Politica de confidențialitate

Office Hero dezvoltă aplicații pentru companii: Fleet Hero pentru managementul flotei, HR Hero pentru personal și timpul de lucru, Finance Hero pentru contabilitate și Office Hero Connect, portalul pentru angajați, clienți și furnizori. Această politică explică modul în care prelucrăm datele cu caracter personal pe site-ul nostru și în aceste aplicații. Respectăm Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD) acolo unde se aplică, precum și Legea privind protecția datelor cu caracter personal din Macedonia de Nord (Monitorul Oficial nr. 42/2020, 294/2021 și 101/2025), care este aliniată cu acesta.

Cine este responsabil

Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, pe scurt ОФИС ХИРО ДОО Скопје (OFIS HIRO DOO Skopje în alfabet latin), este responsabilă pentru prelucrarea descrisă în această politică, cu excepția cazurilor în care responsabilă este o companie care folosește aplicațiile noastre, după cum explică secțiunile următoare. Este o societate cu răspundere limitată (DOO) înregistrată în Macedonia de Nord, cu numărul de înregistrare al societății (EMBS) 7901305, codul de identificare fiscală (EDB) 4043025542679 și sediul social la adresa Jani Lukrovski 4A, spațiul 86, Gazi Baba, Skopje. În această politică, „Office Hero” și „noi” înseamnă ОФИС ХИРО ДОО Скопје, care publică și aplicațiile Office Hero Manager, Office Hero Connect și Office Hero Track. Pentru orice întrebare despre datele cu caracter personal, scrieți-ne la [email protected].

Ce acoperă această politică

• Site-ul officehero.io, cu formularele sale de contact și de solicitare a unei demonstrații.
• Aplicațiile web Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) și Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Aplicațiile pentru telefon și televizor Office Hero Manager, Office Hero Connect și Office Hero Track pentru Android TV. Acestea sunt în testare și nu sunt încă disponibile în magazinele de aplicații.
• Colaborarea cu clienții noștri: oferte, contracte, facturi și asistență.

Datele noastre și datele companiei dumneavoastră

Când decidem noi. Pentru site, pentru oferte, contracte, facturi și asistență, precum și pentru conturile de utilizator prin care oamenii au acces la aplicații, Office Hero decide de ce și cum sunt prelucrate datele cu caracter personal. În aceste cazuri, noi suntem operatorul.

Când decide compania dumneavoastră. Datele pe care o companie le înregistrează în aplicații, cum ar fi vehiculele și pozițiile acestora, dosarele angajaților, facturile, mesajele din chat și fișierele, sunt prelucrate pentru acea companie și conform instrucțiunilor ei. Compania, clientul nostru, este operatorul, iar Office Hero este persoana împuternicită de operator. Oferim fiecărui client un acord de prelucrare a datelor și folosim aceste date doar pentru a furniza serviciile către acea companie.

Dacă folosiți aplicațiile pentru că angajatorul sau un partener de afaceri v-a dat acces, contactați mai întâi acea companie în legătură cu datele dumneavoastră. Dacă ne scrieți nouă, transmitem cererea dumneavoastră companiei și o ajutăm să răspundă.

Site-ul

Site-ul rulează pe un server al Contabo GmbH, o companie germană de găzduire, în centrul său de date din Franța. Vizitele pe site trec prin Cloudflare, Inc., care livrează rapid paginile și blochează atacurile. Ambele prelucrează date tehnice, cum ar fi adresa dumneavoastră IP, browserul, pagina solicitată și ora, pentru a vă afișa pagina și pentru a menține securitatea site-ului. Cloudflare poate primi și un raport tehnic de la browserul dumneavoastră atunci când o pagină nu se încarcă.

Site-ul nu setează cookie-uri proprii și nu folosește instrumente de analiză, de publicitate sau de rețele sociale. Fonturile și pictogramele sale provin de pe propriul nostru server. Doar atunci când Cloudflare trebuie să verifice că o vizită nu este un atac poate seta, pentru această verificare, un cookie de securitate de scurtă durată.

