Pravila o privatnosti

Office Hero izrađuje poslovne aplikacije: Fleet Hero za upravljanje voznim parkom, HR Hero za ljude i radno vrijeme, Finance Hero za računovodstvo te Office Hero Connect, portal za zaposlenike, kupce i dobavljače. Ova pravila objašnjavaju kako postupamo s osobnim podacima na našoj web-stranici i u tim aplikacijama. Pridržavamo se Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) kada se ona primjenjuje te Zakona o zaštiti osobnih podataka Sjeverne Makedonije (Službeni glasnik br. 42/2020, 294/2021 i 101/2025), koji je s njom usklađen.

Tko je odgovoran

Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, skraćeno ОФИС ХИРО ДОО Скопје (latinicom: OFIS HIRO DOO Skopje), odgovorno je za obradu opisanu u ovim pravilima, osim kada je odgovorna tvrtka koja koristi naše aplikacije, kako je objašnjeno u sljedećim odjeljcima. To je društvo s ograničenom odgovornošću (DOO) registrirano u Sjevernoj Makedoniji, s matičnim brojem društva (EMBS) 7901305, poreznim brojem (EDB) 4043025542679 i adresom sjedišta Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje. U ovim pravilima „Office Hero“ i „mi“ označavaju društvo ОФИС ХИРО ДОО Скопје, koje je ujedno izdavač aplikacija Office Hero Manager, Office Hero Connect i Office Hero Track. Za sva pitanja o osobnim podacima pišite na [email protected].

Na što se ova pravila odnose

• Web-stranica officehero.io, s obrascima za kontakt i za demo prezentaciju.
• Web-aplikacije Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) i Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Aplikacije za mobitel i televizor Office Hero Manager, Office Hero Connect i Office Hero Track za Android TV. U fazi su testiranja i još nisu dostupne u trgovinama aplikacija.
• Naš rad s klijentima: ponude, ugovori, računi i podrška.

Naši podaci i podaci vaše tvrtke

Kada odlučujemo mi. Za web-stranicu te za ponude, ugovore, račune i podršku Office Hero odlučuje zašto se i kako obrađuju osobni podaci. Isto vrijedi za korisničke račune putem kojih ljudi pristupaju aplikacijama. U tim smo slučajevima voditelj obrade.

Kada odlučuje vaša tvrtka. Podatke koje tvrtka evidentira u aplikacijama, primjerice svoja vozila i njihove pozicije, evidenciju zaposlenika, račune, poruke u timskom razgovoru i datoteke, obrađujemo za tu tvrtku i prema njezinim uputama. Tvrtka, naš klijent, voditelj je obrade, a Office Hero njezin je izvršitelj obrade. Svakom klijentu nudimo ugovor o obradi podataka, a te podatke koristimo samo za pružanje usluga toj tvrtki.

Ako aplikacije koristite zato što vam je pristup omogućio vaš poslodavac ili poslovni partner, s pitanjima o svojim podacima najprije se obratite toj tvrtki. Ako pišete nama, vaš zahtjev prosljeđujemo tvrtki i pomažemo joj odgovoriti.

Web-stranica

Web-stranica radi na poslužitelju tvrtke Contabo GmbH, njemačkog pružatelja usluga hostinga, u podatkovnom centru te tvrtke u Francuskoj. Posjeti web-stranici prolaze kroz uslugu tvrtke Cloudflare, Inc., koja brzo isporučuje stranice i blokira napade. Obje tvrtke obrađuju tehničke podatke, kao što su vaša IP adresa, vaš preglednik, stranica koju ste zatražili i vrijeme, kako bi vam prikazale stranicu i zaštitile web-stranicu. Cloudflare može primiti i tehnički izvještaj vašeg preglednika kada se stranica ne uspije učitati.

Web-stranica ne postavlja vlastite kolačiće i ne koristi alate za analitiku, oglašavanje ni društvene mreže. Njezini fontovi i ikone dolaze s našeg poslužitelja. Samo kada Cloudflare mora provjeriti da posjet nije napad, može za tu provjeru postaviti kratkotrajni sigurnosni kolačić.

Lokalna pohrana vašeg preglednika pamti odabrani jezik i jeste li zatvorili obavijest o jeziku. Ti podaci ostaju na vašem uređaju, ne šalju se nama i u svakom ih trenutku možete izbrisati u pregledniku.

