Modul de confidențialitate
Modul de confidențialitate pentru mașinile de serviciu: cursele personale nu sunt înregistrate
Când un angajat folosește un vehicul de serviciu în scop personal, Fleet Hero poate opri complet înregistrarea pozițiilor lui. Acestea sunt eliminate la sosire și nu sunt stocate niciodată, distanța este numărată în continuare pentru evidența kilometrajului, iar fiecare pauză este trecută în jurnalul de audit.
Inclus în fiecare pachet Fleet Hero, de la 10,80 € per vehicul pe lună, cu cartela SIM și datele mobile.
01Cum funcționează
Cum funcționează modul de confidențialitate
Pauza de confidențialitate
Înregistrarea se oprește în momentul în care confirmați
„Întrerupe înregistrarea” oprește stocarea pozițiilor vehiculului din momentul în care confirmați. Nimeni nu le mai poate recupera ulterior: nici dumneavoastră, nici un administrator, nici un export. Setați o oră la care înregistrarea să se reia singură sau reluați-o manual.
- Motive: uz privat, navetă, în afara serviciului sau altele, cu o notă opțională
- Persoanele fără permisiunea pentru modul de confidențialitate nu văd deloc comanda
- Istoricul arată dacă o pauză s-a încheiat manual, la ora stabilită sau de către un administrator
Perioade private programate
Programați din timp perioadele private
Planificați din timp o perioadă privată, de exemplu pentru un weekend sau pentru o călătorie de concediu, iar ea începe și se încheie singură, fără ca cineva să apese vreun buton. O perioadă programată poate fi modificată sau anulată până la începerea ei; după aceea, doar „Reia înregistrarea” o poate încheia mai devreme.
- Până la 31 de zile pe perioadă, programate cu cel mult un an în avans
- Mai multe perioade pe vehicul, care nu se suprapun niciodată
Kilometri personali
Distanța se numără, traseul nu se stochează
În timpul unei pauze, instrumentele proprii ale vehiculului sunt citite în continuare, pe măsură ce datele trec prin sistem: distanța de la kilometraj sau, dacă acesta nu este raportat, din viteză și timp. Fiecare pauză arată durata, distanța, modul în care a fost măsurată și câte poziții au fost eliminate.
- Măsurată, calculată sau nemăsurată, niciodată un zero tacit
- Totalurile distanței private pe vehicul, pentru orice perioadă
- Timpul de conducere și combustibilul pentru perioada respectivă sunt păstrate și ele
În istoricul traseelor
Perioadele private, marcate ca neînregistrate
Pentru persoanele cu permisiunea pentru modul de confidențialitate, redarea traseelor arată o perioadă privată ca o linie întreruptă între ultima poziție dinaintea ei și prima de după ea, cu mențiunea că între ele nu s-a înregistrat nimic. Celelalte persoane văd o linie simplă între cele două poziții, fără să li se spună motivul. Persoanele cu o permisiune separată pot cere un traseu rutier estimat peste o perioadă privată încheiată, afișat ca „Traseu estimat — neînregistrat”.
- Estimat cu un motor de rutare operat chiar de Office Hero, care acoperă Europa, așa că niciun serviciu extern nu vede călătoria
- Refuzat, cu motivul, când nu se potrivește cu kilometrajul sau ar presupune o viteză imposibilă
- Kilometrii estimați nu se adaugă niciodată la cei înregistrați
02Incluse de asemenea
Confidențialitate care funcționează în fiecare zi
Pe bază de permisiuni
Implicit, doar administratorii și managerii de flotă pot întrerupe înregistrarea; un administrator poate acorda permisiunea și altor persoane.
Fiecare pauză auditată
Deschiderea, programarea, modificarea, anularea și reluarea unei pauze înregistrează, de fiecare dată, persoana care a făcut-o.
În afara hărții în timp real
Pozițiile din timpul unei pauze nu ajung niciodată pe harta în timp real, deoarece sunt eliminate la sosire.
„Întrerupt” pe linkurile partajate
Un link partajat arată „Întrerupt”, fără poziție și fără traseu, cât timp pauza este deschisă.
Majoritatea alertelor se opresc în pauză
Pozițiile și citirile din timpul unei pauze sunt eliminate, așa că alertele de viteză excesivă, de geozonă, de întrerupere a alimentării electrice și de buton SOS nu se pot declanșa pentru acel vehicul.