Spațiul de stocare local al browserului reține limba aleasă și dacă ați închis bannerul pentru limbă. Aceste informații rămân pe dispozitivul dumneavoastră, nu ne sunt trimise și pot fi șterse oricând din browser.

Formularele de contact și de demonstrație

Când trimiteți un formular, stocăm ceea ce ați completat: subiectul, numele, adresa de e-mail, compania, numărul de telefon, dimensiunea companiei, numărul de vehicule, produsele care vă interesează, mesajul și confirmarea dată prin bifarea căsuței. Stocăm și pagina și limba pe care le-ați folosit, precum și ora. Pentru a limita abuzurile, păstrăm un hash cu cheie al adresei dumneavoastră IP în locul adresei propriu-zise și numărăm, timp de o oră, trimiterile din rețeaua dumneavoastră, tot sub formă de hash.

Mesajul trimis este salvat în baza de date a site-ului, unde îl citește echipa noastră. Îl folosim doar pentru a vă răspunde și pentru a da curs solicitării dumneavoastră, de exemplu pentru a programa o demonstrație sau pentru a vă trimite o ofertă. Atunci când cereți o demonstrație sau o ofertă, temeiul juridic îl constituie demersurile făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract. Pentru alte întrebări, temeiul este interesul nostru legitim de a le răspunde celor care ne scriu. Prin bifarea căsuței din formular, confirmați că sunteți de acord cu această utilizare a datelor dumneavoastră, așa cum este descrisă în această politică. Ne puteți cere oricând să nu vă mai folosim datele și să le ștergem, scriindu-ne la [email protected].

Păstrăm o solicitare atât timp cât avem nevoie de ea pentru a vă răspunde și pentru a da curs cererii. Dacă deveniți client, aceasta devine parte din evidența clienților noștri. Ne puteți cere oricând să o ștergem.

E-mailurile trimise nouă

E-mailurile pe care le trimiteți la o adresă @officehero.io sunt redirecționate de serviciul Cloudflare de rutare a e-mailurilor către căsuțele de e-mail ale echipei noastre. Le folosim pentru a vă răspunde și le păstrăm atât timp cât este necesar pentru conversație sau mai mult, acolo unde legislația contabilă ori alte legi o cer.

Clienți și asistență

Pentru oferte, contracte și facturi, prelucrăm datele companiilor clienților noștri, precum și numele, adresele de e-mail și numerele de telefon ale persoanelor cu care colaborăm. Când cereți ajutorul echipei noastre de asistență, prin e-mail, printr-un tichet în Office Hero Connect sau din centrul de ajutor din Office Hero Manager, folosim mesajul și datele dumneavoastră de contact pentru a vă ajuta și ne uităm la datele din contul companiei dumneavoastră doar atunci când solicitarea o cere.

Conturile din aplicații

Pentru a vă oferi acces la aplicații, prelucrăm numele, adresa de e-mail, numărul de telefon, dacă a fost furnizat, rolul și permisiunile, companiile din care faceți parte și setările dumneavoastră, cum ar fi limba, fusul orar, tema, setările hărții și opțiunile de notificare. Parola este stocată doar sub forma unui hash unidirecțional (Argon2id). Dacă vă conectați cu o aplicație de autentificare, stocăm secretul pe care aceasta îl folosește și codurile dumneavoastră de recuperare.

Pentru fiecare conectare înregistrăm adresa IP, browserul sau dispozitivul, precum și momentul în care sesiunea a început și momentul în care a fost folosită ultima dată. Administratorii companiei dumneavoastră pot vedea conectările din cadrul companiei, iar în Office Hero Connect și Office Hero Manager vă puteți vedea propriile dispozitive și le puteți deconecta. Sesiunile se încheie după 30 de zile de neutilizare și cel târziu după 90 de zile.

Acțiunile relevante pentru securitate, cum ar fi adăugarea de utilizatori, schimbarea rolurilor sau modificarea setărilor, sunt scrise într-un jurnal de audit care înregistrează cine a făcut ce, când, de la ce adresă IP și din ce browser. Fiecare intrare este legată de cea dinaintea ei, astfel încât orice alterare să poată fi detectată, iar intrările sunt păstrate 7 ani și apoi șterse.