Obrasci za kontakt i demo prezentaciju

Kada pošaljete obrazac, pohranjujemo ono što ste unijeli: temu, vaše ime, adresu e-pošte, tvrtku, broj telefona, veličinu tvrtke, broj vozila, proizvode koji vas zanimaju, vašu poruku i potvrdu koju ste dali označavanjem kućice. Pohranjujemo i stranicu i jezik koje ste koristili te vrijeme. Kako bismo ograničili zlouporabu, umjesto vaše IP adrese čuvamo njezin hash izračunat s ključem, a slanja iz vaše mreže brojimo tijekom jednog sata, također u obliku hasha.

Poslani obrazac sprema se u bazu podataka web-stranice, gdje ga čita naš tim. Koristimo ga samo kako bismo vam odgovorili i postupili po vašem zahtjevu, primjerice dogovorili demo prezentaciju ili poslali ponudu. Kada tražite demo prezentaciju ili ponudu, pravna je osnova poduzimanje radnji na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora. Za ostala pitanja pravna je osnova naš legitimni interes da odgovorimo ljudima koji nam pišu. Označavanjem kućice u obrascu potvrđujete da pristajete na takvu upotrebu svojih podataka, kako je opisano u ovim pravilima. U svakom trenutku možete zatražiti da prestanemo koristiti vaše podatke i da ih izbrišemo tako da pišete na [email protected].

Upit čuvamo dok nam je potreban da vam odgovorimo i postupimo po njemu. Ako postanete naš klijent, upit postaje dio naše evidencije o klijentima. U svakom trenutku možete zatražiti da ga izbrišemo.

E-poruke koje nam šaljete

Usluga usmjeravanja e-pošte tvrtke Cloudflare prosljeđuje e-poruke koje šaljete na adrese @officehero.io u poštanske sandučiće našeg tima. Koristimo ih kako bismo vam odgovorili i čuvamo ih onoliko dugo koliko je potrebno za komunikaciju ili dulje kada to zahtijevaju računovodstveni ili drugi propisi.

Klijenti i podrška

Za ponude, ugovore i račune obrađujemo podatke tvrtki naših klijenata te imena, adrese e-pošte i brojeve telefona osoba s kojima surađujemo. Kada od našeg tima podrške zatražite pomoć, e-poštom, zahtjevom za podršku u aplikaciji Office Hero Connect ili iz Centra za pomoć u aplikaciji Office Hero Manager, vašu poruku i kontaktne podatke koristimo kako bismo vam pomogli, a podatke u korisničkom računu vaše tvrtke pregledavamo samo kada to zahtjev traži.

Korisnički računi u aplikacijama

Kako bismo vam omogućili pristup aplikacijama, obrađujemo vaše ime, adresu e-pošte, broj telefona ako je naveden, vašu ulogu i dopuštenja, tvrtke kojima pripadate te vaše postavke, kao što su jezik, vremenska zona, tema, postavke karte i odabir obavijesti. Vaša se lozinka pohranjuje samo kao jednosmjerni hash (Argon2id). Ako se prijavljujete pomoću aplikacije za autentifikaciju, pohranjujemo tajni ključ koji ona koristi i vaše kodove za oporavak.

Za svaku prijavu bilježimo IP adresu, preglednik ili uređaj te kada je sesija započela i kada je posljednji put korištena. Administratori vaše tvrtke vide prijave u svojoj tvrtki, a u aplikacijama Office Hero Connect i Office Hero Manager možete vidjeti svoje uređaje i odjaviti ih. Sesije završavaju nakon 30 dana nekorištenja, a najkasnije nakon 90 dana.

Radnje važne za sigurnost, kao što su dodavanje korisnika, promjena uloga ili promjena postavki, upisuju se u revizijski zapisnik koji bilježi tko je što učinio, kada te s koje IP adrese i iz kojeg preglednika. Svaki je zapis povezan s prethodnim kako bi se mogla otkriti svaka neovlaštena izmjena, a zapisi se čuvaju 7 godina i zatim brišu.

Što aplikacije obrađuju za vašu tvrtku

Što tvrtka evidentira ovisi o aplikacijama i funkcijama koje koristi. Na popisima u nastavku navedeni su osobni podaci koje aplikacije mogu sadržavati. Tvrtka odlučuje što će evidentirati i tko u tvrtki to može vidjeti.

