Sigurnost i zaštita podataka
Sigurnost podataka vaše tvrtke: odvojeni, šifrirani i uz revizijski trag
Office Hero poslovne podatke svake tvrtke čuva u njezinu zasebnom prostoru baze podataka, osjetljive osobne podatke šifrira ključem jedinstvenim za tu tvrtku, a administrativne izmjene upisuje u revizijski zapisnik koji pokazuje je li neki unos naknadno izmijenjen. Aplikacije rade na poslužiteljima kojima upravljamo u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji.
01Kako funkcionira
Pet razina zaštite u svakoj aplikaciji Office Hero
Iste mjere vrijede u aplikacijama Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero i Office Hero Connect jer sve rade na jednoj zajedničkoj platformi.
Izolacija
Svaka tvrtka u vlastitom prostoru baze podataka
Poslovni podaci svake tvrtke nalaze se u njezinoj vlastitoj PostgreSQL shemi, a ne samo iza stupca s oznakom tvrtke u zajedničkim tablicama. Svaki se zahtjev veže uz točno jednu tvrtku prije nego što pročita ikakve podatke, a zapis koji pripada drugoj tvrtki vraća odgovor „nije pronađeno“, kao da ne postoji.
- Zasebna shema za svaku tvrtku
- Jedna tvrtka po zahtjevu, uz provjeru na poslužitelju
- Osobe koje rade za više tvrtki imaju jedan korisnički račun i prelaze iz jedne tvrtke u drugu
Šifriranje
Osjetljiva polja šifrirana ključem jedinstvenim za vašu tvrtku
Najosjetljiviji osobni podaci pohranjuju se šifrirani algoritmom AES-256-GCM, s podatkovnim ključem koji je jedinstven za vašu tvrtku i kojim upravlja Office Hero. Taj je ključ pak zaštićen glavnim ključem koji se čuva u sustavu HashiCorp Vault, pa se šifrirana polja ne mogu pročitati iz kopije baze podataka.
- Osobna adresa e-pošte, telefon, datum rođenja, osobni identifikacijski broj, adresa i kontakt za hitne slučajeve zaposlenika
- Podaci o bankovnim računima u aplikacijama HR Hero i Office Hero Connect
- Poruke u razgovorima (šifrirane prema zadanim postavkama) i prijave nepravilnosti
- Svaka šifrirana vrijednost vezana je uz vašu tvrtku, pa se ne može dešifrirati kao podatak druge tvrtke
- Imena zaposlenika ostaju čitljiva u bazi podataka kako bi ih popisi i pretraživanje mogli prikazati i pronaći
Pristup
Svatko vidi samo ono što mu uloga dopušta
Krenite od 18 gotovih uloga, od administratora tvrtke i dispečera do računovođe i službenika za zaštitu podataka, ili izradite vlastite u matrici dopuštenja. Pravila za zapise zatim određuju koja vozila, vozače, geozone, zaposlenike i kupce osoba može vidjeti. Poslužitelj provjerava svaki zahtjev i odbija sve za što osoba nema dopuštenje.
- Prava „Pregledaj“, „Uredi“, „Upravljaj“, „Odobri“ i „Izvezi“ za svako područje
- Dodatna ili oduzeta dopuštenja za pojedinu osobu, uz njezine uloge
- Pravila za zapise: samo navedeni zapisi, po grupi, po vlasniku, nijedan ili svi
- Zadane postavke prilagođene poslu: vozači vide svoja vozila, a zaposlenici svoj dosje
- Promjena vrijedi od sljedećeg zahtjeva te osobe
Revizijski trag
Zapis o tome tko je što promijenio, u kojem je vidljiva svaka naknadna izmjena
Administrativne izmjene upisuju se u revizijski zapisnik u kojem je svaki unos povezan s prethodnim, pa izmijenjen ili izbrisan unos prekida lanac. Najnoviji unosi provjeravaju se svake noći, a svi se unosi čuvaju 7 godina. Administratori filtriraju zapisnik i vide aktivnost svake osobe na njezinoj korisničkoj stranici.