Ce prelucrează aplicațiile pentru compania dumneavoastră

Ce înregistrează o companie depinde de aplicațiile și funcțiile pe care le folosește. Listele de mai jos arată datele cu caracter personal pe care le pot conține aplicațiile. Compania decide ce înregistrează și cine din companie poate vedea aceste date.

Fleet Hero

• Vehicule: numărul de înmatriculare, VIN-ul, specificațiile, fotografiile, documentele, costurile, evidența alimentărilor, mentenanța și asigurările.
• Dispozitive GPS și cartele SIM: numerele dispozitivelor și ale cartelelor SIM.
• Poziții și citiri: locația, viteza, direcția și ora, citiri precum starea contactului, kilometrajul, nivelul combustibilului, datele motorului și codurile de eroare, precum și cursele, opririle și intrările și ieșirile din zone calculate pe baza acestora.
• Șoferi: numele, datele de contact, numărul permisului de conducere, categoriile și data de expirare a acestuia, data de expirare a atestatului profesional al șoferului (CPC), numărul cardului de tahograf, ce vehicule și ce trasee planificate le sunt alocate și când, precum și mementourile, de exemplu pentru expirarea unui permis sau a unui card de tahograf.
• Date de la tahograf: de la dispozitivele GPS conectate la tahograf, cardurile șoferului și ale celui de-al doilea șofer introduse în tahograf, precum și timpii lor de conducere și de repaus.
• Alerte: alertele configurate de companie, de exemplu atunci când un vehicul depășește o anumită viteză sau intră într-o zonă, și cine le-a primit.

Modul de confidențialitate. Cât timp înregistrarea este întreruptă pentru un vehicul, pozițiile acestuia sunt eliminate pe măsură ce sosesc și nu sunt stocate niciodată. Se numără doar distanța parcursă, iar fiecare pauză este înregistrată.

Linkuri de locație în timp real. Oricine are un astfel de link vede numele vehiculului, compania care l-a partajat, poziția și viteza vehiculului și traseul său recent, dar niciodată traseul de dinainte de crearea linkului. Un link funcționează până când expiră, după cel mult 7 zile, sau până când compania îl oprește. Pagina nu îl arată pe șofer și nu este indexată de motoarele de căutare.

Dacă o companie trimite alerte către propriile sisteme prin webhook-uri, datele alertelor ajung la adresele alese de companie. O companie care monitorizează vehicule conduse de angajații săi trebuie să îi informeze și are nevoie de un temei legal; ghidul nostru despre monitorizarea GPS și confidențialitatea angajaților explică ce presupune acest lucru.

HR Hero

• Dosarele angajaților: numele, datele de contact, data nașterii, codul național de identificare, adresa, persoana de contact în caz de urgență, contul bancar, genul, starea civilă, cetățenia, funcția, departamentul, managerul și data angajării.
• Contracte și salarii: condițiile contractuale, salariul și fluturașii de salariu.
• Timpul de lucru: orele de pontare la intrare și la ieșire, cu dispozitivul și adresa de rețea folosite, turele, foile de pontaj și concediile. Concediile medicale pot dezvălui informații despre sănătate.
• Documente: documentele HR și confirmările de primire sau de semnare, cu ora și adresa IP.
• Dezvoltare profesională: evaluările performanței, obiectivele, feedbackul, instruirile, certificările și competențele.
• Recrutare: datele de contact ale candidaților, CV-urile, locul de muncă actual, experiența, salariul dorit, linkurile către profiluri, scrisorile de intenție și feedbackul din interviuri.
• Transparență salarială: comparații între remunerarea femeilor și a bărbaților, pentru rapoartele privind diferențele de remunerare.

Avertizarea în interes public. Oricine poate semnala o problemă prin pagina de raportare a unei companii, anonim, dacă dorește. Sesizarea propriu-zisă este stocată criptat și fără adresa IP a avertizorului, iar pagina de raportare nu setează niciun cookie. Pentru a limita abuzurile, serverele noastre numără sesizările pe fiecare adresă IP timp de o oră. Ca orice pagină a aplicațiilor noastre web, pagina de raportare încarcă fonturi de pe serverele Google, iar jurnalele tehnice ale serverelor noastre înregistrează adresa IP și browserul fiecărei cereri, inclusiv ale celei prin care se trimite o sesizare.