Fleet Hero

• Vozila: registarska oznaka, VIN, specifikacije, fotografije, dokumenti, troškovi, evidencija goriva, održavanje i osiguranje.
• Uređaji za praćenje i SIM kartice: brojevi uređaja i SIM kartica.
• Pozicije i očitanja: lokacija, brzina, smjer i vrijeme, očitanja kao što su paljenje, kilometraža, razina goriva, podaci o motoru i kodovi grešaka te vožnje, zaustavljanja i ulasci u zone i izlasci iz njih izračunati iz tih podataka.
• Vozači: ime, kontaktni podaci, broj vozačke dozvole, kategorije i datum isteka, datum isteka kvalifikacijske kartice vozača (CPC), broj tahografske kartice, vozila i planirane rute koji su im dodijeljeni, s vremenom dodjele, te podsjetnici, primjerice kada istječe vozačka dozvola ili tahografska kartica.
• Podaci s tahografa: s uređaja za praćenje spojenih na tahograf, kartice vozača i suvozača umetnute u tahograf te njihova vremena vožnje i odmora.
• Upozorenja: upozorenja koja tvrtka postavi, primjerice kada vozilo prekorači određenu brzinu ili uđe u zonu, i tko ih je primio.

Način privatnosti. Dok je praćenje nekog vozila pauzirano, njegove se pozicije odbacuju čim stignu i nikada se ne pohranjuju. Broji se samo prijeđena udaljenost, a svaka se pauza bilježi.

Poveznice za lokaciju uživo. Svatko tko ima poveznicu vidi naziv vozila, tvrtku koja ju je podijelila, poziciju i brzinu vozila te njegovu nedavnu rutu, ali nikada rutu od prije izrade poveznice. Poveznica radi dok ne istekne, najkasnije nakon 7 dana, ili dok je tvrtka ne zaustavi. Stranica ne prikazuje vozača i tražilice je ne indeksiraju.

Ako tvrtka šalje upozorenja u vlastite sustave putem webhookova, podaci o upozorenjima odlaze na adrese koje tvrtka odabere. Tvrtka koja prati vozila koja voze njezini zaposlenici mora ih o tome obavijestiti i za to mora imati zakonitu osnovu; naš vodič o GPS praćenju i privatnosti zaposlenika objašnjava što to uključuje.

HR Hero

• Evidencija zaposlenika: ime, kontaktni podaci, datum rođenja, osobni identifikacijski broj, adresa, kontakt za hitne slučajeve, bankovni račun, spol, bračno stanje, državljanstvo, radno mjesto, odjel, nadređeni i datum početka rada.
• Ugovori i plaće: uvjeti ugovora, plaća i platne liste.
• Radno vrijeme: vrijeme dolaska i odlaska s korištenim uređajem i mrežnom adresom, smjene, evidencije radnog vremena i dopusti. Bolovanje može otkriti podatke o zdravlju.
• Dokumenti: HR dokumenti te potvrde primitka ili potpisa s vremenom i IP adresom.
• Razvoj: procjene učinka, ciljevi, povratne informacije, obuke, certifikati i vještine.
• Zapošljavanje: kontaktni podaci kandidata, životopisi, trenutačno radno mjesto, iskustvo, očekivana plaća, poveznice na profile, motivacijska pisma i povratne informacije s razgovora za posao.
• Transparentnost plaća: usporedbe plaća žena i muškaraca za izvještaje o razlici u plaćama između spolova.

Prijava nepravilnosti. Svatko može prijaviti nepravilnost putem stranice za prijave neke tvrtke, i anonimno ako to želi. Sama prijava pohranjuje se šifrirano i bez IP adrese prijavitelja, a stranica za prijave ne postavlja kolačiće. Kako bi ograničili zlouporabu, naši poslužitelji tijekom jednog sata broje prijave po IP adresi. Kao i svaka stranica naših web-aplikacija, stranica za prijave učitava fontove s poslužitelja tvrtke Google, a tehnički zapisnici naših poslužitelja bilježe IP adresu i preglednik svakog zahtjeva, uključujući onaj kojim se šalje prijava.

