Cum alegeți un software de management al flotei: listă de verificare pentru cumpărători

Software-ul de management al flotei arată cam la fel de la un furnizor la altul: o hartă cu vehicule, o listă de alerte, o pagină de rapoarte. Diferențele apar mai târziu, când un dispozitiv GPS nu mai raportează, când un șofer întreabă ce puteți vedea în weekend sau când un raport dă o valoare a consumului de combustibil pe care nimeni nu o poate explica. Această listă de verificare vă oferă întrebările care scot la iveală aceste diferențe înainte să semnați.

Este scrisă pentru proprietarii, managerii de flotă și dispecerii flotelor mici și mijlocii din Balcani și din UE și nu numește niciun furnizor. La final, vă dăm propriile noastre răspunsuri pentru Fleet Hero, inclusiv limitele sale.

1. Porniți de la sarcini, nu de la funcții

Notați ce trebuie să facă software-ul în fiecare săptămână și cine se va ocupa de fiecare lucru. Sarcinile tipice sunt:

• Să vedeți unde se află fiecare vehicul și care dintre vehicule sunt la ralanti, oprite sau nu raportează.
• Să aflați unde a fost un vehicul într-o anumită zi și cine l-a condus.
• Să fiți anunțați când ceva necesită atenție: un vehicul iese dintr-o zonă, nivelul combustibilului scade, o revizie devine scadentă.
• Să nu lăsați asigurările, înmatriculările, permisele și reviziile să expire fără să observați.
• Să le dați managerilor cifrele pe care le cer, fără să construiți manual foi de calcul.
• Să respectați regulile privind timpul de conducere și tahografele care se aplică camioanelor și autoutilitarelor dumneavoastră.

Apoi ordonați-le după importanță. O listă ierarhizată face o demonstrație mult mai utilă decât un tur prin fiecare meniu.

2. Dispozitive GPS și instalare

Software-ul poate arăta doar ce trimite dispozitivul GPS. Întrebați ce dispozitive acceptă furnizorul și ce va citi fiecare dintre ele în vehiculele dumneavoastră, nu în general.

• Dispozitivele OBD se conectează la priza de diagnosticare (OBD) a autoturismelor și a autoutilitarelor. Se montează și se mută rapid și pot citi date precum kilometrajul, acolo unde vehiculul le furnizează.
• Dispozitivele montate fix se instalează ascuns și se conectează la alimentarea electrică și la contact. Sunt mai greu de îndepărtat și sunt potrivite pentru vehiculele care rămân ani de zile în flotă.
• Dispozitivele cu conexiune CAN sau FMS citesc datele proprii ale vehiculului, precum nivelul combustibilului, kilometrajul și parametrii motorului, acolo unde vehiculul le pune la dispoziție.
• Dispozitivele pentru camioane conectate la tahograf pot afișa în timp real cardurile șoferilor și timpul de conducere, dacă software-ul folosește aceste date.

Întrebați și dacă dispozitivele se cumpără sau se plătesc în cadrul abonamentului lunar, cine le instalează, cât costă instalarea pe vehicul și dacă sunt incluse cartela SIM și datele mobile. Dacă aveți deja dispozitive GPS, întrebați dacă pot rămâne și ce presupune trecerea lor în noul sistem.

3. Date în care puteți avea încredere

• Intervalul de actualizare: cât de des își raportează poziția un vehicul aflat în mișcare și dacă un interval mai scurt costă mai mult.
• Istoricul: câte luni de trasee păstrați și ce se întâmplă cu datele mai vechi.
• Datele învechite: cum arată harta un vehicul care nu mai raportează. O hartă care nu se mai actualizează fără să semnaleze acest lucru îi induce în eroare pe cei care se bazează pe ea.
• Golurile din date: ce face un dispozitiv GPS fără semnal mobil și dacă porțiunea lipsă a unui traseu sosește ulterior sau este trasată ca o linie dreaptă.
• Citirile: dacă valorile pentru combustibil, kilometraj și codurile de eroare apar cu denumiri și unități de măsură sau ca simple numere brute.

4. Alerte care ajung la persoanele potrivite

Orice sistem are alerte. Contează dacă ajung la persoana potrivită, printr-un canal care funcționează astăzi.