În HR Hero, sesizările pot fi citite doar de persoanele pe care compania le autorizează să le gestioneze, cum ar fi administratorii și responsabilii de conformitate. Personalul nostru poate deschide și el sesizări în consola noastră de administrare, dar numai din motivele indicate mai jos pentru accesul personalului. Sesizările închise sunt eliminate din aplicații după perioada de păstrare descrisă mai jos.

Finance Hero

• Clienți și furnizori: numele, persoanele de contact, adresele, adresele de e-mail, numerele de telefon, codurile de TVA și datele bancare.
• Vânzări și achiziții: oferte, comenzi, facturi, note de credit, facturi de furnizor și plăți, precum și rezumatele facturilor trimise clienților prin e-mail.
• Extrase de cont: tranzacțiile din extrasele pe care le importă o companie, inclusiv numele și conturile contrapartidelor.
• Cheltuieli: deconturile de cheltuieli cu bonurile aferente, precum și punctul de plecare, destinația și distanța din deconturile kilometrice.

Office Hero Connect

Angajații folosesc Connect pentru propriul timp de lucru, concedii, programul de lucru, fluturașii de salariu, documente, instruiri și obiective. Când un angajat confirmă primirea unui fluturaș de salariu, se înregistrează numele pe care îl tastează, ora, adresa IP și dispozitivul. Datele bancare sunt stocate criptat, iar modificarea lor necesită reintroducerea parolei. Clienții și furnizorii își văd doar propriile solduri și facturi. Tichetelor de asistență deschise în Connect le răspunde echipa de asistență Office Hero.

Chatul echipei și fișierele

Chatul stochează mesajele și reacțiile, fotografiile, fișierele și mesajele vocale trimise din Office Hero Manager, precum și raportările și blocările făcute de utilizatori. În mod implicit, mesajele sunt stocate criptat cu cheia proprie a companiei. O conversație este stocată fără această criptare doar dacă a fost setată pe „Necriptat la stocare” înainte de primul ei mesaj. Este posibil ca unele mesaje mai vechi, trimise înainte de octombrie 2026, să nu fie încă stocate cu această criptare. Serverele noastre decriptează mesajele pentru a le afișa persoanelor din conversație. O companie poate stabili cât timp își păstrează mesajele fiecare canal.

Administratorii companiei analizează raportările. Când cineva raportează un mesaj, o persoană sau o conversație, administratorii văd raportarea și cine a făcut-o, mesajul raportat, precum și membrii conversației și cele mai recente mesaje ale acesteia, până la momentul raportării. Ei pot vedea și cine pe cine a blocat. Persoanei raportate nu i se spune cine a raportat-o.

Fiecare fișier încărcat este scanat antivirus pe propriile noastre servere înainte ca cineva să îl poată descărca, iar linkurile de descărcare expiră după 15 minute. Fișierele sunt stocate în Cloudflare R2.

Aplicațiile pentru telefon și televizor

Aplicațiile pentru telefon folosesc locația, camera, fotografiile sau microfonul telefonului doar pentru funcțiile de mai jos și doar după ce le permiteți acest lucru. Puteți retrage oricând accesul din setările telefonului.

• Locația (Office Hero Manager, doar cât timp aplicația este deschisă): dacă permiteți, poziția dumneavoastră este trimisă odată cu o pontare la intrare sau la ieșire, pentru ca angajatorul să poată confirma că aceasta a avut loc la locația de lucru. Afișarea propriei poziții pe hartă are loc pe telefon, iar acea poziție nu ne este trimisă. Aplicația nu vă folosește niciodată locația în fundal.
• Camera și fotografiile: pentru a scana VIN-ul unui vehicul și pentru a face sau a alege fotografii cu bonuri, probleme ale vehiculelor, documente și atașamente din chat. Când scanați un VIN, se păstrează doar VIN-ul, niciodată imaginea. Aplicațiile pot vedea doar fotografiile pe care le selectați.
• Microfonul (Office Hero Manager): pentru a înregistra mesajele vocale pe care alegeți să le trimiteți.
• Face ID și amprenta (Office Hero Manager): telefonul le verifică pentru a debloca aplicația. Nu primim niciodată date biometrice.
• Notificările: dacă le permiteți, stocăm un token pentru dispozitivul dumneavoastră și trimitem notificări, inclusiv textul lor, prin serviciul de notificări al Apple sau al Google.
• Stocarea pe telefon: tokenurile de conectare sunt păstrate în spațiul de stocare securizat al telefonului, iar pontările făcute fără semnal rămân pe telefon până când pot fi trimise.