U aplikaciji HR Hero prijave mogu čitati samo osobe koje tvrtka ovlasti za postupanje s prijavama, primjerice njezini administratori i službenici za usklađenost. Naše osoblje također može otvoriti prijave u našoj administracijskoj konzoli, ali samo iz razloga za pristup osoblja navedenih u nastavku. Zatvorene prijave uklanjaju se iz aplikacija nakon razdoblja čuvanja opisanog u nastavku.

Finance Hero

• Kupci i dobavljači: nazivi, kontaktne osobe, adrese, adrese e-pošte, brojevi telefona, PDV identifikacijski brojevi i bankovni podaci.
• Prodaja i nabava: ponude, narudžbe, računi, knjižna odobrenja, ulazni računi i plaćanja te sažeci računa koji se e-poštom šalju kupcima.
• Bankovni izvodi: transakcije iz izvoda koje tvrtka uveze, uključujući nazive i bankovne račune drugih strana.
• Troškovi: zahtjevi za povrat troškova s priloženim računima te polazište, odredište i udaljenost u zahtjevima za naknadu za kilometražu.

Office Hero Connect

Zaposlenici koriste Connect za vlastito radno vrijeme, dopuste, raspored, platne liste, dokumente, obuke i ciljeve. Kada zaposlenik potvrdi primitak platne liste, bilježe se ime koje upiše, vrijeme, IP adresa i uređaj. Bankovni podaci pohranjuju se šifrirano, a za njihovu promjenu potrebno je ponovno unijeti lozinku. Kupci i dobavljači vide samo vlastita salda i račune. Na zahtjeve za podršku otvorene u aplikaciji Connect odgovara tim podrške Office Hero.

Timski razgovor i datoteke

Timski razgovor pohranjuje poruke i reakcije, fotografije, datoteke i glasovne poruke poslane iz aplikacije Office Hero Manager te prijave i blokiranja koja ljudi naprave. Poruke se prema zadanim postavkama pohranjuju šifrirano vlastitim ključem tvrtke. Razgovor se pohranjuje bez tog šifriranja samo ako je prije prve poruke postavljen na „Nije šifrirano u pohrani“. Neke starije poruke, poslane prije listopada 2026., možda još nisu pohranjene šifrirano na taj način. Naši poslužitelji dešifriraju poruke kako bi ih prikazali osobama u razgovoru. Tvrtka može odrediti koliko dugo svaki kanal čuva svoje poruke.

Prijave pregledavaju administratori tvrtke. Kada netko prijavi poruku, osobu ili razgovor, administratori vide prijavu i tko ju je podnio, prijavljenu poruku te članove razgovora i njegove najnovije poruke do trenutka prijave. Mogu vidjeti i tko je koga blokirao. Prijavljena osoba ne saznaje tko ju je prijavio.

Svaka učitana datoteka provjerava se na zlonamjerni softver na našim poslužiteljima prije nego što je itko može preuzeti, a poveznice za preuzimanje istječu nakon 15 minuta. Datoteke se pohranjuju u Cloudflare R2.

Aplikacije za mobitel i televizor

Aplikacije za mobitel koriste lokaciju, kameru, fotografije ili mikrofon vašeg telefona samo za funkcije navedene u nastavku i tek nakon što to dopustite. Pristup u svakom trenutku možete opozvati u postavkama telefona.

• Lokacija (Office Hero Manager, samo dok je aplikacija otvorena): ako to dopustite, vaša se pozicija šalje uz evidentiranje dolaska ili odlaska kako bi vaš poslodavac mogao potvrditi da se ono dogodilo na radnoj lokaciji. Prikaz vaše pozicije na karti odvija se na vašem telefonu i ta nam se pozicija ne šalje. Aplikacija nikada ne koristi vašu lokaciju u pozadini.
• Kamera i fotografije: za skeniranje VIN broja vozila te za snimanje ili odabir fotografija računa, kvarova na vozilu, dokumenata i privitaka u razgovoru. Kada skenirate VIN, zadržava se samo VIN, nikada slika. Aplikacije vide samo fotografije koje odaberete.
• Mikrofon (Office Hero Manager): za snimanje glasovnih poruka koje odlučite poslati.
• Face ID i otisak prsta (Office Hero Manager): vaš ih telefon provjerava kako bi otključao aplikaciju. Biometrijske podatke nikada ne primamo.
• Obavijesti: ako ih dopustite, pohranjujemo token za vaš uređaj i šaljemo obavijesti, uključujući njihov tekst, putem usluge obavijesti tvrtke Apple ili Google.
• Pohrana na telefonu: tokeni za prijavu čuvaju se u sigurnoj pohrani telefona, a dolasci evidentirani bez signala ostaju na telefonu dok ih ne bude moguće poslati.

