni suplimentare sau retrase pentru o singură persoană, pe lângă rolurile ei
- Reguli la nivel de înregistrare: doar înregistrările listate, pe grup, pe proprietar, niciuna sau toate
- Valori implicite potrivite fiecărui post: șoferii își văd propriile vehicule, angajații propriul dosar
- O modificare se aplică de la următoarea cerere a persoanei
Jurnal de audit
Cine ce a modificat, într-un jurnal în care orice alterare se detectează
Modificările administrative intră într-un jurnal de audit în care fiecare intrare este legată de cea dinaintea ei, astfel încât o intrare modificată sau ștearsă rupe lanțul. Cele mai noi intrări sunt verificate în fiecare noapte, iar toate intrările sunt păstrate 7 ani. Administratorii filtrează jurnalul și văd activitatea fiecărei persoane pe pagina ei de utilizator.
- Intrări legate între ele, cu cele mai noi verificate în fiecare noapte
- Păstrat 7 ani
- Filtre după interval de date (în fusul dumneavoastră orar), categorie și tip de eveniment
- Un istoric al activității pe pagina fiecărei persoane
Conectare
Control asupra conectării și a sesiunilor
Parolele trebuie să aibă cel puțin 12 caractere, cele uzuale sunt refuzate, iar toate sunt stocate doar ca hash-uri Argon2id. Sesiunile sunt păstrate în cookie-uri securizate ale browserului și se încheie după 30 de zile de neutilizare sau, cel târziu, după 90 de zile. Administratorii văd fiecare conectare din companie.
- O adresă de e-mail greșită și o parolă greșită primesc același răspuns, așa că adresele nu pot fi testate
- Conectare în doi pași cu o aplicație de autentificare (astăzi pentru utilizatorii portalului, iar pentru personal prin aplicația Manager), cu coduri de recuperare
- Limite de cereri per adresă și per persoană, împotriva ghicirii parolelor
- O prezentare a conectărilor, cu persoana, adresa IP, browserul, orele și starea
- Utilizatorii portalului își văd propriile dispozitive și se pot deconecta de pe oricare dintre ele
02Și altele
Alte măsuri de protecție
Măsuri suplimentare, inclusiv una pe care echipa noastră o realizează pentru dumneavoastră și una care urmează să fie disponibilă.
Fiecare fișier încărcat, scanat antivirus
Fișierele sunt scanate cu ClamAV înainte ca cineva să le poată descărca. Fișierele infectate sunt puse în carantină, iar dacă scanerul nu funcționează, fișierele așteaptă, în loc să fie eliberate nescanate.
HTTPS pentru fiecare aplicație
Fiecare adresă de aplicație, de la fm.officehero.io la connect.officehero.io, folosește HTTPS cu certificate Let's Encrypt. Traficul HTTP simplu este redirecționat, iar browserelor li se cere să accepte numai HTTPS.
Chei în HashiCorp Vault
Cheile de criptare și credențialele sistemului sunt păstrate în Vault, care rulează cu TLS și trebuie desigilat manual după o repornire.
Copii de rezervă nocturne, testate
O copie de rezervă completă a bazei de date în fiecare noapte și o arhivă continuă a modificărilor, păstrate 30 de zile în stocarea Cloudflare R2. O restaurare completă din aceste copii de rezervă a fost testată.
Accesul se încheie odată cu contractul de muncă
La încetarea contractului de muncă în HR Hero, accesul persoanei la portal este eliminat, iar invitațiile ei în așteptare sunt retrase automat. Administratorii pot, de asemenea, să dezactiveze, să reactiveze sau să elimine pe oricine din Utilizatori și acces.
Ștergerea contului la cerere
Oricine poate cere ștergerea contului său, în aplicații sau la connect.officehero.io/delete-account. Companiile din care face parte decid, iar răspunsul vine în cel mult 30 de zile.
Mai puține servicii externe
Traseele rutiere sunt calculate cu propriul nostru motor de rutare, iar codurile VIN sunt decodate pe serverele noastre, așa că nici traseele, nici codurile VIN nu sunt trimise unui serviciu extern. Dalele de hartă și de trafic Google ajung în browserul dumneavoastră prin serverele noastre, în timp ce harta de bază OpenStreetMap se încarcă de pe serverele proprii ale OpenStreetMap.