Office Hero Manager afișează hărțile cu Apple Maps pe iPhone și iPad, cu excepția cazului în care alegeți Google Maps, și cu Google Maps pe Android. Google Maps SDK face parte din aplicație pe ambele sisteme și pornește odată cu ea, așa că Google primește cererile de hartă și, conform propriilor condiții, identificatori ai dispozitivului și date despre utilizare, performanță și blocările aplicației. Pe Android, scanerul VIN folosește ML Kit de la Google: imaginea camerei este citită pe telefon și nu este trimisă, dar Google primește date tehnice, cum ar fi modelul dispozitivului, versiunea aplicației și un identificator de instalare. Aplicațiile nu afișează publicitate, iar noi nu folosim în ele servicii de analiză sau de raportare a blocărilor.

Office Hero Track nu cere nicio permisiune pe televizor. Este asociat printr-un cod scurt, primește propriul token de acces și afișează doar vehiculele din grupurile alese pentru el, cu numerele lor de înmatriculare și, în detaliile unui vehicul, numele șoferului acestuia. Păstrează pozițiile vehiculelor doar în memorie, cât timp afișează harta. Când compania revocă accesul unui televizor, acesta își șterge tokenul de acces și datele de asociere, elimină datele flotei din memorie și revine la ecranul de asociere.

Cookie-uri și tehnologii similare

Aplicațiile web folosesc cookie-uri care vă păstrează sesiunea deschisă și unul care vă reține limba timp de un an. Browserul dumneavoastră păstrează și unele setări, cum ar fi limba și coloanele alese în liste, în spațiul său de stocare local. Aplicațiile au nevoie de acestea pentru a funcționa și niciunul dintre ele nu este folosit pentru publicitate sau analiză. Site-ul în sine nu setează cookie-uri, așa cum am explicat mai sus.

Unde sunt stocate datele și cine ne ajută

Aplicațiile și bazele lor de date rulează pe servere pe care le operăm în Skopje, Macedonia de Nord. Calculul traseelor rutiere, scanarea antivirus și seiful care păstrează cheile de criptare rulează tot pe propriile noastre servere. Personalul nostru accesează datele unei companii doar atunci când acest lucru este necesar pentru a pune în funcțiune și a opera serviciul, pentru a configura dispozitivele GPS, pentru a răspunde unei solicitări de asistență sau pentru a menține securitatea serviciului.

Folosim serviciile următoarelor companii, care primesc, prin urmare, date cu caracter personal:

• Cloudflare, Inc. (Statele Unite) stochează fișierele încărcate și copiile de rezervă ale bazelor de date, protejează site-ul și redirecționează e-mailurile trimise la adresele noastre.
• Contabo GmbH (Germania) găzduiește site-ul și solicitările trimise prin formularele acestuia, pe un server din Franța.
• Mailtrap, operat de Railsware Products Studio LLC (Statele Unite), livrează e-mailurile trimise de aplicații, cum ar fi invitațiile, codurile de conectare, resetările de parolă, alertele, rapoartele și rezumatele facturilor. Primește adresa destinatarului și conținutul fiecărui e-mail.
• Google LLC (Statele Unite) furnizează fonturile aplicațiilor web, pe care browserul dumneavoastră le încarcă de pe serverele Google, așa că Google primește adresa dumneavoastră IP. În Office Hero Manager, Google furnizează Google Maps SDK și, pe Android, scanerul de coduri de bare ML Kit. Firebase Cloud Messaging de la Google livrează notificările pe telefoanele Android, folosind un token de notificare și un identificator de instalare Firebase.
• Apple Inc. (Statele Unite) furnizează Apple Maps în Office Hero Manager și livrează notificările pe iPhone și iPad.
• OpenStreetMap Foundation (Regatul Unit) furnizează harta de bază OpenStreetMap a aplicațiilor web. Browserul dumneavoastră încarcă direct imaginile hărții, așa că fundația primește adresa dumneavoastră IP și zona de hartă pe care o vizualizați, ceea ce poate arăta aproximativ unde se află vehiculele la care vă uitați, dar nu și numele vehiculelor sau date personale. Când căutați o adresă în timp ce planificați un traseu în Office Hero Manager, serverele noastre o caută cu ajutorul serviciului său Nominatim și trimit doar adresa sau punctul.
• OpenFreeMap, operat de Hyperknot Software Kft. (Ungaria), furnizează hărțile stradale și pe cele cu temă întunecată ale ecranelor Office Hero Track, așa că primește adresa IP a televizorului și zona de hartă afișată.
• 1NCE GmbH (Germania) furnizează cartelele SIM și datele mobile ale dispozitivelor GPS pe care le livrăm. Datele dispozitivelor circulă prin rețeaua sa până la serverele noastre.

În aplicațiile web și pe Office Hero Track, imaginile hărților Google, rutiere, din satelit și de trafic, ajung la dumneavoastră prin propriile noastre servere, așa că Google nu primește adresa dumneavoastră IP pentru ele. Dacă alegeți să deschideți din aplicații o locație în Google Maps, Apple Maps sau OpenStreetMap, serviciul respectiv primește locația. Descărcăm cursurile de schimb de la Banca Centrală Europeană și de la Banca Națională a Republicii Macedonia de Nord; nu le trimitem nimic despre dumneavoastră.

Nu vindem date cu caracter personal și nu le folosim pentru publicitate. Le dezvăluim autorităților doar atunci când legea ne obligă.

Transferuri în afara Macedoniei de Nord și a UE

Macedonia de Nord nu este stat membru al Uniunii Europene. Unele dintre companiile de mai sus se află în UE, una în Regatul Unit, iar altele în Statele Unite, și pot prelucra date și în alte țări. Acolo unde legea impune garanții pentru astfel de transferuri, ne bazăm pe garanțiile oferite de furnizor, cum ar fi certificarea sa în temeiul Cadrului UE-SUA privind protecția datelor (EU–US Data Privacy Framework) sau clauzele contractuale standard. Dacă compania dumneavoastră se află în UE, regulile RGPD privind transferurile către țări din afara UE se aplică și utilizării de către aceasta a serverelor noastre din Skopje. Scrieți-ne dacă aveți nevoie de detalii.

Temeiurile juridice

• Contractul (art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD): pentru a furniza serviciile clienților noștri și pentru a răspunde solicitărilor de demonstrație sau de ofertă.
• Interesele legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f)): pentru a răspunde întrebărilor pe care ni le trimit oamenii, pentru a gestiona conturile de utilizator, pentru a menține securitatea site-ului și a aplicațiilor, pentru a preveni abuzurile, pentru a remedia erorile și a îmbunătăți serviciile și pentru a păstra legătura cu persoanele cu care colaborăm la clienții noștri.
• Obligațiile legale (art. 6 alin. (1) lit. (c)): pentru a ține evidențele contabile și fiscale și pentru a răspunde solicitărilor legale ale autorităților.
• Consimțământul (art. 6 alin. (1) lit. (a)): doar atunci când vi-l cerem. Îl puteți retrage oricând.

De asemenea, telefonul vă cere permisiunea înainte ca o aplicație să îi folosească locația, camera sau microfonul ori să vă trimită notificări. Pentru datele pe care o companie le înregistrează în aplicații, compania alege temeiul juridic și răspunde pentru acesta. Legea privind protecția datelor cu caracter personal din Macedonia de Nord prevede aceleași temeiuri juridice.