Office Hero Manager prikazuje karte putem usluge Apple Maps na uređajima iPhone i iPad, osim ako ne odaberete Google Maps, a putem usluge Google Maps na Android uređajima. Google Maps SDK dio je aplikacije na oba sustava i pokreće se s njom, pa Google prima zahtjeve za kartama i, prema vlastitim uvjetima, identifikatore uređaja te podatke o korištenju, performansama i rušenjima aplikacije. Na Android uređajima skener VIN brojeva koristi ML Kit tvrtke Google: slika s kamere čita se na telefonu i ne šalje se, ali Google prima tehničke podatke kao što su model uređaja, verzija aplikacije i identifikator instalacije. Aplikacije ne prikazuju oglase, a u njima ne koristimo usluge analitike ni izvještavanja o rušenjima.

Office Hero Track na televizoru ne traži nikakva dopuštenja. Uparuje se pomoću kratkog koda, dobiva vlastiti pristupni token i prikazuje samo vozila iz grupa odabranih za njega, s njihovim registarskim oznakama i, u pojedinostima vozila, imenom njegova vozača. Pozicije vozila čuva samo u memoriji dok prikazuje kartu. Kada tvrtka opozove pristup televizoru, on briše svoj pristupni token i podatke o uparivanju, uklanja podatke o voznom parku iz memorije i vraća se na zaslon za uparivanje.

Kolačići i slične tehnologije

Web-aplikacije koriste kolačiće koji vas drže prijavljenima i jedan koji godinu dana pamti vaš jezik. Vaš preglednik u lokalnoj pohrani čuva i neke postavke, kao što su vaš jezik i stupci koje ste odabrali na popisima. Aplikacije ih trebaju za rad i nijedan od njih ne koristi se za oglašavanje ni analitiku. Sama web-stranica ne postavlja kolačiće, kako je objašnjeno gore.

Gdje se podaci pohranjuju i tko nam pomaže

Aplikacije i njihove baze podataka rade na poslužiteljima kojima upravljamo u Skoplju u Sjevernoj Makedoniji. Izračun cestovnih ruta, provjera na zlonamjerni softver i trezor u kojem se čuvaju ključevi za šifriranje također rade na našim poslužiteljima. Naše osoblje pristupa podacima tvrtke samo kada je to potrebno za postavljanje i rad usluge, za konfiguriranje uređaja za praćenje, za odgovor na zahtjev za podršku ili za očuvanje sigurnosti usluge.

Koristimo usluge sljedećih tvrtki, koje stoga primaju osobne podatke:

• Cloudflare, Inc. (Sjedinjene Američke Države) pohranjuje učitane datoteke i sigurnosne kopije baza podataka, štiti web-stranicu i prosljeđuje e-poruke poslane na naše adrese.
• Contabo GmbH (Njemačka) hostira web-stranicu i upite poslane putem njezinih obrazaca, na poslužitelju u Francuskoj.
• Mailtrap, koji vodi Railsware Products Studio LLC (Sjedinjene Američke Države), isporučuje e-poruke koje aplikacije šalju, kao što su pozivnice, kodovi za prijavu, poveznice za ponovno postavljanje lozinke, upozorenja, izvještaji i sažeci računa. Prima adresu primatelja i sadržaj svake e-poruke.
• Google LLC (Sjedinjene Američke Države) pruža fontove web-aplikacija, koje vaš preglednik učitava s poslužitelja tvrtke Google, pa Google prima vašu IP adresu. U aplikaciji Office Hero Manager Google pruža Google Maps SDK i, na Android uređajima, skener barkodova ML Kit. Usluga Firebase Cloud Messaging tvrtke Google isporučuje obavijesti na Android telefone pomoću tokena za obavijesti i identifikatora instalacije Firebase.
• Apple Inc. (Sjedinjene Američke Države) pruža Apple Maps u aplikaciji Office Hero Manager i isporučuje obavijesti na uređaje iPhone i iPad.
• OpenStreetMap Foundation (Ujedinjena Kraljevina) pruža osnovnu kartu OpenStreetMap u web-aplikacijama. Vaš preglednik izravno učitava njezine slike karte, pa zaklada prima vašu IP adresu i područje karte koje gledate, što može otprilike pokazati gdje se nalaze vozila koja pregledavate, ali ne i nazive vozila ni osobne podatke. Kada tijekom planiranja rute u aplikaciji Office Hero Manager tražite adresu, naši je poslužitelji traže putem usluge Nominatim te zaklade i šalju samo adresu ili točku.
• OpenFreeMap, koji vodi Hyperknot Software Kft. (Mađarska), pruža uličnu i tamnu kartu za zaslone Office Hero Track, pa prima IP adresu televizora i prikazano područje karte.
• 1NCE GmbH (Njemačka) pruža SIM kartice i mobilne podatke za uređaje za praćenje koje isporučujemo. Podaci s uređaja za praćenje putuju mrežom te tvrtke do naših poslužitelja.