Exporturi de date și cereri RGPD
Echipa noastră pregătește un export complet al datelor companiei dumneavoastră și gestionează cererile de acces la datele unei persoane sau de ștergere a acestora, atunci când ne solicitați acest lucru.
Deocamdată nu există un ecran de autoservire pentru acestea: echipa noastră le execută pentru dumneavoastră din consola noastră internă.
Autentificare unică (SSO)
Conectarea prin sistemul de identitate al companiei dumneavoastră va fi disponibilă în curând.
În curând
03În cifre
Securitatea în cifre
- 18 roluri predefinite, plus rolurile pe care le creați dumneavoastră
- 7 ani de istoric de audit păstrat, cu intrările noi verificate în fiecare noapte
- 12 caractere, cel puțin, în fiecare parolă
- 30 de zile de copii de rezervă nocturne ale bazei de date
Unde se află datele dumneavoastră
Aplicațiile Office Hero și bazele lor de date rulează pe servere pe care le operăm în Skopje, Macedonia de Nord, o țară din afara Uniunii Europene. Fișierele încărcate și copiile de rezervă ale bazelor de date sunt stocate în Cloudflare R2. Nu pretindem că avem certificări de securitate și răspundem la întrebările de care are nevoie propria dumneavoastră evaluare de securitate.
05Întrebări
Întrebările despre securitate pe care le pun cumpărătorii
Nu ați găsit aici răspunsul? Scrieți-ne la [email protected]. Vă răspunde o persoană din echipa noastră din Skopje, de luni până vineri, între 09:00 și 17:00 (ora Europei Centrale).
Unde sunt stocate datele noastre?
Pe servere pe care le operăm în Skopje, Macedonia de Nord, o țară din afara Uniunii Europene. Fișierele încărcate și copiile de rezervă ale bazelor de date sunt păstrate în stocarea de obiecte Cloudflare R2.
Pot alte companii să ne vadă datele?
Nu. Înregistrările fiecărei companii se află în propria schemă de bază de date, iar pentru o înregistrare a altei companii răspunsul este „nu a fost găsită”, ca și cum nu ar exista.
Ce date sunt criptate?
Browserul dumneavoastră se conectează la aplicații prin HTTPS. În baza de date, câmpurile sensibile sunt criptate în plus cu o cheie unică pentru compania dumneavoastră: datele de contact personale ale angajaților, data nașterii, codul național de identificare, adresa, persoana de contact în caz de urgență și datele contului bancar, mesajele din chat (implicit) și sesizările trimise prin canalul de raportare. Numele angajaților rămân lizibile, pentru ca listele și căutarea să funcționeze.
Oferiți conectare în doi pași?
Da: conectare în doi pași cu o aplicație de autentificare (astăzi pentru utilizatorii portalului, iar pentru personal prin aplicația Manager), cu coduri de recuperare de unică folosință. Administratorii văd cine o are activată și o pot reseta pentru o persoană. O regulă la nivelul întregii companii, care să o facă obligatorie pentru toți, nu există încă. Aplicația Office Hero Manager va fi disponibilă în curând în magazinele de aplicații.
Ce se întâmplă când cineva pleacă din companie?
Un administrator dezactivează sau elimină persoana în Utilizatori și acces, ecran care există în Fleet Hero, HR Hero și Finance Hero. La încetarea contractului de muncă în HR Hero, accesul persoanei la Office Hero Connect este eliminat automat.
Ne putem exporta datele?
Da. Rapoartele de flotă se exportă în PDF, Excel sau CSV, iar listele din HR Hero și Finance Hero exportă în CSV rândurile selectate. Pentru un export complet al datelor companiei dumneavoastră, adresați-vă echipei noastre, iar noi îl pregătim pentru dumneavoastră.
Putem stabili o politică de parole mai strictă?
Da, la cerere. Echipa noastră poate seta pentru compania dumneavoastră o lungime minimă mai mare și reguli privind caracterele, iar regulile mai stricte se aplică și parolelor temporare.
Aveți certificări de securitate?
Nu și nu pretindem că avem vreuna. Această pagină descrie măsurile existente astăzi în software. Pentru orice altceva de care are nevoie evaluarea dumneavoastră, scrieți-ne la [email protected].
Vedeți controalele într-o companie demonstrativă
Vă arătăm rolurile, regulile la nivel de înregistrare, jurnalul de audit și modul de confidențialitate și vă răspundem la întrebările despre securitate în timpul apelului.