Cât timp păstrăm datele

• Solicitările de pe site: atât timp cât avem nevoie de ele pentru a vă răspunde și pentru a da curs cererii sau până când ne cereți să le ștergem. După aceea, ele pot rămâne o vreme în copiile de rezervă zilnice ale site-ului, până când acestea sunt înlocuite.
• Datele unei companii din aplicații: atât timp cât compania folosește serviciile. După încetarea contractului, compania își poate exporta datele timp de 30 de zile, iar apoi le ștergem.
• Istoricul de monitorizare: nu este șters automat după o perioadă fixă, ci este păstrat atât timp cât compania își păstrează contul, cu excepția cazului în care compania ne cere să îl ștergem mai devreme. Pozițiile trimise în timpul unei pauze de confidențialitate nu sunt stocate niciodată.
• Mesajele din chat: pe perioada stabilită de companie pentru un canal și, în rest, atât timp cât compania își păstrează contul. Un mesaj șters, de autorul său sau la sfârșitul acestei perioade, este eliminat definitiv după 90 de zile.
• Sesizările de avertizare în interes public: o sesizare închisă este eliminată din aplicații la 5 ani de la primire sau după o altă perioadă, de 1 până la 10 ani, dacă compania cere acest lucru. Compania ne poate cere și să nu eliminăm automat sesizările. O sesizare eliminată rămâne în baza de date a companiei, cu conținutul în continuare criptat, astfel încât modul de soluționare a cazului să poată fi demonstrat în continuare, atât timp cât compania își păstrează contul.
• Rapoartele trimise prin e-mail: copia PDF păstrată pentru trimitere este ștearsă după 7 zile.
• Evidența conectărilor: o sesiune expiră după 30 de zile de neutilizare și cel târziu după 90 de zile, iar deconectarea o încheie imediat. Înregistrarea ei, cu adresa IP și dispozitivul, este ștearsă în aproximativ 60 de zile de la ultima utilizare a sesiunii și imediat dacă vă este șters contul.
• Tokenurile de notificare: până când vă deconectați, până când tokenul nu mai funcționează sau până când vă este șters contul.
• Jurnalul de audit: 7 ani, apoi este șters.
• Copiile de rezervă ale bazelor de date ale aplicațiilor: 30 de zile. Câmpurile sensibile rămân criptate în copiile de rezervă.
• Contractele și facturile noastre: atât timp cât cer legile contabile și fiscale.
• Jurnalele tehnice: atât timp cât este necesar pentru a menține securitatea serviciilor și pentru a investiga erorile.

Cum protejăm datele

• Datele fiecărei companii sunt păstrate în propria schemă de bază de date, iar fiecare cerere este legată de exact o companie.
• Datele cu caracter personal sensibile sunt criptate (AES-256-GCM) cu o cheie care aparține companiei: adresele de e-mail și numerele de telefon personale ale angajaților, datele de naștere, codurile naționale de identificare, adresele, persoanele de contact în caz de urgență și conturile bancare, numele și datele de contact ale candidaților, datele bancare introduse în Office Hero Connect, mesajele din chat (în mod implicit) și sesizările de avertizare în interes public. Această cheie este protejată de o cheie principală păstrată într-un seif de pe serverele noastre. Numele, datele de contact de serviciu și celelalte câmpuri după care aplicațiile caută și sortează nu sunt criptate în acest mod.
• Browserul dumneavoastră și aplicațiile noastre pentru telefon și televizor se conectează la aplicații prin HTTPS. Dispozitivele GPS își trimit datele către serverele noastre prin rețeaua mobilă, folosind protocolul propriu al dispozitivului, nu HTTPS. Parolele sunt stocate cu Argon2id.
• Rolurile și regulile la nivel de înregistrare decid cine vede ce vehicule, șoferi, angajați și clienți, iar serverul le verifică la fiecare cerere.
• Fișierele încărcate sunt scanate antivirus, iar intrările noi din jurnalul de audit sunt verificate în fiecare noapte pentru a detecta eventuale alterări.
• Pentru bazele de date se fac copii de rezervă în fiecare noapte, iar o restaurare completă din aceste copii a fost testată.