U web-aplikacijama i u aplikaciji Office Hero Track slike cestovne, satelitske i prometne karte tvrtke Google dolaze do vas preko naših poslužitelja, pa Google za njih ne prima vašu IP adresu. Ako iz aplikacija odlučite otvoriti lokaciju u uslugama Google Maps, Apple Maps ili OpenStreetMap, ta usluga prima lokaciju. Tečajeve preuzimamo od Europske središnje banke i Narodne banke Republike Sjeverne Makedonije; njima se o vama ništa ne šalje.

Osobne podatke ne prodajemo i ne koristimo ih za oglašavanje. Tijelima vlasti otkrivamo ih samo kada to od nas zahtijeva zakon.

Prijenosi izvan Sjeverne Makedonije i EU-a

Sjeverna Makedonija nije članica Europske unije. Neke od navedenih tvrtki nalaze se u EU-u, jedna u Ujedinjenoj Kraljevini, a neke u Sjedinjenim Američkim Državama, i podatke mogu obrađivati i u drugim zemljama. Kada zakon za takve prijenose zahtijeva zaštitne mjere, oslanjamo se na zaštitne mjere koje nudi pružatelj usluge, primjerice njegovu certifikaciju prema Okviru za privatnost podataka između EU-a i SAD-a ili standardne ugovorne klauzule. Ako je vaša tvrtka u EU-u, pravila GDPR-a o prijenosima u zemlje izvan EU-a primjenjuju se i na njezino korištenje naših poslužitelja u Skoplju. Pišite nam ako vam trebaju pojedinosti.

Pravne osnove

• Ugovor (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a): za pružanje usluga našim klijentima i odgovor na zahtjeve za demo prezentaciju ili ponudu.
• Legitimni interesi (članak 6. stavak 1. točka (f)): za odgovaranje na pitanja koja nam ljudi šalju, upravljanje korisničkim računima, zaštitu web-stranice i aplikacija, sprječavanje zlouporabe, ispravljanje pogrešaka i poboljšanje usluga te održavanje kontakta s osobama s kojima surađujemo kod naših klijenata.
• Zakonske obveze (članak 6. stavak 1. točka (c)): za vođenje računovodstvene i porezne evidencije i odgovaranje na zakonite zahtjeve tijela vlasti.
• Privola (članak 6. stavak 1. točka (a)): samo kada je od vas zatražimo. Možete je povući u bilo kojem trenutku.

Vaš telefon također traži vaše dopuštenje prije nego što aplikacija koristi njegovu lokaciju, kameru ili mikrofon ili vam šalje obavijesti. Za podatke koje tvrtka evidentira u aplikacijama pravnu osnovu odabire tvrtka i za nju je odgovorna. Zakon o zaštiti osobnih podataka Sjeverne Makedonije predviđa iste pravne osnove.

