Kanal za prijavu nepravilnosti
Softver za prijavu nepravilnosti izgrađen na temelju Direktive (EU) 2019/1937
HR Hero vašoj tvrtki daje povjerljiv kanal za prijavu nepravilnosti: javnu stranicu na kojoj svatko može podnijeti anonimnu prijavu, pretinac predmeta za povjerljive osobe koje imenujete te zapisnik svakog podnošenja, dodjele, promjene statusa i potvrde primitka u kojem se svaka naknadna izmjena može otkriti. Rok od 7 dana za potvrdu primitka prijave prati se u pretincu.
Kanal za prijavu nepravilnosti dio je paketa HR Hero Professional, po cijeni od 4,90 € po zaposleniku mjesečno.
01Kako funkcionira
Od prve prijave do provjerenog zapisnika predmeta
Javna stranica za prijave
Stranica za prijave bez korisničkog računa
Vaša tvrtka dobiva vlastitu poveznicu za prijave na portalu Office Hero Connect. Svatko je može koristiti, prema zadanim postavkama anonimno: odabere kategoriju, opiše što se dogodilo u najviše 1.000 znakova i dobije referentni broj. Zatim može generirati pristupnu frazu od četiri riječi, koja se prikazuje samo jednom, kako bi mogao provjeriti status svoje prijave.
- Pet kategorija: uznemiravanje, prijevara, zdravlje i sigurnost na radu, diskriminacija i ostalo
- Zaposlenici mogu navesti svoj ID zaposlenika, a svi ostali prijavljuju anonimno
- Najviše tri prihvaćene prijave na sat s jedne mrežne adrese, radi sprečavanja zlouporabe
Obrada predmeta
Obrada predmeta od primitka do zatvaranja
Imenovane povjerljive osobe vide svaku prijavu u aplikaciji HR Hero, dodjeljuju joj kolege i potvrđuju primitak. Predmet prolazi stanja „Zaprimljeno“, „U pregledu“, „Istražuje se“ i „Zatvoreno“, a povjerljiva osoba anonimnom prijavitelju može pisati u privatnom razgovoru za praćenje.
- Prijavitelj koji je naveo svoje ime i ima korisnički račun dobiva potvrdu primitka e-poštom
- Kod anonimne prijave potvrda primitka izdaje jednokratni token za praćenje, koji povjerljiva osoba šalje na kontakt koji je prijavitelj ostavio u prijavi
- Razgovor mogu čitati samo prijavitelj koji ima token i osobe s dopuštenjima za prijave nepravilnosti
Rokovi
Rok od 7 dana za potvrdu primitka, praćen u pretincu
Direktiva od vas traži da primitak prijave potvrdite u roku od sedam dana i da povratnu informaciju date u roku od tri mjeseca. Svaka prijava u pretincu ima oznaku: unutar 7 dana, nakon isteka 7 dana, 30 dana ili starija ili primitak potvrđen sa zakašnjenjem. Kada prijava prijeđe 7 dana bez potvrde primitka, povjerljive osobe koje su joj dodijeljene dobivaju podsjetnik u aplikaciji.
- Filtrirajte pretinac po statusu, kategoriji i starosti
- Datum potvrde primitka bilježi se na predmetu
- Prijava čiji je primitak potvrđen nakon 7 dana označava se kao potvrđena sa zakašnjenjem
Revizijski trag
Zapisnik s hash-lancem koji možete provjeriti
Svaka prijava ima vlastiti zapisnik podnošenja, svake dodjele povjerljive osobe, svake promjene statusa i potvrde primitka. Svaki unos sadrži otisak prethodnog unosa, pa izmijenjen ili izbrisan unos prekida lanac. Povjerljive osobe mogu provjeriti lanac jednim klikom, a svaki se lanac provjerava svake noći.
- Svaki unos pokazuje kada se nešto dogodilo, tko je postupao i što je učinjeno
- Čitanje zapisnika zasebno je dopuštenje
02Također uključeno
Izrađeno za povjerljivu obradu predmeta
Interni obrazac za prijavu
Svatko tko je prijavljen u HR Hero može podnijeti prijavu i iz same aplikacije, anonimno ili pod svojim imenom, koje mogu vidjeti samo osobe s dopuštenjima za prijave nepravilnosti.
Šifrirane prijave
Sadržaj prijava šifriran je u pohrani vlastitim ključem vaše tvrtke, koji štiti glavni ključ pohranjen u sustavu HashiCorp Vault.
Zasebna dopuštenja
Čitanje predmeta, postupanje po njima i čitanje zapisnika predmeta tri su zasebna dopuštenja, pa točno određujete tko što radi.