Niciun sistem nu este complet sigur. Dacă o încălcare a securității afectează date cu caracter personal, informăm compania în cauză fără întârzieri nejustificate și, atunci când suntem responsabili și legea o cere, autoritatea de supraveghere și persoanele afectate. Pagina noastră despre securitate descrie aceste măsuri mai detaliat.

Drepturile dumneavoastră

RGPD și Legea privind protecția datelor cu caracter personal din Macedonia de Nord vă oferă următoarele drepturi:

• Accesul: să obțineți o copie a datelor dumneavoastră cu caracter personal și informații despre modul în care sunt prelucrate.
• Rectificarea: să cereți corectarea datelor greșite sau incomplete.
• Ștergerea: să cereți ștergerea datelor atunci când nu mai există un motiv pentru a le păstra.
• Restricționarea: să cereți limitarea prelucrării cât timp se clarifică o problemă legată de aceasta.
• Portabilitatea: să primiți datele pe care ni le-ați furnizat într-un format care poate fi citit automat sau să cereți transmiterea lor către alt furnizor.
• Opoziția: să vă opuneți prelucrării bazate pe interese legitime.
• Retragerea consimțământului: să vă retrageți oricând consimțământul, fără a afecta ceea ce s-a făcut înainte.
• Plângerea: să depuneți o plângere la o autoritate de supraveghere.

Pentru a vă exercita drepturile, scrieți-ne la [email protected] sau la [email protected]. Vă putem cere să vă confirmați identitatea. Așa cum impune legislația din Macedonia de Nord, corectăm datele greșite în termen de 15 zile de la cererea dumneavoastră și, atunci când datele trebuie șterse, le ștergem în termen de 30 de zile. La celelalte cereri răspundem în termen de o lună; dacă o cerere este complexă, legea permite încă două luni, iar dacă avem nevoie de ele, vă anunțăm în cursul primei luni și vă explicăm de ce. Pentru datele pe care o companie le înregistrează în aplicații, compania decide asupra cererii, iar noi o ajutăm.

Ștergerea contului. Puteți cere ștergerea contului în aplicații (Office Hero Manager: Cont, apoi Șterge contul; Office Hero Connect: Profil, apoi Șterge contul; aplicațiile web: Contul meu) sau fără să vă conectați, la connect.officehero.io/delete-account. Companiile cu care lucrați analizează cererea, asistența Office Hero decide asupra oricărei cereri pe care acestea o refuză sau asupra căreia nu decid la timp, iar dumneavoastră primiți un răspuns în cel mult 30 de zile. Când cererea este aprobată, vă ștergem contul: numele, adresa de e-mail, numărul de telefon, parola, setările de securitate, sesiunile și dispozitivele. Mesajele, fotografiile, mesajele vocale și fișierele pe care le-ați trimis colegilor, evidențele de HR și financiare pe care angajatorul trebuie să le păstreze, precum și jurnalele de audit de securitate rămân pe perioadele descrise mai sus.

Plângeri. În Macedonia de Nord, autoritatea de supraveghere este Agenția pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (azlp.mk). Dacă vă aflați în UE, puteți depune o plângere și la autoritatea pentru protecția datelor din țara dumneavoastră; Comitetul european pentru protecția datelor enumeră aceste autorități. Ne-ar plăcea să ne contactați mai întâi pe noi, pentru a încerca să rezolvăm problema.

Decizii automatizate

Office Hero nu ia decizii cu privire la persoane bazate exclusiv pe prelucrarea automată. În aplicații, regulile stabilite de o companie, cum ar fi regulile de alertă sau drepturile de concediu, rulează automat, iar compania rămâne responsabilă pentru deciziile pe care le ia.

Copii

Serviciile noastre sunt destinate companiilor și instituțiilor publice și nu se adresează copiilor.

Modificări ale acestei politici

Actualizăm această politică atunci când se schimbă serviciile noastre sau legislația. Data de la sfârșitul acestei pagini indică versiunea în vigoare. Înainte ca o modificare semnificativă să intre în vigoare, îi anunțăm pe clienții noștri prin e-mail.

Contact

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, spațiul 86, Gazi Baba, Skopje, Macedonia de Nord. Întrebări despre datele cu caracter personal: [email protected]. Ajutor cu un cont: [email protected].