• Ce tipuri de alertă există și pentru care dintre ele pot furniza date dispozitivele dumneavoastră. O alertă care are nevoie de date pe care dispozitivele nu le trimit nu se va declanșa niciodată.
• Ce canale funcționează acum, de exemplu notificările în aplicație, e-mailul sau un webhook către propriile sisteme, și care sunt doar planificate.
• Dacă puteți vedea cine va fi notificat înainte să salvați o regulă și dacă puteți trimite un test.
• Dacă orele de liniște și limitele de repetare previn un val de mesaje în timpul nopții.

5. Rapoarte pe care le puteți verifica

• Ce rapoarte sunt gata de folosit și dacă se exportă în PDF, Excel și CSV.
• Dacă rapoartele pot fi trimise automat prin e-mail, după un program, și cui.
• Dacă o valoare arată cum a fost măsurată. Combustibilul consumat poate proveni din contorul motorului, din nivelul rezervorului sau din alimentările pe care le introduceți, iar rezultatele diferă.
• Dacă datele lipsă sunt afișate ca lipsă sau, tacit, ca zero.

6. Tahografe și timp de conducere

Dacă aveți camioane sau autoutilitare care au acum nevoie de tahograf pentru cursele internaționale, puneți trei întrebări separate, deoarece răspunsurile sunt adesea date ca unul singur:

1. Arată sistemul date de la tahograf în timp real, precum cardul de conducător auto și timpul de conducere rămas, și de ce dispozitive GPS și tahografe este nevoie pentru asta?
2. Descarcă de la distanță fișierele cardurilor de conducător auto și ale unităților de bord și cât de des? Normele UE cer descărcarea cel puțin o dată la 28 de zile pentru cardurile de conducător auto și o dată la 90 de zile pentru unitățile de bord.
3. Analizează aceste fișiere pentru a depista încălcări și după ce reguli: Regulamentul (CE) nr. 561/2006 sau AETR, pentru cursele care se desfășoară parțial în afara UE?

Întrebați și dacă valorile timpului de conducere provin chiar de la tahograf sau sunt estimate din datele GPS. Estimările pot ajuta la planificare, dar nu constituie o evidență legală.

7. Mașinile de serviciu și confidențialitatea șoferilor

Monitorizarea unui vehicul înseamnă și monitorizarea persoanei care îl conduce. Grupul de lucru Articolul 29 al autorităților de protecție a datelor din UE a arătat, în avizul său privind prelucrarea datelor la locul de muncă, că, acolo unde folosirea în scop personal a unui vehicul de serviciu este permisă, angajatul ar trebui, în principiu, să poată opri pentru un timp monitorizarea locației atunci când circumstanțele o justifică, de exemplu pentru o vizită la medic, și că este puțin probabil ca monitorizarea unui vehicul în afara programului de lucru convenit să aibă un temei juridic. De asemenea, șoferii trebuie informați că în vehicul este instalat un dispozitiv GPS.

• Poate un șofer sau un manager să întrerupă monitorizarea pentru cursele personale și este înregistrată fiecare pauză?
• În timpul unei curse personale, pozițiile sunt eliminate sau doar ascunse de pe hartă?
• Puteți limita cine vede anumite vehicule și datele anumitor șoferi?
• Le puteți spune șoferilor ce se înregistrează despre ei și cât timp se păstrează?

8. Utilizatori, roluri și securitate

• Vă puteți crea propriile roluri și puteți limita accesul fiecărui utilizator la anumite vehicule sau grupuri de vehicule?
• Există un jurnal de audit care arată cine ce a modificat și când?
• Unde se află serverele și cine are acces la datele dumneavoastră?
• Dacă furnizorul invocă o certificare, cereți certificatul și domeniul său de aplicare.

9. Limba și potrivirea cu piața locală

• Poate fiecare utilizator, de la dispecer la șofer, să lucreze în propria limbă, inclusiv cu alfabetul chirilic sau latin, acolo unde este nevoie?
• Ajung documentele PDF și e-mailurile la fiecare cititor în limba lui?
• Sunt facturile emise cu TVA, în moneda de care aveți nevoie?
• În ce limbi și în ce intervale orare este disponibilă asistența?

10. Prețul și condițiile contractuale

Comparați costul total pe durata contractului, nu doar prețul afișat pe vehicul.

• Ce include prețul lunar: cartela SIM și datele mobile, utilizatorii, istoricul, alertele și rapoartele.
• Ce funcții include fiecare pachet și cât costă trecerea la un pachet superior.
• Cât costă dispozitivele GPS, instalarea și instruirea și când se plătesc.
• Durata minimă a contractului, perioada de preaviz și ce se întâmplă când vindeți un vehicul.
• Dacă vă puteți lua datele cu dumneavoastră atunci când plecați și în ce format.