Razdoblje čuvanja
Zatvorene prijave uklanjaju se iz pretinca nakon isteka razdoblja čuvanja, koje se računa od dana primitka prijave: prema zadanim postavkama 60 mjeseci ili od 12 do 120 mjeseci, kako vam postavi Office Hero. To automatski obavlja tjedni zadatak.
Istekle prijave označavaju se kao izbrisane, ali se ne brišu trajno: šifrirani zapis i njegov zapisnik ostaju u bazi podataka.
Kalendar obuke povjerljivih osoba
Pogledajte kada je svaka povjerljiva osoba posljednji put prošla obuku, s oznakama „Uskoro dospijeva“ i „U kašnjenju“ u odnosu na obnovu obuke svakih 90 dana.
Popis povjerljivih osoba za vas vodi Office Hero, pa je kalendar u aplikaciji HR Hero samo za čitanje.
15 jezika
Javna stranica za prijave i HR Hero dostupni su na 15 jezika.
Što kanal ne radi
Prijave se podnose u pisanom obliku: HR Hero nema telefonsku liniju ni snimanje glasa, a prijavitelji ne mogu prilagati datoteke. Nitko ne dobiva obavijest kada stigne nova prijava, a prijava kojoj nije dodijeljena povjerljiva osoba ne dobiva podsjetnik, pa redovito provjeravajte pretinac i svakoj novoj prijavi dodijelite povjerljivu osobu. Automatski se prati samo rok od 7 dana za potvrdu primitka; rok od tri mjeseca za povratnu informaciju pratite pomoću oznaka starosti i filtra. Ispunjava li vaše rješenje zahtjeve nacionalnog zakona, trebate potvrditi vi i vaš pravni savjetnik.
04Pitanja
Pitanja o kanalu za prijavu nepravilnosti
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovorit će vam osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoeuropskom vremenu.
Mogu li ljudi prijavljivati anonimno?
Da. Javna stranica za prijave prema zadanim je postavkama anonimna i ne bilježi identitet. Prijavitelji dobivaju referentni broj i mogu stvoriti pristupnu frazu od četiri riječi za provjeru statusa. Obrazac nema polje za kontakt, pa prijavitelj koji želi dvosmjernu komunikaciju u prijavi ostavlja kontakt, primjerice anonimnu adresu e-pošte, a povjerljiva osoba onamo šalje privatni token za praćenje.
Tko može koristiti kanal?
Svatko tko ima poveznicu za prijave vaše tvrtke, uključujući zaposlenike, bivše zaposlenike, kandidate za posao, vanjske suradnike i osoblje dobavljača, bez korisničkog računa. Prijave pod imenom koriste ID zaposlenika, pa osobe izvan vaše tvrtke prijavljuju anonimno.
Kako HR Hero pomaže s rokovima od 7 dana i 3 mjeseca?
Svaka prijava ima oznaku za rok od 7 dana, a povjerljive osobe koje su joj dodijeljene dobivaju podsjetnik u aplikaciji kada prijava prijeđe 7 dana bez potvrde primitka. Nitko ne dobiva obavijest kada stigne nova prijava, pa redovito provjeravajte pretinac. Za rok od tri mjeseca za povratnu informaciju podsjetnika nema: pratite ga pomoću stupca starosti i filtra „30 dana ili starije“.
Usklađuje li nas HR Hero s direktivom?
HR Hero vam daje pisani kanal za prijave, praćenje roka od 7 dana za potvrdu primitka i zapisnik svakog predmeta. Informacije o prijavljivanju nadležnim tijelima, usmeni kanal ondje gdje ga nacionalni zakon zahtijeva i povratnu informaciju u roku od tri mjeseca trebate osigurati sami. Vaše obveze proizlaze iz nacionalnog zakona, pa svoje rješenje provjerite s pravnim savjetnikom. Pogledajte naš vodič kroz direktivu.
Kako započeti?
Office Hero vam pri postavljanju aplikacije HR Hero daje poveznicu za prijave vaše tvrtke. Objavite je ondje gdje će je pronaći vaši ljudi i poslovni partneri, primjerice na intranetu i mrežnim stranicama, a svojim povjerljivim osobama dodijelite dopuštenja za prijave nepravilnosti.
Koji paket uključuje kanal?
Paket HR Hero Professional, po cijeni od 4,90 € po zaposleniku mjesečno, uključuje kanal za prijavu nepravilnosti. Cijeli sadržaj paketa potražite u cjeniku.
Pogledajte put prijave od javne stranice do zatvaranja
Rezervirajte demo i s vama ćemo podnijeti probnu prijavu i obraditi je u aplikaciji HR Hero.