- Povezani unosi, a najnoviji se provjeravaju svake noći
- Čuvaju se 7 godina
- Filtri za razdoblje u vašoj vremenskoj zoni, kategoriju i vrstu događaja
- Povijest aktivnosti na stranici svake osobe
Prijava
Nadzor nad prijavama i sesijama
Lozinke moraju imati najmanje 12 znakova, uobičajene lozinke se odbijaju, a lozinke se pohranjuju samo kao Argon2id hash vrijednosti. Sesije se čuvaju u sigurnim kolačićima preglednika i završavaju nakon 30 dana bez korištenja, a najkasnije nakon 90 dana. Administratori vide svaku prijavu u tvrtki.
- Pogrešna adresa e-pošte i pogrešna lozinka dobivaju isti odgovor, pa nitko ne može provjeriti koje adrese postoje
- Prijava u dva koraka s aplikacijom za autentifikaciju (danas za korisnike portala, a za osoblje uz aplikaciju Manager), s kodovima za oporavak
- Ograničenje broja zahtjeva po adresi i po osobi kao zaštita od pogađanja lozinki
- Pregled prijava s osobom, IP adresom, preglednikom, vremenima i statusom
- Korisnici portala vide svoje uređaje i mogu odjaviti bilo koji od njih
02I više od toga
Dodatne mjere zaštite
Daljnje mjere, uključujući jednu koju za vas provodi naš tim i jednu koja tek dolazi.
Provjera svake učitane datoteke na viruse
Datoteke se provjeravaju programom ClamAV prije nego što ih itko može preuzeti. Zaražene datoteke stavljaju se u karantenu, a ako skener ne radi, datoteke čekaju umjesto da budu puštene bez provjere.
HTTPS za svaku aplikaciju
Svaka adresa aplikacije, od fm.officehero.io do connect.officehero.io, koristi HTTPS s certifikatima Let's Encrypt. Obični HTTP preusmjerava se, a preglednicima se nalaže da prihvaćaju isključivo HTTPS.
Ključevi u sustavu HashiCorp Vault
Ključevi za šifriranje i pristupni podaci sustava čuvaju se u sustavu Vault, koji radi uz TLS i nakon ponovnog pokretanja mora se ručno otključati.
Noćne sigurnosne kopije, provjerene
Potpuna sigurnosna kopija baze podataka svake noći i neprekidna arhiva izmjena, koje se 30 dana čuvaju u pohrani Cloudflare R2. Potpuni povrat podataka iz tih sigurnosnih kopija isproban je.
Pristup prestaje s radnim odnosom
Kada u aplikaciji HR Hero završi radni odnos, toj se osobi automatski ukida pristup portalu i povlače njezine otvorene pozivnice. Administratori na zaslonu Korisnici i pristup mogu i deaktivirati, ponovno aktivirati ili ukloniti bilo koga.
Brisanje korisničkog računa na zahtjev
Svatko može zatražiti brisanje svojeg korisničkog računa, u aplikacijama ili na adresi connect.officehero.io/delete-account. O zahtjevu odlučuju tvrtke te osobe, a odgovor stiže u roku od 30 dana.
Manje vanjskih usluga
Cestovne rute izračunavaju se na našem vlastitom sustavu za izračun ruta, a VIN-ovi se dekodiraju na našim poslužiteljima, pa se ni jedno ni drugo ne šalje vanjskoj usluzi. Google pločice karte i prometa do vašeg preglednika stižu preko naših poslužitelja, a osnovna karta OpenStreetMap učitava se s vlastitih poslužitelja projekta OpenStreetMap.
Izvoz podataka i zahtjevi prema GDPR-u
Naš tim na vaš zahtjev priprema potpuni izvoz podataka vaše tvrtke i obrađuje zahtjeve za uvid u podatke neke osobe ili za njihovo brisanje.
Za to još nema zaslona za samostalno korištenje: naš tim to obavlja za vas iz svoje interne konzole.