Koliko dugo čuvamo podatke

• Upiti s web-stranice: dok su nam potrebni da vam odgovorimo i postupimo po njima ili dok ne zatražite njihovo brisanje. Kopije nakon toga još neko vrijeme mogu ostati u dnevnim sigurnosnim kopijama web-stranice, dok se te kopije ne zamijene.
• Podaci tvrtke u aplikacijama: dok tvrtka koristi usluge. Nakon prestanka ugovora tvrtka može izvoziti svoje podatke 30 dana, a zatim ih brišemo.
• Povijest praćenja: ne briše se automatski nakon određenog razdoblja, nego se čuva dok tvrtka zadržava svoj korisnički račun, osim ako tvrtka ne zatraži da je izbrišemo ranije. Pozicije poslane tijekom pauze radi privatnosti nikada se ne pohranjuju.
• Poruke u timskom razgovoru: tijekom razdoblja koje tvrtka odredi za kanal, a inače dok tvrtka zadržava svoj korisnički račun. Poruka koja se izbriše, bilo da je izbriše autor ili na kraju tog razdoblja, trajno se uklanja nakon 90 dana.
• Prijave nepravilnosti: zatvorena prijava uklanja se iz aplikacija 5 godina nakon zaprimanja ili nakon drukčijeg razdoblja od 1 do 10 godina ako ga tvrtka zatraži. Tvrtka može zatražiti i da prijave ne uklanjamo automatski. Uklonjena prijava ostaje u bazi podataka tvrtke, a njezin je sadržaj i dalje šifriran, kako bi se postupanje u predmetu i dalje moglo dokazati, sve dok tvrtka zadržava svoj korisnički račun.
• Izvještaji poslani e-poštom: PDF kopija sačuvana za slanje briše se nakon 7 dana.
• Zapisi o prijavama: sesija istječe nakon 30 dana nekorištenja, a najkasnije nakon 90 dana; odjava je završava odmah. Njezin zapis, s IP adresom i uređajem, briše se u roku od otprilike 60 dana od posljednjeg korištenja sesije, a odmah ako se vaš korisnički račun izbriše.
• Tokeni za obavijesti: dok se ne odjavite, dok token ne prestane raditi ili dok se vaš korisnički račun ne izbriše.
• Revizijski zapisnik: 7 godina, a zatim se briše.
• Sigurnosne kopije baza podataka aplikacija: 30 dana. Osjetljiva polja i u sigurnosnim kopijama ostaju šifrirana.
• Naši ugovori i računi: onoliko dugo koliko to zahtijevaju računovodstveni i porezni propisi.
• Tehnički zapisnici: onoliko dugo koliko je potrebno za očuvanje sigurnosti usluga i istraživanje pogrešaka.

Kako štitimo podatke

• Podaci svake tvrtke čuvaju se u njezinoj vlastitoj shemi baze podataka, a svaki je zahtjev vezan uz točno jednu tvrtku.
• Osjetljivi osobni podaci šifriraju se (AES-256-GCM) ključem koji pripada tvrtki: privatne adrese e-pošte i brojevi telefona zaposlenika, datumi rođenja, osobni identifikacijski brojevi, adrese, kontakti za hitne slučajeve i bankovni računi, imena i kontaktni podaci kandidata, bankovni podaci uneseni u Office Hero Connect, poruke u timskom razgovoru (prema zadanim postavkama) i prijave nepravilnosti. Taj je ključ zaštićen glavnim ključem u trezoru na našim poslužiteljima. Imena, poslovni kontaktni podaci i ostala polja prema kojima aplikacije pretražuju i razvrstavaju nisu šifrirani na taj način.
• Vaš preglednik te naše aplikacije za mobitel i televizor povezuju se s aplikacijama putem HTTPS-a. Uređaji za praćenje šalju svoje podatke na naše poslužitelje putem mobilne mreže, vlastitim protokolom uređaja umjesto HTTPS-a. Lozinke se pohranjuju pomoću algoritma Argon2id.
• Uloge i pravila na razini zapisa određuju tko vidi koja vozila, vozače, zaposlenike i kupce, a poslužitelj ih provjerava pri svakom zahtjevu.
• Učitane datoteke provjeravaju se na zlonamjerni softver, a novi se zapisi u revizijskom zapisniku svake noći provjeravaju na neovlaštene izmjene.
• Baze podataka svake se noći sigurnosno kopiraju, a potpuno vraćanje iz tih sigurnosnih kopija testirano je.