Kilometri personali în rapoarte
Raportul „Rezumat vehicule” afișează kilometrii personali separat, nu în totaluri.
Curse de serviciu sau personale
O regulă simplă sugerează dacă o cursă este de serviciu sau personală, pe baza zilei și a orei de plecare, iar un manager o poate reclasifica drept de serviciu, personală sau mixtă.
Funcționează pentru câte o cursă, introdusă prin ID-ul ei, și nu este o evidență oficială a kilometrilor în scopuri fiscale.
Pauză de pe telefon
Office Hero Manager are aceleași comenzi pentru pauză și programare, în curând în magazinele de aplicații.
În curând
Limitele estimării și ale regulii pentru curse
Un traseu estimat necesită o permisiune proprie, poate fi creat doar după încheierea unei perioade private și acoperă rețeaua de drumuri din Europa. Regula pentru cursele de serviciu sau personale este o sugestie pentru uzul dumneavoastră intern și nu produce o evidență a kilometrilor cerută de lege.
04Pas cu pas
Modul de confidențialitate în patru pași
-
Pasul 1 Stabiliți regulile
Decideți împreună cu echipa când pot fi folosite vehiculele în scop personal și cine poate întrerupe înregistrarea.
-
Pasul 2 Întrerupeți sau programați
Întrerupeți acum înregistrarea pentru un vehicul sau programați-i din timp perioadele private.
-
Pasul 3 Distanța se numără în continuare
Pozițiile sunt eliminate; distanța este măsurată în continuare.
-
Pasul 4 Verificați istoricul
Vedeți fiecare pauză, distanța ei privată și cum s-a încheiat.
05Întrebări
Întrebări despre modul de confidențialitate
Nu ați găsit aici răspunsul? Scrieți-ne la [email protected]. Vă răspunde o persoană din echipa noastră din Skopje, de luni până vineri, între 09:00 și 17:00 (ora Europei Centrale).
Pozițiile din pauză sunt ascunse sau șterse?
Niciuna dintre variante: nu sunt stocate niciodată. Sunt eliminate în momentul în care sosesc, așa că nimeni nu le poate recupera ulterior.
Cine poate activa modul de confidențialitate?
Persoanele al căror rol include permisiunea pentru modul de confidențialitate: implicit, administratorii companiei și managerii de flotă. Ceilalți nu văd comanda.
Pot șoferii să întrerupă singuri înregistrarea?
Nu. Un manager de flotă sau un administrator întrerupe înregistrarea pentru vehicul ori îi programează din timp perioadele private, de exemplu pentru orele convenite cu șoferul.
Putem ține în continuare evidența kilometrilor personali?
Da. Fiecare pauză își înregistrează distanța, iar istoricul pauzelor însumează distanța privată pe vehicul pentru orice perioadă.
Alertele mai funcționează în timpul unei pauze?
Majoritatea, nu. Pozițiile și citirile din timpul unei pauze sunt eliminate, așa că nicio alertă care are nevoie de ele nu se poate declanșa, de la viteză excesivă și ieșiri din geozone până la întreruperea alimentării electrice și butonul SOS. Alertele de dispozitiv offline și de mentenanță funcționează în continuare, iar celelalte funcționează din nou imediat ce înregistrarea se reia.
Putem întrerupe automat înregistrarea în fiecare weekend?
Nu există un program recurent. Programați în schimb fiecare perioadă privată din timp, cu o durată de până la 31 de zile și cu cel mult un an în avans.
Face modul de confidențialitate ca monitorizarea noastră să fie legală?
Vă oferă o modalitate tehnică de a respecta folosirea în scop personal, deoarece pozițiile nu sunt stocate deloc. Legalitatea monitorizării depinde însă și de scopul ei, de politica dumneavoastră și de modul în care vă informați angajații, așa că cereți consultanță juridică pentru țara dumneavoastră.
Nu reprezintă consultanță juridică
Modul de confidențialitate vă sprijină în îndeplinirea obligațiilor privind protecția datelor, dar nu decide ce este legal în țara dumneavoastră. Ghidul nostru explică principiile esențiale ale RGPD pentru monitorizarea vehiculelor.
Citiți ghidul despre monitorizarea GPS și confidențialitatea angajaților
Oferiți mașinilor de serviciu un mod privat real
Programați o demonstrație și vă arătăm pauzele de confidențialitate, perioadele programate și distanța privată.