11. Testați-l pe propriile vehicule

O demonstrație cu date de exemplu arată ecranele. Un test cu câteva dintre propriile vehicule arată dacă citirile de care aveți nevoie chiar sosesc. Înainte să decideți:

1. Montați sau conectați dispozitive GPS în două sau trei vehicule tipice, inclusiv în cel mai complex.
2. Comparați citirile care vă interesează, precum nivelul combustibilului, kilometrajul și codurile de eroare, cu cele de pe bordul vehiculului.
3. Configurați alertele pe care le-ați folosi primele și trimiteți un test pentru fiecare.
4. Generați rapoartele cerute de managerii dumneavoastră și exportați-le.
5. Rugați un dispecer și un șofer să folosească sistemul timp de o săptămână și ascultați ce spun.

Întrebări pentru fiecare furnizor

1. Ce dispozitive GPS acceptați și ce va citi fiecare dintre ele în vehiculele noastre?
2. Care dintre funcțiile pe care ni le-ați arătat sunt disponibile astăzi și care sunt planificate?
3. Ce canale de alertă funcționează astăzi?
4. Cum arată rapoartele dumneavoastră valorile estimate sau lipsă?
5. Afișați date de la tahograf în timp real, descărcați fișiere de tahograf sau le analizați și pe care dintre cele trei le primim noi?
6. Cum funcționează în sistemul dumneavoastră folosirea în scop personal a mașinilor de serviciu?
7. Unde se află serverele dumneavoastră și cine ne poate vedea datele?
8. Ce include prețul pe vehicul și ce costă în plus?
9. Cum ne recuperăm datele dacă renunțăm la serviciu?

Cum răspunde Office Hero la aceste întrebări

Noi am scris această listă de verificare, așa că iată propriile noastre răspunsuri pentru Fleet Hero, aplicația Office Hero pentru managementul flotei, inclusiv unde se opresc posibilitățile ei.

• Dispozitive GPS: dispozitive Teltonika pentru autoturisme, autoutilitare și camioane, configurate de echipa noastră. Dispozitivele le cumpărați dumneavoastră, de la 65 €, iar cartela SIM M2M și datele mobile sunt incluse în fiecare pachet.
• Date: poziții la fiecare 60, 30 sau 10 secunde, în funcție de pachet, și o hartă care arată ce vehicule nu raportează. Istoricul locațiilor nu este încă șters automat după o perioadă stabilită; cereți-ne să eliminăm istoricul de care nu mai aveți nevoie.
• Alerte: 21 de tipuri de alertă predefinite, fiecare arătând dacă dispozitivele dumneavoastră trimit datele de care are nevoie. Alertele sosesc în aplicație și prin e-mail către colegi, iar pachetul Business adaugă webhook-uri semnate către propriile sisteme.
• Rapoarte: 14 rapoarte predefinite în PDF, Excel și CSV. În raportul „Rezumat vehicule”, valorile estimate și cele lipsă sunt marcate ca atare.
• Tahografe: cardurile șoferilor și timpul de conducere în timp real, cu un dispozitiv GPS conectat la tahograf. Fleet Hero nu descarcă și nu analizează fișiere de tahograf.
• Confidențialitate: o pauză de confidențialitate care elimină pozițiile în loc să le ascundă, cu perioade private care pot fi programate din timp. Implicit, doar administratorii și managerii de flotă pot întrerupe înregistrarea.
• Limbi și servere: 15 limbi ale interfeței, traduse automat, cu revizuirea de către vorbitori nativi în curs, și servere în Skopje, Macedonia de Nord.
• Preț: de la 10,80 € per vehicul pe lună, fără TVA, iar la facturarea anuală prețul este cu 10 % mai mic.
• Datele dumneavoastră: rapoartele se exportă în PDF, Excel și CSV, iar echipa noastră pregătește, la cerere, un export complet al datelor companiei dumneavoastră.

Fleet Hero face parte din suita Office Hero, alături de HR Hero și Finance Hero, în același cont, iar fiecare șofer are o singură fișă, comună cu HR Hero. Comparați pachetele pe pagina de prețuri sau programați o demonstrație și puneți-ne aceste întrebări despre propria flotă.