Nijedan sustav nije potpuno siguran. Ako povreda zahvati osobne podatke, bez nepotrebnog odgađanja obavještavamo tvrtku na koju se odnosi i, kada smo mi odgovorni i kada to zakon zahtijeva, nadzorno tijelo i pogođene osobe. Na našoj stranici o sigurnosti te su mjere opisane detaljnije.

Vaša prava

GDPR i Zakon o zaštiti osobnih podataka Sjeverne Makedonije daju vam sljedeća prava:

• Pristup: dobiti kopiju svojih osobnih podataka i informacije o tome kako se obrađuju.
• Ispravak: zatražiti ispravak netočnih ili nepotpunih podataka.
• Brisanje: zatražiti brisanje svojih podataka kada više nema razloga za njihovo čuvanje.
• Ograničenje obrade: zatražiti ograničenje obrade dok se rješava pitanje u vezi s njom.
• Prenosivost: dobiti podatke koje ste nam dali u strojno čitljivom formatu ili zatražiti da se pošalju drugom pružatelju usluga.
• Prigovor: uložiti prigovor na obradu koja se temelji na legitimnim interesima.
• Povlačenje privole: u bilo kojem trenutku povući svoju privolu, bez utjecaja na ono što je učinjeno prije toga.
• Pritužba: podnijeti pritužbu nadzornom tijelu.

Kako biste ostvarili svoja prava, pišite na [email protected] ili [email protected]. Možemo vas zamoliti da potvrdite svoj identitet. Kako to zahtijeva zakon Sjeverne Makedonije, netočne podatke ispravljamo u roku od 15 dana od vašeg zahtjeva, a kada podatke treba izbrisati, brišemo ih u roku od 30 dana. Na ostale zahtjeve odgovaramo u roku od mjesec dana; ako je zahtjev složen, zakon dopušta još dva mjeseca, a ako su nam potrebni, o tome ćemo vas obavijestiti unutar prvog mjeseca, zajedno s razlozima. Za podatke koje tvrtka evidentira u aplikacijama o zahtjevu odlučuje tvrtka, a mi joj pomažemo.

Brisanje korisničkog računa. Brisanje svojeg korisničkog računa možete zatražiti u aplikacijama (Office Hero Manager: Račun, zatim Izbriši račun; Office Hero Connect: Profil, zatim Izbriši račun; web-aplikacije: Moj račun) ili bez prijave na connect.officehero.io/delete-account. Tvrtke s kojima radite razmatraju zahtjev, podrška Office Hero odlučuje o svakom zahtjevu koji one odbiju ili o kojem ne odluče na vrijeme, a odgovor dobivate u roku od 30 dana. Kada se zahtjev odobri, brišemo vaš korisnički račun: vaše ime, adresu e-pošte, broj telefona, lozinku, sigurnosne postavke, sesije i uređaje. Poruke, fotografije, glasovne poruke i datoteke koje ste poslali kolegama, kadrovska i financijska evidencija koju vaš poslodavac mora čuvati te sigurnosni revizijski zapisi ostaju sačuvani tijekom razdoblja opisanih gore.

Pritužbe. U Sjevernoj Makedoniji nadzorno je tijelo Agencija za zaštitu osobnih podataka (azlp.mk). Ako ste u EU-u, pritužbu možete podnijeti i tijelu za zaštitu podataka u svojoj zemlji; Europski odbor za zaštitu podataka navodi popis tih tijela. Bilo bi nam drago da se najprije javite nama, kako bismo pokušali riješiti vaš problem.

Automatizirano donošenje odluka

Office Hero ne donosi odluke o ljudima koje se temelje isključivo na automatiziranoj obradi. U aplikacijama se pravila koja tvrtka postavi, kao što su pravila upozorenja ili prava na dopust, izvršavaju automatski, a tvrtka ostaje odgovorna za odluke koje donosi.

Djeca

Naše su usluge namijenjene tvrtkama i javnim tijelima i nisu usmjerene na djecu.

Izmjene ovih pravila

Ova pravila ažuriramo kada se promijene naše usluge ili zakon. Datum na dnu ove stranice pokazuje važeću verziju. Prije nego što značajna izmjena stupi na snagu, o tome e-poštom obavještavamo naše klijente.

Kontakt

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje, Sjeverna Makedonija. Pitanja o osobnim podacima: [email protected]. Pomoć s korisničkim računom: [email protected].