Jedinstvena prijava (SSO)
Prijava putem sustava za upravljanje identitetima vaše tvrtke stiže uskoro.
Uskoro
03U brojkama
Sigurnost u brojkama
- 18 gotovih uloga, uz uloge koje sami izradite
- 7 godina čuvanja revizijskog traga, uz noćnu provjeru novih unosa
- 12 znakova kao minimum za svaku lozinku
- 30 dana noćnih sigurnosnih kopija baze podataka
Gdje su vaši podaci
Aplikacije Office Hero i njihove baze podataka rade na poslužiteljima kojima upravljamo u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji, koja je izvan Europske unije. Učitane datoteke i sigurnosne kopije baza podataka pohranjuju se u Cloudflare R2. Ne tvrdimo da imamo sigurnosne certifikate, a odgovaramo na pitanja koja su potrebna za vašu sigurnosnu provjeru.
05Pitanja
Pitanja o sigurnosti koja postavljaju kupci
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovorit će vam osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoeuropskom vremenu.
Gdje se pohranjuju naši podaci?
Na poslužiteljima kojima upravljamo u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji, koja je izvan Europske unije. Učitane datoteke i sigurnosne kopije baza podataka čuvaju se u objektnoj pohrani Cloudflare R2.
Mogu li druge tvrtke vidjeti naše podatke?
Ne. Podaci svake tvrtke nalaze se u njezinoj vlastitoj shemi baze podataka, a zapis druge tvrtke vraća odgovor „nije pronađeno“, kao da ne postoji.
Koji su podaci šifrirani?
Vaš se preglednik s aplikacijama povezuje putem HTTPS-a. U bazi podataka osjetljiva su polja dodatno šifrirana ključem jedinstvenim za vašu tvrtku: osobni kontaktni podaci zaposlenika, datum rođenja, osobni identifikacijski broj, adresa, kontakt za hitne slučajeve i podaci o bankovnom računu, poruke u razgovorima (prema zadanim postavkama) i prijave nepravilnosti. Imena zaposlenika ostaju čitljiva kako bi popisi i pretraživanje radili.
Nudite li prijavu u dva koraka?
Da: prijavu u dva koraka s aplikacijom za autentifikaciju (danas za korisnike portala, a za osoblje uz aplikaciju Manager), s jednokratnim kodovima za oporavak. Administratori vide tko ju je uključio i mogu je resetirati pojedinoj osobi. Pravilo na razini tvrtke koje bi je učinilo obveznom za sve još ne postoji. Office Hero Manager uskoro stiže u trgovine aplikacija.
Što se događa kada netko napusti tvrtku?
Administrator tu osobu deaktivira ili uklanja na zaslonu Korisnici i pristup, koji postoji u aplikacijama Fleet Hero, HR Hero i Finance Hero. Kada u aplikaciji HR Hero završi radni odnos, toj se osobi automatski ukida pristup aplikaciji Office Hero Connect.
Možemo li izvesti svoje podatke?
Da. Izvještaji o voznom parku izvoze se u PDF, Excel ili CSV, a popisi u aplikacijama HR Hero i Finance Hero izvoze odabrane retke u CSV. Za potpuni izvoz podataka vaše tvrtke obratite se našem timu i pripremit ćemo ga za vas.
Možemo li postaviti strože pravilo za lozinke?
Da, na zahtjev. Naš tim može za vašu tvrtku postaviti veću najmanju duljinu i pravila o znakovima, a stroža pravila vrijede i za privremene lozinke.
Imate li sigurnosne certifikate?
Ne, i ne tvrdimo da ih imamo. Ova stranica opisuje mjere koje softver danas sadrži. Za sve ostalo što je potrebno za vašu provjeru pišite na [email protected].
Pogledajte kontrole u demo tvrtki
Pokazat ćemo vam uloge, pravila za zapise, revizijski zapisnik i način privatnosti te tijekom razgovora odgovoriti na vaša pitanja o sigurnosti.